T. C. İZMİr valiLİĞİ İl Afet ve Acil Durum Müdürlüğü

2.6. RAPORLAMA USULLERİ

Ulusal ve Yerel Düzey raporlama usullerini içeren bilgiler detaylı olarak (Tablo 23)’de sunulmaktadır. Raporlama usulleri kapsamında, Operasyon ve Lojistik Ekipleri, oluşan afet ve acil durumla ilgili resmi raporlarını Yerel Düzey Hizmet Grup Yöneticisine sunar. Yerel Düzey Hizmet Grubu Yöneticisi, bu bilgiler doğrultusunda hazırladığı raporları Valiliğe ve Ulusal Düzey Hizmet Grubuna iletir. Valilik ve Ulusal Düzey Hizmet Grupları, kendilerine iletilen bilgiler doğrultusunda hazırlanan raporları AFAD ile paylaşır. AFAD bu raporları Afet ve Acil Durum Koordinasyon Kurulu, Afet ve Acil Durum Yüksek Kurulu, Bakanlar Kurulu ve Başbakan’a sunar. Basın ve kamuoyunun bilgilendirilmesi Vali ve AFAD tarafından yapılır. Operasyon ve Lojistik Ekipleri ile AFAD arasında yer alan tüm birimler arasında resmi raporlama haricinde sürekli karşılıklı bilgi akışı olacaktır (Şekil 12).

Her Hizmet Grubunda bilgi akışı ile ilgilenecek bir personel görevlendirilmesi gerekmektedir. Bu personel saha destek ekibinde çalışabilecek olup, görevi; Bilgi Yönetimi, Değerlendirme ve İzleme Hizmet Grubu, Kaynak Yönetimi Hizmet Grubu, Nakliye Hizmet Grubu, Satın Alma ve Kiralama Hizmet Grubunun talep ettikleri bilgileri toplayıp ilgili yerlere iletmek ve sisteme bilgi girişi yapmak olacaktır.

Şekil 12 - Haberleşme ve Raporlama Şeması

Tablo 23 - Yerel Düzey Raporlama Usulleri

YEREL DÜZEY İZMİR VALİLİĞİ RAPORLAMA USULLERİ
		RAPORLANACAK BİLGİ (0.Dakikadan itibaren sırasıyla)	RAPORLAYACAK EKİP	RAPORLAMA PERİYODU	RAPORUN SUNULACAĞI MAKAM, BİRİM	AÇIKLAMALAR
AKUT DÖNEM	0-3 SAAT	Afet ve Acil Durum Raporu	BYDİHG	1 Saat	İl AFAD Müdürü, Mülki İdare Amirleri, Başbakanlık AADYM
	3-6 SAAT	Afet ve Acil Durum Raporu	BYDİHG	1 Saat	İl AFAD Müdürü, Mülki İdare Amirleri, Başbakanlık AADYM
	6-12 SAAT	Afet ve Acil Durum Raporu	BYDİHG	1 Saat	İl AFAD Müdürü, Mülki İdare Amirleri, Başbakanlık AADYM
	12-24 SAAT	Afet ve Acil Durum Raporu	BYDİHG	1 Saat	İl AFAD Müdürü, Mülki İdare Amirleri, Başbakanlık AADYM
	24-36 SAAT	Afet ve Acil Durum Raporu	BYDİHG	2 Saat	İl AFAD Müdürü, Mülki İdare Amirleri, Başbakanlık AADYM
	36-72 SAAT	Afet ve Acil Durum Raporu	BYDİHG	2 Saat	İl AFAD Müdürü, Mülki İdare Amirleri, Başbakanlık AADYM
AKUT DÖNEM SONRASI		Afet ve Acil Durum Raporu	BYDİHG	Günlük	İl AFAD Müdürü, Mülki İdare Amirleri, Başbakanlık AADYM	Aksi bir emir yoksa günlük gönderilir. Yeni bir gelişme varsa ya da üst makamlardan istenirse derhal gönderilir.

2.7.2 SIFIRINCI DAKİKA PLANLAMASI

Tablo 24 - 0. Dakika Planlaması

Saat	Sorumlu	Görev	Not
0-1	İl Afet ve Acil Durum Yönetim Merkezinde görevli personel	1-Afet ve acil durum haberinin şube ve il müdürüne bildirilmesi 2-Mülki İdare Amirine bilgi verilmesi 3-Hizmer Grubu sorumlularının bilgilendirilmesi 4-İhbar takip masası kurulara Afet bölgesinden ilk bilgilerin alınması 5-İhbar Takip masasına gelen ihbarların ilgili hizmet gruplarına yönlendirilmesi 6-Alınan bilgiler ışığında İl AADYM Yöneticisi tarafından AFAD AADYM ile iletişime geçilerek sözlü bilgilendirme raporu iletilir. 7- İl AADKK’nın toplanması 8- Trafik, emniyet ve çevre güvenliği tedbirleri alınması 9-AFAD tarafından ilk bilgilere gore müdahale seviyesi için bilgi istenmesi	Bu periyodda yapılan tüm işler eşgüdüm içerisinde gerçekleşmektedir.
1-3	İAADYM	1-AADYM de Hizmet Grupları sorumlularının toplanarak ilk gelen bilgileri değerlendirmeleri ve ihtiyaç olan elzem malzeme varsa bunların Lojistik depolardan istenmesi 2-Afetin il merkezinde olması durumunda gelen ilk bilgilere gore Hizmet Gruplarının konuşlanma alanına yönlendirilmesi 3-Değerlendirilen bilgiler doğrultusunda Hizmet Gruplarında görevli Ekiplerin olay mahalline yönlendirilmesi 4-Afetin büyüklüğüne gore ilk basın açıklamasının yetkililerce yapılması 5- Acil durumlarda hizmetine ihtiyaç duyulan kurumların afet etkilenme durum tespitlerinin yapılması. (Hastaneler, Ana yol ulaşım bilgileri, garlar, terminaller, Havaalanı vb.) 6-AFAD tarafından bildirilen müdahale seviyesine gore harekat tarzı belirlenmesi 7-Seviye 1 de ilin tüm imkanlarının devreye sokulması 8-Seviye 2 olması durumunda 1. Grup destek illerin il afet ve acil durum yönetim merkezleriyle irtibat kurularak gerekli yönlendirmelerin yapılması ve illerin destek ekipleri ile ulusal düzey saha destek ekiplerinin sistemin içine entegre edilmesi 9- Yerel düzey hizmet gruplarınca sözlü veya yazılı olarak İl AADYM ne sürekli olarak bilgi akışının sağlanarak alınan bilgilerin ışığında Raporlama sürecinin devam ettirilmesi 10-İhtiyaç halinde toplanma bölgelerindeki halka bilgi kirliliğini ve kargaşa halini önlemek için paylaşımında bulunulması 11- İhtiyaç duyulması halinde koordinator vali atamasının talep edilmesi 12-Alanda çalışan hizmet gruplarının kaynak ihtiyaç taleplerinin sürekli olarak takip edilmesi 13-Afet hali devam ettiği sürece koordinasyonun sağlanması 14- Afet anı sona ermesi durumunda İl AADYM’nin Normal faaliyelerine dönmesi sağlanır. Hizmet Gruplarında çalışanlar günlük işlerine yönlendirilirler. 15- İl AADYM’nin normal faaliyetlerine geri dönmesi ile müdahale izleme ve değerlendirme süreci başlayacaktır. 16-Hizmet Grupları tarafından afet öncesinde belirlenen izleme ve değerlendirme kriterlerine göre her bir hizmet grubu için izleme değerlendirme sürecinin başlatılır ve süreç takip edilir. Müdahale izleme ve değerlendirme sonuçları konsolide edilir. 17-Destek illerin sahadan çekilmesi ile, son durum raporu hazırlanır. 18- Yerel afet ve acil durum değerlendirme çalıştayı yapılarak iyileştirme ve geliştirme raporu hazırlanır ve görev sonlandırılır. 12-Alanda çalışan hizmet gruplarının kaynak ihtiyaç taleplerinin sürekli olarak takip edilmesi 13-Afet hali devam ettiği sürece koordinasyonun sağlanması 14- Afet anı sona ermesi durumunda İl AADYM’nin Normal faaliyelerine dönmesi sağlanır. Hizmet Gruplarında çalışanlar günlük işlerine yönlendirilirler. 15- İl AADYM’nin normal faaliyetlerine geri dönmesi ile müdahale izleme ve değerlendirme süreci başlayacaktır. 16-Hizmet Grupları tarafından afet öncesinde belirlenen izleme ve değerlendirme kriterlerine göre her bir hizmet grubu için izleme değerlendirme sürecinin başlatılır ve süreç takip edilir. Müdahale izleme ve değerlendirme sonuçları konsolide edilir. 17-Destek illerin sahadan çekilmesi ile, son durum raporu hazırlanır. 18- Yerel afet ve acil durum değerlendirme çalıştayı yapılarak iyileştirme ve geliştirme raporu hazırlanır ve görev sonlandırılır.	Bu periyodda yapılan tüm işler eşgüdüm içerisinde gerçekleşmektedir.
3-6
6-12
12-24
24-36
36-48
48-60
60-72
72. saat sonrası

BÖLÜM 3 - PLANIN TAKİBİ, GELİŞTİRİLMESİ, GÜNCELLENMESİ, EĞİTİM VE TATBİKATLAR

3.1 PLANIN TAKİBİ, GELİŞTİRİLMESİ, GÜNCELLENMESİ

İl Afet Müdahale Planı; afet öncesi, sırası ve sonrasındaki ihtiyaçlar ve öncelikler,  görev ve sorumluluklar, kapasiteler, kaynaklar yerel düzey çözüm ortaklarının rolleri ve yasal çerçevede herhangi bir değişiklik olduğu zaman güncellenir.

Güncellemeler yıllık olarak yapılacaktır. Ana çözüm ortağı, önemli bilgilerin değişmesi durumunda bunların iletilmesinden ve planların güncellenmesinden sorumludur.

Ayrıca İl Afet ve Acil Durum Müdürlüğü en az yılda bir kez toplanarak planı gözden geçirir, değiştirilmesi gereken noktaları inceler, güncellenmesi gereken bilgileri tespit eder, planın geliştirilmesine yönelik önerileri tartışır ve son durumu planına yansıtarak güncellenmiş planları onay için ilgili mercilere sunar ve onaylandıktan sonra yayınlanmasını sağlar. 

Yerel Düzey Hizmet Grubu Operasyon Planları İl Afet Müdahale Planının ekidir ve İAADKK tarafından onaylanır.

Planların güncellenmesinden sorumlu kişilerin değişmesi durumunda AFAD’a bilgi verilmelidir.

3.2 EĞİTİM VE TATBİKATLAR

Eğitim, planda belirtilen görev ve sorumlulukların daha iyi bir şekilde yerine getirebilmesi için personelin kapasitesini geliştirmeye yönelik çalışmalardır. Tatbikatlar, planın işlerliğinin ve eksikliklerinin tespit edilmesine yönelik çalışmalardır. Tatbikatlar sırasında ne kadar çok eksiklik tespit edilir ve plan bu tespitlere göre ne kadar çok güncellenirse, afet sırasında da planın işlerliği o kadar sağlanmış olur. Bu nedenle eksikliklerin tespit edilmesi ve giderilmesi için mümkün olduğunca çok sayıda tatbikat düzenlenmelidir.
Hizmet Grup Planlama aşamasında Hizmet Grubunun ihtiyacı olan eğitim ve tatbikatlar planlanacaktır. Eğitim ve tatbikatlara ilişkin tablolar (Ek 4)’te sunulmaktadır.
Afet ve Acil Durum Müdahale Hizmetleri Yönetmeliğinin 17. maddesi gereğince ; Başbakanlık Afet ve Acil Durum Yönetimi Başkanlığı tarafından ülke genelinde, bölgesel olarak planlama, işbirliği ve yardımlaşma, lojistik kapasitesi oluşturma, eğitim çalışmaları ve tatbikatlar düzenleme amacıyla birden fazla ili kapsayan bölgeler oluşturulmuştur. Bu doğrultuda ilimiz Bölge Merkezi ve Valiliğimiz (İl Afet ve Acil Durum Müdürlüğü) ise Bölge Koordinatörü olarak görevlendirilmiştir. Söz konusu bölgede İzmir, Manisa, Uşak, Aydın, Denizli ve Muğla illeri yer almaktadır.

Bölgesel düzeyde afet ve acil durum halleri öncesi ; hazırlık, planlama, bilgi paylaşımı, ortak eğitim, tatbikat ve karşılıklı yardımlaşma çalışmaları için bölge merkezi olarak belirlenen ilimizde bölge kapsamında bulunan valiler ve büyükşehir veya il belediye başkanları ile, il özel idarelerinin, üniversitelerin, kalkınma ajanslarının, il afet ve acil durum müdürlüklerinin, Türkiye Kızılay Derneğinin, sivil toplum kuruluşlarının ve uygun görülen diğer kurum ve kuruluş temsilcilerinin katılımıyla yılda en az bir defa olmak üzere düzenli iştişare toplantıları yapılacak ve Başbakanlık Afet ve Acil Durum Yönetimi Başkanlığına bilgi verilecektir.

Bu kapsamda da ilimizde söz konusu yönetmelik hükümleri gereğince bölge kapsamında bulunan illerin de katılımıyla, yılın ikinci yarısı içerisinde bölgesel tatbikatlar icra edilecektir.

Ayrıca AFAD tarafından hazırlanan TAMP’ın eki olan; ilimizi destekleyecek ve ilimizin destek vereceği illerin yer aldığı tablo (Ek 3)’te bulunmaktadır.