Specyfikacja

SPECYFIKACJA

ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SIWZ)

w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym

w trybie przetargu nieograniczonego w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29.01.2004 r.
Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2015 r., poz. 2164 ze zm.), zwanej dalej Ustawą

poniżej 209 000 euro

na zaplanowanie i realizację kampanii informacyjno-promocyjnej w mediach społecznościowych dla projektów prowadzonych przez IOŚ-PIB
Nr postępowania: PZ/17/2017


CPV:

79.34.22.00-5 Usługi w zakresie promocji

64.21.62.00-5 Elektroniczne usługi informacyjne

Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone w dniu 03.08.2017r.

w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem: 562616-N-2017

1. INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM ORAZ ZASADY KOMUNIKACJI

1. 
   Zamawiający:
   

Instytut Ochrony Środowiska – Państwowy Instytut Badawczy

ul. Krucza 5/11D

00-548 Warszawa

2. 
   Wszelkie zawiadomienia, oświadczenia, wnioski oraz informacje Zamawiający oraz Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną, za wyjątkiem oferty, umowy oraz oświadczeń i dokumentów wymienionych w rozdziale IV niniejszej SIWZ (również w przypadku ich złożenia w wyniku wezwania, o którym mowa w art. 26 ust. 3 Ustawy) dla których przewidziana jest wyłącznie forma pisemna.
   
3. 
   Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego potwierdzania faktu otrzymania wszelkiej korespondencji od Zamawiającego.
   
4. 
   Wykonawca zobowiązany jest do informowania Zamawiającego o każdej zmianie numerów faksowych/e-mailowych, służących do wymiany korespondencji w ramach prowadzonego postępowania.
   
5. 
   Zamawiający nie przewiduje możliwości składania oferty oraz innych dokumentów i oświadczeń
   w formie elektronicznej z uwagi na brak specjalistycznego sprzętu.
   
6. 
   Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami, w zakresie zagadnień związanych z prowadzoną procedurą, jest p. Michał Hermanowski nr tel. [phone], faks (22) 375 05 01 e-mail: [e-mail] .
   
7. 
   Zamawiający nie udziela żadnych ustnych i telefonicznych wyjaśnień w zakresie, o którym mowa
   w art. 38 ust. 1 i ust. 3 Ustawy.
   

II. PRZEDMIOT I TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest zaplanowanie i realizacja kampanii informacyjno-promocyjnej w mediach społecznościowych dla projektów prowadzonych przez Instytut Ochrony Środowiska – Państwowy Instytut Badawczy w ramach:

1. 
   Projektu „Efektywność energetyczna przez rozwój elektromobilności w Polsce” (część 1),
   
2. 
   Projektu Kampania edukacyjna „Stop Smog” (część 2).
   

2. 
   Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SIWZ.
   
3. 
   Termin wykonania zamówienia: do 30 listopada 2017 r.
   
4. 
   Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
   
5. 
   Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.
   
6. 
   Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 Ustawy.
   

III. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

1. 
   O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy spełniający następujące warunki:
   

1. 
   nie podlegają wykluczeniu z przedmiotowego postępowania w okolicznościach,
   o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 12 – 23 oraz ust. 5 pkt 1 ustawy;
   
2. 
   spełniają warunek określony w art. 22 ust. 1b pkt 1 ustawy, tj. posiadają kompetencje lub uprawnienia do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to
   z odrębnych przepisów;
   

Zamawiający nie stawia szczegółowego warunku w tym zakresie.

3. 
   spełniają warunek określony w art. 22 ust. 1b pkt 2 ustawy, tj. znajdują się w sytuacji ekonomicznej lub finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
   

Zamawiający nie stawia szczegółowego warunku w tym zakresie.

4. 
   spełniają warunek określony w art. 22 ust. 1b pkt 3 ustawy, tj. posiadają zdolność techniczną lub zawodową do wykonania zamówienia;
   

Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał należycie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje należycie co najmniej 3 (trzy) kampanie informacyjno-promocyjne na min. 2 portalach społecznościowych każda, na kwotę min. 80 000,00 zł (osiemdziesiąt tysięcy zł) brutto każda. Wykonawca składający ofertę na więcej niż jedną część może złożyć dla każdej z części wykaz tych samych usług.

2. 
   Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu,
   w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych.
   
3. 
   Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów, musi udowodnić Zamawiającemu, że realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w szczególności przedstawiając zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia.
   
4. 
   Zamawiający będzie oceniał, czy udostępniane wykonawcy przez inne podmioty zdolności techniczne lub zawodowe lub ich sytuacja finansowa lub ekonomiczna, pozwalają na wykazanie przez wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz badał, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 13-22 i ust. 5 pkt 1 ustawy.
   
5. 
   W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, wykonawcy mogą polegać na zdolnościach innych podmiotów, jeśli podmioty te zrealizują usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
   
6. 
   Wykonawca, który polega na sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów, odpowiada solidarnie z podmiotem, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów, za szkodę poniesioną przez Zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy.
   
7. 
   Jeżeli zdolności techniczne lub zawodowe lub sytuacja ekonomiczna lub finansowa, podmiotu,
   o którym mowa w pkt. 3, nie potwierdzają spełnienia przez wykonawcę warunków udziału
   w postępowaniu lub zachodzą wobec tych podmiotów podstawy wykluczenia, Zamawiający żąda, aby wykonawca w terminie określonym przez Zamawiającego:
   

1) zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub podmiotami lub;

2) zobowiązał się do osobistego wykonania odpowiedniej części zamówienia, jeżeli wykaże zdolności techniczne lub zawodowe lub sytuację finansową lub ekonomiczną, o których mowa w pkt. 3.

2. 
   Wykonawca samodzielnie ubiegający się o niniejsze zamówienie musi wykazać,
   że warunki określone w pkt 1.1 - 1.2 spełnia samodzielnie, a warunki określone w pkt 1.3 - 1.4 spełnia samodzielnie lub spełnia je polegając na zasobach innych podmiotów.
   
3. 
   Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia (konsorcjum). W takim przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
   
4. 
   Jeżeli oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia została wybrana, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, umowy regulującej współpracę tych wykonawców.
   
5. 
   Zamawiający dokona oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu w oparciu
   o oświadczenia oraz dokumenty wymienione w rozdziale IV SIWZ według formuły spełnia/nie spełnia. Z treści załączonych dokumentów musi wynikać jednoznacznie, iż wymienione w pkt 1 warunki udziału w postępowaniu wykonawca spełnił.
   
6. 
   Zamawiający może wykluczyć wykonawcę na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia.
   

4. 
   WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, POTWIERDZAJĄCYCH SPEŁNIANIE WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ BRAK PODSTAW WYKLUCZENIA
   

1. 
   Do oferty wykonawca dołącza aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w zakresie wynikającym ze wzoru, stanowiącego załącznik nr 3 do SIWZ, będące wstępnym potwierdzeniem,
   że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.
   
2. 
   W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia potwierdzają spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia w zakresie, w którym każdy
   z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia.
   
3. 
   Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu, w zakresie
   w jakim powołuje się na ich zasoby, zamieszcza informacje o tych podmiotach w oświadczeniu, stanowiącym załącznik nr 3 do SIWZ.
   
4. 
   Każdy z Wykonawców, w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej informacji, o której mowa w art. 86 ust. 5 Ustawy (informacja z otwarcia ofert), przekazuje Zamawiającemu oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt 23 Ustawy. Wraz ze złożeniem oświadczenia, wykonawca może przedstawić dowody, że powiązania z innym wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
   
5. 
   Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona zostanie wezwany do złożenia
   w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 Ustawy tj.:
   

1. 
   Wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert
   w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz
   z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane lub są wykonywane należycie, z załączeniem dowodów określających czy usługi te zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli
   z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 12 Ustawy;
   
2. 
   odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 5 pkt 1 Ustawy;
   

6. 
   Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej:
   

1. 
   zamiast dokumentu, o którym mowa w ppkt 5.2, składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:
   

- nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 6a) zastępuje się je dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone przed notariuszem lub przed organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy lub miejsce zamieszkania tej osoby. Dokument powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

7. 
   Zamawiający zgodnie z art. 24 aa Ustawy, przewiduje możliwość w pierwszej kolejności dokonania oceny ofert, a następnie zbadania, czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.
   

4. 
   PODSTAWY WYKLUCZENIA, O KTÓRYCH MOWA W ART. 24 UST. 5 USTAWY
   

Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wykonawcę w oparciu o art. 24 ust. 5 pkt 1 Ustawy.

VI. WADIUM

1. 
   Zamawiający wymaga od Wykonawców wniesienia wadium na poszczególne części zamówienia w wysokości:
   Dla części 1 – 3.000,00 zł (słownie: trzy tysiące zł 00/100)
   

Dla części 2 – 2.000,00 zł (słownie: dwa tysiące zł 00/100)

2. 
   Wadium powinno obejmować okres związania ofertą tj. minimum 30 dni. Wykonawcy przy obliczaniu terminu, od którego zaczyna bieg termin związania ofertą powinni uwzględnić również dzień, w którym upływa termin składania ofert.
   
3. 
   Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu warunek ten uzna się za spełniony, jeżeli pieniądze zostaną zaksięgowane na koncie Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert.
   
4. 
   Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:
   

• 
  pieniądzu;
  
• 
  poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo - kredytowej,
  z tym, że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym;
  
• 
  gwarancjach bankowych;
  
• 
  gwarancjach ubezpieczeniowych;
  
• 
  poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 359 ).
  

5. 
   Wadium w pieniądzu Wykonawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego: 04 1240 6247 1111 0000 4979 9334 z zaznaczeniem:
   

,,Wadium w przetargu na zaplanowanie i realizację kampanii informacyjno-promocyjnej w mediach społecznościowych dla części ……… , Nr postępowania PZ/17/2017”.

6. 
   Zamawiający uzna, że termin wniesienia wadium przelewem bankowym został dotrzymany, jeśli kwota wadium będzie zaksięgowana na koncie Zamawiającego w terminie otwarcia ofert.
   
7. 
   Dowód wniesienia wadium Wykonawca składa wraz z ofertą. W przypadku: poręczeń bankowych, gwarancji bankowych lub poręczeń spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, gwarancji ubezpieczeniowych, poręczeń udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości dowód wniesienia wadium musi zostać dołączony do oferty w oryginale.
   
8. 
   W dokumencie gwarancji lub poręczenia powinna być zamieszczona informacja, że gwarant lub odpowiednio poręczyciel dokona bezwarunkowej zapłaty na każde żądanie Zamawiającego (bez jakichkolwiek zastrzeżeń gwaranta/poręczyciela w treści dokumentu w stosunku do Zamawiającego) do wysokości sumy gwarancyjnej. Jako beneficjenta należy podać Instytut Ochrony Środowiska-Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie.
   
9. 
   Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 i 3a Ustawy, z przyczyn leżących po jego stronie, nie złożył oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 Ustawy, oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ust. 1 Ustawy, pełnomocnictw lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87 ust. 2 pkt 3 Ustawy, co powodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez wykonawcę jako najkorzystniejszej.
   
10. 
    Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana:
    

1. 
   odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie;
   
2. 
   zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.
   

VII. WYMAGANIA W ZAKRESIE ZAWARTOŚCI OFERTY I DOKUMENTÓW DO NIEJ ZAŁĄCZONYCH

Wykonawca zobowiązany jest złożyć:

1. 
   wypełniony i podpisany Formularz Oferty zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do SIWZ;
   
2. 
   pełnomocnictwo, jeżeli ofertę podpisuje ustanowiony pełnomocnik;
   
3. 
   w przypadku, gdy wykonawcy ubiegają się wspólnie o udzielenie zamówienia, ustanawiają oni pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;
   
4. 
   w przypadku ustanowienia pełnomocnika, do pełnomocnictwa należy dołączyć dokument,
   z którego wynikają zasady reprezentacji obowiązujące u danego Wykonawcy;
   
5. 
   oświadczenia, zgodnie z wzorami zawartymi w załączniku nr 3 do SIWZ;
   
6. 
   podlegającą ocenie: koncepcję prowadzenia kanałów społecznościowych w formie pisemnej;
   
7. 
   podlegającą ocenie: koncepcję działań konkursowych i promocyjnych w formie pisemnej;
   
8. 
   dowód wniesienia wadium.
   

VIII. WYMAGANA POSTAĆ OFERTY

1. 
   Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, zgodnie z wymaganiami określonymi w SIWZ. Złożenie przez jednego Wykonawcę lub podmioty występujące wspólnie, więcej niż jednej oferty lub oferty zawierającą rozwiązania alternatywne spowoduje jej odrzucenie.
   
2. 
   Wykonawca składając ofertę ma obowiązek podać czy wybór oferty będzie prowadził do powstania
   u Zamawiającego obowiązku podatkowego i wskazuje nazwę usługi, której świadczenie będzie prowadzić do jego powstania oraz podaje ich wartość bez podatku VAT.
   
3. 
   Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami, w tym dokumentami, musi być sporządzona w języku polskim. W przypadku, gdy wymagane dokumenty sporządzone są w języku obcym Zamawiający wymaga dołączenia do każdego dokumentu tłumaczenia na język polski poświadczonego przez Wykonawcę.
   
4. 
   Oferta, oświadczenia i dokumenty wystawione przez Wykonawcę oraz wszelka korespondencja wytwarzana przez Wykonawcę w trakcie prowadzonego postępowania musi być podpisana przez Wykonawcę lub osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku, gdy
   w imieniu Wykonawcy występują inne osoby, których uprawnienie do reprezentacji nie wynika
   z dokumentów rejestrowych do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo. W przypadku, gdy w toku procedury, w imieniu Wykonawcy, będą występować inne osoby, których umocowanie nie zostało przez Wykonawcę udokumentowane w złożonej ofercie, Wykonawca przekaże Zamawiającemu pełnomocnictwa dla tych osób. Pełnomocnictwa mają być złożone w formie oryginału. Jeżeli pełnomocnictwo sporządzone jest w języku obcym, do oferty należy dołączyć jego tłumaczenie na język polski. Z pełnomocnictwa powinien wynikać zakres czynności, do których jest umocowany pełnomocnik.
   
5. 
   Zgodnie z treścią rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26.07.2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. 2016 r., poz. 1126) oświadczenia, o których mowa w ww. rozporządzeniu dotyczące Wykonawcy i innych podmiotów, na których zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca na zasadach określonych w art. 22a Ustawy oraz dotyczące podwykonawców, składane są w oryginale.
   

Dokumenty, o których mowa w ww. rozporządzeniu inne niż oświadczenia, o których mowa powyżej, składane są w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.

Poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje odpowiednio Wykonawca, podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego albo podwykonawcy w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą.

6. 
   W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, kopie dokumentów dotyczące Wykonawcy wchodzącego w skład Wykonawcy wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia są poświadczone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę którego dotyczą.
   
7. 
   Zaleca się, aby wszystkie poprawki lub zmiany w tekście oferty zostały parafowane zgodnie z zasadami reprezentacji.
   
8. 
   Zamawiający zaleca, by oferta była połączona w jedną całość, w sposób uniemożliwiający wypadnięcie kolejno ponumerowanych stron.
   
9. 
   Zaleca się, aby ofertę wraz ze wszystkimi załącznikami umieścić w zamkniętym/zaklejonym opakowaniu/kopercie. Zaleca się, aby na opakowaniu/kopercie umieścić nazwę Wykonawcy oraz oznaczyć jako „Oferta w postępowaniu na zaplanowanie i realizację kampanii informacyjno-promocyjnej w mediach społecznościowych dla projektów prowadzonych przez IOŚ PIB”. Dodatkowo zaleca się, aby na opakowaniu/kopercie umieścić zastrzeżenie „Nie otwierać do dnia 11 sierpnia 2017 r. przed godz. 12:15”.
   
10. 
    Wykonawca, składając ofertę za pośrednictwem poczty, zobowiązany jest do dopilnowania, aby opakowanie firmowe poczty, w którym umieszczona będzie oferta, było oznaczone w sposób wskazany w pkt 9.
    
11. 
    Konsekwencje związane z niewłaściwym oznakowaniem koperty będzie ponosił Wykonawca.
    
12. 
    W przypadku zastrzeżenia przez Wykonawcę dokumentów stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, w celu umożliwienia Zamawiającemu zastosowania się do zapisów art. 8 ust. 3 Ustawy, wskazane jest, aby Wykonawca wydzielił w ramach oferty część niejawną (np. jako osobną teczkę oferty lub w końcowej części).
    

IX. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

1. 
   Termin związania ofertą wynosi 30 dni.
   
2. 
   Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
   
3. 
   Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą,
   z tym, że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni.
   

X. TRYB UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ

1. 
   Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SIWZ.
   
2. 
   Zamawiający udzieli wyjaśnień w terminach i w sposób wskazany w art. 38 ust. 1 Ustawy.
   
3. 
   W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią SIWZ a treścią udzielonych wyjaśnień, jako obowiązujące należy przyjąć treść pisma zawierającego późniejsze oświadczenia Zamawiającego.
   
4. 
   Zamawiający nie przewiduje zwoływania zebrania Wykonawców w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
   

XI. WYCOFANIE LUB ZMIANA OFERTY

1. 
   Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
   
2. 
   Powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone według takich samych zasad, jak składana oferta, tj. zgodnie z pkt 9 z uwzględnieniem pkt 10-11 Rozdział VIII SIWZ, z zaznaczeniem na kopercie „ZMIANA OFERTY”.
   

Koperta oznaczona „ZMIANA OFERTY” zostanie otwarta przy otwieraniu oferty Wykonawcy
i zostanie dołączona do oferty Wykonawcy.

3. 
   Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać ofertę z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia, że wycofuje ofertę.
   

XII. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. 
   Termin składania ofert upływa w dniu 11 sierpnia 2017 r., o godzinie 12:00.
   
2. 
   Miejsce składania ofert:
   

Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego (00-548 Warszawa, ul. Krucza 5/11D), w godz. 8.00 – 16.00 w dni robocze (od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem świąt) w pokoju nr 216 lub przesłać pocztą na adres siedziby Zamawiającego. W tym ostatnim przypadku o zachowaniu terminu decyduje moment wpływu oferty do siedziby Zamawiającego, a nie moment wysłania.

3. 
   Oferty złożone po terminie zostaną zwrócone Wykonawcom zgodnie z art. 84 ust. 2 Ustawy.
   

XIII. MIEJSCE I TERMIN OTWARCIA OFERT

1. 
   Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu 11 sierpnia 2017 r., o godz. 12:15 w siedzibie Zamawiającego.
   
2. 
   Wykonawcy oraz inne osoby zainteresowane udziałem w publicznym otwarciu ofert, powinni zgłosić się do siedziby Zamawiającego do sali nr 13.
   

3. Przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

4. W trakcie otwarcia ofert Zamawiający poda do wiadomości zebranych osób informacje zgodnie z art. 86 ust. 4 Ustawy.

5. 
   Niezwłocznie po otwarciu ofert Zamawiający zamieszcza na stronie internetowej informacje dotyczące:
   

1) kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;

2) firm oraz adresów Wykonawców, którzy złożyli oferty w terminie;

3) ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych
w ofertach.

14. 
    BADANIE I OCENA OFERT
    

1. 
   W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
   
2. 
   Zamawiający poprawi w ofercie:
   

1. 
   oczywiste omyłki pisarskie,
   
2. 
   oczywiste omyłki rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
   
3. 
   inne omyłki polegające na niezgodności oferty z SIWZ, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty
   

– niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

3. Zamawiający odrzuci ofertę w przypadku zaistnienia wobec niej którejkolwiek z przesłanek określonych w art. 89 Ustawy.

14. 
    OPIS KRYTERIÓW OCENY OFERT ORAZ SPOSOBU WYLICZENIA CENY
    

1. 
   W odniesieniu do ofert niepodlegających odrzuceniu Zamawiający dokona ich oceny na podstawie kryterium ocen ofert:
   

L. p.	Opis kryteriów oceny ofert	Znaczenie
1.	Cena oferty brutto w PLN	45%
2.	Ocena koncepcji prowadzenia kanałów społecznościowych	40%
3.	Ocena  koncepcji  działań konkursowych i promocyjnych	15%

gdzie podane wyżej wagi procentowe są wagami punktowymi według zasady: jeden % = jeden pkt

2. 
   W ramach kryterium „Cena” (wskaźnik oznaczony dalej jako „C”) – oferta z najniższą Ceną
   za zamówienie uzyska 45 punktów. Pozostałe oferty otrzymają punkty w ilości proporcjonalnie mniejszej, wyliczonej według następującego wzoru:
   

C =(Nc/Co) x 45

Gdzie:

• 
  C - oznacza liczbę punktów w ramach kryterium w ofercie ocenianej;
  
• 
  Nc - oznacza najniższą oferowaną cenę za zamówienie spośród ofert podlegających ocenie;
  
• 
  Co – oznacza cenę za zamówienie w ofercie ocenianej.
  

1. 
   Cena oferty brutto w PLN obejmuje koszt wykonania całego zakresu zamówienia.
   
2. 
   Cenę oferty podaje się w PLN. Zamawiający nie przewiduje rozliczeń w walutach obcych.
   
3. 
   Zamawiający do oceny oferty, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku odprowadzenia przez Zamawiającego podatku VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami przyjmie cenę powiększoną o podatek VAT. Zamawiający jednocześnie informuje, że w przypadku, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym wynagrodzenie Wykonawcy wynikające z umowy pomniejszone zostanie o wartość podatku od towarów i usług, którą Zamawiający miałby rozliczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami.
   

3. W przypadku braku możliwości dokonania wyboru ofert najkorzystniejszych ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.

4. Zamawiający będzie zaokrąglał punkty do dwóch miejsc po przecinku.

5. Komisja przetargowa oceniać będzie kryterium „Ocena Koncepcji prowadzenia kanałów społecznościowych w następujący sposób:

1. 
   Ocena koncepcji prowadzenia kanałów społecznościowych – W (0-40 pkt).
   

a) Koncepcja szczegółowo opisuje aktywności, które zapewnią aktywny udział społeczności, czyli zagwarantują zaangażowanie i interaktywność odbiorców, efektywne dotarcie z komunikatami (0- 10 pkt).

b) Koncepcja jest nieskomplikowana, usystematyzowana i łatwa do zrozumienia (0- 10 pkt).

d) Koncepcja jest wyjątkowa, wyróżnia się, zawiera nowatorskie pomysły i niespotykane formy działań interaktywnych (0-10 pkt).

e) Koncepcja posiada różnorodność zastosowanych rozwiązań technicznych (0-10 pkt).

2. 
   Komisja przetargowa oceniać będzie kryterium „Ocena koncepcji działań konkursowych i promocyjnych” - P (0-15 pkt) w następujący sposób:
   

a) koncepcja zawiera nowatorskie pomysły i niespotykane formy angażujące społeczność/fanów do udziału w komunikacji oraz wydarzeniach;

b) koncepcja w interesujący sposób, za pośrednictwem ciekawie ujętych i różnorodnych treści przekazuje tematykę i przesłanie projektów (0-10 pkt)

5. 
   „Ocena Koncepcji” jest sumą wszystkich ocen zebranych od członków komisji podzieloną przez liczbę członków komisji.
   

OK=(W + P)/LCzK

LCzK – Liczba Członków Komisji

5. 
   Całkowita liczba punktów, jaką otrzyma oferta (wskaźnik LP) będzie stanowiła sumę punktów przyznanych w ramach kryteriów opisanych wskaźnikami: „C” oraz „OK”. Oferta o najwyższej liczbie punktów (LP) zostanie uznana za ofertę najkorzystniejszą. Jeżeli dwie lub więcej ofert otrzyma taką samą najwyższą liczę punktów (LP), za najkorzystniejszą zostanie uznana ta oferta spośród nich, której Cena za zamówienie (lub jej korekta dokonana w przypadkach i na warunkach wskazanych w art. 87 ust. 2 stawy) jest najniższa.
   

LP=C+OK

14. 
    INFORMACJA O AUKCJI ELEKTRONICZNEJ
    

Zamawiający nie przewiduje dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej na zasadach określonych w art. 91a – 91e Ustawy.

XVII. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY

1. 
   Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona czynności określonych
   w art. 92 Ustawy, a wybranemu Wykonawcy wskaże datę i miejsce podpisania umowy. Koszt dojazdu do miejsca wskazanego przez Zamawiającego ponosi Wykonawca.
   
2. 
   W przypadku udzielenia zamówienia Wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia, Zamawiający przed podpisaniem umowy może żądać umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.
   
3. 
   W przypadku udzielenia zamówienia Wykonawcy, będącego osobą fizyczną, Zamawiający przed podpisaniem umowy żądać będzie dokładnego adresu zamieszkania, nr PESEL lub NIP.
   

XVIII. WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

1. Wymagane jest wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10 % wartości umowy. Zabezpieczenie powinno być wniesione do dnia podpisania umowy, na pełny okres realizacji umowy z uwzględnieniem okresu rękojmi.

2. Zabezpieczenie może być wnoszone według wyboru Wykonawcy w jednej lub w kilku następujących formach:

1) w pieniądzu - Wykonawca wpłaca na rachunek bankowy Zamawiającego: 04 1240 6247 1111 0000 4979 9334.

2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej
z tym, że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym,

3) gwarancjach bankowych,

4) gwarancjach ubezpieczeniowych,

5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.

3. Zamawiający nie dopuszcza składania zabezpieczenia w postaci:

1. 
   weksli z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej,
   
2. 
   zastawu na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego,
   
3. 
   zastawu rejestrowego na zasadach określonych w przepisach o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów.
   

4. 
   Poręczenie lub gwarancja stanowiące formę zabezpieczenia należytego wykonania umowy powinno zawierać stwierdzenie, że na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego wzywające do zapłaty kwoty
   z tytułu nienależytego wykonania umowy, zgodnie z warunkami umowy, następuje jego bezwarunkowa wypłata (bez jakichkolwiek zastrzeżeń gwaranta/poręczyciela w treści dokumentu w stosunku do Zamawiającego) do wysokości sumy gwarancyjnej. Jako beneficjenta należy podać Instytut Ochrony Środowiska-Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie.
   

XIX. POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ

Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Ustawy - przysługują środki ochrony prawnej zgodnie z Działem VI Ustawy.

XX. ZMIANA UMOWY

1. 
   Zmiana Umowy dopuszczalna jest w zakresie i na warunkach przewidzianych przepisami Ustawy, w szczególności:
   

1. 
   stosownie do art. 144 ust. 1 pkt 1 Ustawy, Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia do Umowy zmian opisanych w ustępach poniżej:
   

1. 
   w przypadku zmiany przepisów prawa, opublikowanej w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, Dzienniku Ustaw, Monitorze Polskim lub Dzienniku Urzędowym odpowiedniego ministra, Zamawiający dopuszcza zmiany sposobu realizacji Umowy lub zmiany zakresu świadczeń Wykonawcy wymuszone takimi zmianami prawa;
   
2. 
   w przypadku wprowadzenia zmiany stawki podatku VAT - zmianie ulegnie wysokość wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 Umowy: stawka podatku VAT oraz wartość podatku VAT;
   
3. 
   wystąpienia siły wyższej, rozumianej jako zdarzenie lub połączenie zdarzeń obiektywnie niezależnych od Stron, które zasadniczo i istotnie utrudniają wykonywanie części lub całości zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy, których Strony nie mogły przewidzieć i którym nie mogły zapobiec, ani ich przezwyciężyć, i im przeciwdziałać poprzez działanie z należytą starannością ogólnie przewidzianą dla cywilnoprawnych stosunków zobowiązaniowych – w zakresie dostosowania niniejszej Umowy do zmian nią spowodowanych.
   

2. 
   Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu realizacji, zakresu, bądź do rezygnacji z realizacji wybranych elementów zamówienia oraz do zmniejszenia wynagrodzenia w wysokości nie większej niż 25 % wartości brutto łącznego wynagrodzenia w związku ze zmianą lub zmniejszeniem zakresu zamówienia.
   
3. 
   Strony są uprawnione do wprowadzenia do Umowy zmian nieistotnych, to jest innych, niż zmiany zdefiniowane w art. 144 ust. 1e Ustawy;
   
4. 
   Strony dopuszczają możliwość dokonania zmian w Umowie w sytuacjach określonych w art. 144 ust. 1 pkt 2 Ustawy.
   

2. 
   Zmiany, o których mowa wyżej nie mogą spowodować zwiększenia wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 Umowy.
   
3. 
   Wszelkie zmiany będą dokonywane w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
   

XXI. OGÓLNE WARUNKI UMOWY
Wzór umowy stanowi Załącznik nr 6 do SIWZ.
Załączniki do SIWZ:

1. 
   Załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia,
   
2. 
   Załącznik nr 2 – Oferta wykonawcy,
   
3. 
   Załącznik nr 3 – Oświadczenie wykonawcy,
   
4. 
   Załącznik nr 4 – Oświadczenie wykonawcy dotyczące grupy kapitałowej,
   
5. 
   Załącznik nr 5 – Wykaz wykonanych usług,
   
6. 
   Załącznik nr 6 – Wzór umowy.
   

Załącznik nr 1 do SIWZ – Opis przedmiotu zamówienia

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
A. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA.
1. Przedmiotem zamówienia jest zaplanowanie i realizacja kampanii informacyjno-promocyjnej w mediach społecznościowych dla projektów prowadzonych przez Instytut Ochrony Środowiska – Państwowy Instytut Badawczy w ramach:

1) Projektu „Efektywność energetyczna przez rozwój elektromobilności w Polsce” (część 1)

2) Projektu Kampania edukacyjna „Stop Smog” (część 2).

Działania informacyjno-promocyjne będą prowadzone od daty podpisania umowy do dnia 30 listopada 2017 r. na rynku polskim.

2. Kampania realizowana jest w ramach działania ze środków Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 w ramach Funduszy Współpracy Dwustronnej na poziomie Programu PL04.
3. Przedmiot zamówienia obejmuje:

a) Przygotowanie strategii prowadzenia i promocji, organizowania zabaw i konkursów w kanałach mediów społecznościowych oraz jej realizacja na serwisach projektowych w sposób zapewniający realizację założonych celów dla każdego z projektów:

Dla projektu „Efektywność energetyczna przez rozwój elektromobilności w Polsce”,

- kanał Facebook (prowadzenie, płatna promocja, konkursy)

- kanał Instagram (prowadzenie, płatna promocja, konkursy)

Dla projektu Kampania edukacyjna „Stop Smog”

- kanał Facebook (prowadzenie, płatna promocja, konkursy)

- kanał YouTube (zamieszczenie materiałów, płatna promocja)

b) Przygotowanie media planu kampanii oraz zakup reklamy w mediach społecznościowych z uwzględnieniem m.in. targetowania kampanii na wybranych regionach geograficznych (Polska) oraz pre-selekcjonowanym profilu grup docelowych.

c) Przygotowanie kreacji zgodnej z identyfikacją graficzną każdego z projektów (brandbook) oraz produkcja materiałów reklamowych on-line wynikających z założeń strategii social-media, przedstawionego harmonogramu kampanii oraz media planu (postów w mediach społecznościowych, zaplanowanych do wykorzystania w kampanii stron docelowych - landing pages, opcjonalnie formatów display czy rich media, XHTML oraz reklam tekstowych, mailingów oraz innych działań w ramach strategii cross-sellingu w innych kanałach komunikacji).

d) Udzielenie Zamawiającemu licencji, bez ograniczeń terytorialnych i czasowych do przygotowanych materiałów, treści, zdjęć i wizerunków, filmów oraz pozostałych elementów powstałych na rzecz kampanii, itp.

e) Realizacja kampanii oraz wszelkich wynikających ze strategii działań w mediach społecznościowych wg rzeczowo-finansowego harmonogramu działań przedstawionego przez Wykonawcę i zatwierdzonego przez Zamawiającego.

f) Stały monitoring i optymalizacja prowadzonej kampanii przez cały okres trwania kampanii, z wykorzystaniem zaawansowanych narzędzi analitycznych (np. Facebook Audience Insights, Sotrender, Brand24 oraz Sentione, Ink361, Squarelovin, Google Analytics itp.)

g) Raportowanie przebiegu, skuteczności oraz efektów kampanii w cyklu tygodniowym oraz zapewnienie dostępu do zaawansowanych narzędzi analitycznych Zamawiającemu.

Kluczowe cechy przekazu kampanii:

1. Bezpośredni charakter kampanii: odwołujący się̨ do konkretnych argumentów, tematów i znanych odbiorcom sytuacji;

2. Angażujący grupę̨ docelową: zachęcający do komunikacji i interakcji, dzielenia się opiniami, swoimi doświadczeniami oraz poszukiwania dalszych informacji w zakresie tematyki projektowej;

3. Uwzgledniający aspekt ekonomiczny: odbiorcy muszą widzieć konkretne korzyści ekonomiczne wynikające z adaptacji innowacyjnych rozwiązań oraz przyjmowania ekologicznych postaw;

4. Informacyjny: przekazanie merytorycznych informacji nt. m. in. zalet elektromobilności, walki z niską emisją itp.;

5. Case of studies: korzystający z pozytywnych przykładów wdrożeń – z Polski i ze świata;

6. Autentyczny, wiarygodny, prawdziwy: kampania powinna przedstawić́ zagadnienia zgodnie ze stanem faktycznym.

B. WYMAGANIA I KRYTERIA PLANOWANEJ KAMPANII MARKETINGOWEJ W KANAŁACH SPOŁECZNOŚCIOWYCH.

1. Cele:

1). Podstawowy cel kampanii:

a) Promocja kanałów społecznościowych projektów, propagacja treści oraz cross-selling treści projektowych w mediach społecznościowych i dedykowanych serwisach projektowych w domenie ios.gov.pl (Instytut Ochrony Środowiska - Państwowy Instytut Badawczy) przez okres trwania kampanii.

b) Ilość wyświetleń treści i interakcji w projektowych w kanałach mediów społecznościowych projektów. Wskaźnikiem sukcesu jest osiągnięcie liczby wizyt (visits) mierzonej sumarycznie dla wszystkich prowadzonych kanałów komunikacji social media, na koniec kampanii, oddzielnie dla:

Projektu „Efektywność energetyczna przez rozwój elektromobilności w Polsce”,

• 
  minimum 4 000 000
  

Projektu Kampania edukacyjna „Stop Smog”

• 
  minimum 4 000 000
  

c) Aktywizacja użytkowników w kanałach społecznościowych oraz budowa zaangażowania w oparciu o zaproponowaną strategię działań (np. konkursy, zabawy, pobudzanie dyskusji, przedstawianie opinii, recenzje, udział w równoległych kanałach mediów społecznościowych itp.).
2) Dodatkowe cele kampanii:

a) Wzbudzanie zainteresowania wybranymi zagadnieniami ekologicznymi, w zakresie ograniczania niskiej emisji i walki ze smogiem:

• redukcja niskiej emisji, w tym tlenków azotu a także pyłów zawieszonych PM10 i PM2.5 oraz ograniczenie CO2, SO2,

• uświadomienia potrzeby dbania o czyste powietrze, walki z niską emisją,

• podnoszenie ogólnej świadomości ekologicznej i troski o środowisko naturalne, powietrze w szczególności,

• ukazanie piękna polskiego środowiska i jego naturalnej symbiozy z człowiekiem i społeczeństwem,

• pobudzanie proekologicznej aktywności,

• zachęcanie do brania współodpowiedzialności za stan środowiska,

• informowanie o zasadach zrównoważonego rozwoju,

• budowanie społecznej świadomości ekologicznej w zakresie zabiegania i troski o czyste powietrze,

b) Wzbudzenie zainteresowania wybranymi zagadnieniami ekologicznymi, w zakresie elektromobilności:

• rozpowszechnianie idei elektromobilności w Polsce poprzez związaną z rozwojem elektromobilności poprawę jakości powietrza,

• wzbudzanie zainteresowania pojazdami elektrycznymi jako ekologiczną alternatywą do pojazdów o napędzie tradycyjnym,

• rozpowszechnianie koncepcji rozwoju elektromobilności poprzez rozwijanie zaawansowanych technologii głównie poprzez krajowy B+R,

• rozpowszechnianie koncepcji rozwoju krajowego przemysłu elektromobilności, propagacja lokalnych inicjatyw w tym zakresie,

• propagacja innych, wybranych treści merytorycznych wynikających z przeprowadzonych przez IOŚ-PIB badań i analiz m.in. wpływu wprowadzenia floty samochodów elektrycznych na systemy elektroenergetyczne, zmiany środowiskowe czy na zdrowie ludzkie a także pozytywnego wpływu na aspekt modernizacji sieci elektroenergetycznej, poprawę współpracy nauki z sektorem przedsiębiorstw, pozytywnego wpływu na aspekt zwiększenia bezpieczeństwa energetycznego, poprawę stabilności pracy sieci elektroenergetycznej i innych w zakresie projektowym,

c) Budowanie wizerunku marki Instytutu Ochrony Środowiska – Państwowego Instytutu Badawczego jako eksperckiego, wiarygodnego i bogatego źródła informacji z zakresu szeroko pojętej ochrony środowiska. Informowanie o programach i działaniach IOŚ-PIB oraz resortu ochrony środowiska w zakresie tematyki projektowej.

2. Grupa docelowa:

Osoby otwarte na postawy ekologiczne, obecnie i potencjalnie, szukające informacji w związku z ochroną środowiska głównie w kwestii jakości powietrza, obniżania emisji, zielonej energii, elektromobilności, działań i wysiłków podejmowanych przez krajową administrację lokalną i centralną w tym zakresie, poszukujących badań i analiz, baz danych, informacji praktycznych o programach i projektach, itp.
Zamawiający nie wyklucza prowadzenia punktowych działań komunikacyjnych w innych grupach docelowych np. administracja publiczna, centralna i lokalna.
Główny podział (z możliwością wybiórczego targetowania innych grup): przedział wiekowy 19-49, wykształcenie średnie lub wyższe, w dobrej sytuacji finansowej. Osoby aktywne, korzystające z Internetu oraz szeroko pojętych mediów społecznościowych, otwarte i korzystające z nowych technologii, mobilne, świadome ekologicznie bądź otwarte na przyjęcie postaw pro-ekologicznych, szukające „zielonych” produktów, niesztampowych rozwiązań i alternatywnych pomysłów. Osoby pozytywnie nastawione na ludzi, szukające wiedzy jak funkcjonować w zgodzie ze środowiskiem naturalnym. Osoby lubiące dokonywać wyborów innych od sztampowych i tradycyjnych, chcące wyróżniać się z tłumu.
3. Ton komunikacji:

Komunikacja z odbiorcą powinna być utrzymana w tonie bezpośrednim, szczerym i życzliwym, zrozumiałym oraz wiarygodnym i eksperckim, nie stroniąca jednak od wyważonego humoru. Wyraźnie powinna zachęcać do wykonania akcji czy podjęcia aktywności przez użytkownika (mechanizmy call-to-action).

4. Preferowane modele współpracy:

Preferowany jest model, wykorzystujący synergię wszystkich działań i kanałów komunikacji oraz mediów dostępnych dla Zamawiającego, budujący jak największy ruch we wszystkich kanałach komunikacji Zamawiającego. W kanałach mediów społecznościowych do poziomu co najmniej 4 000 000 wizyt w okresie trwania kampanii dla każdego z projektów z osobna oraz gwarantujący zbudowanie obecności w innych mediach związanych z ochroną środowiska. Preferowana jest stała obecność online przez cały okres trwania umowy. Ilość postów powinna zagwarantować osiągnięcie celów wskazanych w SIWZ lecz nie mniej niż 3 posty tygodniowo dla każdego z obsługiwanych kanałów.

W związku z długoterminowością prowadzonych działań podział budżetu w powinien uwzględniać zarówno działania wizerunkowe jak i efektywnościowe. Sugerowany podział budżetu:

- ok. 25% budżetu na tworzenie treści,

- ok. 25% budżetu na działania konkursowe,

- ok. 50% budżetu na działania promocyjne.

5. Monitorowanie działań innych organizacji:

Wykonawca będzie monitorował dyskusje na równoległych polskich kanałach społecznościowych prowadzących komunikację z zakresu ekologii i ochrony środowiska. Komunikacja prowadzona na profilach projektowych będzie brała pod uwagę przebieg i ton dyskusji w innych miejscach w sieci Internet.

W trakcie prowadzenia i nadzorowania działań w mediach społecznościowych należy zapewnić:

• Odpowiedni ton komunikacji z użytkownikami, wg ustalonych wspólnie z Zamawiającym zasad,

• Codzienny monitoring prowadzonych kanałów oraz budowanie interakcji z użytkownikami,

• Bieżące moderowanie rozwoju dyskusji na fan-page’ach,

• Aktywizacja interakcji z użytkownikami przez wykorzystanie mini aplikacji możliwych do uruchomienia przy wykorzystaniu np. API Facebooka,

• Monitoring najpopularniejszych postów, rodzaju podjętych akcji oraz śledzenia jakiego rodzaju informacje są udostępniane innym użytkownikom.

C. ZAKRES PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA.
1.Zaplanowanie i realizacja kampanii promocyjno-informacyjnej w mediach społecznościowych dla projektów prowadzonych przez Instytut Ochrony Środowiska – Państwowy Instytut Badawczy w ramach:

1. 
   Projektu „Efektywność energetyczna przez rozwój elektromobilności w Polsce”,
   
2. 
   Projektu Kampania edukacyjna „Stop Smog”
   

Proponowana strategia powinna zakładać realizację założonych celów oraz osiągnięcie wskaźników sukcesu. Koncepcja kreatywna oraz dobór narzędzi oraz formatów reklamowych powinien zagwarantować zbudowanie jak największego zasięgu przy działaniach wizerunkowych oraz efektywność i skuteczność prowadzonych działań na etapie działań promocyjnych. Wykonawca powinien opisać w przedstawionej strategii sposób realizacji poszczególnych celów wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia oraz uzasadnić skuteczność zaplanowanych działań, dobór narzędzi oraz metody współpracy w zakresie organizowania konkursów (m.in. regulamin, nagrody oraz inne kwestie prawne i podatkowe).

Wykonawca powinien wykazać się dużym zrozumieniem specyfiki sektora ochrony środowiska oraz potrzeb i zachowań osób świadomych ekologicznie. W związku ze stałymi działaniami prowadzonymi w mediach społecznościowych przez Zamawiającego proponowana strategia powinna uwzględniać w swoich założeniach wykorzystanie całości potencjału mediów społecznościowych IOŚ-PIB i agend powiązanych, m. in. przez prowadzenie komunikacji oraz aktywizacji użytkowników na innych kanałach komunikacji w sieci Internet oraz budowanie linków na najpopularniejszych np. forach i grupach dyskusyjnych. Głównym celem prowadzenia stron dla fanów jest aktywna promocja postaw pro-ekologicznych w sieci, wzmocnienie działań aktywizujących na danym etapie kampanii oraz wzmocnienie działań promocyjnych dla pozostałych narzędzi reklamowych stosowanych w kampanii. Facebook jest priorytetowym kanałem komunikacji medialnej. Zamawiający nie wyklucza przeprowadzenia kampanii adhoc w innych kanałach mediów społecznościowych, gdy zaistnieje konieczność w celu uzyskania założonych efektów, jednak należy unikać otwierania nowych fanpage'y, profili czy kont do normalnej komunikacji promocyjnej, ponieważ komunikacja nie będzie mogła być kontynuowana samodzielnie przez Zamawiającego po zakończeniu projektu, w tak szerokiej skali.
2. Przygotowanie media planu kampanii, sposobów promocji i tematyki konkursowej z uwzględnieniem targetowania kampanii w wybranych rejonach kraju oraz profili grup docelowych. Powinien uwzględniać najważniejsze informacje o planowanych kanałach komunikacji oraz najważniejszych parametrach kampanii.
Wraz z proponowanym media planem Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć krótkie uzasadnienie dla wyboru wskazanych kanałów komunikacji takich jak liczba użytkowników/fanów, polubień, interakcji, czy dopasowanie profiu grupy docelowej, itp.
3. Przygotowanie kreacji i produkcja materiałów reklamowych on-line wynikających z założeń strategii przedstawionej przez Wykonawcę i zaakceptowanej przez Zamawiającego rzeczowo-finansowego harmonogramu działań oraz media planu, w tym zaplanowanych do wykorzystania w kampanii: stron docelowych (landing pages), formatów display, rich media, XHTML, reklam wideo, reklam tekstowych, postów w mediach społecznościowych, aplikacji FB, mailingów, itp. Realizując kampanię Wykonawca w całości odpowiada za przygotowywanie niezbędnych materiałów on-line, form reklamowych, dostarczenie tłumaczeń, wykonanie sesji zdjęciowych czy zakup potrzebnych zdjęć i ich licencji. Przez materiały reklamowe Zamawiający rozumie wszelkie formy oraz formaty reklam używane w kampanii, takie jak strony docelowe (landing page), formaty reklamy display (formaty statyczne, rich media, XHTML, wideo, kody QR, itp.), reklamy tekstowe, a przede wszystkim wszelkie materiały wykorzystywane w działaniach w mediach społecznościowych takie jak posty, multimedia, aplikacje, newslettery i mailingi, itp.
Wszystkie materiały powinny:

• być przygotowane spójne z zasadami określonymi w księdze identyfikacji wizualnej Zamawiającego jak i poszczególnych projektów. Elementami obowiązkowymi są: logo, hasła, hasztagi oraz oznakowania Funduszy Norweskich i EOG, zgodnie z Podręcznikiem komunikacji.

• być poprawne od strony językowej,

• zabronione jest zamieszczanie jakichkolwiek treści, które naruszają dobre obyczaje, obowiązujące prawo lub naruszają jakiekolwiek prawa osób trzecich, w szczególności treści wulgarnych, propagujących przemoc lub dyskryminujących.

• być spójne z koncepcją kreatywną kampanii promocyjnej realizowanej przez IOŚ-PIB,

• zawierać wyraźne, zachęcające i jasno sformułowane CTA (Call to Action),

• spełniać wymagania specyfikacji technicznej kanału komunikacji.
Ilość kreacji jest ściśle uzależniona od wskazanych celów w SIWZ. Zamawiający preferuje dwie główne linie: wizerunkową (ogólnie ochrona środowiska, ekologia, przyroda) oraz ekspercką (związana z realizowanymi projektami w zakresie walki ze smogiem, niskiej emisji, elektromobilności, innowacji w ekologii), przy czym Zamawiający ocenia, iż wstępnie podstawowych kreacji będzie nie mniej niż 10. Ilość ta nie uwzględnia ewentualnych optymalizacji kampanii pod kątem skuteczności reklam. Wykonawca jest odpowiedzialny za poprawność językową tekstów wykorzystywanych w kampanii. W zależności od skuteczności prowadzonej kampanii Wykonawca zobowiązany jest do optymalizowania kreacji oraz wprowadzania zmian zarówno w kreacji, formacie, jak i przygotowanych tekstów.
Wykonawca będzie odpowiedzialny przede wszystkim za włączenie się w prowadzenie komunikacji na stronach dla fanów na kanałach społecznościowych oraz aktywizacji interakcji z internautami w trakcie kampanii, w związku z tym Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania stosownych drobnych aplikacji (z wykorzystaniem np. API Facebooka) umożliwiających przeprowadzenie np. zabaw edukacyjnych, testów, quizów i konkursów oraz udostępniania treści generujących ruch na stronach Zamawiającego.

4. Wykonanie lub dostosowanie oraz optymalizacja pod kątem wyszukiwarek (SEO) wybranych stron docelowych (nowych lub istniejących tzw. landing-pages) używanych w kampanii social-media, zadanie to obejmować będzie:

a. opracowanie elementów technicznych stron wykorzystywanych jako strony docelowe w kampanii pod kątem optymalizacji treści dla wyszukiwarek (meta tagi, znaczniki description, title, znaczniki alt dla zdjęć, struktura treści na stronie, formatowanie, itp.). Preferowane jest wykorzystanie oraz dostosowanie stron Zamawiającego niż tworzenie samodzielnych landing pages.

b. zwiększenie relewantności treści (dopracowanie tekstów od strony copy) na stronach docelowych do reklamy, tak by odpowiadała słowom kluczowym zapytania lub była adekwatna do kontekstu w jakim się pojawi w danym przekazie reklamowym.

5. Wykonawca zobowiązany jest do zabezpieczenia po swojej stronie osoby koordynującej (Koordynator) wszystkie działania na każdym etapie realizacji kampanii w uzgodnieniu i współpracy z Zamawiającym. Koordynator będzie reprezentował interesy Zamawiającego, będzie dbał o sprawną i właściwą realizację kampanii zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym, niezwłocznie będzie informował Zamawiającego o nietypowych sytuacjach.
Zamawiający wymaga zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących czynności koordynatora, których wykonanie polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, tj. w/w czynności przypisane koordynatorowi. Pozostałe wymagania w zakresie obowiązku zatrudnienia na umowę o pracę zawarto w projekcie Umowy.

6. Wykonawca powinien zapewnić na każdym etapie kampanii jawne gromadzenie adresów mailowych w kontekście zainteresowań fanów, użytkowników, graczy, itp., tak by można w sposób spersonalizowany tworzyć newsletter i follow-up’y dla wszelkich aktywności prowadzonych przez użytkowników aktywnych w kampanii (zgodnie z aktualnymi wytycznymi GIODO, realizowanymi przez Wykonawcę). W przypadku, gdy nie zostaną osiągnięte określone wskaźniki skuteczności i/lub efektywności Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć takie rozwiązania, które pozwolą je osiągnąć na określonym w ofercie poziomie. Zamawiający dopuszcza w powyższym przypadku wyrażenie zgody na czasowe rozszerzenie listy kanałów komunikacji, intensyfikację prowadzonych działań aktywizujących użytkowników lub inne działania alternatywne umożliwiające osiągnięcie wskaźników, jednakże nie może to wpłynąć na wzrost kosztów powyżej zakontraktowanej wartości zamówienia. Wszelkie propozycje działań uzupełniających muszą zostać wcześniej obustronnie zaakceptowane.

7. Stały monitoring i optymalizacja prowadzonej kampanii w mediach społecznościowych przez cały okres trwania kampanii. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia stałego monitoringu prowadzonych przez siebie działań promocyjnych oraz optymalizacji efektywności przebiegu kampanii na podstawie prowadzonej analizy statystyk. Wykonawca zobowiązany jest przy monitoringu efektywności oraz optymalizacji działań uwzględnić statystyki zebrane przez stosowne narzędzia analityczne. Wyniki monitoringu mogą stanowić podstawę do zmiany harmonogramu, jednak nie mogą mieć wpływu na wskaźniki sukcesu zadeklarowane przez Wykonawcę w ofercie.
8. Raportowanie przebiegu, skuteczności oraz efektów kampanii w cyklu dwu-tygodniowym oraz zapewnienie dostępu do narzędzi analitycznych Zamawiającemu. Wykonawca zobowiązany jest raportować efekty swoich działań w cyklu dwu-tygodniowym oraz jest zobowiązany zapewnić wgląd (dane dostępowe) do narzędzi analitycznych stosowanych w kampanii (np.: Facebook Audience Insights, Sotrender, Brand24 oraz Sentione, Ink361, Squarelovin, Google Analytics lub porównywalne) dla Zamawiającego. Raz w tygodniu odbędzie się rozmowa (osobista lub telefoniczna) z Koordynatorem ze strony Wykonawcy i Zamawiającego, gdzie Wykonawca omówi przesłany na minimum jeden dzień wcześniej raport cząstkowy z osiąganych wyników i weźmie pod uwagę zalecenia Zamawiającego.
Raport miesięczny z prowadzonych działań powinien zawierać informacje co najmniej o podstawowych wskaźnikach skuteczności dostępnych z poziomu statystyk danego narzędzia (m. in. ilość kliknięć, wyświetleń, CTR, miejsce wyświetlenia reklamy, zestawienie ilości postów na kanałach mediów społecznościowych oraz interakcji z nimi, najpopularniejsze linki itp.) oraz:

• 
  zestawienie najpopularniejszych postów,
  
• 
  statystyki dotyczące zasięgów,
  
• 
  ilość podjętych akcji i interakcji,
  
• 
  liczba nowych fanów, zmiany okres do okresu
  
• 
  komentarze i czas reakcji na nie, identyfikacja liderów opinii.
  

W raporcie powinno znaleźć się merytoryczne podsumowanie prowadzonych działań. W celu udokumentowania przebiegu kampanii dla każdego okresu rozliczeniowego kampanii należy dostarczyć zrzuty ekranu - screen shoty (np. 10 najlepszych oraz 10 najgorszych postów), aby zobrazować interakcje z treściami Zamawiającego w kanałach social-media. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji raportów przedstawionych przez Wykonawcę we własnym zakresie bądź przy użyciu podmiotów trzecich.