Semerkand line site yönetiMİ

SEMERKAND LİNE SİTE YÖNETİMİ

01.07.2013-31.07.2013 AYLIK FAALİYET RAPORU
İÇİNDEKİLER

Giriş

1.Semerkand Line Konutları Sitesi Hakkında Genel Bilgiler Alanların Durum ve Kullanım Bilgileri

1.1 Site Genel Bilgileri

1.2.Yönetim Kurulu Bilgileri

1.3.Teknik Bakım ve Diğer Hizmetler Sözleşme Takip Listesi

1.4.Site Doluluk Oranları

1.5.Proje Kontak Kişiler

2.Aylık Faaliyetler ve Müşteri İlişkiler

2.1. Yönetim Hizmetleri ve Müşteri İlişkileri Aylık Raporu

2.1.1 Faaliyetler

2.1.2 Duyurular /Bildirimler

2.1.3.Forumlar/İnternet Sayfası

2.2 Teknik İşletim ve Bakım Onarım Hizmetleri Aylık Raporu

2.2.1 Havuz Bakımı

2.2.2.Asansör Bakımı

2.2.3.Jeneratör Bakımı

2.2.4.Pompa Bakımı

2.2.5.Aydınlatma

2.2.6.Brülör ve Kazanlar

2.2.7.SMATV Sistemi

2.2.8.İklimlendirme Cihazları

2.3.Temizlik Hizmetleri Aylık Raporu

2.3.1.Blok Temizlik

2.3.2.Çevre Temizlik

2.3.3.Otopark Temizlik

2.4.Koruma ve Güvenlik Hizmetleri Aylık Raporu

2.4.1 Denetim Faaliyetleri

2.4.2.Otomasyon /Yangın ve Kuyu Pompası Alarm Takip

2.5.Bahçe Bakım ve Peyzaj Hizmetleri Aylık Raporu

2.6.Ortak Alan İlaçlama Hizmetleri Aylık Raporu

3.Aylık Tesis Bilgileri

3.1.1. Elektrik

3.1.2.Doğalgaz

3.1.3.Kullanma Suyu

3.1.4.Bahçe Suyu

3.1.5.Motorin

4.Mali Konular Genel Bilgiler

4.1.Borçlandırma-Tahsilat Listesi

4.2.Finansal Durum

4.3.Site Yönetimi Borçlarını Gösterir Tablo

4.4.Site Yönetimi Satın Alma ve Kesilen Faturalar



GİRİŞ

01.07.2013 Tarihinden itibaren hizmet vermeye başladığımız Semerkand Line projesi ile ilgili 01.07.2013-31.07.2013 arasında yapılan faaliyetlerimizin sizlerle paylaşılması amacıyla bu rapor düzenlenmiştir.

Rapor Düzenleme Tarihi:15.08.2013

Rapor Dönem Tarihleri:01.07.2013-31.07.2013

1.GENEL BİLGİLER ALANLARIN DURUM ve KULLANIM BİLGİLERİ

1.1. Site Genel Bilgileri;

Semerkand Konutları Sitesi, İstanbul ili, Barış mah. Enver Adakan cad. Peyami Sefa Sokak. No.1 Beylikdüzü- İstanbul adresinde F21D24D4A Pafta 264 Ada No. 7 Parsel No olarak kayıtlı arsa üzerinde inşa edilmiş 96 adet dükkan ve 543 Bağımsız Bölümden oluşan bir toplu konut projesidir. Semerkand Line Sitesi 01.07.2013 tarihinde devreye alınarak yaşama açılmıştır.

1.2.Yönetim Kurulu Bilgileri;

Semerkand Line Yönetim Planının 64.Maddesi gereği;Semerkand Yapı A.Ş. 27.02.2013 tarihli 2013/04 nolu kararı ve Mustafa Ender Adakan Vakfı’nın 03.12.2013 tarihli 541 nolu Yönetim Kurulu kararları ile görevlendirilen yönetim kurulu 03.05.2013 tarihinde Karar Defterine alınan ilk ihdas kararı ve ilgili diğer kararlarla Yönetim Kurulu üyeliğine Gürsel TONKA, Cüneyt KALPAKOĞLU, Hüseyin KARAAHMETOĞLU, Ali ORAL, Adem SOYTEKİN seçilmişlerdir. Geçici Yönetici Semerkand Yapı A.Ş. dilediği zaman Yönetim Kurulu üyelerini değiştirme hakkına sahiptir.

Alınan yönetim kurulu kararlarına ait tablo aşağıda bilgilerinize sunulmuştur;

Geçici Yönetim tarafından Semerkand Line Site Yönetim / İşletim Hizmetleri için çalışmalar yapılmış, firmalardan teklifler alınmıştır. Karar verilen E-Yönetici firması göreve başlatılmış ve Yöneticiliğin resmi kuruluş işlemleri ve devreye alma işlemleri tamamlanmıştır.

1.3 Teknik Bakım Ve Diğer Hizmetler Sözleşme Takip Listesi;

1.4.Site Doluluk Oranları;





1.5.Proje Kontak Kişiler

Semerkand Line Sitesinde görevli personelin her türlü faaliyetlerinin planlanması, yürütülmesi, sonuçlarının takibi ve denetimi ile uzmanlık gerektiren sorunların çözümü Semerkand Line Konutları Yönetimi kontrolünde, işletmeci firma “E-YÖNETİCİ Profesyonel Proje Yönetimi Enerji Danışmanlık ve Ölçüm Hizmetleri Emlak San. ve Tic. Ltd. Şti.” tarafından sağlanmaktadır.

Semerkand Line Konutları’nda 1 Site Müdürü, 1 Muhasebe, 1 Konutlar Halkla İlişkiler, 1 AVM Halkla İlişkiler, 4 Teknik, 13 Temizlik, 2 Bahçıvan ve 19 Güvenlik Personeli olmak üzere toplam 42 personel görev yapmaktadır.

2.AYLIK FAALİYETLER VE MÜŞTERİ İLİŞKİLERİ

2.1.Yönetim Hizmetleri ve Müşteri İlişkileri Aylık Raporu;

2.1.1 Faaliyetler

Semerkand Line Sitesi sakin / maliklerinin gerek Site Yönetim ofisine gelerek, gerek telefon ile bizlere ulaşarak gerekse forum alanından yazılı olarak bizlere aktarmış olduğu talep ve önerilerinin E-Sisteme aktarımları sağlanmış, problemin çözümüne yönelik personel yönlendirilmesi, firma araştırılması, genel bilgi aktarımının sağlanması vb işlemler gerçekleştirilmiştir.

• 
  ÇAĞRI KAYITLARI;
  

01.07.2013-31.07.2013 tarihleri arası sistemimizde 203 kayıtlı çağrı görüntülenmektedir.Konu dağılımını içerek grafik bilgilerinize sunulmuştur

Çağrı Kayıtları İçerik Bilgileri

Bunların dışında gelen-giden evraklara kayıt numarası verilerek evrak kayıt defterine işlenmiştir.

• 
  GELEN/GİDEN EVRAK DAĞILIMLARI;
  

Gelen Evrak Dağılımı

Giden Evrak Dağılımı

• 
  DOSYA VE EVRAK İŞLEMLERİ;
  

Konutlar ve dükkanlarla ilgili her bir blok için dosya oluşturulmuş,bu dosyalarda her bir daire için ayrı kayıtlar açılarak mevcut evraklar dosyalanmıştır.

• 
  İSTENİLEN EVRAKLARIN TAKİBİ ;
  

Yönetim ofisimize gelen site sakinlerinin tapu/kira sözleşmeleri fotokopileri talep edilmiştir.Eksik evrakı olan daireler aranarak evrakların temin edilmesi sağlanmıştır.

• 
  EVRAK BİLGİLERİNİN SİSTEME GİRİŞİ;
  

Teslim edilen evrak bilgileri ,İnternet ortamında yapılan güncellemeler ve telefonla bildirilen güncellemeler sisteme işlenmiştir.

• 
  KİRACI KAYITLARI VE SATILAN/SATIN ALINAN DAİRE KAYITLARI GİRİŞİ;
  

Yönetim ofisine gelerek kiracı olarak taşındıklarını beyan eden sakinlerimizin kira kontratları kendilerinden veya ev sahiplerinden temin edilerek sisteme tanımlanmıştır.Satılan ve satın alındığı bildirilen dairelerin bilgileri kat maliklerinden veya satışl ofisinden talep edilerek sisteme tanımlanmıştır.

• 
  MERHABA YAZISI TAKİPLERİ;
  

Merhaba yazısı gönderilen adreste ulaşılamayan kat malikleri aranarak adres bilgileri güncellenmiştir.Mail adresleri alınarak sisteme tanımlanmıştır ve mail adreslerine gönderimi sağlanmıştır.Adreslerine gönderimlerini talep eden kat maliklerinin güncellenen adreslerine gönderimleri yapılmıştır.Projede oturumları gerçekleşen kat maliklerine elden teslim edilmiştir.Bu konudaki aramalar devam etmektedir.

• 
  SİTE YÖNETİMİ İNTERNET SAYFASI KULLANIMI;
  

Yönetim ofisine gelen veya arayarak ulaşan site sakinlerine e-yönetici internet sayfası bilgileri verilerek güncel tüm bilgilere buradan ulaşabilecekleri bilgisi ve kullanım bilgileri verilmiştir.

• 
  ELEKTRİK SAYAÇ NUMARALARI KAYITLARI;
  

Halkla İlişkiler birimi olarak Elektrik Tesisat numaraları teknik personele okutularak site sakinlerinin abonelik işlemlerinde hızlı bir şekilde cevap verebilmek için her daire için ayrı bir listede kayıtlanmıştır.

• 
  SAYAÇ DEĞERLERİ TAKİBİ;
  

Sayaç Değerlerinin okunabilmesi için önümüzdeki dönemde kullanılacak excel tabloları hazırlanmıştır.Okunan değerlerin sisteme girişleri yapılmıştır

• 
  DEMİRBAŞ MALZ.ALIMLARI;
  

Demirbaş Malz.Alımlarının sayımları yapılarak ilgililere tutanak ile teslim edilmiştir.

• 
  SİTE ORTAK ALANLARI;
  

Site yönetimi olarak alınan talepleri doğru değerlendirmek ve siteyi tanımak amacıyla Halkla ilişkiler personeli site ortak alanları ve daireleri gezmiştir .Temizlik ve teknik durumun kontrolleri yapılmış,görünen eksiklik ve aksaklıklar not alınarak ilgililere aktarılmıştır.

2.1.2.Duyurular/Bildirimler;

Sistemde kayıtlı tüm daire ve dükkanlara aşağıdaki mesajların gönderimi yapılmıştır;

01.07.2013-Demirbaş Avansı Borç Hatırlatma Mesajı

22.0.72013-Temmuz Aidatı Borç Hatırlatma Mesajı

24.07.2013-Çöp Toplama Saatleri Bilgilendirme Mesajı

24.07.2013-Otoparkların Boyanması İle İlgili Bilgilendirme Mesajı

24.07.2013-Taşınmalar Hakkında Site Yönetiminin Bilgilendirilmesi

03.08.2013-Otoparkların Boyanması İle İlgili Bilgilendirme Mesajı

2.1.3.Forumlar /İnternet Sayfası;

E-Yönetici İnternet Sitesi Kullanım Detayları

2.2.Teknik İşletm ve Bakım Onarım Hizmetleri Aylık Raporu



EK:1 Madde 2.2. Teknik İşletm ve Bakım Onarım Hizmetleri Aylık Raporu

2.2.1.HAVUZ BAKIMI;

Açık havuz alan 530 m2, Yükseklik 1.40 cm, hacim 742 m3

Çocuk havuzu alan 39 m3, yükseklik 0.40 m hacim 15.6 m3.

Denge deposu 150 ton.

Açık Yüzme havuzu 08.08.2013 tarihinde hizmete açılması planlanmıştır.

Havuz Açıldıktan Sonra Bakım Ve İşletilmesi Özel Bir Kuruluşa Sözleşme Karşılığı Verilecek Olup, Yaz Aylarında Haftada Bir Kere Rutin Bakım Ve Havuz Suyu Kimyasal Ve Fiziksel Analizleri Akredite Laboratuarlarda Yapılmasına Başlanacaktır.

Havuz Suları , TC Sağlık Bakanlığının 06.03.2011 Tarih Ve 27866 Sayılı Yüzme Havuzlarının Tabi Olacağı Sağlık Esasları Ve Şartları Hakkında Yönetmelik Temel Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğünün 23.08.2013 Tarih Ve Sayı B.10.0.TSH.0.10.00.0421.99 15.05.2008/15653 Numaralı Genelgesine Göre Şartlandırılacaktır.

TS EN ISO 11899, NSPI Ve UHE Gibi Kuruluşların Havuz Ve Havuz Suyu Konusunda Belirlediği Kıstaslarda Uygulamak Şart İle Periyodik Bakımların Sağlık Bakanlığınca Ruhsatlandırılmış Kimyasallar Kullanmak Kaydıyla Sağlıklı Sağlıklı Şartların Oluşması Sağlanacaktır.

Havuzun Teknik Ve Su Özelliklerine Göre Aylık Kimyasal Kullanım Listesi Çıkarılacaktır.

Ürünlerin Teknik Ürün Bülteni, Malzeme Güvenlik Bilgi Formu, Sağlık Bakanlığı Onay Site Yönetimine Teslim Edilecektir.

• 
  2.2.2.ASANSÖR BAKIMI;
  

Aylık rutin asansör bakımları için OTİS Asansör Firması ile Temmuz ayı içerisinde bakım sözleşmesi yapılmamıştır.

Asansör bilgileri aşağıda belirtildiği gibidir;

• 
  2.2.3.JENERATÖR BAKIMI;
  

3x770 kVA Stand By , AKSA marka jeneratör için yetkili servisi Göksu End. Mak. San. ve Tic. Ltd. Şti ile aylık bakım sözleşmesi 01.8.2013 tarihinde yapılacaktır.

• 
  2.2.4.POMPA BAKIMI;
  

Wilo ve Standart marka hidrofor ve pompalardan oluşan makine parkurunun periyodik bakım sözleşmesi yetkili servis firması Teknopom Pompa ve Hidrofor Sistemleri San. Ve Tic. Ltd. şti ile 1.8.2013 tarihinde yapılacaktır.

• 
  2.2.5.AYDINLATMA;
  

Blok Aydınlatmalarında değiştirilen ampul yoktur.

Blok giriş ve çatı yangın kaçış koridorlarındaki aydınlatmalarında değiştirilen ampul yoktur.

Ortak Alan Aydınlatmalarında değiştirilen lamba yoktur.

Otopark aydınlatmalarından değiştirilen lambalar yoktur.

• 
  2.2.6. BRÜLÖR VE KAZANLAR:
  

Erensan marka 6 adet brülör ve 6 adet kazan bakım sözleşmesi Sezgül Mühendislik Tesisat , İnşaat, Elk. Taah. Ve Tic. LTD. şti ile 1.8.2013 tarihinde yapılacaktır.

• 
  2.2.7. SMATV SİSTEMİ:
  

Sitenin TV sistemi bakım ve onarım hizmetleri sözleşmesi İ.T.S İleri Teknoloji Sistemleri Elektronik İnşaat San.ve Tic. LTD. Şti ile 1.8.2013 tarihinde yapılacaktır

• 
  2.2.8. İKLİMLENDİRME CİHAZLARI:
  

İklimlendirme cihazları bakım sözleşmesi yetkili servisi Form tesisler bakım san. Ve tic. A.ş firması ile 1.8.2013 tarihinde yapılacaktır.

2.3.Temizlik Hizmetleri Aylık Raporu

Temizlik hizmetleri inşaat temizliğinden sonra 05.07.2013 tarihinde çevre temizliği, 15.07.2013 tarihinde 13 personel ile Mario İstanbul firması temizlik hizmetine 1 temizlik şefi, 3 AVM temizlik personeli , 1 ortak alan meydan temizlik personeli, 8 blok temizlik personeli ile işe başlamıştır.

• 
  2.3.1.BLOK TEMİZLİK;
  

• 
  Günlük Blok asansör holü temizliği,
  
• 
  Günlük Çöp alma işlemi,
  
• 
  Günlük posta kutuları, şaft, sayaç ve giriş kapıları, toz alma ve silme işlemi,
  
• 
  Haftalık Çöp konteyneleri yıkama işlemi,
  
• 
  Ortak dış alan ve çevre temizlik,
  
• 
  Günlük site girişi temizlik işleri yapılmıştır.
  

• 
  2.3.2.ÇEVRE TEMİZLİK;
  

• 
  Günlük çevre mıntıka temizliği,
  
• 
  Günlük AVM girişi kaldırım temizliği,
  
• 
  Günlük AVM 1 ve 2 kat temizlikleri yapılmıştır.
  

• 
  2.3.3.OTOPARK TEMİZLİK;
  

• 
  Otopark alanları temizlikleri yapılmıştır.
  
• 
  AVM ve site otoparkı araç park çizgileri ve blok numaraları yazılmıştır.
  

EK:2 Madde 2.3.Temizlik Hizmetleri Aylık Raporu

EK:3 Madde 2.3.Temizlik Hizmetleri Aylık Raporu

2.4.Koruma ve Güvenlik Hizmetleri Aylık Raporu;

• 
  Güvenlik hizmetleri VTN Özel Güvenlik Koruma Hizmetleri Ltd Şti tarafından 17.06.2013 tarihinden itibaren başlamıştır.
  
• 
  Aylık Güvenlik Faaliyet ve Hizmet Raporuna konu teşkil edecek yaralanma, hırsızlık, kayıp eşya, durumlarına rastlanmamıştır.
  
• 
  ÖGG Eğitim Faaliyetleri olarak Görev yeri özel talimatı hazırlanarak ÖGG personeline imza karşılığı verilmiştir.
  

• 
  2.4.1.DENETİM FAALİYETLERİ:
  

• 
  E-Yönetici Güvenlik Müdürü tarafından habersiz saha denetimi 20.07.2103 tarihinde saat 05.30 da gerçekleşmiştir.
  
• 
  Sitenin koruma ve güvenlik planı yapılmıştır.
  

• 
  2.4.2.OTOMASYON /YANGIN VE KUYU POMPASI ALARM TAKİP:
  

• 
  Otomasyon ve yangın alarm sistemi henüz faaliyete geçmemiş olduğu için kayıt takibi yapılamamıştır.
  

2.5.Bahçe Bakım ve Peyzaj Hizmetleri Aylık Raporu;

• 
  Bahçe bakım ve Peyzaj hizmetleri sözleşmesi NP Mimarlık Peyzaj ve İnşaat San. Ve dış Tic. LTD. şti. ile 15.07.210 tarihinden geçerli olmak üzere imzalanmıştır.
  
• 
  Rutin Bakım ve Çalışmalar
  
• 
  Çim biçme, gübreleme, Yabancı ot temizleme, sulama, ilaçlama, çapalama olmak üzere rutin bahçe bakım işleri yapılmıştır.
  
• 
  Dönemsel Uygulamalar 01.8.2013 tarihinden itibaren başlayacaktır.
  

2.6.Ortak Alan İlaçlama Hizmetleri Aylık Raporu;

• 
  Ortak alanda haşere kontrol hizmetleri sözleşmesi UNS & MRL. Tic. Ltd. Şti İle 1.9.2013 tarihinden itibaren başlayacaktır. Yapılacak işler aşağıda belirtildiği gibidir.
  

Yapılacak işler aşağıda belirtildiği gibidir.

• 
  Yürüyen ve Konmuş Haldeki Uçan Haşereler ve Uçkun Mücadelesi:
  
• 
  Site geneli blok çatı katları, asansör holleri, şaftlar, ortak mahaller, otopark ve çöp alanlarında yürüyen haşere ilaçlaması. Peyzaj alanlarında kene ilaçlaması ve kemirgen kontrolü.
  
• 
  Site genelinde, uçan haşereye (sivrisinek, karasinek vs.) karşı sırt atomizeri ile ULV uygulaması.
  
• 
  Dönemsel Uygulamalar tespit edilen duruma göre devam edecektir.
  

EK:4 2.6.Ortak Alan İlaçlama Hizmetleri Aylık Raporu

3.AYLIK TESİS BİLGİLERİ

3.1.Enerji Su Kaynakları Yönetimi;

• 
  3.1.1.ELEKTRİK
  

Konu ile ilgili faturalandırma işlemi yapılmamıştır.

• 
  3.1.2.DOĞALGAZ
  

Konu ile ilgili faturalandırma işlemi yapılmamıştır.

• 
  3.1.3.KULLANMA SUYU
  

Konu ile ilgili faturalandırma işlemi yapılmamıştır.

• 
  3.1.4.BAHÇE SUYU
  

Bahçe sulama suyu için dışarıdan su alımı yapılmamıştır.

• 
  3.1.5.MOTORİN
  

Temmuz ayı içerisinde yakıt alımı yapılmamıştır.

4.MALİ KONULAR GENEL BİLGİLER

• 
  Konutlar ve Avm ilk kayıtları ile ilgili bilgiler satış ofisinden temin edilerek sisteme ilk kayıtları açılmıştır.Tüm dairelerin İşletme Projesinde belirtilen aidat borçlandırmaları sistem üzerinden yapılmıştır.
  
• 
  Yapılan ödemelerin sisteme girişleri yapılmıştır. Günlük banka kontrolü yapılmıştır. Ödemesinde blok daire belirtmeyen malik/sakinler ile görüşülmüş gerekli düzenleme yapılmıştır.
  
• 
  Mustafa Ender Adakan Vakfı ve Semerkand Yapı A.Ş’ye aidat ve demirbaş ödemeleri listeleri gönderilmiştir.Yapılan toplu ödemelerin sisteme girişleri yapılmıştır.
  

• 
  Yapılan işlemler sonucu kesilen faturaların sisteme girişleri yapılmıştır.
  
• 
  Açık/Kapalı faturalar klasörü oluşturulmuştur.
  
• 
  Demirbaş Listesi oluşturularak fatura fotokopilerinin ayrı bir yerde klase edilmesi sağlanmıştır.
  

Aşağıda 01.07.2013-31.07.2013 Finansal Durum Raporları sunulmuştur.

• 
  4.1/01.07.2013-31.07.2013 BORÇLANDIRMA TAHSİLAT LİSTESİ;
  

• 
  4.2/01.07.2013-31.07.2013 FİNANSAL DURUM;
  

*Borç:Firmalara olan borçlar, Alacak:Site sakinlerinden alacaklar, Kasa-Banka:Toplam varlığımız,Tahsilat Oranı:Belirtilen süre içerisinde toplanan bakiyeni oranı, Gelirler:Site sakinlerinin yaptığı ödemeler, Giderler:Ay içerisinde firmalara yapılan ödemeleri kapsamaktadır.

• 
  4.4/ SİTE YÖNETİMİ BORÇLARINI GÖSTERİR TABLO;
  

4.5/ SİTE YÖNETİMİ SATIN ALMA VE KESİLEN FATURALAR