PresentacióN 7 reglamentos generales 8

Reglamento de Cuentas por Cobrar de la Junta Administrativa del Registro Nacional

Publicado en La Gaceta del 1 de abril del 2008

REGISTRO NACIONAL

JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL

Considerando:

I.—Que conforme el artículo tercero de la Ley de Creación del Registro Nacional Nº 5695, el Registro Nacional está dirigido por una Junta Administrativa que tendrá dentro de sus funciones generales, el preparar los proyectos de ley y dictar los Reglamentos internos necesarios para establecer las medidas de organización y marcha de sus dependencias en procura de su mejor desempeño.

II.—Que con el fin de garantizar una mayor eficiencia en las labores administrativas que realiza la Junta Administrativa del Registro Nacional, resulta necesario regular el procedimiento de cobro administrativo y judicial, respecto a las obligaciones pendientes de pago o vencidas, a favor de la Junta Administrativa del Registro Nacional, procurando de tal forma, el máximo aprovechamiento de los fondos públicos que la Junta Administrativa está llamada a custodiar como un buen padre de familia.

III.—Que conforme lo establece el artículo 3º siguientes y concordantes de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8244 y la Convención Interamericana Contra la Corrupción Ley Nº 7670 del 17 de abril de 1997, el funcionario público estará obligado a orientar su gestión a la satisfacción del interés público, así como administrar los recursos públicos con apego a principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia, rindiendo cuentas satisfactoriamente.

IV.—Que conforme lo señalado en los artículos 8º y 10 de la Ley General de Control Interno Nº 8292 y el Manual de Normas Generales de Control Interno, la Administración activa, debe llevar a cabo una serie de controles internos para proporcionar seguridad en la protección y conservación del patrimonio público, contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal, exigir confiabilidad y oportunidad de la información, garantizar eficiencia y eficacia en las operaciones y cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico, para lo cual se deberán realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.

V.—Que en sesión ordinaria Nº 06-2008 celebrada el día siete de febrero del dos mil ocho, la Junta Administrativa del Registro Nacional en el ejercicio de sus funciones otorgadas por el artículo 3º, inciso e) de la Ley de Creación del Registro Nacional, Nº 5695 de 28 de mayo de 1975, aprueba por unanimidad el “Reglamento de Cuentas por Cobrar de la Junta Administrativa del Registro Nacional”. Por lo tanto, emite el siguiente:

REGLAMENTO DE COBRO ADMINISTRATIVO Y JUDICIAL DE LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL

CAPÍTULO I

Del objeto y definiciones
Artículo 1º—Objeto y ámbito de aplicación. El presente Reglamento tiene como objeto establecer las normas de Cobro Administrativo y Judicial, así como la formalización de arreglos de pago, en todos los casos en los que la Junta Administrativa figura como acreedor de cuentas por cobrar contraídas con personas físicas o jurídicas.

Artículo 2º—Definiciones. Para los efectos del presente Reglamento se entenderá por:

a)  Arreglo extrajudicial: Acuerdo entre las partes para la cancelación total o parcial de la obligación sin que medie la intervención del Juez, cuando el cobro se encuentre en la vía judicial.

b)  Arreglo de pago: El acuerdo entre las partes (El sujeto pasivo y la Junta Administrativa del Registro Nacional) sea en la vía administrativa o judicial de cobro, en el que ambos convienen en que la deuda del primero sea cubierta en condiciones especiales, es decir en cuotas cuyos montos y plazos se establecen en este Reglamento.

c)  Asesoría jurídica: Departamento de Asesoría Jurídica del Registro Nacional. Área responsable del proceso de cobro judicial una vez agotadas las diligencias de cobro administrativo y de arreglo extrajudicial.

d)  Cobro administrativo: Toda gestión cobratoria realizada por el Departamento Financiero del Registro Nacional cuando así se requiera, tendiente a cobrar todas aquellas cuentas a favor de la Junta Administrativa del Registro Nacional. Esta gestión será siempre previa al planteamiento de la acción jurisdiccional correspondiente.

e)  Cobro extrajudicial: Todas las gestiones de cobro realizadas por la Asesoría Jurídica, para la cancelación de las obligaciones vencidas, previo a iniciar la gestión judicial correspondiente.

f)   Cobro judicial: Las diligencias de cobro coactivas tendientes a la máxima recuperación de los montos que se adeudan y que se realizan a través de la interposición de acciones judiciales planteadas en los Tribunales de Justicia, posterior al agotamiento de las gestiones de cobro administrativo, por parte del Departamento Financiero y la Asesoría Jurídica.

g)  Cuentas incobrables: Aquellas obligaciones que no es posible recuperarlas ya sea por aspectos técnicos o legales.

h)  Departamento Financiero: El Departamento Financiero del Registro Nacional.

i)   Departamento de Transportes: El Departamento de Trasportes del Registro Nacional.

j)   Dirección: Dirección Administrativa.

k)  Junta Administrativa: Junta Administrativa del Registro Nacional.

l)   Morosidad: La no cancelación oportuna de los montos cobrados por la prestación de los diferentes servicios, así como aquellas obligaciones provenientes de un arreglo de pago incumplido.

m)  Reglamento: El Reglamento de cuentas por cobrar de la Junta Administrativa del Registro Nacional.

n)  Sujeto pasivo: La persona, física o jurídica, obligada al cumplimiento de la obligación vencida o pendiente de pago a favor de la Junta Administrativa del Registro Nacional.

CAPÍTULO II

Gestión de cobro administrativo y judicial

Artículo 3º—La responsabilidad del proceso de gestión de cobro administrativo, recae en la Dirección Administrativa, por medio del Departamento Financiero, sin perjuicio de que otras áreas pertinentes de la misma participen de dicha gestión sea de forma directa a solicitud de la Dirección o bien a través de lineamientos o directrices normativas o administrativas sobre el particular.

Artículo 4º—La Dirección Administrativa, tendrá entre sus funciones de cobro administrativo las siguientes:

a)  Registrar las cuentas por cobrar según sea el concepto, verificar los pagos y acreditar la existencia de saldos deudores de la misma.

b)  Dirigir, coordinar y controlar las acciones de cobro administrativo en coordinación con el Departamento Financiero.

c)  Prevenir administrativamente el cobro de las operaciones que presenten estado de morosidad, de conformidad con el plazo establecido por la Junta Administrativa.

d)  Promover, formular y recomendar la aceptación o no de los arreglos de pago en sede administrativa con los sujetos pasivos, que así lo soliciten y cumplan con los requisitos que se estipulen para tal efecto, los cuales deberán ser aprobados por la Junta Administrativa.

e)  Remitir a la Asesoría Jurídica, el expediente administrativo conformado al efecto referente a todas aquellas deudas de los sujetos pasivos morosos, en cuyo caso no haya sido posible el pago respectivo o bien la materialización de un arreglo de pago, a efecto que la Asesoría Jurídica diligencie el trámite de cobro judicial, una vez finiquitados los trámites previstos en este Reglamento.

f)   Velar por el cumplimiento del presente Reglamento y aplicar sus disposiciones ante un eventual incumplimiento u omisión del mismo.

g)  Llevar y mantener un archivo de los expedientes administrativos de cada proceso administrativo que se tramite.

Artículo 5º—La Asesoría Jurídica será la encargada de toda la gestión de cobro judicial, respecto de la recuperación de los montos que se adeudan interponiendo las acciones judiciales correspondientes ante los Tribunales de Justicia, posterior al agotamiento de las gestiones de cobro administrativo. Además será responsable de formalizar con el apoyo del Departamento Financiero los arreglos de pago respecto de los montos que se encuentren en proceso de cobro judicial.

CAPÍTULO III

Del proceso de cobro administrativo

Artículo 6º—El Departamento Financiero, por medio del Equipo de Tesorería, será el responsable directo de gestionar el cobro administrativo, utilizando la tecnología y medios pertinentes con eficacia y eficiencia, para lo cual, la instancia administrativa requirente de dicho cobro administrativo, deberá informar y remitir la documentación pertinente a la Unidad de Tesorería con al menos un mes de antelación a la fecha de vencimiento de la deuda.

Artículo 7º—La gestión de cobro, por parte de la Unidad de Tesorería, se hará al menos con quince días hábiles siguientes al vencimiento de la deuda, mediante un requerimiento de pago por escrito. Estos requerimientos serán comunicados vía correo, telegrama, personalmente, fax, correo electrónico o por cualquier otro medio que autorice la ley. (Así reformado por Sesión Ordinaria de La Junta Administrativa 24-2009 del 26-6-09, publicado en La Gaceta 176 del 14 de setiembre del 2009)

Artículo 8º—Transcurrido el plazo de quince días hábiles, indicado en el artículo anterior y sin que se cancele lo adeudado, se procederá por segunda y última vez a comunicarle por escrito al sujeto pasivo su obligación de pago, por encontrarse la deuda vencida, para lo cual se otorgará un plazo definitivo de quince días hábiles a efecto de ejecutar el pago.

Artículo 9º— Vencido el plazo otorgado en el segundo requerimiento de pago para cancelar la deuda y al no haberse cancelado ésta en tiempo y forma, el Departamento Financiero emitirá el requerimiento cobratorio, adjuntando certificación de todo el expediente de cobro administrativo levantado al efecto y lo remitirá a la Asesoría Jurídica para el trámite del cobro judicial correspondiente, agotando así, ese procedimiento de cobro administrativo. De este actuar deberá remitirse copia a la Dirección Administrativa. (Así reformado por Sesión Ordinaria de La Junta Administrativa 24-2009 del 26-6-09, publicado en La Gaceta 176 del 14 de setiembre del 2009)

Artículo 10.—De previo a la remisión del expediente a la Asesoría Jurídica, para su trámite pertinente, el Departamento Financiero deberá cumplir con lo siguiente:

1.  En caso de sentencia judicial firme, la cual ha sido de conocimiento del Departamento Financiero, dicha instancia, deberá remitir dicha sentencia ejecutoria ante el Departamento de Asesoría Jurídica, para los trámites pertinentes.

2.  Remitir el expediente administrativo completo debidamente foliado.

3.  El Área Financiera deberá confeccionar un examen de costo beneficio de la petición cobratoria judicial, para los casos de Declaratoria de Cuentas Incobrables, tal y como lo estipula el numeral 25 de este mismo cuerpo normativo, el cual será actualizado cada mes de enero del año siguiente, de conformidad con el IPC (Índice de Precios al Consumidor) del Banco Central de Costa Rica.

4.  En el caso de las Municipalidades que adeudan un saldo en descubierto correspondiente al 3% por concepto de pago del Impuesto Territorial sobre Bienes Inmuebles, se debe enviar la información en donde conste los montos abonados por ese concepto y los intereses a la fecha de la solicitud.

Artículo 11.—En caso de daños a vehículos institucionales de previo a la remisión del expediente a la Asesoría Jurídica, para el trámite pertinente el Departamento de Transportes deberá aportar al expediente las facturas por reparación y mano de obra, así como un informe del tiempo en que el vehículo no pudo prestar el servicio para el que fue destinado.

CAPÍTULO IV

Del proceso de cobro judicial

Artículo 12.—Recibido el requerimiento cobratorio y la certificación respectiva, la Asesoría Jurídica deberá interponer el proceso judicial ejecutivo, dentro del término de quince días naturales, salvo que por razones debidamente justificadas ameriten dicho planteamiento en un plazo mayor. En todo caso, la redacción del título ejecutivo se hará conforme la información más actualizada posible, en resguardo de los intereses patrimoniales de la Junta Administrativa.

Artículo 13.—En cuanto al planteamiento, dirección, consecución y finalización del proceso el o los abogados directores contarán con todas las facultades y obligaciones que al efecto confiere la legislación vigente. Los abogados de la Asesoría Jurídica, no podrán transar, conciliar o comprometer en arbitrio sin la autorización previa de la Junta Administrativa.

Artículo 14.—En toda demanda judicial se solicitará el embargo de bienes muebles e inmuebles si los hubiere, cuentas de ahorro y corrientes, cajas de seguridad y demás valores bancarios, derechos en general y acciones del deudor y sus fiadores o avalistas, estos dos últimos si los hubiere.

Artículo 15.—La Asesoría Jurídica informará tanto a la Dirección Administrativa como a la Junta Administrativa, acerca de los embargos decretados, señalamiento de fecha para remate, tomas de posesión de bienes rematados, sentencias firmes, así como cualquier otro acto cuya importancia requiera su comunicación. La comunicación respectiva se verificará dentro del plazo máximo de ocho días hábiles luego de notificada la actuación o resolución judicial correspondiente.

Antes de iniciar acciones en la vía judicial, el Departamento de Asesoría Jurídica, dirigirá al deudor nota de apercibimiento otorgando un plazo no mayor de ocho días hábiles, contados a partir de la fecha de recepción de la misma, a fin de que cancele la deuda o presente oferta de arreglo de pago, la cual en caso de realizarse será sometida a la aprobación de la Junta Administrativa, independientemente del monto de la obligación.

Artículo 16.—La finalización anormal o anticipada del proceso de cobro judicial procederá cuando se haya formalizado un arreglo de pago a satisfacción de las partes y se hayan cancelado las costas personales y procesales generadas en razón del respectivo proceso ejecutivo. La Asesoría Jurídica suspenderá el proceso judicial hasta por dos meses, cuando así se lo solicite la Junta Administrativa o el Departamento Financiero, éste último por orden expresa de la Junta Administrativa, en el tanto se esté en estudio de una propuesta de arreglo de pago planteada por el deudor. La solicitud de suspensión será planteada al Juzgado correspondiente por ambas partes y en el término de la misma no se levantará ningún embargo que hubiese sido decretado.

CAPÍTULO V

De los arreglos de pago y recaudación de deudas

Artículo 17.— Procederá el arreglo de pago en toda gestión de cobro administrativo y/o judicial, en que el deudor moroso lo solicite, ante la Junta Administrativa, siempre que se encuentren debidamente legitimados para aprobar un arreglo o plan de pagos, con las garantías y demás condiciones que así se requieran para el caso en particular. No podrá condonar ni intereses ni capital. La Junta Administrativa delega en el Director Administrativo la posibilidad de realizar arreglos de pago, así como el control interno que ello implica, en los casos que el monto adeudado no supere el salario base mensual correspondiente al Profesional de Servicio Civil 2, según el Manual de Clases de la Dirección General del Servicio Civil v las resoluciones que se emitan al respecto. La Dirección Administrativa deberá informar y detallar trimestralmente a la Junta Administrativa sobre los arreglos de pago que se haya realizado. (Así reformado por Sesión Ordinaria de La Junta Administrativa 24-2009 del 26-6-09, publicado en La Gaceta 176 del 14 de setiembre del 2009)

Artículo 18.—No procederá la formalización de arreglo de pago alguno, en relación con los montos provenientes de un arreglo de pago incumplido.

Artículo 19.— Procederá el arreglo de pago, en el tanto se cumplan los siguientes requisitos:

a) Cancelar el porcentaje de la deuda en estado de morosidad que determina la Junta Administrativa o el Director Administrativo, según corresponda, pago que se imputará a intereses vencidos, por vencer y finalmente a capital.

b) Cancelar las costas procesales y personales irrogadas en relación con la prosecución del juicio, en caso de que las hubiere.

c) Constituir una garantía suficiente a juicio de la Junta Administrativa o el Director Administrativo, según corresponda, que cubra el monto adeudado, más los intereses vencidos. En cuanto a la tasa de interés que rija respecto del arreglo de pago, será la misma definida por la Junta Administrativa, respecto de la morosidad y la tasa básica pasiva dictada por el Banco Central de Costa Rica. (Así reformado por Sesión Ordinaria de La Junta Administrativa 24-2009 del 26-6-09, publicado en La Gaceta 176 del 14 de setiembre del 2009)

Artículo 20.—Cuando haya un arreglo de pago en proceso de formalización, el abogado actuando bajo requerimiento de la Junta Administrativa, podrá suspender en forma provisional el proceso hasta por el término de dos meses, sin que ello implique el levantamiento de los embargos practicados. Si dentro de ese plazo no se concretare la formalización del arreglo, el proceso judicial continuará su curso normal.

Artículo 21.—La terminación del proceso judicial a instancia del deudor, procederá solo cuando el mismo formalice arreglo de pago con la Junta Administrativa o cancele de forma total la deuda contraída.

Artículo 22.—Cualquier arreglo de pago, respecto de montos que se encuentren en proceso de cobro judicial se tramitará a través de la Asesoría Jurídica, misma que actuará bajo las instrucciones que se le giren al respecto por parte de la Dirección General en coordinación con la Junta Administrativa; lo anterior a efecto de que se incluyan en el mismo el importe de las costas procesales y personales causadas. Aquellos asuntos que no hayan sido presentados al Juzgado respectivo no generarán honorario alguno, salvo el reconocimiento por parte del deudor de todo aquel gasto en que se haya incurrido.

CAPÍTULO VI

Casos en que procede el procedimiento ordinario administrativo

Artículo 23.—El objetivo del Procedimiento Ordinario Administrativo, es la verificación e instrucción de la verdad real de los hechos que se presumen garantizando al administrado el derecho al debido proceso y la defensa previa conforme al régimen jurídico de conformidad con los artículos 214, 308 siguientes y concordantes de la Ley General de Administración Pública.

Artículo 24.—El Procedimiento Ordinario Administrativo, a solicitud de la Dirección Administrativa le corresponderá a la Asesoría Jurídica, siempre y cuando el Departamento Financiero haya realizado el cobro administrativo correspondiente de acuerdo con el presente Reglamento.

CAPÍTULO VII

De la declaratoria de cuentas incobrables

Artículo 25.— El Área Financiera, de conformidad con lo establecido en el punto tercero del artículo décimo del presente Reglamento, al realizar el análisis de costo beneficio de la petición cobratoria judicial, deberá contemplar al menos, los siguientes factores de importancia:

a) Examen de la magnitud de la deuda.

b) Existencia o inexistencia de bienes del deudor.

c) Bienes sobregravados o gravados en exceso.

d) Costo probable de la ejecución o bien de la interposición de las acciones judiciales.

Indicación de los obstáculos materiales con que se cuenta, tales como deudor no localizable, deudor sin actividades, inexistencia de bienes, deudor en quiebra documentos sustentorios erróneos. En estos casos y cuando así procediere el Departamento Financiero recomendará a la Junta Administrativa que se declare la incobrabilidad de la deuda, atendiendo al escaso beneficio de su cobro en relación con los costos en que debe de incurrirse para llevar adelante la gestión. (Así reformado por Sesión Ordinaria de La Junta Administrativa 24-2009 del 26-6-09, publicado en La Gaceta 176 del 14 de setiembre del 2009)

Artículo 26.—El informe de incobrabilidad que se emita en estos casos, contendrá la siguiente información:

a)  Identificación clara y precisa de la deuda y razones por las cuales deviene incobrable.

b)  Monto de la deuda.

c)  Origen y naturaleza de la deuda.

d)  Gestiones de cobro administrativo realizadas.

e)  Identificación del deudor y antecedentes del mismo con la Junta Administrativa.

f)   Garantías con que se cuenta.

g)  Estimación administrativa de incobrabilidad, si la hubiere.

h)  Planteamiento de las gestiones judiciales.

i)   Resultado de las acciones judiciales.

j)   Eventual solicitud de autorización para pedir la quiebra o la insolvencia de la deudora o fiador o fiadores en los casos en que se cuente con indicios de esta medida podría constreñir el pago respectivo.

Artículo 27.—Se consideran como obligaciones incobrables aquellas que presenten algunas de las siguientes condiciones:

a)  Que habiéndose agotado todos los medios de localización, en sede judicial exista imposibilidad comprobada para localizar y notificar el obligado.

b)  Que la sucesión del obligado fallecido, en el caso de personas físicas, no posea bienes.

c)  Que el obligado, persona jurídica, sea liquidado o disuelto judicialmente y no existiere más bienes a los cuales dirigirse.

d)  Obligaciones en los que se ha transcurrido el plazo de la prescripción, según el documento base de la misma, y se determine la imposibilidad legal de realizar el cobro, así como las obligaciones declaradas prescritas en la vía judicial.

e)  Obligación que una vez agotadas todas las gestiones de cobro por la vía administrativa, se considere que por el monto de lo adeudado, el costo administrativo de darle seguimiento por la vía judicial, es superior al valor real de la recuperación.

f)   Cuentas para los cuales se ha realizado el proceso de cobro administrativo y judicial sin que se haya podido recuperar la deuda y se encuentren inactivas.

g)  Cuentas para las cuales se ha gestionado el cobro judicial y se haya declarado judicialmente la prescripción del cobro.

h)  En todos los casos la Administración deberá determinar la responsabilidad del funcionario, que dejare transcurrir los plazos de ley, para lograr el efectivo pago de las deudas.

CAPÍTULO VIII

Disposiciones finales

Artículo 28.—Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial. Publíquese. Acuerdo firme adoptado por la Junta Administrativa del Registro Nacional de la sesión ordinaria Nº 06-2008, celebrada en San José, el día siete de febrero del dos mil ocho.

Laura Chinchilla Miranda, Ministra de Justicia y Presidenta de la Junta.—1 vez.—(Solicitud Nº 44820).—C-189420.—(24779).