Site-ul intranet al firmei

I.1. Organizarea firmei

Această pagină a site-ului intranet reproduce integral organigrama firmei. Ea arată poziţia fiecărui departament în structura firmei şi, datorită faptului că în majoritatea cazurilor este elaborată în formă grafică, precizează legăturile în structura ierarhică, atât pe verticală cât şi pe orizontală. Este bine ca această pagină să conţină hiper-legături care să conducă direct la paginile cu detalii privind conducerea fiecărui departament în parte.

I.2. Politici

Majoritatea firmelor au propriile lor viziuni privind modul de organizare internă. În acest sens este binevenită o pagină specializată în precizarea politicii generale a firmei dar şi detalii privind politica de personal şi cea promovată pentru celelalte departamente specializate. Vor fi precizate foarte clar politicile de relaţii cu clienţii, caz în care se vor oferi suficiente detalii privind orientarea firmei spre satisfacerea nevoilor acestora.
I.3. Localizarea unor site-uri utile din mediul Internet

Cele mai multe site-uri intranet au legături cu pagini realmente utile aflate pe diverse locaţii din mediul Internet. Acestea ar trebui să conţină elemente care să se potrivească contextului organizaţional. S-ar putea ca informaţiile din această pagină să fie foarte multe, prin urmare se impune organizarea lor pe categorii. Un bun exemplu poate fi detalierea cu exemple din alte firme a modului în care paginile site-ului intranet ajută la o mai bună organizare a fluxului informaţional care circulă pe verticală (de la eşaloanele superioare spre cele inferioare şi invers) şi pe orizontală (între departamente).

I.4. Noutăţi

Fie că site-ul este situat în mediul Internet sau în intranet el este supus schimbării continue, atât ca structură cât şi în ceea ce priveşte volumul de informaţii pe care îl cuprinde. Site-ul reflectă online dinamica evoluţiei firmei. Pentru a fi siguri că angajaţii revin la secţiunile site-ului, actualizarea informaţiilor şi accentul pus pe ceea ce este nou în pagini/structură este deosebit de important.

Prin intermediul acestei pagini, utilizatorii sunt puşi, cu ajutorul hiper-legăturilor, în contact cu cele mai recente schimbări, oriunde ar fi ele. Un mesaj de poştă electronică direcţionat spre toţi angajaţii în care se anunţa apariţia noutăţilor din cadrul site-ului este de asemenea foarte binevenit.
I.5. Formulare de comandă

Datorită normelor specifice, orice firmă are nevoie de mai multe tipuri de formulare. Prin urmare este necesară o organizare mai deosebită a acestei secţiuni: ea poate constitui un adevărat "centru" de plasare a comenzilor online. Utilizarea standardelor de comunicare prin intermediul script-urilor CGI este obligatorie.

I.6. Pagina de căutare

Pagina de căutare trebuie să permită angajaţilor să caute informaţii pe baza cuvintelor cheie în întreg site-ul intranet. Utilizarea formularelor mai mult sau mai puţin complexe şi a standardelor de comunicare bazate pe CGI este obligatorie. Cu toate ca site-urile pot fi foarte bine organizate şi structurate, de cele mai multe ori o maşină (locală) de căutare (Search Engine) este o sursă nepreţuită în procesul de căutare a informaţiilor. Site-ul demonstrativ asociat acestui material are posibilitatea căutării cu Yahoo, Google, Lycos etc.

II. ADMINISTRATIV

Această pagină este documentul principal al site-ului intranet pentru serviciul Administrativ care are un număr foarte mare de sarcini. Printre acestea se numără: organizarea serviciului de pază, primirea şi expediarea corespondenţei, alocarea spaţiilor pentru desfăşurarea activităţilor, transporturi, paza contra incendiilor etc. Această pagină trebuie să conţină hiper-legături către pagini care detaliază toate informaţiile de natură administrativă. Organizarea paginii pe criterii clare sau pe categorii este deosebit de eficientă.

II.1. Contacte

Această pagină are hiper-legături atât cu pagini pentru contacte de interes general cât şi cu pagini pentru contacte de interes specific. Paginile pentru contacte, orice destinaţie ar avea ele, trebuie să conţină numele departamentelor sau/şi numele persoanelor, adresele clasice şi cele de poştă electronică, numerele de telefon (fix şi/sau mobil) şi de fax. Pentru contacte specifice trebuie precizate foarte clar persoanele şi mijloacele de contact astfel încât să se evite direcţionarea greşită a mesajelor. Dacă serviciul Administrativ este de mari dimensiuni, este bine ca această pagină să fie organizată alfabetic sau pe baza principiilor bazelor de date. În aceste cazuri se recomandă şi facilităţi specifice paginilor de căutare.

II.2. Comentarii

Această componentă a site-ului intranet a firmei este organizată în aşa fel încât formularele completate cu comentarii, sugestii şi modalităţi de rezolvare a problemelor să poată fi trimise persoanelor abilitate din departamentele specializate. Utilizarea meniurilor şi submeniurilor sau organizarea pe baza principiilor bazelor de date pot fi instrumente utile în dirijarea mesajelor către persoana potrivită.

II.3. Cereri

Pagina Cereri poate conţine hiper-legături la o multitudine de formulare. Aceste documente permit angajaţilor să plaseze cereri online precum schimbarea adresei de poştă electronică, alocarea de noi drepturi în reţeaua de computere, în intranet sau în Internet, informaţii despre corespondenţă, alocarea unor spaţii de lucru, informaţii privind măsuri specifice de securitate pentru documente etc.

II.4. Servicii

Această pagină detaliază totalitatea serviciilor de care beneficiază angajaţii care au de rezolvat probleme de natură administrativă. Pagina poate oferi informaţii, sugestii şi/sau hiper-legături către pagini cu formulare specifice.

III. RESURSE UMANE

Această pagină este documentul principal intranet al departamentului cu acelaşi nume din cadrul firmei. La accesare, în partea de început, este bine să conţină un mesaj de bun venit. Pagina trebuie să ofere şi să afişeze toate opţiunile posibile pentru accesarea informaţiilor de care angajatul are nevoie. De asemenea, trebuie să conţină toate hiper-legăturile către paginile conexe din intranet precum: premii, servicii, noutăţi, contacte, comentarii etc. Pagina trebuie să fie un veritabil index al departamentului Resurse Umane.