Os mecanismos de contabilidade e orçamento do Projeto fazem parte do sistema global de GF do Estado e, portanto, todas as operações e registros contábeis serão mantidos usando o sistema de contabilidade do Estado (SIAF), seguindo os procedimentos de contabilidade previstos na legislação vigente (Lei n° 4.320/64). Todos os pagamentos serão realizados após o cumprimento dos requisitos de empenho e liquidação existentes. As transações planejadas serão documentadas em um Programa de Trabalho, que será registrado junto ao SIAF. Uma vez incorridos, todos os custos do projeto serão registrados usando a Carta de Contas do Estado, que será adaptada para o projeto usando o Plano Interno do Estado.
As contas do Projeto serão mantidas em regime de caixa e o mesmo vale para a elaboração dos relatórios e extratos financeiros. Os IRFs irão refletir as operações do projeto, em Reais (R$), e as despesas serão indicadas por trimestre e acumuladas por ano e pela a vida do projeto. Os IRFs serão enviados ao Banco em até 45 dias após o encerramento de cada trimestre.
Relatórios e Monitoramento
A UGP irá preparar as demonstrações financeiras do projeto, usando informações fornecidas pelo SIAF. Após, a UGP desenvolverá um plano de contas que refletirá adequadamente as fontes e usos dos recursos, de acordo com o contrato de empréstimo. Os seguintes IRFs trimestrais serão preparados para fins de gestão e enviados ao Banco:
IRF 1 - Fonte e aplicação dos recursos por categoria de custos, cumulativos (projeto-até-a-data, ano-até-a-data),
IRF 2 - Usos de Recursos pelos componentes do projeto, cumulativos (projeto-até-a-data, ano-até-a-data) e para o período, mostrando valores orçados contra gastos reais (ou seja, as despesas documentadas), incluindo uma análise de variância,
IRF 3 - Reconciliação dos desembolsos com o site de Conexão do Cliente do Banco (anexo ao último ExtratoBancário),
IRF 4 - Previsão de Desembolso (preparada em dólares (US $));
Limites do Contrato acima (anexado a cópias das faturas); e
Notas Explicativas às Demonstrações Financeiras (apenas para o último ano passado - final dos IRFs trimestrais).
O aporte de contrapartida dos recursos para o projeto será especificado no Documento do Projeto e no Manual Operacional do Projeto e será descrita nos IRFs do projeto. O formato dos IRFs foi acordado durante as negociações entre o Mutuário e o Banco. O MOP conterá as diretrizes e os procedimentos detalhados para os desembolsos, pagamentos, aprovações, empenhos e pagamentos, contabilidade e IRFs, e será elaborado pela UGP.
Auditoria Externa
As demonstrações financeiras do Projeto serão auditadas de acordo com a política e diretrizes de auditoria do Banco33. O relatório de auditoria deve ser entregue ao Banco em até seis meses após o final de cada ano civil, como mencionado nas Diretrizes de Auditoria de Gestão Financeira do Banco (Junho de 2003) e no Acordo de Empréstimo. A auditoria será realizada de acordo com os Termos de Referência (ToR), elaborados pela UGP e julgados aceitáveis pelo Banco. O Banco analisará e verá se não tem qualquer objeção aos TOR em até dois meses após a assinatura do empréstimo; eles são incluídos como anexo ao MOP. O âmbito do relatório de auditoria incluirá uma revisão completa do quarto IRF (para cada ano civil) e das operações da UGP no SIAF. O relatório de auditoria incluirá um parecer sobre as demonstrações financeiras do projeto e uma carta de gestão sobre a estrutura interna de controle. Os auditores devem ter acesso a todos os registros de apoio e devem poder realizar uma análise no local, incluindo subprojetos.
Os auditores do projeto serão selecionados de modo a cumprir os critérios de independência e competência do Banco. O TCE / RN é a entidade fiscalizadora superior do Estado, e tem a incumbência de fiscalizar todas as despesas do Estado, incluindo as que serão financiadas no âmbito do projeto. O TCE / RN manifestou interesse preliminar em realizar a auditoria e comunicará sua decisão final formalmente à UGP. O Banco irá analisar a capacidade da instituição de realização da auditoria - isto será concluindo em até 6 meses após as negociações. Caso a capacidade da instituição seja considerada insuficiente, a UGP irá contratar auditores de acordo com os procedimentos do Banco.
Todos os registros de apoio serão mantidos pela UGP por, pelo menos, (i) dois anos após a Data de Encerramento; ou (ii) um ano após o Banco Mundial ter recebido as Demonstrações Financeiras auditadas, abrangendo o período durante o qual foi feito o último saque da conta do empréstimo, o que for mais tarde.
Supervisão da gestão financeira durante a implementação
A supervisão da gestão financeira ocorrerá pelo menos duas vezes por ano e incluirá, entre outros, (i) revisão das normas dos IRFs, (ii) revisão dos relatórios dos auditores e acompanhamento das questões levantadas pelos auditores na carta de gestão, conforme o caso; (iii) acompanhamento de qualquer questão referente aos relatórios financeiros e desembolsos; (iv) atualização da classificação (rating) de gestão financeira no Relatório de Status e Resultados da Implementação (ISR, Implementation Status and Results Report); e (iv) discussão com os gestores de projetos sobre outros assuntos relacionados.
Plano de Ação
Atividade
Responsável
Data
O orçamento será aprimorado através da elaboração orçamentária de cada um dos beneficiários, identificando as fontes de recursos, os componentes do projeto e as categorias de desembolso, usando um plano comum de contas, específica para o projeto. O orçamento será baseado no Plano Operacional Anual e no Plano de Aquisições, demonstrando as despesas estimadas de projeto a cada trimestre.
UGP
Concluído antes das negociações
Conclusão do MOP. Apresentação da versão preliminar do Manual, para revisão do Banco
UGP
Concluído antes das negociações
Conclusão dos convênios que subsidiam os subprojetos (Convênios)
UGP
Concluído antes das negociações
Customização do Plano de contas no SIAF (Plano Interno - PI)
