Ted üniversitesi Kalite Süreçleri, Standartları ve Yapılanması ted üniversitesi kalite geliştirme ve güvence stratejisi

10. ÖĞRENCİLERE AKADEMİK DANIŞMANLIK VE REHBERLİK

10.1 - Planlama

Akademik danışmanlık:

Her bölüm, “ikinci sınıftan mezun oluncaya kadar aynı danışman“ sistemi ile “her sınıfta değişen danışman“ sistemi arasında bir tercihi bölüm toplantısında yapar. Bu tercihe göre danışmanların atanması, duyurulması ve denetlenmesi bölüm başkanı tarafından yapılır. Her yarıyıl danışman listesi bölüm web sayfasında ilan edildiği gibi ilgili dekanlığa da elektronik olarak bildirilir. Dekanlıklar, fakülte danışman listesini rektörlüğe (provost) ve öğrenci işlerine bildirir. Bu yazışmalar tercihan YBS/SAP üzerinden yapılır. Gönderilen makam “alındı” cevabı vermekle yükümlüdür.

Öğrenciler danışmanlarından mümkün olduğu kadar yararlanmak durumundadır. Danışmanlar ders seçimi, müfredatın takibi konusunda sadece onay merci olarak değil, aynı zamanda yol gösterici (mentor) olarak işlev görmeli, yüz yüze temas ve bilgilendirme yapmalıdır. Öğrencilerin, danışmanlarının adını, odasını, ofis saatlerini bilmeleri önemlidir. Öğretim üyeleri de, akademik kuralları ve yönetmelikleri, danışmanlık ettikleri öğrencilere uygulanan üniversite ve fakülte kurallarını ve prosedürlerini, üniversitenin hizmet ve destek bölümlerine öğrencileri yönlendirebilmeleri için bilmek zorundadırlar.
Danışmanları bilgilendirme, tecrübe paylaşma toplantıları yılda en az iki kere yapılır; tüm danışmanların güncel olması ve benzer yönlendirme yapmaları beklenir. Bu toplantıları provost veya dekanlar düzenler; toplantı günleri akademik takvimde gösterilir. Kolaylık sağlamak üzere yönetmeliklerin kayıt sırasında en çok kullanılan maddeleri özet halinde basılarak tüm danışmanlara dağıtılır. Yönetmeliklerde yapılan değişiklikler ilk kayıt döneminden önce bu özete yansıtılır. Değişiklik yapılması uyarısı Öğrenci İşleri tarafından, web’deki yönetmelik değişikliği yapıldığı zaman, rektörlüğe (provost) ve dekanlara ortak bir elektronik posta ile yapılır.
Öğrencilerle Görüşmeler:

Öğrenci motivasyonunu, memnuniyetini önemsemek, gereken mekanizmaları harekete geçirmek (özellikle Hazırlık ve 1. sınıflar için) kurumsal önceliklerimizden biridir.

On-line kayıt süreçlerini iyileştirecek, sıkıntılara müdahale edecek mekanizmalar Rektörlükce oluşturulur ve duyurulur. Danışmanlar bu mekanizmalar vasıtasıyla karşılaştıkları sorunları paylaşır. Haftalık ders programları kayıtlardan iki hafta evvel kesinleştirilir. Kayıt süresince kota yönetimi uygulanır. Öğrenciler, Öğrenci İşleri ve bölümler tarafından kayıt süreçleri hakkında zamanında bilgilendirilir.
Hazırlık sınıfındaki öğrencilerin Üniversiteye uyumu ve başarı düzeyi özel ilgi gerektirir. Zor bir sınav döneminden sonra tekrar disiplin gerektiren, sürekli performans beklenen ama seçilen fakülte ve bölümden uzak dil öğrenme döneminde Hazırlık sınıfı öğrencilerinin hem İngilizce Dil Okulu, hem de fakültesi tarafından sahiplenmesi beklenir. Öğrencilerin devam ve başarı durumları öncelikle derslere giren okutmanlar tarafından, ayrıca öğrencilerden sorumlu Müdür Yardımcısı tarafından izlenir ve öğrencilere birebir danışmalık hizmeti verilir.

Hazırlık sınıfındaki öğrencilerin fakültelerince sahiplenmesini ve kendilerinin de fakültelerini benimsemelerini teminen 1. ayın sonuna kadar fakülte öğretim üyeleriyle biraraya gelmeleri ELS Müdürünce organize edilir.

Fakülteler/ bölümler, her yarıyılın ilk ayının sonunda 1. sınıflarla toplantı yapar ve onların sisteme uyumunu değerlendirir. Dekan/ Bölüm başkanı tarafından düzenlenen bu toplantı zamanında duyurularak geniş bir öğretim elemanı ve öğrenci katılımı olması sağlanır. Oryantasyon programının bir devamı olarak da görülebilecek bu toplantıda hem öğrenci geribildirimine, hem de bölüm başkanının bölümü tanıtmasına yer verilebilir. Toplantı özeti bölümün Bölüm Özdeğerlendirme raporuna konur (katılım, görüşülen konular, amaca uygunluğun, başarının genel değerlendirmesi).
Her fakülte başarısız 1. sınıf öğrencileriyle 1. yarıyıl sonunda birebir görüşme yapar ve bu öğrencilerin sorunlarını dinler, kayda alır, yol gösterir. Başarısız tanımını yapmak ve bu görüşmeleri kimin yapacağına karar vermek fakültelerin kararıdır. Gereğinde öğrencinin adına ve sürekli ikametgah adresine not belgesi (transcript) gönderilir ve durumunun bilgisi verilir. Kategorik sorunlar bölüm düzeyinde ele alınır, gerekirse dekanlığa yansıtılır. "Ayrılan başarısız öğrenci" istatistikleri tutularak kaydedilen gelişme izlenir, trendler bilinir. Bölüm Özdeğerlendirme raporunda bu bilgiler ve o yıl görüşme yapılan öğrenci adları yer alır.
Geribildirimin Değerlendirilmesi:

Ders değerlendirme anketleri eğitim-öğretim ile ilgili çok önemli ipuçları içerebilir. Öncelikle bu anketleri güvenilir bilgi içerecek şekilde yapmak, sonra bu bilgilerden yararlanmak gerekir. Bölüm başkanları her dersin izlencesinde anketlere atıf olmasını, yapılacağı zamanın belirtilmesini ve yarıyıl sonuna doğru öğretim elemanlarının öğrencilere hatırlatma yapmalarını sağlar. Özellikle saat ücretli öğretim elemanlarını uyarmak ve sıhhatli bir geribildirim ortamı yaratmak üzerinde durulur. Yarıyıl sonu sınavları başlamadan tüm anketler yapılmış olmalıdır. Dökümü alınan sonuçlar, final notları teslim edildikten sonra ilgili öğretim elemanına verilir. Aynı zamanda bölümün bütün sonuçları bölüm başkanına, fakültenin bütün sonuçları dekana ve tüm sonuçlar rektörlüğe iletilir. En geç takip eden yarıyıl içinde yapılacak ve öğrenci temsilcisinin de muhakkak katılacağı bir bölüm toplantısında geribildirimler değerlendirilir. Alınan mesajlar, benimsenen iyileştirmeler, değişiklikler dekana/ enstitü müdürüne yazı ile bildirilir; Bölüm Özdeğerlendirme raporuna konur. Dekanlar bölümlerden gelen bu mesajları gerekirse birleştirir, kendi görüşlerini ilave eder ve rektörlüğe sunar.

Öğretme Öğrenme Merkezi hizmetleri:

Öğrencilere dönük öğrenme desteği CTL tarafından organize edilir. Ayrıntılı hizmet yelpazesi web sayfasında mevcuttur.

Etik konuları (code of conduct):

TED Üniversitesi etik davranış ilkeleri Senato tarafından belirlenmiş ve web sayfasında ilan edilmiştir.

10.2 - Uygulama

Bölümler sosyalleşmek, öğrenci-hoca ilişkisini sıcak tutmak üzere sohbet (tea & talk) toplantıları, yeni başlayanlara kurumu ve bölümü tanıtmak üzere bilgilendirme ve yönlendirme (induction & orientation) toplantıları, belirli konularda sürekliliği sağlamak, sahiplenmeyi perçinlemek üzere izleme (follow-up) toplantıları yapabilirler. Bu gibi iletişimi ve öğrenci memnuniyetini arttırıcı faaliyetler yıllık faaliyet raporuna yansıtılır. Bu faaliyetler için mütevazi bütçe desteği vardır.
Hazırlık Sınıfında eğitim görecek olan öğrencilere derslerin başladığı ilk gün İngilizce Dil Okulu Müdürü tarafından Dil Okulu’nun programı ile ilgili bilgi verilir. Bu bilgilendirme her kura özel yapılır. Derslerin süregeldiği ilk iki hafta bir “Öğrenci Eğitim Programı” uygulanır. Bu program ders saatlerinin dışında yürütülür. Toplam sekiz saat olarak yürütülecek bu programda öğrencilerin üniversiteye ve dil eğitimine adaptasyonları sağlanmaya çalışılır. Bu program dahilinde diğer fakültelerden öğretim üyeleri de gelerek öğrencilerle sohbet ederler ve böylece karşılıklı tanışma imkanı bulunur. Ayrıca öğrencilerin birtakım İngilizce becerilerini nasıl daha iyi edinebileceklerine dair bilgi verilir.
Bir diğer uygulama da Hazırlık Sınıfı sırasındaki öğrenci temsilcilik sistemidir. Öğrenciler her kurda kendi kurundaki öğrencileri temsil etmek için birer temsilci seçerler. Her kurun (başlangıç düzeyi, orta düzey ve üst düzey) birer ana temsilcisi vardır ve bu üç temsilci öğrenci heyetini oluştururlar. Bu konsey her sınıfın öğrenci temsilcileriyle düzenli toplantılar ayarlar ve problemleri, ihtiyaçları ve talepleri İdari İşlerden Sorumlu Müdür Yardımcısına sözlü ve yazılı olarak rapor ederler. Bu üç temsilciden biri başkan olarak seçilir. Müdür Yardımcısı ile görüşmeleri bu öğrenci yapar.
Görüşme saatleri (Office hours)

Ders veren her öğretim üyesi ve görevlisinin, tam zamanlı veya saat ücretli, öğrencilerin soruları, sorunları, danışma ihtiyaçları için belirli saatleri görüşme için ayırması ve bunu odasının kapısında ve dersin izlencesinde duyurması beklenir. Her ders için haftada en az iki saat olan bu hizmetin etkin olarak kullanılabilmesi için öğrencilerin teşvik edilmesi gerekebilir. Sosyalleşme ortamları bu anlamda değerlendirilebilir.

Şikayet mekanizmaları, prosedürleri:

TEDÜ öğrencileri için muhtelif şikayet mekanizmaları bulunmaktadır. Genelde akademik konulardaki şikayetlerin başlangıç noktası akademik danışman veya Öğrenci İşleri, diğer konularda öğrenci dekanıdır. Bu mercilerde aradığını bulamayan öğrenciler için dekanlığa (FYK) ve son olarak rektörlüğe (ÜYK) dilekçe ile başvurma hakkı vardır. Bu başvurular yazılı olarak veya yönetim kurulu tutanakları yoluyla cevaplandırılır.

Öğrenciler akademik performanslarının bir öğretim elemanının karar, davranış veya ihmali nedeniyle olumsuz etkilenmesi konusunda yapacakları şikayetlerini, bu durumun oluşmasından sonraki iki hafta içinde işleme koymalıdır. Şikayeti bulunan öğrenciler öncelikle konuyu şahsi olarak o öğretim üyesi veya görevlisi ile görüşmeye çalışmalıdır. Eğer konuyu şahsi olarak o öğretim elemanı ile tatmin olabileceği şekilde çözmekte başarısız kalırlarsa kendi fakültelerinin Dekanlığına yazılı olarak bir dilekçe sunabilirler. Dekan, öğretim elemanının bir hafta içerisinde cevabını raporlamasını ister. Dekan konuya dahil olan öğrencilerle, öğretim elemanıyla ve gerekirse diğer fakülte üyeleriyle görüşebilir ve dört hafta içerisinde kararını öğrencilere ve öğretim elemanına yazılı olarak bildirir. Dekan’ın kararından tatmin olmayan öğrenciler Provost kanalıyla Rektörlüğe yazılı olarak başvuru yapabilir. Provost doğrudan veya konuyu ÜYK’ya götürerek dört hafta içerisinde kararı öğrenciye bildirir. Eğer konuya dahil olan öğretim üyesi Dekanın kendisi ise öğrencinin başvurusunu Provost’a direkt olarak sunması gerekir.

Tutoring:

Başarısız olduğu ders ile ilgili destek almak isteyen öğrenciler CTL merkezinde daha önce o dersi almış ve başarılı olmuş öğrencilerle beraber çalışarak kendilerini geliştirebilir. Başlangıçta araştırma görevlileri vasıtasıyla verilen bu destek zamanla ilgili dersi AA veya BA notu ile bitirmiş ve çalışma bursu kapsamında arkadaşlarına destek olmayı seçen öğrencilerce yürütülür.

10.3 - Değerlendirme

Danışmanlık sisteminin iyileştirilmesi için danışman değerlendirme anketi yapılır (form ADVISE). Öğrenci konseyinin koordine ettiği anket Şubat ve Ekim ayında uygulanır ve sonuçları tüm paydaşlara açık olarak paylaşılır. Anket verileri diğer kaynaklardan alınan bilgilerle çapraz değerlendirmeye tabi tutulur.
Bölümlerin akademik ve sosyal yol göstericiliği yıllık faaliyet raporları yoluyla değerlendirilir.
CTL faaliyetlerinin değerlendirilmesi, SCC faaliyetlerinin değerlendirilmesi, şikayet mekanizmalarının işlerliliğinin değerlendirilmesi, mentoring etkinliğinin değerlendirilmesi rektörlüğe verilen yıllık faaliyet raporları çerçevesinde, rektör, rektör yardımcıları ve öğrenci dekanından oluşan heyet tarafından yapılır.

10.4 – Geliştirme

Akademik danışmanlık anketlerinden elde edilen veriler bireysel gelişme, süreçlerin iyileştirilmesi veya danışmanlık sisteminin reforme edilmesini gerektirebilir.

Rektör, öğrencilere rehberlik ve destek sağlama etkinliklerinin tümü hakkında hazırlayacağı yıllık değerlendirme ve geliştirme raporunu Mütevelli Heyete sunmakla görevlidir.