Belirlenen bir zaman periyodundan istenilen çıktıların ortaya konulması için yerine getirilen birbiriyle ilişkili bir dizi iştir.
Daha önceden yapılmamış, örgütsel kaynakların bir araya getirilmesiyle, yüksek performans sağlamak için örgütsel stratejilerin yardımıyla bir şeyler yaratmaktır.
Project Management Institute projeyi; özgün ürün hizmet ya da sonuçlar yaratmak için üstlenilmiş geçici çabalardır.
Proje Temelli Çalışmalara Örnek Vermek Gerekirse;
Bina İnşaatı
Bilgisayar Sistem Tasarımı
Film Yapımı
Reklam Kampanyası Tasarımı
Uçak, Gemi ve Büyük Makinelerin Yapımı
Madencilik Faaliyetleri vb.
Projenin Temel Özellikleri
Geçicilik: Her projenin başlangıç ve bitiş süreleri vardır. Geçicilik özelliği projenin zamana yönelik bir özelliğidir. Proje sonucu ortaya çıkan eser ise uzun süreler kullanılabilir.
Özgün Ürün, Hizmet Ya da Sonuçlar: Son kullanıcıya yönelik ürünler, üretim ya da dağıtım gibi işletme fonksiyonlarını destekleyen hizmetler, belge ya da karar gibi sonuçlardır.
Programlı İlerleme: Projenin adım adım geliştiğini ve ilerlediğini, bu ilerlemenin de artarak devam ettiğini belirten bir özelliktir.
Proje Yönetimi
Projeler uygarlık başladığından beri yürütülmektedir. Geçmişten günümüze kalan bir çok eserin inşaatı yıllarca devam etmiş ve iyi birer proje örneğini sergilemişlerdir.
Proje Yönetiminin çağdaş anlamda kullanılması ise 1950’li yıllara dayanmaktadır.
Du Pont firması ‘Kritik Yol Metodu’ (CPM)
RAND şirketi PERT tekniğini oluşturmuş ve bunu Sovyetler Birliği’ne karşı yürütülen soğuk savaş için Polaris füzesini gerçekleştirmek için kullanmıştır.
Proje Yönetimi: Projenin teknik, maliyet ve zaman kısıtlarını karşılamak için insan, araç-gereç, materyal gibi kaynakların planlanması, yönetilmesi ve kontrolüdür.
Proje Yönetim Sürecindeki Temel Görevler
Projeyi yürütmek üzere gerekli uzmanlığa sahip proje takımını bir araya getirmek,
Teknik amaçları saptamak,
Projeyi belirlemek,
Çalışma konusu değişikliklerini yönetmek,
Projenin zamanında ve verilen bütçeyle bitirilmesi için sorumlulukları düzenlemektir.
Projelerde genellikle 3 farklı amaç vardır
Maliyet
Program
Performans
Maliyet
Proje Maliyeti: Doğrudan ve dağıtımı yapılmış projeye ilişkin maliyetlerdir.
Proje yöneticisinin görevi; proje örgütü tarafından doğrudan kontrol edilebilen maliyetleri kontrol etmektir. Bu maliyetler tipik olarak işgücünü, materyali ve bazı destek hizmetlerini kapsar.
Genelde proje yöneticisi, projeye ilişkin maliyetleri kapsayan proje bütçesine sahiptir.
Program
Çalışma faaliyetlerinin ne zaman bitmesi gerektiğini onaylamaktır.
Proje yöneticisi bütçedeki proje maliyetlerini kontrol etmesi gerektiği gibi aynı zamanda tespit edilen sürelerde programın gerçekleşmesini kontrol etmelidir.
Projenin programın gerisinde kalma olasılığı vardır, bu durumda fazla mesai gerekebilir ancak bütçede yeterli fon da bulunmayabilir.
Performans
Proje sonucu ortaya çıkan yapının ya da hizmetin ‘performans özellikleri’ dir.
‘Film’ gibi bir projenin performansı yapılan filmin kalitesi ya da sinema veya Tv hasılatlarıdır. Bu projede performans özellikleri rol, ses, çekim ve reji gibi film standartları ile belirlenebilir. Belirtmek gerekir ki hizmet projesinin performans özelliklerinin belirlenmesi, somut çıktılar elde edilen projelerden daha zor olmaktadır.
Proje Planlama ve Kontrol
Proje planlama, projenin amaçlarını belirleme, projenin hedeflerini ortaya koyma ve projenin hayat döngüsü boyunca başarılı sonuçlar almasını sağlayacak gerekli stratejileri açık bir şekilde ortaya koymaktır.
Genellikle proje planlaması;
Projenin ana hedeflerini,
Proje amaçlarını,
Gerekli kaynakları,
Kullanılan örgüt tipini,
Bütçe oluşturulmasını,
Projeyi yönetecek ve uygulayacak anahtar kişileri kapsar.
Proje Kontrolü
Proje Planlama ve Kontrol Yöntemleri
GANTT Şemaları
Kritik Yol Yöntemi (Critical Path Method CPM)
Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Yöntemi (Program Evaluation and Review Technique – PERT)
Proje Değerlendirme Prosedürü (Project Evaluation Procedure – PEP)
En Düşük Maliyet Tahmini ve Programlaması (Less Cost Estimating and Scheduling –LESS)
Grafik Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği (Graphical Evaluation and Review Technique-GERT)
Öncelik Diyagram Yöntemi (Precedence Diagramming Method – PDM)
GANTT ŞEMALARI
Gantt şemaları, analiz edilen projedeki faaliyetlerin sürelerini çubuklarla göstermektedir. Gantt şemaları, faaliyetlerin çizelgesini görsel olarak resmetmek ve bir projenin planına göre ilerlemesini izlemek için yararlı bir araçtır.
GANTT Şeması, öncel ve ardıl görevlerin birbirini takip eder düzende ardarda çizimi ile oluşmaktadır.
GANTT Şemalarının hazırlanması kolaydır, bu avantajı karmaşık olmayan projelerde kullanım kolaylığı sağlamaktadır.
GANTT Şemaları, yöneticilerin ana faaliyetleri ve bu faaliyetleri izlemelerini sağlar.
Fakat bazı dezavantajlara da sahiptir;
Evreler arası oluşan zayıf ilişkileri tanımlamaz,
Gecikmeleri ve gecikmeler sonunda karşılaşılabilecek olası problemleri belirtmez,
Görevler için gereken kaynakların ve gereksinimlerin koordinasyonunu sağlamaz,
Her evrenin ne kadarının tamamlandığını göstermez sadece ayrılmış her bir iş parçasının başlangıcını ve süresini gösterir.
Ağ Diyagramına Dayalı Yöntemler
CPM (Kritik Yol Yöntemi)
PERT (Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Yöntemi)
CPM
Kritik Yol Yöntemi, projenin toplam süresini tahmin etmekte kullanılan bir şebeke analizidir.
CPM sisteminde, ağdaki her faaliyet için zaman ve maliyetler iki tahminlemeyle belirtilir. Bunlar ‘normal ve hızlandırılmış sürelerdir’. Hızlandırma, faaliyetlerin ek kaynakların kullanımı sonucu tahminden önce bitmesi için yapılan bir faaliyettir.
Projede Zaman ve Maliyet İlişkisi
Kritik Yol : Bir proje için en kısa tamamlanma süresini hesaplayan faaliyetler serisidir. Bu yol proje şebeke diyagramı boyunca uzanan en uzun ve en az aylak (boşluk) süre içeren yoldur. Dolayısıyla projenin tamamlanabileceği en kısa süreyi belirtmektedir.
Aylak Süre: Bir faaliyetin projenin süresini aksatmadan başlangıç süresinin ertelenebilmesidir.(Kritik Yol üzerinde aylak süre 0 olmalıdır).
PERT
PERT tekniği faaliyet süre tahminlerinde yüksek derecede belirsizlik olması durumunda kullanılmaktadır. CPM faaliyet sürelerini deterministik (önceden belirlenmiş, kesin) olarak kabul ederken, PERT bu sürelerin olasılıklı olduğunu kabul etmektedir.
Proje Ağı
Faaliyet
Önceki Faaliyet: Bir faaliyetin başlatılabilmesi için bundan önce bitirilmesi gereken faaliyeti temsil eder.
Olay:
Kukla Faaliyet: Projede gerçekte varolmayan, gerçekleştirilme zamanı 0 olan ve yalnızca proje ağını çizmede yararlanılan faaliyetlerdir.
İyimser Zaman (a): Bir faaliyetin en iyi koşullar altında gerçekleştirilebileceği zamanı belirtir.
Kötümser Zaman (b): Bir faaliyetin olabilecek en olumsuz koşullar altında bitirilebileceği zamanı ifade eder.
Olası Zaman (m) : Bir faaliyetin normal çalışma koşullarında olabilecek gecikmeler dahilinde gerçekleştirilebileceği zamanı belirtir.
Beklendik Zaman: (t ) Bir faaliyetin iyimser, kötümser ve olası zaman tahminlerine bağlı olarak hesaplanan beklenen tamamlanma zamanını ifade eder.
En Erken Başlama Zamanı (T ) : Bir faaliyetin, kendisinden önce gerçekleşen faaliyetlerin tamamlanması koşuluyla başlayabileceği en erken zamanı belirtir.
En Erken Bitiş Zamanı : T En erken başlama zamanına faaliyet süresinin (ya da beklenen zamanın) eklenmesiyle bulunan zaman değeridir.
En Geç Başlama Zamanı: T Bir faaliyetin, kendisinden sonra gelen faaliyetlerin tümünün gerçekleşmesini sağlayacak ve proje tamamlanma zamanını değiştirmeyecek şekilde başlatılabileceği en geç zamanı ifade eder.
En Geç Bitiş Zamanı: T En geç başlama zamanına faaliyet süresinin (ya da beklenen zamanın) eklenmesiyle bulunan zaman değeridir.
Boşluk(S): Bir faaliyetin en erken ve en geç başlama (ya da bitiş) zamanları arasındaki farktır. Proje geciktirilmeden bir faaliyetin geciktirilebileceği süreyi ifade eder.
S = T - T = T - T
Beklendik Zaman
a + 4m + b
t =
6
PERT Tekniğinin Uygulama Aşamaları
Proje tanımlanır, faaliyetlerin hiyerarşik yapısı ve sırası belirlenir,
Faaliyetler arasındaki ilişkiler oluşturulur. Hangi faaliyetlerin önce hangilerinin sonra gerçekleştirileceği belirlenir,
Tüm faaliyetler birbirine bağlanarak proje ağı oluşturulur,
Her faaliyete zaman veya maliyet tahminleri atanır.
Ağdaki en uzun yol belirlenir.
Proje ağı planlama, programlama, izleme ve kontrol faaliyetlerine yardımcı olarak kullanılır.
