Program kerja akademik

Pembinaan Kelembagaan, Organisasi dan Manajemen

1. 
   Ralisasi Tahun Akademik 2012/2013
   
   1. 
      Optimalisasi sentralisasi data dan informasi berbasis IT
      

1. 
   Sentralisasi data dan informasi bagi internal dan eksternal (Pusat data dan Informasi);
   
2. 
   Pusat Dokumentasi internal dan eksternal (sentral arsip) belum maksimal. Saat ini sudah dilakukan pendokumentasian secara digital (ST dan SK);
   
3. 
   Sosialisasi penerapan administrasi surat menyurat dan arsip;
   
4. 
   Belum terlaksananya sentralisasi data bagi eksternal (kendala : belum adanya link yang terintegrasi);
   
5. 
   Terlaksananya informasi internal (Kerjasama dengan Puskom).
   

2. 
   Meningkatan kualitas informasi dan komunikasi
   

1. 
   Pertemuan dengan stakeholder berkaitan dengan kebijakan lembaga (visi, misi, renstra, penerapan ISO 9001:2008)
   
2. 
   Optimalisasi informasi dan kegiatan lembaga melalui website
   
3. 
   Optimalisasi pertemuan pimpinan dan karyawan (rapat senat, rapim, coffee morning)
   
4. 
   Koordinasi antar unit dalam hal kegiatan kelembagaan dan kemahasiswaan
   
5. 
   Kegiatan seremonial lembaga
   

• 
  Wisuda semester ganjl TA 12/13 tanggal 27 November 2012
  
• 
  Dies Natalis ke 43 STMT Trisakti tanggal 17 April 2013
  
• 
  Penyampaian ucapan selamat (berita suka dan duka cita) kepada keluarga karyawan, dosen, mahasiswa, relasi dan alumni
  
• 
  Penyampaian ucapan selamat hari raya/tahun baru kepada relasi
  
• 
  Pemberian bingkisan
  
• 
  Pelayanan informasi askes bagi karyawan dan anggota keluarga (rawat inap dan klaim)
  

3. 
   Meningkatkan Sumber Daya Manusia
   

1. 
   Terlaksananya penambahan 1 (satu ) staf sekretariat
   
2. 
   Belum terlaksananya penambahan 1 (satu) orang staf sebagai web master
   
3. 
   Belum adanya pelatihan bagi staf sekretariat dan humas
   

KEGIATAN SEREMONIAL

NO	KEGIATAN	WAKTU
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.	Kegiatan Lembaga PK2MB Rapat Senat Wisuda TA 12/13 Audit Eksternal Sucofindo SICS EXPO JCC-SENAYAN (Wahyu Promo) EXPO ISTORA SENAYAN (Kopertis) Dies Natalis ke 43 Coffee Morning	5-7 Sept 2012 22 Jan 2013 27 November 2012 9 – 10 Des 2012 24-27 Jan 2013 6-8 Feb 2013 17 April 2013 28 Maret 2013

LAPORAN KEGIATAN PROMOSI

CINDERAMATA
NO	KEGIATAN	WAKTU	KET.
	Penyampaian kalender gabungan ST Trisakti, sejumlah 1.000	November 2012	Relasi, kary, dosen, wisudawan
	Penyampaian kalender STMT Trisakti, sejumlah 10.000	November 2012	Relasi PKL, SMU (jabodetabek) kary, dosen, lembaga kemahasiswaan, pengurus alumni STMT Trisakti
	Brosur regular sebanyak 50.000	November 2012	Pendaftaran mahasiswa baru, door to door ke SMU, relasi dan pameran EXPO
	Handbag kertas sebanyak 5.000	November 2012	Pendaftaran mahasiswa baru, relasi dan pameran EXPO
	Plakat Kecil sebanyak 100 Plakat Besar sebanyak 100	November 2012	Kegiatan mahasiswa, seminar, kunjungan
	Kartu Idul Fitri sebanyak 500	Agustus 2012	Relasi,karyawan,dosen,Yayasan
	Kartu Natal & Tahun Baru 100	Desember 2012	Relasi, karyawan,dosen,yayasan
	Parcel Idul Fitri sebanyak…. buah	November 2012	Relasi, yayasan
	Parcel Natal & tahun baru .. buah	November 2012	Relasi, yayasan

PROMOSI PMB MEDIA CETAK / ELEKTRONIK / SPONSORSHIP
NO	KEGIATAN	WAKTU	KET.
1.	Kegiatan sponsorship - ucapan selamat dan event - ucapan selamat/terbitan buku relasi - Media massa	Dies Natalis
2.	Mengkoordinasikan kegiatan pemasangan spanduk dan kemitraan di bidang pendidikan		Informasi PMB Informasi Dies Natalis Informasi akademik dan keuangan di lingk. kampus

PROMOSI PMB
NO	KEGIATAN
1	Meningkatkan efektifitas dan kualitas program pemasaran terpadu Presentasi kegiatan visitasi dan presentasi ke SMU Sejabotabek Mengikuti tru-out SNMPTN di beberapa sekolah dan bimbingan belajar Mengikuti Pameran Pendidikan : Pendidikan Tinggi Jakarta Istora Senayan, 6-8 Februari 2013 Pameran Pendidikan JCC Expo, 24-27 Januari 2013 Mengkoordinasi kegiatan instansi dinas perhubungan dengan Pengiriman kalender dan brosur ke instansi dinas perhubungan. Melakukan promosi kepada Badan Diklat Perhubungan untuk program PMB bagi siswa-siswi calon sipencatar dilingkungan Badan Diklat Perhubungan. Melaksanakan event Band Competition dan Tari Saman Competition dengan mengundang siswa SMU dalam rangka promosi PMB sekaligus Dies Natalis STMT Trisakti ke-43
2.	Pengiriman surat penawaran khusus (Direct Mail) dimulai bulan Januari 2013 kepada 14.000 Siswa SMU se-Jabodetabek.

2. 
   Rencana Tahun Akademik 2013/2014
   

1. 
   Optimalisasi sentralisasi data dan informasi berbasis IT
   

1. 
   Pembuatan program sekretariat (kebijakan internal dan eksternal, surat masuk, surat keluar, jadwal kegiatan lembaga, dll) yang dapat di akses oleh unit lain;
   
2. 
   Sosialisasi penerapan administrasi surat menyurat dan arsip;
   
3. 
   Sinergi data dan informasi antar unit (Akademik, SDM,Sarana Prasarana dan Alumni);
   
4. 
   Sinergi penerapan sistem mutu manajemen ISO 9001:2008 dengan Unit SPI;
   
5. 
   Penataan & penyimpanan dokumen (hardcopy dan softcopy) terkait kebutuhan reakreditasi BAN dan internal-eksternal audit.
   

1. 
   Meningkatan kualitas informasi dan komunikasi
   

1. 
   Pertemuan dengan Stakeholder berkaitan dengan kebijakan Lembaga (VISI MISI,RENSTRA,Penerapan SMM ISO 9001:2008);
   
2. 
   Sosialisasi kebijakan lembaga kepada Sivitas Akademika;
   
3. 
   Optimalisasi informasi dan kegiatan lembaga melalui website;
   
4. 
   Optimalisasi pertemuan Sivitas Akademika dan Karyawan;
   
5. 
   Koordinasi antar unit dalam hal kegiatan kelembagaan dan kemahasiswaan.
   

3. 
   Peningkatan kualitas penerapan manajemen mutu ISO 9001:2008
   
4. 
   Melaksanakan survey:
   

1. 
   pendapat pengguna lulusan;
   
2. 
   kepuasan mahasiswa/pelanggan;
   
3. 
   kepuasan pegawai (dosen & non dosen);;
   
4. 
   kepuasan mitra kerjasama.
   

3. 
   Melaksanakan Evaluasi Triwulanan Pelaksanaan Program Kerja Tahun Berjalan;
   
4. 
   Menyempurnakan system pengelolaan sarana dan prasarana secara manual
   
5. 
   Pengadaan software di:
   

1. 
   Administrasi Umum (Sub Bag SDM & Sub Bag Pengadaan);
   
2. 
   Sekretariat.
   

3. 
   Menyusun dan mensosialisasikan 6 (delapan) Juklak (Petunjuk Pelaksana) dan Standar Mutu baru meliputi proses:
   

1. 
   Penerimaan Mahasiswa Baru;
   
2. 
   Pengelolaan Pegawai , mencakup:
   

• 
  Seleksi, Penempatan dan Pemberhentian Dosen Luar biasa;
  
• 
  Pembinaan Karier Tenaga Kependidikan.
  

3. 
   Evaluasi & Pengembangan Kurikulum;
   
4. 
   Pembimbingan Akademik oleh Dosen PA;
   
5. 
   Tata Kelola Adminstrasi Administrasi Surat Menyurat & Arsip;
   
6. 
   Pemeliharaan dan Penggunaan Sarana Strategis Kampus.
   

9. 
   Merancang metode monitoring dan evaluasi kerjasama dengan mitra.
   

Q. Hubungan Masyarakat

1. 
   Realisasi Tahun Akademik 2012/2013
   

1. 
   Melakukan peningkatan citra positif STMT Trisakti dikalangan publik/stakeholder baik internal maupun eksternal melalui:
   

1. 
   Informasi PMB sesuai ketentuan dan standar (Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru), bekerjasama dengan dengan TIM PMB;
   
2. 
   Penyebaran informasi PMB ke sekolah lingkungan propinsi Jawa,Sumatera dan Bali;
   
3. 
   Publikasi seleksi PMB bagi mahasiswa berprestasi terbatas ekonomi (tidak mampu);
   
4. 
   Optimalisasi peran website STMT Trisakti (prestasi ,hasil survey Sivitas Akademika & Karyawan);
   
5. 
   Pemberitaan di media massa dengan prioritas untuk kegiatan yang dapat membangun citra positif publik terhadap STMT Trisakti (seperti pembuatan press release berdasarkan event yang relevan);
   
6. 
   Menjadi anggota organisasi kehumasan nasional (Perhumas Indonesia);
   
7. 
   Publikasi informasi STMT Trisakti melalui Majalah gabungan Sekolah Tinggi dibawah naungan Yayasan Trisakti (Majalah Cahaya Trisakti);
   

1. 
   Melakukan peningkatan efektivitas dan kualitas program-program pemasaran terpadu STMT Trisakti yaitu :
   

1. 
   Berkoordinasi dengan unit-unit terkait dalam melakukan visitasi dan presentasi ke SMU/SMK khususnys di Jabodetabek, perusahaan-perusahaan, asosiasi industri transportasi dan logistik serta mitra terkait lainnya;
   
2. 
   Penyebaran brosur ke SMU/SMK khususnya di Jabodetabek, perusahaan-perusahaan, asosiasi industri transportasi dan logistik serta mitra terkait lainnya;
   
3. 
   Pengadaan promotional kit (brosur, poster, kalender, cinderamata/souvenir) bekerjasama dengan unit-unit terkait (ADUM, Sekretariat, dll);
   
4. 
   Pemasangan iklan di media cetak (kompas, media indonesia, bisnis indonesia, koran tempo, majalah/tabloid khusus bidang transportasi, logistik dan khusus remaja/kawula muda);
   
5. 
   Ikut serta sebagai sponsorship untuk kegiatan yang bersifat promosi;
   
6. 
   Mengikuti/ menghadiri rapat-rapat kehumasan;
   

3. 
   Mempererat jalinan kerjasama dengan pada Kepala Sekolah di SMA seJabodetabek dengan mengundang Kepala Sekolah / perwakilan sekolah untuk hadir dalam acara Dies Natalis STMT Trisakti ke-43;
   
4. 
   Melakukan promosi yang berkelanjutan dan terprogram.
   

2. 
   Rencana Tahun Akademik 2013/2014
   

1. 
   Meningkatkan citra positif STMT Trisakti dikalangan publik/stakeholder baik internal maupun eksternal melalui:
   

1. 
   Informasi PMB sesuai ketentuan dan standar (Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru), bekerjasama dengan dengan TIM PMB;
   
2. 
   Penyebaran informasi PMB ke sekolah lingkungan propinsi Jawa,Sumatera dan Bali;
   
3. 
   Publikasi seleksi PMB bagi mahasiswa berprestasi terbatas ekonomi (tidak mampu);
   
4. 
   Optimalisasi peran website STMT Trisakti (prestasi ,hasil survey Sivitas Akademika & Karyawan);
   
5. 
   Pemberitaan di media massa dengan prioritas untuk kegiatan yang dapat membangun citra positif publik terhadap STMT Trisakti (seperti pembuatan press release berdasarkan event yang relevan);
   
6. 
   Memperpanjang keanggotaan dalam Perhumas Indonesia;
   
7. 
   Penambahan Link jadwal penerbangan, cargo dll pada web STMT Trisakti;
   
8. 
   Publikasi informasi STMT Trisakti melalui Majalah gabungan Sekolah Tinggi dibawah naungan Yayasan Trisakti (Majalah Cahaya Trisakti).
   

2. 
   Meningkatkan efektivitas dan kualitas program-program pemasaran terpadu STMT Trisakti
   

1. 
   Berkoordinasi dengan unit-unit terkait dalam melakukan visitasi dan presentasi ke SMU/SMK khususnys di Jabodetabek, perusahaan-perusahaan, asosiasi industri transportasi dan logistik serta mitra terkait lainnya;
   
2. 
   Penyebaran brosur ke SMU/SMK khususnya di Jabodetabek, perusahaan-perusahaan, asosiasi industri transportasi dan logistik serta mitra terkait lainnya;
   
3. 
   Pengadaan promotional kit (brosur, poster, kalender, cinderamata/souvernir);
   
4. 
   Pemasangan iklan di media cetak (kompas, media indonesia, bisnis indonesia, koran tempo, majalah/tabloid khusus bidang transportasi, logistik dan khusus remaja/kawula muda);
   
5. 
   Berkoordinasi dengan unit UPMA dalam rangka pemasangan iklan pada media elektronik (stasiun radio bersegmen remaja/kawula muda);
   
6. 
   Ikut serta sebagai sponsorship untuk kegiatan yang bersifat promosi;
   
7. 
   Mengikuti/ menghadiri rapat-rapat kehumasan.
   

3. 
   Mempererat jalinan kerjasama dengan relasi / mitra dengan mengadakan acara Partners Gathering yang rencananya diadakan setiap tahun bekerjasama dengan Jurusan S1 dan D.III;
   
4. 
   Mempererat jalinan kerjasama dengan pada Kepala Sekolah di SMA seJabodetabek dengan mengadakan acara Pelatihan bagi Guru-Guru SMA bekerjasama dengan P3M STMT Trisakti.
   
5. 
   Melakukan promosi yang berkelanjutan dan terprogram;
   
6. 
   Dibentuknya Unit marketing tersendiri sehingga Promosi Mahasiswa Baru lebih terfokus sedangkan Humas lebih kepada pengayaan Jobdes Humas dan Kerjasama;
   
7. 
   Penjajakan kerjasama dengan CSR Industri Transpor dan Logistik;
   
8. 
   Menjalin kerjasama dengan Pemda Tingkat I dan II.
   

R. KERJASAMA

1. 
   Realisasi Tahun Akademik 2012/2013
   

1. 
   Telah dilaksanakan proses pengesahan untuk usulan kerjasama antar instansi dengan perusahaan terkait sesuai dengan peraturan yang berlaku
   
2. 
   Membantu kelancaran proses kerjasama sebagai tindak lanjut kerjasama jurusan S-1, program D-III dan unit lainnya
   
3. 
   Melaksanakan pemantauan dan pengendalian program-program kerjasama secara berkala
   
4. 
   Meningkatkan mutu STMT Trisakti dalam kerjasama dengan instansi terkait tetap dijalankan, yaitu:
   

1. 
   Luar Negeri
   

Mengevaluasi dan memantapkan kerjasama luar negeri yang telah terjalin :

1. 
   STC/IMTA (Shipping and Transport College Rotterdam/International Maritime Transport Academy);
   
2. 
   NHTV (Netherland Institute of Tourism and Transport Studies);
   
3. 
   RMIT (Royal Melbourne Institute of Tecnology), Australia;
   
4. 
   ERAU (Embry Riddle Aeronautical University), USA;
   
5. 
   NEA (Tranport Research and Training), Nethreland;
   
6. 
   UUM (Universiti Utara Malaysia);
   
7. 
   Maersk Sealand;
   

2. 
   Dalam Negeri
   

Telah dilakukan penandatanganan MoU bersama perusahaan Transpor dan Logistik antara lain :

1. 
   PT. Agility;
   
2. 
   PT. On Time Express;
   
3. 
   Universitas Gunadarma;
   
4. 
   BP3IP (perpanjangan MoU);
   
5. 
   Net Train;
   
6. 
   Log-Asia (dalam proses);
   
7. 
   Kab. Anambas (Kepri) (dalam proses);
   

2. Rencana Tahun Akademik 2013/2014

1. 
   Melaksanakan pemantauan dan pengendalian program kerjasama secara berkala
   
2. 
   Melanjutkan kerjasama dengan instansi dan perusahaan terkait
   
3. 
   Menjalin kerjasama dengan perguruan tinggi luar negeri (kerjasama akademik, studi lanjut, pertukaran mahasiswa, pertukaran / seat-in dosen)
   

d. Menjajaki kerjasama dengan perusahaan transpor dan logistik dan menindak-lanjuti kerjasama dalam negeri yang telah habis masa berlakunya, antara lain :

1. 
   Pelindo II;
   
2. 
   Pelindo IV;
   
3. 
   Direktorat Perhubungan Udara;
   
4. 
   Perum DAMRI;
   
5. 
   Trans Jakarta;
   
6. 
   Dirjen Phb Darat;
   
7. 
   INSA JAYA;
   
8. 
   GAFEKSI;
   
9. 
   Sriwijya Airline;
   
10. 
    PT. Arpeni Pratama Ocean Line, Tbk;
    
11. 
    Carrefour;
    
12. 
    PT. ABC;
    
13. 
    PT. MEDCO.
    

5. 
   Peningkatan peranan alumni dalam pengembangan jejaring kerjasama.
   

S. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN STMT TRISAKTI

1. 
   Realisasi Tahun Akademik 2012/2013
   

1. 
   Pengembangan Sistem Informasi
   

1. 
   Pengembangan Sistem Akademik Online
   

Perbaikan dan Pengembangan Sistem Akademik Online terus dilakukan, terutama pada modul KRS Online. Pengembangan yang dimaksud antara lain :

• 
  Penambahan fitur setting jumlah maksimum peserta untuk setiap matakuliah di setiap kelas yang dibuka oleh masing-masing program studi atau konsentrasi;
  
• 
  Rekap peserta yang sudah melakukan input KRS Online;
  
• 
  Notifikasi ketika mahasiswa mengklik tombol validasi KRS tanda telah selesai input KRS;
  
• 
  Fitur download KRS sebagai bukti untuk telah melakukan input KRS online.
  

Sejak semester genap tahun akademik 2011/2012 KRS Online sudah mulai digunakan oleh mahasiswa. Sebanyak 196 mahasiswa yang mengikuti KRS Online pada semester genap tahun akademik 2011/2012. Selanjutnya pada semester genap tahun akademik 2012/2013 peserta KRS Online semakin bertambah menjadi 490 mahasiwa. Penambahan mahasiswa ini sejalan dengan jumlah mahasiswa yang telah melakukan heregistrasi sebelum periode input KRS Online. Semakin banyak mahasiswa yang melakukan heregistrasi sebelum periode KRS Online maka semakin banyak juga peserta KRS Online karena syarat untuk mendapatkan layanan KRS Online adalah sudah melakukan heregistrasi di unit keuangan. Dengan demikian untuk meningkatkan jumlah mahasiswa yang menggunakan KRS Online maka harus ada strategi sehingga jumlah mahasiswa yang melakukan heregistrasi diawal sebelum periode input KRS Online semakin banyak.

2. 
   Disain dan Implementasi Sistem Informasi Keuangan
   

Dari awal, munculnya keputusan bahwa akan dibangun sistem informasi yang baru yang terintegrasi dari Pimpinan dan PUSKOM sudah sepakat untuk mengembangkan sistem informasi secara semi mandiri artinya penentuan spesifikasi kebutuhan, disain perangkat lunak sampai dengan pengujian menjadi tanggung jawab sumber daya internal, sedangkan proses coding terpaksa menggunakan sumber daya dari luar karena tidak adanya sumber daya programmer dari STMT. Model ini dipilih karena memiliki kemungkinan untuk tepat guna sangat tinggi dibanding dengan membeli paket yang sudah jadi atau menyerahkan pengembangan kepada konsultan sepenuhnya, tentunya disamping biaya pengembangan yang jauh lebih hemat.

Di unit keuangan proses pengembangan dimulai dengan membuat dokumen alur proses yang telah selesai tahun anggaran 2011/2012. Dokumen alur proses unit keuangan yang telah dibuat digunakan sebagai bahan untuk membuat disain sistem informasi keuangan. Disain dimulai dengan membuat daftar modul dilanjutkan dengan pembuatan deskripsi rinci modul dan proses bisnis masing-masing modul. Setelah disain selesai dilakukan, maka proses coding baru bisa dilakukan secara komprehensif. Proses coding baru bisa dilakukan mulai bulan Juli 2013.

Mundurnya waktu mulaicoding dipengaruhi juga oleh realisasi pengadaan programmer. Proses rekrutmen secara langsung sudah dilakukan mulai dari tes seleksi sampai tahap wawancara terhadap seorang programmer. Namun, karena kebijakan pimpinan maka proses rekrutmen menjadi terhenti yang diganti dengan kerjasama dengan salah satu perguruan tinggi untuk mengembangkan sistem informasi yang terintegrasi. Harapan awalnya, STMT mendapatkan sumber daya programmer yang kapabilitasnya sesuai dengan spesifikasi yang diharapkan yaitu menguasai bahasa programan secara advance serta pengembangan yang menggunakan platform yang PUSKOM rekomendasikan yaitu, apalikasi berbasis SOA menggunakan Visual Basic.Net dan database SQL Server 2008. Namun, harapan tersebut tidak terealisasi. Sampai akhirnya, pimpinan sepakat untuk mengadakan kerjasama pengembangan denganprogrammer yang pernah wanwancarai.

3.