Raportul auditului performanței

3.1.2. Consiliul de administrație al întreprinderii nu a asigurat realizarea integrală a competențelor sale statutare, fapt ce a influențat nefavorabil administrarea eficientă a întreprinderii.

Cadrul legal și cel normativ stabilesc atribuții și responsabilități clare pentru organele de conducere în cadrul întreprinderilor de stat în procesul de administrare a proprietății de stat. În pofida acestor reglementări, auditul public a constatat unele deficiențe în activitatea Consiliului de administrație, în special cele ce vizează eficiența mecanismului de reprezentare a intereselor statului, și anume:

• 
  pentru anii 2015-2016 nu a fost aprobată structura organizațional-economică, componența numerică a întreprinderii, precum și fondul sau normativele de retribuire a muncii angajaților;
  
• 
  nu au fost aprobate regulamentele de organizare și funcționare a filialelor, precum și regulamentele interne ale întreprinderii;
  
• 
  nu au fost aprobate decizii privind asigurarea bazei tehnico-materiale și elaborarea/formarea programului de producție al întreprinderii;
  
• 
  nu au fost luate măsuri care să asigure integritatea și folosirea eficientă a bunurilor;
  
• 
  nu a asigurat prezentarea către fondator a raportului auditorului extern privind situațiile financiare ale întreprinderii.
  

Se relevă că remunerarea membrilor Consiliului de administrație s-a efectuat lunar, în mărime de trei salarii minime pe țară (3,0 mii lei). În acest sens, au fost suportate cheltuieli în sumă totală de 391,2 mii lei¹², având în vedere că întreprinderea mai mulți ani consecutivi înregistrează pierderi majore care influențează negativ asupra performanței și dezvoltării eficiente a acesteia.

Totodată, auditul public a identificat că Regulamentul Consiliului de administrație al Î.S. ,,CFM” nu corespunde prescripțiilor prevăzute în actele normative ce reglementează activitatea acestuia^{13 14}, nefiind specificate atribuțiile privind asigurarea transparenței procedurilor de achiziție a bunurilor, lucrărilor și serviciilor destinate atât acoperirii necesităților, cât și asigurării bazei tehnico-materiale și formării programului de producție al întreprinderii. În aceeași ordine de idei, se relevă că statutul întreprinderii nu a fost ajustat cu prevederile legale, nefiind incluse unele atribuții (deși aceste atribuții se conțin în Regulamentul acestuia), cum ar fi:

• 
  aprobarea, la propunerea administratorului, în conformitate cu legislația, a structurii organizațional-economice, componenței numerice a întreprinderii, fondului sau normativelor de retribuire a muncii angajaților;
  
• 
  aprobarea regulamentelor filialelor și ale reprezentanțelor întreprinderii, precum și a rapoartelor trimestriale și anuale ale acestora;
  
• 
  adoptarea deciziei privind numirea sau eliberarea conducătorilor filialelor, stabilirea cuantumului retribuției muncii lor, al recompenselor și compensațiilor;
  
• 
  aprobarea regulamentelor interne ale întreprinderii, la propunerea administratorului.
  

Cele menționate sunt cauzate de carențele cadrului legal, în contextul responsabilizării reprezentanților fondatorului și membrilor organelor de conducere, care trebuie să constituie o măsură de sporire a controlului asupra activității întreprinderii orientată spre performanță, pentru realizarea și protejarea intereselor statului, precum și de lipsa unei monitorizări adecvate din partea fondatorului.

În rapoartele Curții de Conturi publicate anterior cu referire la domeniul vizat, au fost semnalate deja o serie de obstacole, care sunt reiterate și în prezentul Raport. Acestea frânează dezvoltarea și protejarea proprietății de stat.

3.1.3. În transportul feroviar local nu au fost depuse suficiente eforturi în vederea revizuirii și actualizării tarifelor și taxelor suplimentare.

Un rol important în obținerea performanței financiare și operaționale se atribuie stabilirii adecvate a tarifelor în baza costurilor de producție, fapt ce contribuie nemijlocit la dezvoltarea întreprinderii.

Ministerul de specialitate aprobă tarifele și taxele suplimentare privind transportul de mărfuri și călători pe Calea Ferată din Moldova, însă acestea nu sunt bazate pe o metodologie bine determinată de formare și actualizare și nu au legătură cu costurile de producție.

Se denotă că ultima indexare a tarifelor și taxelor suplimentare privind transportul de mărfuri pe Calea Ferată din Moldova a avut loc la 09.06.2015, prin aprobarea ,,Culegerii de tarife la transportarea mărfurilor pe Calea Ferată din Moldova în trafic local”, elaborată în baza unei culegeri anterioare (din 2002), și reprezintă o ajustare a tarifelor din perioada sovietică. Similar, tarifele pentru transportul de călători pe Calea Ferată din Moldova au fost aprobate în anul 2015, care de asemenea reprezintă o ajustare a acelora din anul 1999.

Astfel, fondatorul nu a întreprins măsuri de modificare a tarifelor de acces local la transportul de mărfuri, cât și de călători, și nu a oferit suport suficient pentru a spori competitivitatea și eficiența economică a întreprinderii, ținând cont de faptul că aceasta este generatoare de pierderi majore.

3.1.4. Sistemul de management al calității din cadrul întreprinderii nu este organizat eficient și nu funcționează corespunzător.

SMC constituie un instrument important în asigurarea performanței întreprinderii și este un proces ce urmează a fi monitorizat de Consiliul de administrație și implementat de organul executiv, inclusiv de către personalul acesteia, care își propun să furnizeze o asigurare rezonabilă privind eficacitatea și eficiența gestionării fondurilor publice aflate în gestiune.

Începând cu anul 2013, în cadrul întreprinderii este implementat SMC¹⁵, care garantează că serviciile oferite îndeplinesc condițiile de calitate, prescrise de standardele internaționale, pentru satisfacerea cerințelor societății. Studierea și analiza de către audit a documentelor atestă că întreprinderea nu deține documente și informații complete privind stadiul de realizare/implementare a cerințelor aferente SMC, iar acest fapt afectează monitorizarea și îmbunătățirea continuă a proceselor aferente. Totodată, pentru unele componente ale procesului de organizare și funcționare din cadrul întreprinderii nu au fost planificate controale interne adecvate, capabile să prevină erorile și neregulile din mediul vizat.

3.1.4.1. Activitatea Serviciului audit intern nu a avut un impact pozitiv asupra performanței sistemului de MFC al întreprinderii.

În scopul implementării controlului intern în cadrul întreprinderii, în anul 2014 a fost creat SAI, format din: Secția audit financiar și Secția revizie și control, care activa în baza Regulamentului propriu de organizare și funcționare.

Activitatea auditului intern urmărește să evalueze în ce măsură bunele practici și instrumentele eficace de control există și sunt puse în aplicare, astfel încât obiectivele întreprinderii să fie atinse în prezent și în continuare.

Analiza rapoartelor rezultate ca urmare a efectuării a 30 misiuni de audit pentru anii 2015-2016 reflectă depistarea mai multor iregularități, unele având un impact financiar asupra întreprinderii în cuantum de 11,6 mil.lei. Totodată, se denotă că documentarea misiunilor de audit intern nu a fost realizată potrivit cadrului normativ aplicabil în domeniu¹⁶, inclusiv nu a fost monitorizată executarea recomandărilor înaintate, fapt ce a influențat asupra funcționării eficiente și eficace a activității per ansamblu a întreprinderii.

3.1.4.2. În cadrul întreprinderii nu este instituit managementul riscurilor.

Una dintre funcțiile esențiale ale unei întreprinderi este realizarea în termen a obiectivelor de performanță stabilite și obținerea profitului, precum și valorificarea oportunităților în beneficiul întreprinderii, astfel dovedindu-și eficiența. Pentru a realiza aceste scopuri, întreprinderea trebuie să instituie un management al riscului, prin: stabilirea contextului, identificarea, analiza, evaluarea și tratarea riscurilor semnificative.

Deși situația în sectorul feroviar este în general nesatisfăcătoare din punctul de vedere al performanței dezvoltării acestuia, întreprinderea nu a identificat riscurile persistente în activitatea sa, precum și nu a elaborat registrul de rigoare, ceea ce denotă că controlul intern existent este unul ineficient.

3.1.4.3. Nu au fost elaborate regulamentele de organizare și funcționare pentru toate filialele întreprinderii.

În vederea realizării corespunzătoare a activității unei întreprinderi, fiecare subdiviziune structurală din cadrul acesteia urmează să se ghideze de un regulament de organizare și funcționare. Prin intermediul regulamentelor de organizare și funcționare se repartizează sarcinile și se delimitează responsabilitățile între diferite niveluri și diviziuni structurale ale întreprinderii, precum și se deleagă împuterniciri și responsabilități angajaților.

În perioada supusă auditării, în cadrul întreprinderii funcționau 52 de filiale, iar conform ultimilor modificări efectuate în Statutul său de funcționare în octombrie 2016, aceasta avea în componența sa 45 de filiale, urmare comasării a 8 filiale care prestau servicii medicale în una singură.

Deși Î.S. „CFM” și-a definit noua structură organizațională, aceasta nu a elaborat regulamentele de organizare și funcționare pentru 3 filiale, iar pentru altele 7 – nu le-a revizuit și ajustat. Misiunea de audit public a constatat că, în cazul a 9 regulamente, denumirea filialelor nu coincide cu denumirea stipulată în Statut, ceea ce denotă caracterul superficial al regulamentelor.

Totodată, s-a constatat că, deși în Statut 3 filiale sunt prezentate ca persoane independente¹⁷, în Organigrama întreprinderii acestea sunt reflectate în componența altor 3 filiale¹⁸.

O altă problemă identificată este neconcordanța Organigramei cu Statutul întreprinderii. Astfel, potrivit Organigramei aprobate în anul 2013, în cadrul întreprinderii funcționau 45 de filiale, pe când în Statut erau menționate 52. Analogic, după aprobarea în anul 2016 a noii Organigrame cu 38 de filiale, nu a fost ajustată lista filialelor în Statut, acestea constituind 45, ca urmare a înregistrării modificărilor din octombrie 2016. Auditul public a constatat discrepanțe și în urma generării și contrapunerii informației privind denumirea și numărul total al filialelor, incluse în Statutul întreprinderii și cu cele reflectate în Sistemul Informațional contabil 1C ¹⁹.

În acest context, se relevă că nu există o claritate și coerență privind numărul și denumirea filialelor existente în cadrul întreprinderii. Multitudinea informațiilor din diferite surse privitor la filiale implică situații incerte și riscuri aferente operării eronate a informațiilor privind desfășurarea activităților pentru care au fost instituite.

Totodată, auditul public a constatat că neactualizarea/nemodificarea Regulamentului de organizare și funcționare a Secției administrative a condiționat incertitudini privind persoana responsabilă de monitorizarea contractelor de locațiune în cadrul aparatului administrativ, precum și neasigurarea unei monitorizări eficiente a procesului de atribuire în locațiune a activelor neutilizate în procesul de producție.

3.1.4.4. Managementul sistemului financiar-contabil și procedurile aferente acestuia necesită îmbunătățiri semnificative.

Sistemul de gestiune contabil al întreprinderii este descentralizat, împărțit în 45 de filiale. Fiecare filială dispune de conturi curente în bănci comerciale, contabili și alt personal de suport, precum specialiști în resurse umane, economiști etc. Existența unui astfel de sistem presupune asumarea de către întreprindere a cheltuielilor de personal și a plăților de întreținere a 287,75 de funcții²⁰. Prin urmare, absența unor astfel de specificări creează dificultăți în procesul de înțelegere a rezultatelor financiare și a poziției activității întreprinderii, deoarece de politica de contabilitate se conduc și angajații filialelor, responsabili de asigurarea întocmirii tuturor tipurilor de rapoarte financiare cu informații veridice și complete, cu prezentarea ulterioară a acestora spre consolidare Secției de consolidare și fiscalitate din cadrul Serviciului financiar.

Totodată, auditul public relevă că trei filiale ale Î.S. „CFM” din stânga Nistrului²¹ nu prezintă situațiile financiare începând cu anul 2004, iar întreprinderea înregistrează valoarea de bilanț a acestor unități de 25,9 mil.lei, neconfirmată însă anual, fapt ce afectează autenticitatea situațiilor financiare consolidate ale întreprinderii.

Elaborarea politicilor contabile constă în alegerea unui procedeu din cele propuse în fiecare standard de contabilitate, în fundamentarea procedeului ales, ţinându-se cont de particularitățile activității întreprinderii, și în acceptarea acestuia în calitate de bază pentru ținerea evidenței contabile și întocmirea situațiilor financiare.

Contabilitatea operațiunilor financiare în cadrul întreprinderii este reflectată în baza metodei contabilității de angajamente și continuității activității, și se ține în sistemul electronic 1C-contabilitate. Cu toate că Politicile de contabilitate aprobate pentru anii 2014-2016 au fost elaborate conform SNC²², auditul public a identificat că unele fapte economice nu au fost specificate și dezvăluite în politica de contabilitate:

• 
  dispunerea Nomenclatorului de venituri, pentru clasificarea lor, potrivit tipurilor de activitate desfășurate. În acest context se menționează că, urmare a contrapunerii datelor generate din sistemul 1C al întreprinderii cu informația reflectată în situațiile financiare pe anul 2015, au fost identificate divergențe la poziția ,,Venituri din vânzări și alte venituri din activitatea operațională” în cuantum de 1,1 mil.lei, fiind condiționate de nereflectarea corectă a veniturilor din darea în locațiune a imobilelor și în folosință a vagoanelor de către unele filiale;
  
• 
  nu este identificată metoda de contabilizare a creanțelor compromise;
  
• 
  nu este prevăzută modalitatea creării, calculării și contabilizării provizioanelor, precum și tipul acestora (inclusiv pentru creanțele compromise și plata indemnizațiilor pentru concediile de odihnă). Potrivit SNC „Capital propriu și datorii” provizioanele se constituie pentru acoperirea cheltuielilor (pierderilor) eventuale și trebuie să fie strict corelate cu riscurile și cheltuielile estimate de către întreprindere;
  
• 
  modul de ținere a evidenței motorinei în sistemul 1C este reflectat neclar, datele fiind prezentate în 55 de poziții, în diferite unități de măsură (litri, tone, bucăți, fiolă, etc.). Această situație este condiționată de faptul că filialele introduc date diferite în Sistemul Informațional contabil 1C, ceea ce determină înregistrarea eronată a informației privind intrările și ieșirile motorinei.
  

Pe lângă toate acestea, întreprinderea nu deține proceduri de evidență precum că combustibilul alocat autoturismelor personale este utilizat în interes de serviciu și nu în scopuri personale. Deși pentru realizarea anumitor atribuții în interes de serviciu, angajații sunt asigurați cu combustibilul necesar, înregistrarea cheltuielilor²³ în evidența contabilă se efectuează formal, în lipsa tuturor elementelor confirmative din documentele aferente, fără o monitorizare adecvată a scopurilor itinerarului acestora;

• 
  metodologia de repartizare a cheltuielilor de exploatare pe tipuri de transport a mărfurilor este una generală și necesită a fi îmbunătățită. Astfel, lipsa unui sistem amplu de calculare a costurilor serviciilor de transport atrage după sine lipsa bazei de pornire pentru formarea politicilor tarifare privind transportul local de mărfuri și pasageri, inclusiv pentru solicitanții de reducere a tarifelor, care ca rezultat se transformă într-o simplă evidență a cheltuielilor suportate de întreprindere;
  
• 
  modificările aferente estimărilor contabile ale mijloacelor fixe nu sunt reglementate în politicile contabile ale întreprinderii²⁴, ceea ce a determinat admiterea iregularităților și prezentarea neveridică a unor informații din situațiile financiare.
  

3.1.4.5. Neefectuarea auditului extern anual afectează performanța economico-financiară a întreprinderii.

Deși auditul extern al situațiilor financiare anuale este obligatoriu pentru toate întreprinderile de stat fără nicio condiționalitate, pentru anii 2015-2016 întreprinderea nu deține aceste rapoarte, din cauza neachitării mijloacelor financiare companiei de audit contractate.

Cele menționate sunt cauzate de nedorința utilizării acestor rapoarte în activitatea întreprinderii, ale căror constatări urmează să contribuie la luarea deciziilor manageriale, în scopul gestionării eficiente a fondurilor publice deținute.

Totodată, nedispunerea de aceste rapoarte la momentul oportun subminează eficiența activității economico-financiare a întreprinderii, fiind unul din instrumentele care sporește responsabilitatea organelor de conducere.