Raport anual de activitate

1.5. Probleme de managementul al instanţei

Anul 2015 a fost un an cu multe provocări din perspectiva exercitării managementului instanţei, pe de o parte ca urmare a intrării în vigoare a Noului Cod de Procedură Penală şi a Noului Cod Penal şi pe de altă parte datorită necesităţii de a revizui constant fluxurile şi procedurile de lucru implementate pentru punerea în aplicare a Noului Cod de Procedură Civilă.

Totodată, trebuie menţionat şi faptul că începând cu luna noiembrie 2014 au fost puse în aplicare dispoziţiile din Legii nr 487/2002 privind sănătatea mintală şi protecţia persoanelor cu tulburări psihice, astfel cum a fost modificată.

Pentru organizarea activităţii desfăşurate de instanţă în aplicarea acestei legi a fost necesară organizarea de întâlniri cu conducerea Spitalului Prof. Dr. Alexandru Obreja şi organizarea activităţii completurilor învestite cu soluţionarea cauzelor privind internarea nevoluntară.

Desfăşurarea activităţii manageriale pe parcursul anului 2015 a avut în vedere rezolvarea principalelor probleme apărute în cursul anului.

Este de menţionat faptul că organizarea eficientă a activităţii instanţei este afectată de probleme legate de logistică, lipsa unui spaţiu realmente adecvat desfăşurării activităţii şi necesitatea ajustării schemei de personal pentru a face faţă provocărilor legate de creşterea volumului de activitate şi punerea în aplicare a modificărilor legislative adoptate în perioada 2010 – 2015.

Aceşti factori pot afecta activitatea instanţei, însă datorită modului profesionist în care personalul instanţei îşi desfăşoară activitatea, a fost posibilă depăşirea unora dintre dificultăţi şi obţinerea unor rezultate foarte bune în cursul ultimilor doi ani.

Pe parcursul anului 2015, în activitatea de organizare şi administrare a instanţei s-a urmărit în permanenţă identificarea şi punerea în practică a celor mai adecvate soluţii manageriale, care să conducă în final la o acţiune cât mai eficientă pentru realizarea respectării legalităţii şi a protecţiei drepturilor şi libertăţilor fundamentale ale cetăţeanului.

Pornind în această întreprindere de la prevederile actelor normative şi regulamentelor interne, s-a acordat o atenţie deosebită domeniilor majore de activitate, corespunzătoare funcţiilor managementului administrativ - judiciar de planificare, de implementare şi de control - evaluare şi anume: coordonarea echipei de magistraţi în vederea îndeplinirii corecte şi la timp a îndatoririlor de serviciu ce le revin; coordonarea compartimentelor auxiliare ale instanţei şi a activităţii întregului personal auxiliar şi de serviciu; exercitarea atribuţiilor administrative prevăzute în Regulamentul de ordine interioară a instanţelor judecătoreşti; managementul resurselor umane; evaluarea stării elementelor de patrimoniu; relaţiile cu celelalte instituţii ale statului chemate să contribuie la înfăptuirea actului de justiţie, precum şi cu reprezentanţii mass-media şi ai societăţii civile.

Prin Decizia nr. 1/2015 al preşedintelui instanţei au fost stabilite, cu avizul colegiului de conducere, constituit prin Hotărârea adunării generale a judecătorilor din cadrul Judecătoriei Sector 4, atribuţiile fiecărui judecător delegat la serviciile auxiliare ale instanţei, sub luare de semnătură, această decizie fiind modificată ulterior, ca urmare a schimbărilor ce au intervenit în cadrul colectivului.

Au fost stabilite prin Decizia nr. 2/2015 atribuţiile fiecărui membru al personalului auxiliar, fiind întocmite corespunzător fişele postului şi au fost stabilite la începutul anului temele trimestriale de învăţământ profesional al personalului auxiliar.

Analizând volumul de activitate şi încărcătura pe judecător pe parcursul anului 2015, s-a menţinut măsura desfiinţării funcţiei de judecător de serviciu, atribuţiile acestuia fiind preluate de un grefier cu studii superioare juridice, tocmai în scopul degrevării judecătorilor de o parte a atribuţiilor nejurisdicţionale.

Tot în cadrul măsurilor de ordin administrativ luate pentru remedierea problemelor create de creşterea volumului de activitate se înscriu şi propunerile făcute pentru suplimentarea schemei de personal şi privind transferul/detaşarea unor judecători pe posturile vacante, corelat cu funcţionarea în cursul anului 2015 a unui număr de 7 completuri penale şi 29 completuri civile.

La desemnarea judecătorilor delegaţi s-a avut în vedere volumul de activitate al fiecărui complet de judecată, numărul de şedinţe în care magistraţii au fost programaţi, aptitudinile şi interesul manifestate de aceştia privind problemele ridicate de aceste atribuţii şi, nu în ultimul rând, specializarea judecătorilor.

Totodată, s-au luat măsuri pentru degrevarea magistraţilor de activităţile colaterale celei propriu-zise de judecată prin punerea în aplicare a modificărilor aduse Regulamentului de Ordine Interioară, constând în preluarea unor atribuţii din activitatea judecătorului de către grefieri (ex. evidenţa practicii de casare) şi degrevarea de unele activităţi la compartimentele Arhivă şi Registratură, ceea ce a determinat o creştere a perioadei de timp afectată pentru studiul dosarelor şi pentru activitatea de redactare a lucrărilor.

În acest sens, s-au realizat tipizate de rezoluţii pentru cererile de chemare în judecată, particularizate în raport de obiectul cauzei, fiind propuse Tribunalului Bucureşti pentru a fi inserate în coperta dosarului pentru a putea fi completate mai rapid.

Totodată, s-a realizat verificarea repartizării cauzelor prin aplicaţia Ecris şi tipărirea de rapoarte zilnice. În acest sens, lunar, s-a analizat încărcătura completurilor, situaţia cauzelor noi intrate pentru fiecare complet, situaţia stocului completurilor şi operativitatea pentru fiecare judecător, luându-se măsuri de remediere a eventualelor dezechilibre.

Astfel, în materie penală sunt configurate 7 completuri competente în soluţionarea cauzelor de camera preliminară, fond şi a cererilor în materia executării, toate cele 7 completuri având şi competenţă în materia cauzelor penale cu minori şi de corupţie. Aceste completuri sunt configurate cu stadiul procesual: fond, contestaţie în anulare fond şi revizuire fond.

De asemenea, sunt configurate 7 completuri în materia cauzelor de drepturi şi libertăţi, pentru care repartizarea se realizează după planificarea zilnică a judecătorilor, cu respectarea dispoziţiilor art. 103/8 alin. 1 şi 2 din Regulamentul de Ordine Interioară al instanţelor (art. 103/8 alin. 1 Judecătorul de drepturi şi libertăţi care soluţionează o primă cerere, propunere, plângere sau contestaţie soluţionează, de regulă, şi următoarele cereri, propuneri, plângeri ori contestaţii formulate în cursul urmăririi penale în cadrul aceluiaşi dosar de urmărire penală).

Datorită modalităţii de repartizare pentru aceste complete nu s-a stabilit complexitate maximă sau stadii procesuale, aceşti parametrii nefiind necesari.

În materie civilă sunt configurate în prezent 29 de completuri de judecată competente în soluţionarea cauzelor civile în sens larg, toate având ca stadii procesuale ataşate: fond, contestaţie în anulare fond şi revizuire fond.

În ceea ce priveşte obiectele ataşate acestor complete, acestea sunt organizate cu specializarea mixtă astfel: 4 completuri în materia fondului funciar şi civil, 12 completuri specializate în materia executării silite şi civil, 2 complete de urgenţe şi tutelă, 4 completuri în materia minori şi familie şi civil, 1 complet în materia minori şi familie, azil şi executări silite, 1 complet în materia minori şi familie şi azil, 2 completuri azil şi civil, 1 complet civil şi persoane juridice, 1 complet persoane juridice, 1 complet civil.

Precizăm că în prezent numărul de cauze înregistrate sub imperiul vechiului Cod de procedură civilă este în scădere, astfel că nu se mai atinge complexitatea maximă, astfel că în anul 2015 parametrul complexitate/şedinţă nu a mai fost relevant pentru această instanţă.

Modalitatea de repartizare este automată, existând două sau mai multe completuri care judecă acelaşi obiect, iar repartizarea manuală nu se realizează decât în cazul cererilor incidentale, pentru continuarea judecăţii după suspendare sau în caz de rejudecare.

Separat de aceste completuri, fiecare din judecătorii Secţiei Civile are configurat un complet în materia învestirii cu formulă executorie/încuviinţării de executare (29 completuri), modalitatea de repartizare fiind automată.

În ceea ce priveşte încuviinţările de executare începute sub procedura veche, acestea sunt extrem de puţine, în prezent numărul punctelor repartizate într-o şedinţă fiind de maxim 1-2 puncte.

De asemenea, au fost organizate două completuri pentru soluţionarea cauzelor privind internarea nevoluntară şi externarea, completuri pentru care s-a realizat planificare săptămânală a judecătorilor Secţiei Civile.

Ca o practică curentă, pentru modificările efectuate în ceea ce priveşte obiectele, stadiul procesual sau complexitatea, se întocmesc procese-verbale în care sunt consemnate modificările, indiferent dacă este vorba de adăugarea sau eliminarea unui obiect, modificarea complexităţii sau a stadiului procesual.

Aceste modificări sunt înregistrate pe suport de hârtie de către serviciul Registratură, sub semnătura grefierului şi a judecătorului delegat cu repartizarea aleatorie.

În ceea ce priveşte stabilirea anuală a completurilor şi a componenţei, aceasta se realizează anual de către Colegiul de conducere, iar eventualele modificări în ceea ce priveşte componenţa se realizează pe baza de proces-verbal.

În ceea ce priveşte introducerea în sistem a şedinţelor de judecată, aceasta se realizează de către serviciul Registratură pe baza planificării anuale aprobată de Colegiul de conducere, avându-se în vedere ca pentru repartizarea cu termen să fie disponibile în planificare cel puţin 2 săptămâni cu completele aferente, având în vedre planificarea bilunară sau chiar cu un interval mai mare (multiplu de 14 zile) aferent termenelor de repartizare asociate obiectelor.

Pentru amânările de pronunţare sau soluţionarea unor incidente procedurale, în alte zile decât cele în care şedinţele sunt deja planificate, Serviciul Registratura adaugă în orarul completurilor şedinţele fără repartizare aleatorie (complete cu „p”).

Pentru termenele stabilite conform Legii nr. 202/2010 se adaugă în orarul completurilor şedinţă fără repartizare aleatorie, operaţia realizându-se de Serviciul Registratură, cu consultarea conducerii instanţei, necesară pentru evitarea suprapunerii mai multor şedinţe la aceeaşi oră şi în aceeaşi sală, precum şi pentru respectarea planificării grefierilor.

Înregistrarea dosarelor la instanţă se realizează diferit în materie civilă şi penală, astfel:

În materie penală cererile sunt primite de obicei prin corespondenţă trimisă de către Parchet, Penitenciar sau petenţi, fiind prezentate preşedintelui de secţie care prin viză, cu dată certă, califică cererea/sesizarea şi indică dacă se impune, conform Regulamentului de Ordine Interioară al instanţelor, completul/completurile care trebuie eventual excluse din repartizarea automată, conform prevederilor din Regulamentul de Ordine Interioară al instanţelor, după care cererea se înregistrează în sistem informatic şi se procedează la repartizarea aleatorie.

Ulterior, se completează domiciliile părţilor şi datele statistice, după care dosarul se prezintă completului stabilit prin repartizare automată, care dispune măsurile necesare şi predă dosarul grefierului de şedinţă pentru întocmirea adreselor şi/sau a citaţiilor, după care dosarul se predă în arhivă.

După soluţionarea cauzei, dosarele se predau grefierului şef de secţie pentru acordarea numărului de hotărâre în Ecris şi evidenţiere statistică, iar apoi se predau Biroului Executări Penale care întocmeşte comunicările prevăzute de Regulamentul de Ordine Interioară al instanţelor. Ulterior dosarele sunt predate grefierilor de şedinţă pentru întocmirea practicatelor şi preşedinţilor de complet pentru redactare.

După redactare, grefierul de şedinţă procedează la efectuarea comunicărilor şi închiderea documentului final, dosarele fiind predate la Biroul Executări Penale pentru efectuarea celorlalte acte aferente fazei de executare, după care dosarele se predau grefierului desemnat cu evidenţa arhivei penale.

Cererile privind căile de atac se înregistrează de către serviciul Registratură în aplicaţia Ecris, după care se predau Biroului Executări Penale pentru efectuarea menţiunilor în registre şi la expirarea căii de atac se completează circuitul extern şi se înaintează către instanţa superioară. Tot Biroului Executări Penale ţine evidenţa înaintării dosarelor către parchet pentru motivarea căilor de atac.

În cazul căilor de atac privind măsurile preventive în cursul judecăţii/camera preliminară, după primirea căii de atac, grefierul de şedinţă solicită Serviciului Registratură crearea dosarului asociat şi completează în acesta circuitul extern.

În cauzele având ca obiect cereri privind judecătorul de drepturi şi libertăţi, dacă cererea este prezentată în cursul programului de lucru ea este înregistrată de către Serviciul Registratură, pe baza vizei preşedintelui de secţie sau a judecătorului din planificarea zilnică, care menţionează data şi ora primirii cererii/sesizării, după care dosarul este preluat de grefierul de şedinţă potrivit aceleiaşi planificări, se emit dacă este cazul adrese/citaţii, iar după soluţionare se întocmesc actele şi comunicările prevăzute de Noul Cod de Procedură Penală, inclusiv închiderea documentului final după redactare şi se procedează la completarea registrelor aferente.

Dacă cererea este primită în afara programului de lucru, aceasta este înregistrată de către grefierul de şedinţă, potrivit aceleiaşi planificări, grefierul efectuează toate lucrările în cauză, inclusiv închiderea documentului final redactat şi procedează la completarea registrelor aferente.

Cât priveşte căile de atac în aceste cauze, acestea pot fi înaintate de Parchet, caz în care preşedintele secţiei sau judecătorul planificat prin viză, cu dată şi oră certă, dispune înregistrarea şi înaintarea în căile de atac, operaţie care se realizează de către grefierul de şedinţă care completează şi circuitul extern.

În ceea ce priveşte căile de atac formulate de părţi prin corespondenţă, acestea sunt înregistrate de către Serviciul Registratură cu menţionarea datei şi a orei certe, după care se predau grefierului de şedinţă pentru înaintarea în căile de atac şi completarea circuitului extern.

Cât priveşte încheierile pronunţate în materia măsurilor preventive şi a mandatelor de percheziţie, precizăm că există configurate în Ecris două redactore separate în care se alocă număr de încheiere şi de asemenea, sunt configurate în aplicaţia Ecris şi registrele corespunzătoare pentru acordarea de număr în cazul acestor mandate, fiind utilizate rapoartele din pagina „Registre şi rapoarte – pct. 12a”.

Precizăm că în materia executării sentinţelor penale, se utilizează formatul electronic al Registrului de executări penale pus la dispoziţie de aplicaţia Ecris, în această aplicaţie fiind înregistrate şi documentele emise în faza de executare, precum şi comunicările emise/primite la acest departament, fiind completat şi fluxul documentelor de executări penale care se înregistrează automat şi în Registrul în format electronic.

Pentru registrele la care nu este posibila înregistrarea în aplicaţia Ecris se folosesc registre în format de hârtie.

În materie civilă: cererile de chemare în judecată depuse personal sau prin corespondenţă sunt primite de Serviciul Registratură care atestă data şi ora certă, după care se înregistrează în aplicaţia Ecris, se repartizează şi se completează datele privind domiciliile părţilor şi statistica.

Cererile care se supun vechiului Cod de Procedură Civilă se prezintă judecătorului cauzei care dispune măsurile necesare, după care dosarul se predă unui singur grefier însărcinat cu întocmirea citaţiilor şi a adreselor, se procedează la coaserea dosarului şi se predă în arhivă, către arhivarul responsabil pentru completul respectiv.

Referitor la cererile care se supun Noului Cod de Procedură Civilă, acestea se predau către arhivarul responsabil pentru completul respectiv, care cu o săptămână înainte de îndeplinirea termenului de recomandare le predă judecătorului pentru luarea măsurilor, iar comunicările se întocmesc de un singur grefier însărcinat cu întocmirea citaţiilor şi a adreselor.

După terminarea procedurii prealabile şi stabilirea termenului de judecată, dosarul se predă de către judecător grefierului de şedinţă, care emite citaţiile şi eventualele adrese dispuse de instanţă.

La finalizarea cauzei, în ziua pronunţării sau în ziua imediat următoare, dosarele soluţionate se predau grefierului şef de secţie, care acordă numerele de hotărâre în sistem informatic şi ţine evidenţa statistică, după care cauzele în materie contravenţională se predau Biroului de Executări Contravenţionale conform Regulamentului de Ordine Interioară al instanţelor.

Imediat după terminarea acestor operaţiuni dosarele se predau grefierilor de şedinţă pentru întocmirea practicalelor şi judecătorilor pentru redactare. Închiderea documentului final se realizează de către grefierul de şedinţă, după redactarea acestuia şi emiterea comunicărilor, fiind completată şi data redactării, iar după aceste operaţiuni dosarele se predau la Serviciul Arhivă.

Cererile de apel şi recurs se primesc la Serviciul Registratură, care le înregistrează în Ecris şi ulterior se predau grefierilor arhivari responsabili pentru completul care a pronunţat hotărârea, care efectuează operaţiunile de înaintare în căile de atac, inclusiv completarea circuitului extern.

În materia încuviinţărilor de executare/învestirilor cu formulă executorie, cererile se primesc de către grefierul desemnat la Biroul Executări Civile, care înregistrează dosarul, părţile şi datele statistice, repartizarea automată fiind efectuată de către Registratură.

După repartizarea cauzelor şi completarea tuturor datelor, dosarele sunt predate grefierilor de şedinţă pentru eventuale adrese şi comunicări, iar după soluţionarea cauzei aceştia adaugă documentul final pe care îl şi închid, după redactare.

Comunicarea încheierilor de încuviinţare se face către reprezentantul Biroului Executorului Judecătoresc de către grefierul delegat la Biroul Executări Civile, sub luare de semnătură cu dată certă, nefiind întocmite comunicări în aplicaţia Ecris decât în cazul comunicărilor pentru cererile respinse.

Cererile privind căile de atac sunt primite la Biroul Executări Civile, care înregistrează în Ecris calea de atac şi efectuează circuitul extern, precum şi operaţiunile de înaintare în căile de atac.

Pentru Biroul Persoane Juridice, cererile se depun la grefierul delegat care acordă data certă, după care le prezintă Serviciului Registratură pentru înregistrare şi repartizare automată, restul fluxurilor fiind similar cu cel în materie civilă.

Cererile privind căile de atac sunt primite la Biroul Persoane Juridice, care înregistrează în Ecris calea de atac şi efectuează circuitul extern, precum şi operaţiunile de înaintare în căile de atac.

Cât privește fluxul documentelor şi al actelor procedurale, ca şi o consideraţie generală arătăm că în prezent Arhiva curentă este organizată pe complete, fiecare arhivar sau grefier cu atribuţii la serviciul Arhivă având repartizate un număr de complete de care este responsabil, de la primirea dosarului până la soluţionarea acestuia. După ataşarea la dosar a dovezilor de comunicare a documentului final, dosarul se predă la arhiva de dosare soluţionate, care funcționează într-un spaţiu separat, unde intră în responsabilitatea unui alt grefier.

Precizăm că pentru circuitul intern sunt create locaţii interne cu numele fiecărei persoane care funcționează la serviciul Arhivă, pentru arhiva de dosare soluţionate, pentru arhiva de suspendate, pentru arhiva din Tunari şi pentru celelalte spaţii din afara instanţei, precum şi două locaţii generale intitulate „grefier de şedinţă” şi ”judecător”, în scopul de a se putea identifica exact locul fizic în care dosarul se află.

În ceea ce priveşte actele depuse la dosar, fluxurile sunt diferite în raport de modul de depunere a actelor procedurale, astfel:

Actele depuse personal se prezintă la Serviciul Arhivă direct grefierului responsabil pentru completul care este desemnat cu soluţionarea cauzei. Persoana responsabilă pune dată certă de primire şi înregistrează în aplicaţia Ecris la rubrica „Documente la dosar” actele depuse, după care acestea se ataşează la dosar.

Actele primite prin fax sau e-mail se predau la serviciul Registratură, unde grefierul responsabil pune dată certă de primire şi înregistrează în aplicaţia Ecris la rubrica „Documente la dosar” actele depuse, după care acestea se predau serviciului Arhivă şi fiecare grefier responsabil pentru completul respectiv le ataşează la dosar.

Actele depuse în timpul şedinţei de judecată primesc dată certă prin viza judecătorului cauzei şi sunt menţionate doar în încheierea de şedinţă, nefiind înregistrate în aplicaţia Ecris.

Precizăm că, în ceea ce priveşte cererile de legalizare, acestea se prezintă la arhiva de dosare soluţionate, nefiind înregistrate în aplicaţia Ecris, fiind doar ataşate la dosar cu semnătura de primire şi cu data de depunere şi eliberare, având ataşate şi taxele de timbru corespunzătoare.

În ceea ce priveşte evidenţa taxelor de timbru, precizăm că acestea se înregistrează în aplicaţia Ecris la depunerea cererii de către Serviciul Registratură sau ulterior de către personalul arhivei (în situaţia în care taxa de timbru se depune ulterior), iar în situaţia în care aceasta se depune în şedinţa de judecată, grefierul de şedinţă are obligaţia de a completa în Ecris depunerea taxei de timbru şi sumele achitate.

De asemenea, prin fişa postului s-a prevăzut în atribuţia grefierilor de şedinţă obligaţia de a consemna la rubrica „taxe de timbru” cererile de ajutor public admise şi modalitatea de ajutor public acordată, precum şi eventualele taxe de timbru depuse ca urmare a eşalonării plăţii.

Coordonarea compartimentelor auxiliare ale instanţei şi activităţii întregului personal auxiliar şi de serviciu s-a realizat în principal prin controlul permanent al activităţii compartimentelor auxiliare ale instanţei, pentru asigurarea unui circuit rapid şi sigur în ceea ce priveşte înregistrarea corectă a dosarelor, modalitatea de realizare şi comunicare a actelor procedurale, repartiţia şi predarea dosarelor exclusiv pe baza de semnătură şi a petiţiilor, întocmirea corespunzătoare şi la timp a formalităţilor de executare a hotărârilor penale şi civile, precum şi de urmărire şi executare a creanţelor bugetare provenind din amenzile cu caracter administrativ, cheltuielile şi amenzile judiciare la care au fost obligate diferite subiecte procesuale în conformitate cu legea.

În vederea îmbunătăţirii timpului de soluţionare a cererilor de eliberare a titlurilor executorii s-a luat măsura ca grefierul desemnat să funcţioneze la Serviciul Arhivă, în spaţiul nou amenajat unde se află depozitate dosarele soluţionate aferente anilor 2010 – 2012.

Totodată, pentru eficientizarea activităţilor desfăşurate de personalul din cadrul arhivei şi pentru utilizarea maximă a spaţiului s-a luat măsura separării arhivei curente (dosare pe rol) de arhiva stoc (doare soluţionate), fiecare grefier arhivar primind sarcina gestionării dosarelor unor complete prestabilite, astfel încât să se realizeze un control eficient al activităţii desfăşurate de aceştia şi responsabilizarea acestora în efectuarea activităţii.

De asemenea, s-a monitorizat activitatea grefierilor de şedinţă cu privire la efectuarea lucrărilor în termen, predarea dosarelor către celelalte compartimente auxiliare potrivit unei evidenţe stricte, raportarea taxelor judiciare de timbru achitate în timpul judecăţii, pentru înscrierea acestora în registrul special, şi raportarea amenzilor judiciare dispuse de către instanţă la registrul privind executarea hotărârilor civile din oficiu.

Pentru coordonarea echipei de magistraţi - judecători ai Judecătoriei sector 4 Bucureşti, în vederea unei acţiuni unitare şi coerente de creştere a calităţii actului de justiţie s-au luat măsuri care să influenţeze în mod direct nivelul pregătirii magistraţilor.

Au fost identificate şi puse în discuţie în cadrul programului de formare continuă descentralizată teme de viu interes vizând procedura penală, procedura civilă, deontologia profesională, CEDO, drept comunitar, etc.

De asemenea, s-au realizat activităţi privind analiza practicii de casare şi a practicii neunitare. S-a urmărit respectarea planificării anuale, întocmite la începutul anului calendaristic 2015 cu privire la temele ce au fost propuse, data stabilită şi efectuarea unui referat care să sintetizeze elementele specifice temei, iar în condiţiile în care activitatea practică şi modificările legislative au impus, s-au propus colectivului şi au fost discutate noi subiecte.

Şedinţele de lucru ale colectivului s-au desfăşurat cu o participare activă, magistraţii având posibilitatea să-şi exprime părerea, în vederea eficientizării muncii în cadrul instanţei, realizându-se, în general, o practică unitară la nivelul instanţei în condiţiile fluctuaţiilor de personal şi cooptării în echipă a unor magistraţi tineri cu experienţă diversă.

Pentru aceasta s-a verificat periodic modul în care se realizează soluţionarea cu celeritate a cauzelor în vederea înfăptuirii justiţiei, conform principiilor independenţei şi imparţialităţii magistraţilor, respectării supremaţiei legii şi pentru adaptarea la jurisprudenţa CEDO şi Curţii de Justiţie a Comunităţii Europene.

În acelaşi timp, s-a instituit un sistem de monitorizare strictă a dosarelor mai vechi de un an, situaţiile statistice fiind raportate lunar la instanţele superioare, raţiunea acestei monitorizări constând în identificarea rapidă a motivelor de tergiversare a cauzei şi înlăturarea cauzelor extreme care generează astfel de situaţii.

De asemenea, pentru procesul de redactare a hotărârilor, încheierilor de şedinţă şi a adreselor (activităţi în cadrul cărora înregistrează întârzieri), un efect benefic l-ar avea utilizarea aplicaţiei de scanare şi recunoaştere a textelor (SAE) şi a formularelor tipizate în Ecris, identificarea de noi documente ce pot fi standardizate, crearea de şabloane şi instruirea personalului auxiliar - pentru utilizarea acestora.

Tot în vederea realizării coordonării activităţii magistraţilor, s-a procedat la verificarea dosarelor restituite de instanţele de control judiciar înainte de înregistrarea acestora în registrele de evidenţă a practicii de casare, semnalându-se problemele de practică neunitară şi discutându-se chestiunile juridice identificate în şedinţele de colectiv.

Totodată, s-a continuat activitatea de verificare a cunoaşterii de către personalul auxiliar a prevederilor Regulamentului de ordine interioară a instanţelor judecătoreşti şi a modificărilor dispoziţiilor procedurale în materie civilă şi penală şi s-a verificat, prin sondaj, completarea corectă a tuturor rubricilor din registre şi precizarea exactă a obiectului cauzei atât în registrul general, cât şi pe coperta dosarului, fiind întocmită o listă cu obiectele cauzelor puse la dispoziţia grefierului – registrator.

Conform dispoziţiilor Regulamentului de ordine internă s-a organizat, cu aprobarea colegiului de conducere, planificarea anuală a şedinţelor de judecată şi planificarea permanenţei pentru incidentele procedurale, planificarea judecătorilor pentru luarea măsurilor preventive şi planificarea judecătorilor pentru şedinţele privind suspendarea provizorie a executării silite. De asemenea, s-au luat măsuri pentru întocmirea de planificări în vederea tehnoredactării hotărârilor judecătoreşti, în vederea eliminării restanţelor în redactare.

Având în vedere competenţa specială a Judecătoriei sector 4 Bucureşti privind cererile formulate de către condamnaţii ce execută pedeapsa în Penitenciarul Jilava şi Spitalul Penitenciar Jilava, s-au luat măsuri pentru soluţionarea corespondenţei cu persoanele condamnate sau aflate în stare de arest preventiv şi de asemenea, s-au dispus măsurile legale pentru primirea cererilor privind executarea şi a dosarelor penale în care instanţa a fost sesizată prin rechizitoriu, plângerile împotriva soluţiilor Parchetului, propuneri şi prelungiri ale măsurilor preventive.

Lunar s-au luat măsuri pentru identificarea în vederea repunerii pe rol a dosarelor suspendate, în vederea perimării la acelaşi complet de judecată, fiind astfel desfăşurată o acţiune susţinută de obţinere a relaţiilor de care depinde soluţionarea cauzei în funcţie de motivul suspendării, pentru cazurile prevăzute de art. 244/art. 413 din Codul de procedură civilă.

În anul 2015 la Judecătoria Sector 4 Bucureşti a funcţionat versiunea 4 a aplicaţiei ECRIS, fără a fi semnalate până în prezent deficienţe care să împiedice buna funcţionare a instanţei. În cazul în care s-au constatat deficienţe de funcţionare s-a luat legătura cu Biroul de Informatică al Tribunalului Bucureşti sau Ministerul Justiţiei, pentru remedierea acestora.

Urmare a instalării modulului de statistică ECRIS, s-au luat măsuri pentru ca personalul auxiliar să se familiarizeze cu paginile în care se completează datele statistice în vederea completării corecte a acestora şi de asemenea s-a prezentat judecătorilor modalitatea de vizualizare a rapoartelor statistice.

Totodată, s-a menţinut măsura editării condicilor de şedinţă în format electronic, fiind identificate tiparele de lucru şi întocmite proceduri pentru eficientizarea modului de utilizarea a aplicaţiei şi a informaţiilor electronice.

Ulterior acestei faze, în care s-au realizat activităţi de identificare a tiparelor şi de întocmire proceduri de lucru, perioadă în care utilizatorii s-au acomodat cu noile atribuţii, s-au luat măsuri de completare în consecinţă a fişelor postului pentru anul 2015.

La nivelul anului 2015 s-au stabilit persoanele desemnate cu repartizarea aleatorie a cauzelor conform Regulamentului de ordine interioară a instanţelor judecătoreşti, activitatea acestora fiind coordonată de preşedintele instanţei, membru şi în comisia de dezvoltare a aplicaţiei ECRIS.

La nivelul Judecătoriei Sector 4 Bucureşti, prin Hotărârile de colegiu nr. 12/2013 şi nr. 18/2015, s-au stabilit criteriile de prioritate pentru analizarea cererilor anterior datei recomandate (criteriile fiind: încărcătura efectivă a completului, definirea obiectului ca urgent de către legiuitor, rejudecări, declinări de competenţă, continuarea judecăţii după soluţionarea conflictului de competenţă, alte motive invocate de părţi şi dovedite în fiecare cauză în parte, depunerea la dosar a unei tranzacţii/acord de mediere, existenţa altor dosare pe rol care depind de soluţionarea cauzei respective), precum şi intervalul de timp rezonabil pentru demararea procedurii de regularizare, respectiv 3 luni de la înregistrare.

În ceea ce priveşte termenul de recomandare, se impune a fi menţionat faptul că durata termenului de recomandare a înregistrat o scădere pe parcursul 2015, media în zile a datei recomandate fiind de 8,5 zile.

Totodată, precizăm că Hotărârile de colegiu au fost discutate cu întreg colectivul de magistraţi al instanţei, aceştia manifestând o atitudine pozitivă şi înţelegând necesitatea demarării procedurilor, pentru evitarea întârzierilor.

În ceea ce priveşte generarea unor rapoarte bilunare sau lunare pentru fiecare complet, privind dosarele în care urmează a se îndeplini data recomandată, precizăm că potrivit fişei postului această obligaţie există în sarcina grefierului de şedinţă şi a grefierului arhivar care au obligaţia de a prezenta cu o săptămână înainte aceste dosare preşedintelui de complet.

Referitor la efectuarea de controale periodice pentru verificarea datei la care sunt întocmite adresele de comunicare a măsurilor dispuse în cadrul procedurii prealabile, la această instanţă a fost desemnat un grefier care are în competenţă emiterea acestor adrese astfel încât să nu se producă întârzieri.

Au fost efectuate controale periodice pentru verificarea datei la care sunt întocmite adresele de comunicare a măsurilor dispuse în cadrul procedurii prealabile, fiind desemnat un grefier care are în competenţă emiterea acestor adrese, astfel încât să nu se producă întârzieri.

În situaţiile în care numărul de comunicări ce urmau a fi emise a fost mai mare, s-au luat măsuri privind suplimentarea personalului, pentru perioade determinate, în vederea îndeplinirii procedurilor prealabile, astfel încât să nu se producă întârzieri în emiterea comunicărilor.

În ceea ce priveşte primul termen de judecată pentru cauzele în are s-a finalizat procedura de verificare, nu au fost identificate situaţii de depăşire nejustificată a termenului de 60 de zile

Depăşirea termenului prevăzut de art. 201 alin. 3 Cod procedură civilă s-a datorat, în unele cazuri, necesităţii citării părţilor în străinătate, termenul prevăzut de Codul de Procedură Civilă nefiind util, nefiind posibilă îndeplinirea procedurilor de citare în alte state în acest interval.

În urma controalelor efectuate s-au identificat cazuri izolate în care s-a produs depăşirea termenului, situaţia fiind justificată în unele cazuri de faptul că în intervalul respectiv judecătorii au fost planificaţi în şedinţe de judecată.

Pe de altă parte, în unele cazuri datorită formulării unor cereri de ajutor public judiciar, urmate de cereri de reexaminare, procedura de verificare a început ulterior clarificării acestor chestiuni prealabile, astfel cum prevăd şi dispoziţiile Ordonanţei de Urgenţă nr. 80/2013 privind taxele de timbru.

În ceea ce priveşte managementul resurselor umane, s-a urmărit în primul rând asigurarea unei dimensionări echilibrate a volumului de activitate raportat la fiecare membru al colectivului, prin delegarea de atribuţii, abordarea raţională a problemelor, stabilirea problemelor de rezolvat zilnic, în ordinea importanţei lor, evaluarea corectă a performanţelor profesionale ale angajaţilor.

Fată de acest aspect, au fost propuse conducerilor instanţelor superioare: mărirea schemei actuale de personal, atât magistraţi, cât şi personal auxiliar, justificată de faptul că numărul redus de judecători la această instanţă, fluctuaţia permanentă a acestora datorată concediilor de creştere a copilului şi a concediilor medicale, a detaşărilor.

Problemele legate de ocuparea schemei de personal au impus eforturi susţinute pentru realizarea unui bun management al resurselor umane, pentru crearea unui colectiv unit.

Pentru desfăşurarea în condiţii normale a activităţii personalului instanţei a fost desemnat reprezentantul lucrătorilor cu răspunderi specifice în domeniul securităţii şi sănătăţii lucrătorilor şi lucrătorul desemnat pentru a se ocupa de activitatea de protecţie şi de prevenire a riscurilor profesionale.

Pe parcursul anului 2015 s-a urmărit şi actualizat afişajul în instanţă şi pe portal, fiind afişate: programul cu publicul, normele de conduită aprobate de Consiliul Superior al Magistraturii, date privind sediul şi programul de activitate al Biroului pentru Informare şi Relaţii Publice, pentru informarea corectă a justiţiabililor, etc.

Lunar, trimestrial, semestrial, anual, conducerea instanţei întocmeşte statistici privind dosarele intrate, tipurile acestora, volumul de activitate, numărul dosarelor soluţionate, operativitatea, stocul de dosare, ce se raportează la instanţele superioare, sub acest aspect o parte din activităţile de statistică desfăşurate de grefierului şef au fost delegate grefierilor şefi de secţie.

În general, s-a încercat imprimarea unui caracter de bună credinţă şi respect faţă de adevăr în relaţiile cu instanţele superioare şi celelalte instituţii şi prin puterea exemplului personal, astfel încât „judecătorul” ca instituţie să stea în faţa opiniei publice având garanţia supremă a lucrului bine făcut în folosul comunităţii căreia îi aparţine.

Totodată, numărul mare de cauze soluţionate dovedeşte şi eficienţa în ceea ce priveşte utilizarea de către personalul instanţei a dotărilor IT de care dispunem, dar şi a măsurilor organizatorice luate pentru buna desfăşurare a întregii activităţi.

În ceea priveşte soluţionarea problemelor de spaţiu referitoare la arhiva instanţei au fost efectuate demersuri de predare spre depozitare către SC. Archivit SRL. a unui mare număr de dosare.

Astfel, în cursul lunilor aprilie – mai au fost inventariate şi depozitate în cutii speciale un număr de aproximativ 80.000 dosare, înregistrate în perioada 1995 – 2000, care au fost predate spre arhivare.

Această activitate a implicat întreg personalul auxiliar al instanţei fiind desfăşurată şi cu sprijinul Tribunalului Bucureşti, permiţând reorganizarea stocului arhivistic depozitat la sediul instanţei şi mutarea unei părţi din dosare, respectiv anul 2009 – 2010, la spaţiile puse la dispoziţia instanţei în localitatea Tunari.