Programme Régional d’Actions Innovatrices à

Service TIC
Deux types de visites sur place :

• 
  visite des bénéficiaires de subvention (plateformes technologiques et projets innovants en particulier)
  
• 
  visite des prestataires de marché public
  

Après chaque visite sur place : signature de l’attestation de visite sur place
Pour les bénéficiaires de subvention

L’objectif de la visite est d’une part de vérifier la réalité de la réalisation du projet et d’autre part d’apporter des recommandations orales pour la réalisation du projet en conformité avec les clauses de la convention liant le bénéficiaire à la Région. Ainsi certains ajustements ont pu être réalisés par les porteurs de projets avant l’achèvement du projet, comme l’installation effective des équipements, le respect des obligations de publicité (mention du logo sur les équipements ou les sites internet subventionnés par exemple),… Le suivi des ces recommandation est ensuite examiné par le service instructeur lors de la certification de service fait.

Pour les services accessibles en ligne, le service instructeur a réalisé une vérification à distance, lors de l’établissement du certificat de service fait.
Pour les prestataires agissant par délégation pour la Région :

Un suivi détaillé des missions était assuré par le service en charge de l’encadrement du prestataire.

Pour l’atelier des élus et l’aide au conseil au conseil, le service TIC était présent à certaines formations ou réunions avec les bénéficiaire de l’aide au Conseil : afin de vérifier la réalité de la formation/de la mission de conseil, le respect du cahier des charges, de formuler des recommandations pour les formations suivantes ou des aides au conseil suivantes. Un tableau récapitule l’ensemble des réunions auxquelles le service TIC a participé, valant attestation de visite sur place.

Au cours du déroulement du PRAI, un suivi personnalisé pour chaque plateforme a été effectué avec une fréquence d’une visite trimestrielle au moins. Au cours de ces réunions des visites des matériels mis en place et fonctionnels ont été faites et une visite finale qui a donné lieu au compte rendu de visite sur place.

SAMPE : Coordonner les 2 parties TIC / recherche
Les contrôles de second niveau :
Les objectifs principaux de ces contrôles, confiés par un marché public à un prestataire externe – Equisdisto, sont :

• 
  de vérifier le fonctionnement du système de gestion et de contrôle mis en place par la Région,
  
• 
  d’examiner un échantillon des opérations approuvées afin de s'assurer notamment de la réalité des dépenses et de la fiabilité des pièces comptables,
  

 sur un échantillon correspondant à au moins 25% des opérations par action et 25% du budget total.
Le calendrier de cette mission était le suivant :

3^ième trimestre 2007	Rédaction du cahier des charges pour la mission de contrôle
4^ième trimestre 2007	Consultation publique et sélection du prestataire dans le cadre d’un marché public
janvier 2008	Démarrage de la mission
1ère phase : 1^er semestre 2008	Examen des procédures de gestion Etablissement du plan de contrôle Contrôle des 1^ères opérations terminées
2ième phase : 2^ème semestre 2008	Examen des autres opérations au plan de contrôle
Décembre 2008 au plus tard	Rapport final de chaque opération contrôlée

Afin d’assurer qu’il n’y ait pas d’interférence avec les services coordonnateur et instructeurs du PRAI, le pilotage de cet exercice a été réalisé, au sein de la Région, par la Direction Générale Adjointe « Contrôle de gestion » assistée par le service « Gestion et coordination des subventions globales 2007-2013 » de la Direction des Affaires Européennes, également responsables de l’élaboration et du contrôle des procédures de gestion des Programmes Opérationnels.

L’examen des procédures mises en place par la Région a conduit le contrôleur aux conclusions suivantes :

• 
  Une piste d’audit fiable,
  
• 
  Des recommandations d’amélioration de la grille de VSF qui ont été suivies par l’organisme de gestion
  
• 
  Une séparation entre le suivi et le contrôle d’une opération souhaitée quand la Région intervient comme Maître d’ouvrage. La Région n’a pas suivi cette recommandation, d’une part parce que tardive par rapport à l’exécution du programme, mais d’autre part car beaucoup trop lourde à maître en œuvre sur un « petit programme ». Ce principe de séparation des services chargés d’une part du suivi d’une opération pour laquelle la Région bénéficie de FEDER, et d’autre part de son instruction et de son contrôle, est en revanche systématiquement respecté sur les fonds structurels 2007-2013 que la Région gère en subvention globale.
  

Chaque opération contrôlée a donné lieu à un rapport contradictoire, dont la trame a été élaboréélaborée sur proposition du prestataire en collaboration avec les services de la Région. Les 14 rapports de contrôle (sur les 35 opérations que compte le PRAI) sont à la disposition de la Commission européenne.

L’ensemble des contrôles d’opération réalisés a conduit le contrôleur aux conclusions clés suivantes (Cf. annexe xxx conclusions de la mission de contrôle (Equidisto)) :

– Pour les Services Instructeurs :

• 
  Un contrôle de premier niveau sur pièces correct
  
• 
  Un contrôle de premier niveau sur place: insuffisamment formalisé
  

– Pour les Maîtres d’ouvrages

• 
  Ont globalement respecté leurs obligations
  
• 
  Rares cas, où les règles concernant la publicité ne sont pas respectées
  

• 
  Pour les MO privés :
  

• 
  Difficultés pour s’assurer du respect de la libre concurrence
  
• 
  Quelques dépenses payées hors dates
  

• 
  Pour les MO publics :
  

• 
  Les preuves de paiement sont parfois insuffisantes. Le service instructeur a été particulièrement vigilent sur ce point dans les Certificats de service fait de solde de l’axe 1 en juin/juillet 2009.
  

Le contrôleur conclut que les contrôles ont permis de constater :

• 
  Le respect des règles communautaires,
  
• 
  L’absence d’erreur systémique,
  
• 
  Un taux de correction d’assiette éligible par la mission d’audit très faible de 0,47%.
  

Système de recouvrement
Certaines opérations de l’axe I n’ayant pas atteint les objectifs contractualisés, il a été nécessaire pour l’organisme de gestion de procéder à une demande de reversement d’une part ou de la totalité de la subvention FEDER déjà perçue lors des avances ou des acomptes.

Le processus suivi a été le suivant :

• 
  Lorsque pour une opération les objectifs n’ont pas été atteints conformément à la convention, le service instructeur établit un Certificat de service fait mentionnant que la subvention FEDER finalement attribuée est partielle ou nulle. Si le bénéficiaire a trop perçu, le CSF conclut au reversement du FEDER.
  
• 
  Sur la base de ce CSF, la Direction des Affaires Financières émet un titre de recettes destiné au bénéficiaire.
  
• 
  Le titre de recettes indique qu’il doit être payé dans les 2 mois par le bénéficiaire, délai que la convention PRAI liant le bénéficiaire à la Région Midi-Pyrénées a réduit à 1 mois.
  
• 
  Au delà des pénalités de retard sont dûes.
  

Recouvrement complet au moment de la validation de ce rapport  ou pas?
NB : décrire dans le volet recherche décrivant les actions (2.8) la méthode de calcul de la subvention quand les objectifs ne sont pas atteints  et renvoyer au dossier des CSF  note technique adressée à la Paierie le 15 juin 2009