Site-ul intranet al firmei

III.12. Servicii

Această pagină conţine o listă a tuturor serviciilor prestate la departamentul Resurse Umane şi oferă hiper-legături la celelalte servicii online ale firmei. Aceste legături se fac cu pagini specifice precum: manualul de instrucţiuni, manuale de instruire, comentarii, noutăţi, contacte etc. Este bine ca să existe o descriere succintă a serviciilor oferite astfel încât angajatul să poată beneficia rapid de existenţa lor.

III.13. Calendarul activităţilor de instruire

Este binecunoscut acum conceptul de învăţământ continuu. Orice firmă care se doreşte a fi "tare pe piaţă" trebuie să prevadă şi activităţi de instruire precum: prezentări de concepte de afaceri, cursuri de calificare şi recalificare, activităţi de informare-documentare, cursuri de specializare etc. Toate acestea pot fi făcute la sediul firmei sau în afara ei, cu specialişti din cadrul firmei dar şi pe bază de colaborare cu alte firme, unităţi de învăţământ sau instituţii cu profil de cercetare. Actualizarea calendarului acestor activităţi este foarte importantă.

III.14. Formulare de comandă

Acest document permite angajaţilor să apeleze la serviciile departamentului Resurse Umane prin intermediul formularelor completate online. Formularele pot avea câmpuri care se completează (prin alegere dintr-o listă) cu date specifice sau pot avea doar un simplu câmp text unde se poate descrie natura serviciului solicitat. Obligatoriu trebuie prevăzut şi un câmp cu adresa unde poate fi contactat solicitantul serviciului.
III.15. Manual de instrucţiuni

Această secţiune (pagină sau set de pagini) este organizată în scopul informării angajaţilor asupra practicilor şi procedurilor standard ale departamentului Resurse Umane. Cele mai multe firme posedă acest manual conceput într-un editor de text (Word, WordPerfect, Lotus Word, Quark XPress etc.) şi elaborat apoi sub formă tipărită. Transformarea acestui document într-unul compatibil mediului intranet/Internet este relativ uşoară datorită faptului că majoritatea editoarelor de text actuale posedă funcţiile de conversie necesare. În unele cazuri se pot utiliza pachete software mai sofisticate precum Adobe Acrobat, care organizează documentul în format portabil (PDF – Portable Document Format). Rezultate mai deosebite se pot atinge prin utilizarea pachetelor software multimedia lansate pe piaţă de firmele Macromedia, Asimetrix, Digital Workshop etc.

III.16. Manuale de instruire

Manualele de instruire sunt destinate a fi studiate de către noii angajaţi ai firmei în scopul unei mai bune şi mai rapide integrări în colectiv. Prin plasarea materialului în intranet se realizează o mult mai bună accesibilitate a acestuia. Cele mai multe firme posedă acest manual conceput într-un editor de text prin urmare cele afirmate la manualul de instrucţiuni sunt valabile şi în acest caz.

IV. INFORMATIZARE

Aceasta este pagina principală din intranet a departamentului Informatizare. La rândul său, acesta este responsabil cu organizarea unui număr mare de servicii specializate precum:

• 
  instalarea şi administrarea reţelei/reţelelor de computere;
  
• 
  managementul conturilor utilizatorilor şi a drepturilor în reţea;
  
• 
  elaborarea drepturilor/restricţiilor de acces la intranet/Internet;
  
• 
  elaborarea normelor de utilizare a serviciului de poştă electronică;
  
• 
  instalarea şi actualizarea pachetelor software – sisteme de operare, suite pentru birou, pachete antivirus, utilitare specializate etc.;
  
• 
  întreţinerea echipamentelor specifice – imprimante, scanere, plotere etc.
  

În lipsa existenţei acestui departament, serverele, imprimantele şi întreaga reţea de computere nu ar putea funcţiona la parametrii proiectaţi. Este deci foarte importantă atât organizarea departamentului în sine cât şi a paginilor intranet aferente.

IV.1. Contacte

Aceasta este pagina principală pentru contacte cu personalul de la departamentul Informatizare. Pagina pentru contacte trebuie să conţină numele persoanelor, adresele clasice şi cele de poştă electronică, numerele de telefon (fix şi/sau mobil) şi de fax.
Pentru responsabilităţi specifice (instalări, actualizări, managementul conturilor etc.) trebuie precizate foarte clar persoanele şi mijloacele de contact astfel încât să se evite direcţionarea greşită a mesajelor. Dacă departamentul Informatizare este de mari dimensiuni, este bine ca pagina aferentă acestuia să fie organizată alfabetic sau pe baza principiilor bazelor de date.

IV.2. Comentarii

Acestă pagină este o cale de comunicare în dublu sens. Ea este organizată în aşa fel încât formularele completate să poată fi trimise persoanelor cu răspunderi specifice din departamentul Informatizare. Utilizarea listelor, meniurilor şi submeniurilor, a standardelor de comunicaţii bazate pe CGI sau organizarea pe baza principiilor bazelor de date sunt instrumente utile în dirijarea precisă a mesajelor.

IV.3. Noutăţi

Site-ul intranet este supus schimbării continue deoarece el reflectă online dinamica evoluţiei firmei şi a tuturor departamentelor sale. Trebuie să ne asigurăm că angajaţii revin la secţiunile site-ului. În acest context, actualizarea frecventă a informaţiilor este deosebit de importantă. În această secţiune utilizatorii sunt puşi, prin intermediul hiper-legăturilor, în contact cu cele mai recente schimbări, oriunde ar fi ele în structura paginilor departamentului Informatizare: tendinţe în tehnologia informaţiei, ultimele programe instalate în reţea, evoluţia programelor antivirus, "războiul" sistemelor de operare Windows-Linux, abonamente la publicaţii de specialitate etc. Mesajele de poştă electronică trimise tuturor angajaţilor în care se anunţă apariţia noutăţilor din cadrul departamentului sunt foarte binevenite.