Stadskansliet
Yüklə 191,55 Kb.
|
- Bu səhifədəki naviqasiya:
- 4. Sektorsövergripande samverkan
- Tillgång till informationskällor
- Geografisk information och ritningar
- 5. Säkerhet, sårbarhet och integritet
- 7. Internet och intranet
- 8. Samordning av tekniska plattformar
3. Ansvar och organisation Många områden inom IT kräver samordning. För att skapa likvärdiga förutsättningar för en god IT-användning inom hela stadens verksamhetsfält krävs fortsatt arbete med att skapa en bra organisation kring IT-användningen. Mål Målet är att skapa en organisation kring IT-användningen som
Organisation Göteborgs stads IT-organisation består av flera enheter som beskrivs nedan. De beskrivs i termer av vilka områden de ansvarar för, hur de arbetar och hur samordning sker med andra enheter. Kommunfullmäktige och kommunstyrelsen Göteborgs stad är en organisation som kännetecknas av en långt gången decentralisering inom många områden. Det betyder dock inte att det inte finns behov av såväl samordning som central reglering. Detta kan gälla val av standarder, produkter men i större grad prioritering och strategisk inriktning. För detta är kommunfullmäktige och kommunstyrelsen huvudman. Central ADB-grupp Det operativa samordningsansvaret utförs av stadsdirektören som också har beredningsansvar i de frågor som kommunfullmäktige och kommunstyrelse har att besluta om. Som referensgrupp, att bistå stadsdirektören i denna uppgift, utser kommunstyrelsen en central ADB-grupp bestående av deltagare från kommunala förvaltningar och bolag. Stadskansliet Stadskansliet har Kommunstyrelsens uppdrag att initiera, planera, leda och i förekommande fall tillsammans med verksamhetsföreträdare genomföra kommungemensamma och för staden viktiga utvecklingsprojekt. En funktion, direkt underställd stadsdirektören, ansvarar för att
ADB-kontoret ADB-kontoret utgör som förvaltning en intern resurs för den kommunala verksamheten i Göteborg vad gäller datafrågor och informationsteknik och ansvarar för flera områden:
Lokala IT-organisationer i förvaltningar och bolag Varje förvaltning och bolag ansvarar inom sitt område för verksamhetsutveckling. Detta gäller även utveckling av metoder och arbetssätt där IT är viktig katalysator eller beståndsdel. Detta innebär att ansvaret för IT-frågor helt och odelat måste ligga hos verksamhetsansvariga. Eftersom IT kan förändra förutsättningarna för både arbetets inriktning och utförande är det viktigt att säkerställa att de möjligheter IT medför tas till vara på ett bra och säkert sätt. Det åligger därför samtliga förvaltningar och bolag att:
I bilaga A beskrivs närmare riktlinjer för utformning av lokala IT-strategier, både vad gäller arbetsprocessen och dokumentationen. 4. Sektorsövergripande samverkan "Det råder en stark enighet både på central och lokal nivå om att en ökad samverkan över sektorsgränserna är nödvändig. Erfarenheterna visar att detta leder till en ökad kostnadsmedvetenhet och ett bättre utnyttjande av de gemensamma resurserna samt bidrar till en ökad professionalitet och kompetens hos de olika aktörerna." (Prop. 1996/97:124) - förslag till ny Socialtjänstlag Även andra utredningar som t.ex. Storstadskommitténs "Att röja hinder" (SOU 195:142), Egon Jönssons kartläggning av lokala samverkansprojekt (SOU 1996:85) och Regeringens proposition "Samverkan, socialförsäkringens ersättningsnivåer och administration, m.m." (1996/97:63) visar på fördelar med en utökad sektorsövergripande samverkan inom och mellan olika kommunala verksamheter samt mellan kommunala verksamheter och andra myndigheter. Genom att utnyttja IT kan den sektorsövergripande samverkan förbättras inom flera områden:
Satsningar inom dessa områden leder till positiva effekter som både rör medarbetare inom den offentliga verksamheten och medborgarna. IT-användning kan till exempel leda till att:
Ärendehantering Oavsett verksamhet står arbetet med ärendehantering inför flera utmaningar. En av de största utmaningarna är att skapa förutsättningar för medarbetare att samverka kring ärenden både inom verksamheten men också mellan olika organisationer. Det är även viktigt att skapa instrument för förvaltningar och bolag att på ett enkelt sätt överblicka arbetet med ärendehantering för att på så sätt kunna skapa spårbarhet och styrning. Genom användning av IT kan ett sammanhållande kitt skapas över verksamhets- och förvaltningsgränser i organisationen. Det gäller dock att inte stanna vid att enbart tillhandahålla information elektroniskt, utan även skapa stöd för gemensamt arbete i olika former.
Många av de arbetsuppgifter som förvaltningarna och bolagen ställs inför kräver tillgång till information som traditionellt sett inte har skapats och lagrats inom den egna verksamheten. Det är därför viktigt att satsa på att göra det möjligt för varje enhet och anställd att både kunna ta del av och bidra till informationskällor som är gemensamma för verksamheten eller staden. Det är också viktigt att dessa informationskällor är utformade och görs tillgängliga på ett sådant sätt att hanteringen av dem kan integreras på ett enkelt sätt med de vardagliga arbetsuppgifterna. Att hämta, lämna och leta efter information måste vara enkelt och inte kräva mycket speciell teknik eller kompetens.
Genom att utnyttja IT kan det politiska arbetet underlättas och förbättras på flera sätt. Snabbare tillgång till underlag i ärenden då man inte behöver vänta på att hela föredragningslistan skall vara klar ger större utrymme för diskussion och politisk beredning. Sammanträden kan förberedas och genom möjligheter att enkelt kopiera handlingar till ett för partigruppen slutet elektroniskt rum kan partierna inför sammanträdena diskutera och bereda ärendena vilket kan vitalisera och underlätta för fritidspolitikern som kanske har svårt att komma ifrån. Med hjälp av IT kan även kommunikationen mellan politiker och medborgare stödjas. IT kan på detta sätt underlätta politikernas arbete vad gäller kommunikationen med både förvaltningarna och medborgarna. Medborgarinformation Behovet av sektorsöverskridande medborgarinformation har uppmärksammats i flera sammanhang. I Regeringens proposition "Bättre möjligheter att samverka vid medborgarkontor" (1996/97:90) föreslås upprättandet av kommunala medborgarkontor där det finns möjlighet att utföra vissa tjänster och informera åt andra myndigheter. Andra initiativ är "Offentliga Sverige på Internet" där Göteborgs Stad medverkar och "Samhällsguiden" som ger medborgaren ett gränssnitt mot offentligheten. Med hjälp av IT kan alltså medborgaren få tillgång till samhällsinformation och kan även utnyttja de tjänster som verksamheten tillhandahåller via detta media. Det blir också lättare för medborgarna att ta del av ärendehanteringen om den stöds av system som kan publiceras på internet. Att på detta sätt göra information tillgänglig för medborgarna har flera fördelar. Exempelvis kan medborgarna få information snabbare. Det blir också billigare p.g.a. av att mindre personalresurser krävs för att ta fram information. Medarbetarna kan därmed ägna mer tid åt komplexa arbetsuppgifter. För att kunna tillhandahålla information som tar medborgarens perspektiv är det dock viktigt med samverkan mellan de olika inblandade verksamheterna. Geografisk information och ritningar Göteborgs Stads tekniska förvaltningar och bolag har i sina ansvar i mycket hög grad tangerande områden. Det är samma gata som skall underhållas, snöröjas, användas för kollektivtrafik, vara trafiksäker, innehålla el och gasledningar etc eller samma byggnad som skall underhållas, förses med el och värme eller byggas om. Detta kräver såväl en hög grad av samordning som en effektiv samverkan. För att åstadkomma detta på ett kostnadseffektivt sätt krävs IT-lösningar som stöder dessa aktiviteter. Verksamheten har under senaste åren genomgått en radikal förändring med konkurrensutsättning. För att möta nya krav har arbetet i hög grad övergått till ett projektorienterat arbetssätt. I detta arbete blir även krav som kvalitetsarbete enligt ISO9001, kortare ledtider och ökad informationsspridning ut i organisationen påtagliga. Ett ökat samarbete såväl inom som utanför den egna organisationen sker. Alla detta berör på olika sätt hur information och dokument hanteras. Vad gäller interaktionen mellan de tekniska förvaltningarna och bolagen är det viktigt att skilja på samordnande aktiviteter och samverkan. För att få högsta möjliga effektivitet mellan organisationerna krävs att alla snabbt och enkelt kan få tillgång till senaste informationen om hur staden egentligen ser ut, dvs senaste kartor och ritningar. Dessutom bör olika aktiviteter redovisas så att andra kan samordna sina aktiviteter mot dessa. Det senare för att tidsmässigt minimera störningar gentemot kommuninvånarna samt för att uppnå ett maximalt samutnyttjande av resurser. Vid operativt arbete sker samverkan mestadels i projektform där olika kompetenser uppenbart måste utnyttjas. Samverkan på vad gäller strategiska och/eller stödfunktioner bör ske löpande. Speciellt kan i detta sammanhang IT-frågorna nämnas. Mål IT kan på ett mycket påtagligt sätt påverka möjligheterna till sektorsövergripande samverkan. Detta kräver samverkan kring uppbyggnaden av tekniska och verksamhetsmässiga förutsättningar. Göteborgs Stad har redan påbörjat detta arbete genom utvecklingen av LIS-plattformen (se bilaga B). LIS-plattformen skall vidareutvecklas och spridas så att följande mål uppnås:
För att kunna uppnå sektorsöverskridande samverkan krävs också den samordning av tekniska plattformar som presenteras i kapitel 8 och bilaga F samt den gemensamma satsning på kompetensutveckling som beskrivs i kapitel 9 och bilaga G. 5. Säkerhet, sårbarhet och integritet Genom att information utbyts med omvärlden elektroniskt ökar komplexiteten. Värdet av informationen som verksamheterna arbetar med ökar och informationen och informationssystemen blir på så sätt en strategisk resurs som måste skyddas. Detta är speciellt viktigt för verksamheter med höga krav på säkerhet och skydd av personlig integritet. Samverkan behövs därför kring frågor som rör säkerhet och sårbarhet för både individer och organisatoriska enheter. Skälen till detta är flera. På grund av områdets allt mer ökande komplexitet är kunskaps- och erfarenhetsutbyte väsentligt. Betydande risker finns dessutom vid överföring av information mellan organisatoriska enheter, vilket pekar på betydelsen av samordning. För att öka säkerheten och minska sårbarheten krävs flera olika typer av insatser. Det är viktigt att tillse att fullgott skydd finns mot insyn, intrång och skadegörelse av data, men även att fysiskt skydd av informationssystemen och utrustning finns i lokalerna. Autentisering är en annan aspekt som innebär säkerställandet av att den som uppger sig vara viss person för informationssystem eller i elektroniskt dokument faktiskt även är denne. En av de viktigaste aspekterna är dock integritet och sekretess för de som personer som använder eller är registrerade i informationssystemen. Ett viktigt mål med IT-användningen är därför att utnyttja tekniken för att stärka skyddet för känslig information som rör den personliga integriten. Individbaserade uppgifter i IT-system skall därför endast kunna nås av behöriga personer som behöver uppgifterna för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter. Det är dock viktigt att den insats som krävs för att tillfredsställa säkerhetskraven ställs emot det värde som användningen av systemen skapar. Förvaltningschefen/verkställande direktören har ansvaret för informationssäkerheten inom verksamhetsområdet om ej frågan skriftligt delegerats i enlighet med den för staden gällande ADB-säkerhetspolicyn (beskrivs i bilaga C) . Den som har ansvaret för informationssäkerheten skall kontinuerligt arbeta med dessa frågor.
6. Elektronisk handel Elektronisk handel är det samlade begreppet för aktiviteter som elektroniskt knyter samman affärspartners och innebär att man vid affärstransaktioner ersätter pappersbundna dokument med elektroniska dokument eller elektroniska informationskällor. Detta gäller dels i redan etablerade affärsrelationer där avsikten är att effektivisera informationsutbytet, ex avrop mot ramavtal, fakturahantering osv, dels för att skapa nya affärsrelationer, ex annonsering, marknadsföring, sk “electronic marketing“. Genomförande av elektronisk handel kräver olika tekniker, ex EDI (Electronic Data Interchange), produktdatabaser, e-post, streckkodsteknik, www-teknik osv. Fördelarna med Elektronisk handel kan indelas i direkta och strategiska. De strategiska tar längre tid att uppnå än de direkta men ger störst nytta. Direkta fördelar är sådana som:
Ett exempel på strategisk fördel är möjligheten till förändring av affärsprocessen som övergång till fakturalösa betalningar Mål Göteborgs stad har - förutsatt att det innebär stärkt konkurrens- och bärkraft för Göteborgsregionen - följande mål vad gäller elektronisk handel: Ekonomisk lönsamhet. Göteborgs stad inför elektroniska handelsprocesser. För att välja lönsamma processer skall varje förvaltning och bolag inventera samt ta fram en strategi för sina handelsprocesser. Gemensamt agerande mot stadens leverantörer. Förvaltningar och bolag skall vi införandet av elektronisk handel eftersträva ett gemensamt förhållningssätt gentemot stadens leverantörer för att motverka fragmenterat köpbeteende, leverantörsberoende speciallösningar osv. Göteborgs stad följer Toppledarforums öppna gränssnitt samt fortsätter sitt deltagande i Toppledarforums projekt Elektronisk Handel för att verka och påskynda att metoder och gränssnitt för elektronisk handel utvecklas på nationell nivå. Bred spridning inom Göteborgs stad. Tekniska förutsättningar för ett genomförande på bred front samt integration av kommungemensamma administrativa processer finns i och med utbyggnaden av stadens IT-infrastruktur och LIS-plattformen.
På samma sätt som det fysiska vägnätet är en förutsättning för att förflytta människor och varor, krävs en kommunikationsinfrastruktur för att kunna förflytta information. Internet som bärande medium för informationshantering och kommunikation har under de senare åren fått en starkt ökande betydelse, och den använda tekniken har blivit en de-facto standard för datakommunikation över organisatoriska och nationella gränser. Genom sin utbredning och användning har internet kommit att radikalt förändra tillgången på information, både vad gäller omfattning och aktualitet. Antalet datorer kopplade till internet och personer med tillgång till internet via hemmet och/eller arbetsplatsen ökar stadigt. Den plattformsoberoende tillgängligheten gör internet-teknologin principiellt mycket lämpligt att använda inom ett flertal områden, bl.a. extern spridning av information samt internt samarbete och informationsdelning (sk. intranet). Samtidigt finns ett antal begränsningar som påverkar användbarheten, som t.ex. kravet på "on-line-förbindelse" för ett intranet-baserat arbetssätt, vilket minskar dess användbarhet för distansarbete. Idag är spridningen av internet inte så hög att den kan ersätta de existerande informationsvägarna. Möjlighet finns däremot till en komplementär användning, samtidigt som erfarenheter och beredskap skapas inför framtiden. Frågorna kring användning och utformning av information och tjänster som görs tillgängliga via internet/intranet är av infrastrukturell karaktär, där samverkan krävs. Som nämnts tidigare krävs samordning vad gäller sektorsövergripande samverkan (se kapitel 4 och bilaga B) och tekniska plattformar (se kapitel 8 och bilaga F). Det finns också anledning att samverka vad gäller val av utvecklingsmiljöer och applikationer, så att erfarenheter och system kan återanvändas. För att användningen av internet/intranet skall fungera krävs organisation och tillgång till service. Förutom samordning av tekniska plattformar krävs därför också ett samlat grepp vad gäller namnstandarder för elektroniska postadresser och URLer (adresser till hemsidor på WWW). Dessutom krävs samordning kring utformningen av officiella hemsidor. Allt detta beskrivs mer i detalj i bilaga E. Möjligheten till kommunikation och informationsutbyte via internet ger stora fördelar inom flera verksamhetsområden, varav några av de viktigaste nämns nedan. De beskrivs mer utförligt i bilaga E. Stöd för handläggning Information från kommunen till medborgarna Demokrati och insyn Internet-tjänster Kompetensutveckling Mål På grund av internet/intranet-teknologins fördelar vad gäller samverkan mellan enheter inom Göteborgs stad och med omvärlden är det betydelsefullt att följande mål uppnås: Samtliga medarbetare skall genom sitt arbete få tillgång till kommungemensamma uppgifter samt information relevant för yrkesutövningen via internet. Stadskansliet skall via internet presentera kortfattad information om den kommunala verksamheten. Samtliga förvaltningar och bolag skall själva presentera information på internet och ge medborgarna möjlighet till dialog. De redaktionella miljöer som används för presentation av information på internet/intranet skall vara effektiva och integrerade med övriga verksamhetssystem. Alla enheter inom Göteborgs stad skall följa namnstandarden vad gäller adresser på internet samt riktlinjerna för utformning av officiella hemsidor.
Det har under den senaste tiden förts fram ökade krav på samverkan mellan enheter som har ansvar för delar av ärendekedjor. Partsammansatta arbetsgrupper med sitt värv i olika verksamheter utreder och bereder allt fler ärenden. Andra organisationer och företag blir mer knutna samman i dessa kedjor. Utvecklingen går mot att man vill dela på information och dokument inom och mellan organisationer vilket ställer krav på standardisering av gränssnitt mellan informationssystem och standardisering av format på informationsmängderna. Genom att begränsa antalet tekniska plattformar inom en organisation minskar dessutom omfånget av det område där organisationen måste ha supportkompetens vilket leder till lägre underhållskostnader och högre supportkvalitet.
Samordning av tekniska plattformar är ett arbete som länge pågått inom Göteborgs stad. Det ökande antalet tekniker och IT:s ökade betydelse föranleder dock förhöjda ansträngningar. För att åstadkomma möjligheterna till samverkan som beskrivs ovan samt minska kostnaderna och öka värdet i IT-användningen inom stadens verksamheter skall samordning ske så att en gemensam standard upprättas vad gäller följande områden: Nätverksprotokoll Nätverksoperativsystem Operativsystem för persondatorer Programvara för dokumentframställning Meddelandehantering - elektronisk post Katalogtjänster Plattform för dokument och ärendehantering samt gemensamma informationsdatabaser Plattform för arbete med geografisk information (GIS) och ritningar (CAD) WWW-läsare Virusskydd Yüklə 191,55 Kb. Dostları ilə paylaş:
|