T. C. İStanbul medipol üNİversitesi BİRİM İÇ değerlendirme raporu hazirlama kilavuzu

Birim Dışından Tedarik Edilen Hizmetlerin Kalitesi

Birim, dışarıdan aldığı destek hizmetlerinin uygunluğunu, kalitesini ve sürekliliğini güvence altına almalıdır.

1. 
   Birim dışından alınan idari ve/veya destek hizmetlerinin tedarik sürecine ilişkin kriterler nelerdir?
   

Kurum dışından tedarik edilen temizlik, yemek, taşıma servisi ve güvenlik hizmetleri Üniversitemizce İMÜ Satınalma ve İhale Yönetmeliği hükümlerine göre yapılan satınalmalar ile yapılmaktadır.

Kurum dışından alınan yukarıda belirtilen destek hizmetlerinin tedarik süreci mevzuatı gereğince iyi belirlenmiş teknik ve idari şartnamelerde belirlenmiş tüm teknik detay ve nitelikleri belirlendiğinden, hizmetlerin uygunluğu, kalitesi ve sürekliliği de güvence altına alınmaktadır.

2. 
   Birim dışından alınan bu hizmetlerin uygunluğu ve kalitesi nasıl sağlanmakta ve sürekliliği nasıl güvence altına alınmaktadır?
   

Dışarıdan temin edilen destek hizmetlerinin 2018 yılına kadar Tedarikçi Menuniyet Anketi benzeri Bir anket yapılmamıştır. 2018 yılında akademik-idari personel ve öğrencilerle yapılan memnuniyet anketlerinde özellikle yemek, servis ve temizlik hizmetleri ile ilgili sonuçlar Üniversitemiz Destek Hizmetleri birimine iletilerek, düzeltici, iyileştirici ve mükemmelleştirici faaliyetler için geri bildirim istenmiştir.

Kamuoyunu Bilgilendirme Birim, eğitim-öğretim programlarını ve araştırma-geliştirme faaliyetlerini de içerecek şekilde tüm faaliyetleri hakkındaki bilgileri açık, doğru, güncel ve kolay ulaşılabilir şekilde yayımlamalı ve kamuoyunu bilgilendirmelidir. Birim, topluma karşı sorumluluğunun gereği olarak, eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme faaliyetlerini de içerecek şekilde tüm faaliyetleri ile ilgili güncel verileri kamuoyuyla nasıl ve hangi ortamlarda paylaşmaktadır? Fakültemizin eğitim-öğretim ve araştırma geliştirme faaaliyetlerinide içerecek şekilde tüm faaliyetleri yıllık olarak hazırlanan “Yılı Akademik Faaliyet Raporu” nu sistemli ve düzenli olarak Üniversitemizin WEB sayfasında kamuoyu ile paylaşılmaktadır. Ancak, stratejik plan ve faaliyet raporu arasındaki ilişkinin fonksiyonel bir şekilde kurulamaması nedeniyle, yasal olarak yayımlanması gereken dökümanların kamuoyuna istenen seviyede bilgi aktardığını söylemek mümkün olamamaktadır. Bu durum, geliştirilmei gereken bir alan olarak değerlendirilmektedir. Birim, kamuoyuna sunduğu bilgilerin tarafsızlığını ve nesnelliğini nasıl güvence altına almaktadır? Birim kamuoyuna sunduğu bilgileri, 2014-2018 dönemi Stratejik Planında kamuoyuna duyurduğu Temel İlke ve Değerlerine bağlı olarak paylaşmaktadır. Kamuoyuyla paylaşılan bilgilerde; -Etik değerlere bağlı, -İnsan odaklı, -Mükemmelliyetçi, -Hoşgörülü, -Yenilikçi, -Her türlü ayrımcılığa karşı işbirliğine açık değerleri dikkate alarak paylaşmaktadır. Stratejik planımızda duyurduğumuz bu değerlerle paylaşımlar güvence altına alınmaktadır.

Yönetimin Etkinliği ve Hesap Verebilirliği Birim, yönetim ve idari kadroların verimliliğini ölçüp değerlendirebilen ve hesap verebilirliklerini sağlayan yaklaşımlara sahip olmalıdır. Birim, eğitim-öğretim programlarını ve araştırma-geliştirme faaliyetlerini de içerecek şekilde tüm faaliyetleri hakkındaki bilgileri açık, doğru, güncel ve kolay ulaşılabilir şekilde yayımlamalı ve kamuoyunu bilgilendirmelidir. Birim yöneticilerinin liderlik özellikleri nasıl ölçülmekte ve izlenmektedir? Bu yetkinliklerin geliştirilmesi için ne gibi uygulamaları bulunmaktadır? Kalitenin temel felsefesi, sistemin ilgili bütün birimleri ilgilendiren ve birimlerarası süreçlerin verimli ve etkili biçimde, üst yöneticinin liderliğinde yönlendirilebileceği gerçeğine dayanmaktadır. Fakültenin Dekanı, birimin sorumlusu ve lideridir. Kalite çalışmalarının takım çalışmasına dayandığı, liderlerin ekipleriyle, ekiplerde liderleriyle güçlüdür. Fakülte Dekanı, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunun 16’ ıncı maddesinde tanımlanan görev, yetki ve sorumlulukları yerine getirmek üzere Vakıf Yükseköğretim Yönetmeliği’ nin 22’ inci maddesi uyarınca Yükseköğretim Kurulunun olumlu görüşü alınmak suretiyle Üniversite Mütevelli Heyetince 3 yıl süreyle atanmaktadır. Fakülte Dekanının liderliğinde Fakülte Kurulu ve Fakülte Yönetim Kurullarında başkanlık yaparak, fakültede sürdürülen bütün faaliyetlerin etkin bir şekilde yerine getirilmesini sevk ve idare etmektir. Ayrıca Üniversitenin üst kurulları olan Üniversite Senatosu ve Üniversite Yönetim Kurulu’ nun doğal üyesi olarak, fakültesinin ve Üniversitenin işleyişi ile ilgili süreçlerde aktif olarak görev yapmaktadır. Fakülte Dekanı olarak, mevzuatlarda tanımlanan görev, yetki ve sorumluluklarını yerine getirirken, liderlik özelliklerini de ortaya koymaktadır. Bu özelliklerin başlıcaları olarak; kalite anlayışını benimsemesi, kalite felsefesinin birimde uygulanmasına karar vererek, sürece bütün çalışanların katılımını sağlaması, amaç ve hedeflerini belirleyerek vizyonunu oluşturmak, belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmak için kalite politikalarını belirlemek şeklinde sıralanabilir. Takım lideri olarak, Dekan, birimin stratejik planını hazırlayıp, kamuoyuyla paylaşması, stratejik planda belirlenen amaç ve hedeflere ulaşma düzeyine ilişkin, faaliyet ve performans raporları ile süreçleri izlemeleri, Akreditasyon başvurusunda bulunarak özdeğerlendirme raporunun hazırlanmasında takım çalışmasına liderlik yapması, sürecin başarılı olmasını sağlamaktadır. Birimin hesap verebilirlik ve şeffaflık konusunda izlediği politikası ve uygulamaları nelerdir? İMÜ Tıp Fakültesi Üniversitenin Kalite Güvence Politikaları ile uyumlu bir şekilde hazırlanmış olan “Üniversite ve Fakültenin Stratejik Planı”, yıllık “Faaliyet Raporları” ve “Performans Programları” ile yönetimsel sorumluluğu ve hesap verebilirliği kurumsal bir çerçevede sağlanmaktadır. Bu konudaki raporlar- dökümanların varlığı ve web sayfasında kamuoyuna duyurulması, bu verilere elektronik ortamda ulaşılır olması güvence altına alınmıştır. Fakültede, süreç odaklı fakülte yönetimi, bütün bölüm ve anabilim dallarının başkanları arasında süreç yönetimi temel alınarak, görev dağılımı ve yetkilendirme yapılarak gerçekleştirilmeye çalışılmaktadır. Bu bağlamda her seviyedeki süreç sahipleri belirlenmiş olup, Dekan, Dekan Yardımcısı, Bölüm Başkanları, Anabilim Dalı Başkanları ve Koordinatörlerimiz süreçlerden sorumlu tutulmaktadır.

SONUÇ VE DEĞERLENDİRME Birimin güçlü yönleri ile iyileşmeye açık yönlerinin Kalite Güvencesi, Eğitim-Öğretim, Araştırma-Geliştirme ve Yönetim Sistemi başlıkları altında özet olarak sunulması beklenmektedir. 2016 yılı dış değerlendirme süreciyle ilgili sunulmuş İstanbul Medipol Üniversitesi Kurumsal Geri Bildirim Raporunda* belirtilen iyileşmeye açık yönlerin birim düzeyinde giderilmesi için alınan önlemler, gerçekleştirilen faaliyetler sonucunda sağlanan iyileştirmeler ve ilerleme kaydedilemeyen noktaların neler olduğu sunulmalı ve mevcut durum değerlendirmesi ayrıntılı olarak verilmelidir. *http://www.yok.gov.tr/documents/23233405/34093873/IMU_KGBR_nihai.pdf/1084f275-0f33-444f-b2ca-af3e5e444e6f

KALİTE GÜVENCESİ Güçlü Yönler Kalite güvencesi çalışmalarına sağlanan kurumsal destek ve güçlü liderlik Fakültenin Akreditasyon başvurusunun yapılmış olması (UTEAK) İyileştirmeye Açık Yönler Kalite çalışmalarına dış paydaşların (mezunlar, sektör, STK… vb.) daha fazla ve etkin katılımlarının yetersiz kalması, Stratejik yönetim döngüsünde kalite süreçlerinin içselleştirilmesi açısından kurum çalışanlarının tümünün süreçlerden yeterli düzeyde bilgiye sahip olmamaları, Kalite süreçlerine yönelik olarak, kurumda hizmet içi eğitim ihtiyacının bulunması. EĞİTİM-ÖĞRETİM Güçlü Yönler Akreditasyon başvurusunda bulunulması, Yabancı dil eğitimi için öğrencilerin Amerika Birleşik Devletlerinde eğitime gönderilmeleri, Aidiyet duygusu gelişmiş çalışan ve öğrenci yapısı, Avrupa Komisyonu, Avrupa Konseyi ve UNESCO tarafından ortaklaşa tasarlanmış olan Diploma Eki veriyor olunması, Son Teknolojiyle donatılmış (akıllı tahta, akıllı kürsü, barkovizyon, ses sistemi…vb.)eğitim alanlarına (deslik,anfi,laboratuvar) sahip olunması, Öğrencilere sunulan burs olanaklarının çeşitliliğinin tatmin edici düzeyde olması. İyileştirmeye Açık Yönler Programın gözden geçirme süreçlerine iç ve dış paydaşların katılımlarının sistematik olarak katılımlarının gerçekleştirilmesi, TYYÇ ve AKTS araçlarının öğretim üyelerince yeterince anlaşılamaması, Öğrenci danışmanlık hizmetlerinin geliştirilmesi ve etkinliğinin artırılmasında yetersizlik, Hastane kapasitesinin öğrenci sayısına bağlı olarak geliştirilmesi. ARAŞTIRMA-GELİŞTİRME Güçlü Yönler Güçlü ve son teknoloji ile donatılmış fiziksel ve araştırma alt yapısının varlığı, Sektör ve dış paydaşlarla ortak projeler yürütülmesine yönelik çalışmaların üst yönetim tarafından desteklenmesi ve teşvik edilmesi, Bilginin ticari ürüne dönüştürülmesini sağlayacak bir alt yapıya ve anlayışa sahip olunması, Sağlık alanında güçlü ve tanınır bir kimliğe sahip olunması, Fakültenin anabilim dallarında topluma hizmet sunumunun, sorumluluk ve bilincinin gelişmiş olması. İyileştirmeye Açık Yönler Topluma katkı sağlayan faaliyet ve hizmetlerin etkinliğinin ve verimliliğinin ölçülememesi, Dış paydaşlarla yakın ve güçlü ikili ve çoklu bilimsel ilişkilerin eksikliği, Ulusal ve uluslararası projelere katılımın teşvik edilmesi ve mevcut araştırma kaynaklarına ilave daha fazla dış kaynak yaratılması, Genç akademisyenlerin ve öğrencilerin daha fazla araştırma-geliştirme projelerine katılımın teşvik edilmesi, Araştırma sonuçlarının etkinliğinin ve verimliliğinin gözden geçirilmesi, sürekliliğinin ve kalite güvencesinin sağlanması, Araştırma çalışmalarının eğitim-öğretim süreçleri ile daha tanımlı bir şekilde ilişkilendirilmesi, Araştırmalara ayrılacak öz kaynakların arttırılması. YÖNETİM SİSTEMİ Güçlü Yönler Fakültenin teknolojik imkanlarının sürekli güncellenmesi ve geliştirilmesi, Yönetim deneyimine sahip, yöneticilik özellikleri gelişmiş, güçlü, deneyimli ve nitelikli akademik ve idari insan kaynaklarının varlığı. İyileştirmeye Açık Yönler Kalite yönetim sistemi ve kalite güvencesi uygulamaların tüm akademik birimlerimize yaygınlaştırılması, çeşitlendirilmesi ve kurum kültürü haline getirilmesinde ki eksiklikler, İdari personelin bireysel ve kariyer gelişimini destekleyecek hizmet içi eğitim programlarının periyodik olarak uygulanmaması, Çalışanlar için teşvik, takdir ve ödüllendirme süreçlerinin oluşturulmamış olması, Dış paydaşlarla olan ilişkilerin yapılandırılmış güçlü ve etkin bir platforma taşınmamış olması, Mezun izleme sisteminin aktif bir şekle getirilmemesi, Merkez Kavacık Güney Yerleşkesinin dışında ve uzağında olan Bağcılar Medipol Mega Hastanesindeki klinisyen öğretim elemanları ve öğrencilerin süreçlere katılamamaları veya yeterince yararlanamamaları, Genel kamuoyuna yönelik bilgilendirme, internet, WEB sayfası dışındaki kaynakların, özellikle görsel ve yazılı medyanın etkin kullanımı ile Fakültenin tanınırlığı ve güncel algısının artmasının sağlanmasına ilişkin etkisizlik, Yönetimin, iç ve dış paydaşları ile kamuoyuna hesap verebilirliliğine yönelik ilan edilmiş politikasının belirgin hale getirilmesi ve paylaşılması için şeffaflık algısı sağlayacak Fakülte ve Yönetim Kurulu kararlarının web sayfasında tüm paydaşların erişimine açılmamış olması, Birimde kalite yönetimi, kalite güvencesi ve kalite kültürü konusunda eğitim almış, bilinçli, nitelikli ve gönüllü insan kaynağının yetersizliği, Kalite yönetimi ve güvencesi çalışma ve uygulamalardan elde edilecek verilerin toplanması, etkinliğini ve verimliliğini ölçme, değerlendirme, raporlama ve iyileştirme yönünde yönetecek, bilgi sistemleri ile entegre edilmesi, Öğrencilerin kalite yönetim ve karar süreçlerinde temsil edilmeleri ve aktif katılım sağlamalarına yönelik yaklaşımların gözden geçirilerek, iyileştirilmesi. İdari teşkilatın görev tanımları ve iş akış süreçlerinin iç mevzuatlarla tanımlanmamış olması.

2017 YILI ANKET SONUÇLARIYLA İLGİLİ DEĞERLENDİRMELER

Anket sonuçlarını %50 altı ve üstü olarak iki aşamalı değerlendirilmiştir. Eğik değer %50’ nin altında oluşan değerler negatif, üstü de pozitif olarak dikkate alınmıştır.

• 
  Fakültemizde çalışanların 59 anket sorusuna verdikleri cevapların yüzdelik oranlara göre 49 u üniversitemizin genel çalışanlarıyla paralellik gösterdiği görülmüştür. Üç soruda genelden daha negatif, 7 sinde ise daha pozitif olarak yansımaktadır. Negatif olarak değerlendirdiğimiz başlıklar aslında % 50 oranının üzerinde ancak genel anket sonuçlarının biraz altında olduğu için negatif olarak değerlendirilmiştir. Pozitif olarak değerlendirdiğimiz konu başlıkları genel çalışanlarda %50 altı sonuçlar iken bizde bu aynı başlıklar %50 üzerinde puanlanmıştır. Genel çalışan anketinde 59 soruya verilen cevapların 24 ü %50 altı olarak değerlendirilirken tıp fakültesinde 15 i % 50 altı puanlanmıştır. Bu 24 başlığın 15 tanesi ortak konuları içermektedir. 9 farklılık da genelden daha pozitif yani % 50 üzerinde puan almış durumda . Tek farklılık SKS kısmını ilgilendiren 42 .soruda tıp fakültesi %50 altında değer almıştır.
  

Bu sonuçlar değerlendirildiğinde Tıp fakültesi çalışanlarının genel üniversite çalışanlarına oranla daha memnun oldukları söylenebilir. Memnun olmadıkları konular biri hariç üniversite genelinde negatif olarak değerlendirilen başlıklar olmuştur. Bu başlıklarda iyileştirmelerin yapılmasıyla tıp fakültesi çalışanlarının memnuniyet oranları genelin üzerinde olmaya devam edecektir.

Genel ankete yansıyan ana memnuniyetsizlik konuları ağırlıklı

1-mekan yetersizliği

2-meslek içi eğitim yetersizliği

3-Otopark

4-Mebis sistemi

5-Bilimsel teşvik, araştırma için finans zaman ve mekan yetersizliği

6-kütüphane

7-Disiplinler arası çalışma yetersizliği

8-Ögrenci fazlalığı ve mekanların yetersizliği şeklinde kendini göstermektedir.

Bu konu başlıklar çoğunlukla üst yönetimin kararlarıyla çözülebilecek sorunlardır.

• 
  Öğrenci anketlerine bakıldığında 33 soru sorulmuştur. Bu 33 sorunun genel öğrenci anketlerinde 21 tanesi yaklaşık 2/3 ü %50’ nin altında puan verilmiştir. Tıp fakültesinde ise 23 tanesi %50 altında değerlendirilmiştir. 33 sorunun 29 unda tıp fak öğrencileri genel öğrenci değerlendirmeleriyle paralel not vermişlerdir. Bir soruda pozitif değer verilmiştir. Bu da danışmanları öğretim üyesine (8 soru) ulaşmada zorluk çekmedikleri bizim olumlu olan kısmımızdır. Buna karşın 19 soruda dersliklerden ve havalandırmada şikâyetçi oldukları görülmektedir bu da muhtemele hastanedeki sınıflarımızla ilgili bir sorun olarak gözükmektedir. Bunun yanı sıra 27 soruda internet erişimi sorununu daha negatif puanla değerlendirilmiştir. Bu da hastanedeki sorun olarak yansıdığı düşünülmektedir. Negatif değerlendirmenin 19’ u üniversitenin genel öğrenci anketiyle aynı konu başlıklarını içermektedir. Öğrenci anketleri bir bütün olarak değerlendirildiğinde memnuniyetsiz olunan konular hemen hemen tıp fakültesi öğrencileriyle diğer öğrenciler arasında paralellik göstermektedir. Ancak öğrencilerin anket dışında yazdıkları yorumlarda fakültemizin sorunlarının önemli bir kısmının mega Medipol hastanemizdeki şikayetler olduğu görülmektedir.
  

Bu yorumları

1-Kütüphane

2-Derslikler ve mekanlar

3-İnternet

4-Sağlık hizmetinden yararlanmada hastanede yaşanan sorunlar

5-Otopark, Ulaşım ve Barınma

7-Egitim - öğretim

8-Kırtasiye, fotokopi

9-Yemekhane ve kantin

10-Diğer problemler olarak 10 ana başlıkta değerlendirilmiştir.

Kütüphane probleminin hastanede bir yıla kadar çözüleceğini ve yaklaşık 200 kişilik okuma kapasitesi olan iki katlı bir kütüphane inşaatı devam etmektedir. Dekan olarak görme ve inceleme şansına sahip olduğum bu projenin tamamlanmasıyla hastanemizde kütüphane sorunumuzu büyük ölçüde çözeceği değerlendirilmektedir.

Derslik ve mekan sorunumuzda benzer şekilde yeni inşaat halindeki yerde sorunumuz bir yıl içinde çözülecek olarak görülmektedir.

İnternet problemi hastane yönetimi ve hastane Bilgi Teknolojileri Birimiyle yüz yüze görüşülmüş ve bir ay içerisinde sorunun giderileceği ifade edilmiştir

Tıp öğrencilerimizin sağlık hizmeti almalarındaki sorunları bu anketten hemen sonra çözülmüştür. Tüm öğrencilerimiz herhangi bir fark vermeksizin Esenler ve Sefaköy’ deki SUAM’ den tüm tedavi-tektik hizmetlerini ücretsiz olarak alabilmeleri sağlanmıştır. alabilecektir.

Otopark sorunu hastaneni genel sorunu olup çözülecek gibi görünmemektedir. Kavacık Yerleşkelerinden Bağcılar Medipol hastanemize karşılıklı servisler vardır Ancak anketlerden bunun biraz yetersiz olduğu görülmektedir. Sayının artırılması için Üniversitemizce çözüm yoluna gidilecektir.

Eğitim öğretimle ilgili ana sıkıntılar ders değişiklikleri, iptalleri boş geçmesi ve yeteri kadar hasta görememe olarak rapor edilmiştir Bu TEMEL SORUNUMUZ Mütevelli Başkanıyla görüşülerek akreditasyon sürecinin bir parçası olarak sorunun çözümüne hastane yöneticilerimizde katılarak yol alınmaya başlanmıştır.

Kırtasiye sorunu hastane bünyesindeki market içinde bir eleman görevlendirilerek makine ve gerekli kırtasiye fotokopi, çekim malzemeleri teminine gidilmektedir ve bu sorunun da kısa sürede çözüleceğini söyleyebiliriz.

Yemekhane problemi de hastanemizin idari direktörüyle görüşülmüş ve direktörümüz yemek firmasıyla iletişime geçmiş ve yemeklerin kalite ve miktarlarının artırılması talimatı verilmiştir.

Diğer problemler olarak fakültemizin idari personelinin tutum ve davranışları ile ilgili bazı noktalar gözden geçirilmiş ve iyileştirme sürecine girilmiştir. Hastane çalışanlarının öğrencilerimize davranışlarının negatiften pozitife doğru yönlenmesi için hastane yöneticileriyle görüşülmüş ve bu konunun da hassasiyetle diğer yöneticilerine aktarılacağı ve pozitif yönde yol alınacağı ifade edilmiştir.