T. C. DİYanet iŞleri başkanliği eğİTİm hiZMETleri genel müDÜRLÜĞÜ Program Geliştirme Daire Başkanlığı

d- Özel Kalem Müdürlüğü

Başkanlık Makamının protokol, sekreterlik, evrak ve yazı işlerini yürütür.

Müdürlükçe sunulan hizmetler, “Diyanet İşleri Başkanlığı Görev ve Çalışma Yönergesi”nin 84. maddesinde aşağıdaki şekilde belirlenmiştir:

•  Başkanın imza veya parafına sunulmak üzere birimlerden gelen yazı ve dosyaları inceleyip gereken düzeltmeleri yaptırdıktan sonra Makama sunmak,

•  Başkanın imza veya parafından çıkan evrak ve dosyaları bekletmeden ilgili birimlere göndermek, Devlet Bakanının imzasına sunulması gerekenleri Bakanlığa göndermek, bunlardan sonuçlananların ilgili birimlere intikalini sağlamak,

•  Başkan tarafından verilen konuları incelemek, değerlendirmek, cevaplandırılması gereken hususların araştırmasını yapmak ve zamanında cevaplarını hazırlayarak Makama sunmak,

•  Başkanlık Makamına gelen telgraf, yazı, mektup ve davetiyeleri zimmetle teslim almak, incelemek ve "Evrak Akış ve Talimat Fişi" düzenleyerek her gün mesai bitiminden önce Makama sunmak,

•  Başkanla görüşmeye gelen ve süreli yayınlarda haber olarak verilmesi gereken kişi veya heyetleri ve Başkanın katılacağı önemli programları Dini Yayınlar Dairesi Başkanlığına bildirmek ve bu Daireden de bir görevlinin görüşmelerde hazır bulunmasını sağlamak,

•  Başkanın katıldığı toplantı, brifing, görüşme ve diğer programları takip etmek, bunlara ait not ve tutanakları tanzim etmek, rapor haline getirmek ve Makama sunmak,

•  Başkanın yurt içi gezileri ile ilgili iş ve işlemleri takip etmek, refakat etmek, gerekli bilgi ve belgeleri önceden ve yolculuk esnasında derlemek,

•  Yabancı uyruklu ziyaretçiler hakkında önceden gerekli bilgileri toplamak, ihtiyaç duyulduğunda görüşme saatinde ziyaretçinin konuştuğu dile göre tercümanların bulunmasını sağlamak,

•  Gerekli koordinenin sağlanabilmesi için bir sonraki günün randevuları hakkında her gün mesai bitiminden önce Başkana ve ilgili birime bilgi vermek,

•  İşlemi biten randevu takip çizelgelerini aylık ve yıllık olarak bir dosyada muhafaza etmek ve her yılın sonunda, gelen ziyaretçilerle ilgili istatistiki dokümanlar hazırlamak,

•  Başkanın istediği randevuların alınmasını sağlamak, bunları kaydetmek, takip etmek ve sonuçlandırmak,

•  Başkanlığımızı ilgilendiren şahıslar ile Devlet erkânının yakınlarının nikâh, düğün, hastalık ve ölüm haberlerini takip etmek, ilgililere Başkanın geçmiş olsun, başsağlığı ve kutlama mesajlarının gönderilmesini sağlamak,

•  Makamı ilgilendiren kanun, tüzük, yönetmelik ve genelgeleri toplamak, muhafaza etmek ve her an istifadeye hazır halde tutmak,

•  Başkanlık Makamı için gerekli malzeme alımlarıyla ilgili ihtiyaçları tespit etmek, talep yazılarını hazırlamak, takip etmek ve tedarikini sağlamak; Başkanlık Makamı ve Protokol Müdürlüğünde bulunan demirbaş eşyanın kayıt, tescil ve terkin işlemlerini yürütmek,

•  Protokol konusunda amirlerince verilen diğer görevleri yapmak.