Programme Régional d’Actions Innovatrices à

II . CONTEXTE STRATEGIQUE ET POLITIQUE

Contexte stratégique :

Le projet s’inscrit-il dans une stratégie de développement économique plus vaste ? Le projet est-il axé sur des besoins régionaux précis ? Concerne-t-il un domaine stratégique pour l’innovation ou l’économie régionale ?
La Communauté de Communes du Pays de Lourdes est située dans le département des Hautes-Pyrénées. Créée en 2004, elle compte neuf communes, regroupant une population de 19 733 habitants.
Le projet a été développé dans le cadre de la modernisation des services proposés par la CCPL aux usagers et de la numérisation de son territoire. Il répond à deux constats :

• 
  Le manque de communication de la CCPL vers les citoyens. Au moment du lancement du projet, la CCPL avait édité seulement deux bulletins d’information papier pour communiquer sur ses missions et ses activités. La création du site Internet de la Communauté de Communes est donc apparue nécessaire pour combler ce déficit d’information.
  
• 
  Un besoin d’harmonisation et de modernisation des services liés à l’enfance. Ce besoin est né du transfert des compétences scolaires et péri-scolaires vers la CCPL en 2005. Avant ce transfert de compétences et la mise en place du portail Petite Enfance, les activités liées à l’enfance étaient cloisonnées et, qui plus est, gérées exclusivement sur support papier. Par exemple, dans le cas des inscriptions scolaires, les parents devaient s’adresser directement aux communes, qui géraient de manière isolée ces inscriptions.
  

Innovation :

Veuillez noter que l’innovation ne se limite pas à l’utilisation de nouvelles technologies et applications mais qu’elle peut également porter sur de nouveaux processus (méthode, partenariats, financement…)

Le projet intègre plusieurs aspects innovants :

• 
  La connexion du site Internet avec le portail Petite Enfance permet d’enrichir les services en ligne proposés.
  
• 
  Le niveau d’accessibilité du site Internet est inhabituellement élevé pour un site de cette taille. Le site peut être consulté par les personnes malvoyantes grâce à l’achat par la CCPL de l’application Readspeaker.
  
• 
  Le système sélectionné est un outil homogène, capable de gérer sous une interface unique, à la fois un site Internet interactif, un site Extranet, et les fonctions du portail Petite Enfance sur une base Open Source.
  

Soutien politique :

De quel soutien bénéficie le projet de la part des autorités locales et régionales ? (contribution à la conception et mise en œuvre, soutien financier après la fin du projet, soutien politique dans le cadre de discours ou conférences)…

Dans le cadre du PRAI, la CCPL a bénéficié d’un accompagnement lors de la définition du projet. Cet accompagnement s’est effectué dans le cadre de l’aide au conseil (13 jours) pour aider la collectivité à élaborer le cahier des charges du site Internet et à définir le pré-projet du portail Petite Enfance.

La collectivité a par la suite bénéficié d’une subvention accordée dans le cadre du soutien aux projets innovants du PRAI.

III. MISE EN ŒUVRE

Programmation :

Pourquoi ce projet a-t-il été sélectionné ? Quelle a été la procédure de sélection ? Quelles en sont les principales étapes ? Le projet a-t-il pris en compte la question de sa pérennisation et la possibilité de transfert d’expérience dès sa phase de conception ?
Ce projet a été sélectionné par le Comité de sélection régional du 23 octobre 2007, pour son respect des critères d’innovation de la Région, en particulier les points suivants :

• 
  Collaboration entre plus d’une vingtaine d’acteurs d’un même territoire avec groupement de commande
  
• 
  Appui sur des logiciels libres
  
• 
  Accessibilité, notamment pour les mal-voyants
  

Phasage du projet :

Phase 1 : Etude préalable

- Etape 1 : Cadrage de la mission d’accompagnement

- Etape 2 : Spécification fonctionnelle et organisation du site Internet et du

portail Petite Enfance.

Phase 2 : Réalisation de la solution Web personnalisée

- Pour le site Internet :

• 
  conception graphique ;
  
• 
  installation et paramétrage du site ;
  
• 
  phase rédactionnelle.
  

- Pour le portail Petite Enfance.

Phase 3 : Mise en service

- Pour le site Internet :

• 
  paramétrage du site Internet ;
  
• 
  formation des usagers ;
  
• 
  lancement.
  

- Portail Enfance ;

• 
  installation et paramétrage du portail Petite Enfance ;
  
• 
  formation des usagers.
  

Phase 4 : Hébergement et maintenance évolutive
La CCPL a été accompagnée dans la définition du projet d’avril 2007 à juin 2007, dans le cadre de l’aide au conseil du PRAI. En décembre 2007, un prestataire a été sélectionné par la collectivité pour réaliser la solution Web et mettre en œuvre le projet.
Les critères de sélection relatifs aux projets innovants incluaient la prise en compte, dès l’étape de la candidature, de la pérennité de ce projet, tant d’un point de vue financier qu’en terme de moyens humains consacrés au projet durant sa phase de déploiement puis durant sa phase de vie ultérieure. Le projet de la CCPL remplissait toutes ces conditions. La transférabilité de ce projet est notamment facilitée par l’utilisation de logiciels libres pour la création du site et du portail petite enfance.
Qualité et efficacité de la gestion :

Comment les gestionnaires du projet ont-ils encouragé la formation de partenariats et facilité la prise de décision ? Ont-ils été capables de gérer les difficultés ? Si oui, comment ? Quelles ont été les interactions entre les gestionnaires du projet, le comité de pilotage et les bénéficiaires ?
Le programme est géré au quotidien par la Directrice Générale des Services de la Communauté de Communes du Pays de Lourdes, ainsi que par la Chargée de mission TIC de la collectivité.

Un Comité de pilotage a été mis en place pour définir les besoins relatifs au portail Petite Enfance. Il est composé des représentants de la CCPL, ainsi que de ses partenaires œuvrant dans le domaine de l’enfance et de la petite enfance. Les bénéficiaires, après avoir participé à la définition des besoins et des modes de fonctionnement interne, ont validé les tests techniques du portail et suivi une session de formation du prestataire.

Partenariat :

Quels ont été/sont les partenaires impliqués dans le projet (PME, universités, autorités locales et régionales) ? Quel est leur rôle dans le projet ? Quel est leur intérêt de participer à ce projet (financeur, utilisateur final…) ? Avaient-ils déjà travaillé ensemble ?

Pour mener à bien le projet, la CCPL a créé un groupement de commande avec l’ensemble des organismes du territoire œuvrant dans le domaine de l’enfance et de la petite enfance, à savoir les Communautés de Communes de la Baronnie de Angle et de Batsurguère, le centre social Forum de Toulouse et le Centre Hospitalier de Lourdes qui gère la crèche Saint-Vincent.

Il s’agit de partenariats naturels et cohérents en terme territorial. Les Communautés de Communes de la Baronnie de Angle et de Batsurguère sont des partenaires habituels de la CCPL dans le domaine de l’enfance. Le centre social Forum de Toulouse et le Centre Hospitalier de Lourdes ont eux aussi trouvé un intérêt à partager une base de données unique pour la gestion des activités liées à l’enfant.
Promotion :

Comment la publicité et la promotion du projet ont-elles été assurées ? (conférences, brochures, médias…)
La publicité du projet est assurée dans la pratique par la mise en ligne du site Internet et la mise en fonctionnement du portail petite enfance. Une conférence de presse présentant ces services est prévue dans le futur.

La Cyber-base de Lourdes (lieu d’accès public à Internet) opèrera un accompagnement des familles à l’utilisation de ces outils.

Le projet a été présenté lors d’une réunion de transfert d’expérience organisé par ARDESI en visio-conférence le 15 septembre 2008.
Le projet de la CCPL a été présenté dans la plaquette « projets innovants » ainsi que dans la vidéo réalisées par le Conseil régional.

Obstacles dans la mise en œuvre :

Indiquez 3 problèmes ou difficultés rencontrés par le projet (ex : problèmes pour mobiliser les acteurs, difficultés concernant la prise de décision, retards inattendus, évaluation insuffisante ou manque d’implication des parties intéressées…) et expliquez comment ces difficultés ont pu être surmontées.

Si aucun obstacle n’a été constaté, pourquoi, selon vous, la mise en œuvre a-t-elle été si aisée ?

Lors de la mise en œuvre du projet, la CCPL a dû faire face à deux types de difficultés :

• 
  Difficulté interne. Il y a une certaine réticence de la part des agents de la collectivité, qui n’ont pas toujours confiance dans le système utilisé pour la gestion des activités liées à l’enfant. Par peur d’une perte de données, les agents saisissent deux fois les informations, à la fois sur le système Access et sur le nouveau système mis en place.
  

Les responsables du projet estiment que cet obstacle se résorbera au fil du temps, une fois que les agents auront perçu le gain de temps apporté par le nouveau système. Les responsables tentent de convaincre les agents « doucement pour ne pas les brusquer ».

• 
  Difficulté externe. Le système adopté n’est pas compatible avec la Base Elèves de l’Education Nationale, ce qui implique une double saisie des inscriptions des élèves dans les écoles. Ce problème n’a pas encore été résolu, mais il n’y a cependant pas de conséquence sur le déroulement général du projet.
  

Possibilité de transfert d’expérience :

Les résultats du projet peuvent-ils être aisément généralisés dans la région, transférés à d’autres secteurs économiques ou sociaux de la région ou transférés à d’autres régions ? Si oui, comment ?

Quels obstacles pourraient empêcher le transfert d’expérience ?
Pour créer le portail Petite Enfance, la CCPL a utilisé et adapté des logiciels libres (Open Source), avec l’objectif d’en transférer le contenu à d’autres collectivités. Le système mis en place peut être facilement réutilisé et adapté par des collectivités de la région Midi-Pyrénées ou d’autres régions. Il peut également s’appliquer à des domaines autres que l’enfance et la petite enfance. Toutefois, tout transfert supposera la prise en compte du fonctionnement interne de la collectivité désireuse de s’approprier cette solution et d’éventuels autres besoins qui pourraient entraîner des coûts de développement supplémentaires.