Ted üniversitesi Kalite Süreçleri, Standartları ve Yapılanması ted üniversitesi kalite geliştirme ve güvence stratejisi

23. TEDÜ HESAP VERME SİSTEMİ, İÇ VE DIŞ

23.1 - Planlama

TED Üniversitesi’nin dışa hesap verme sistemi şu unsurları içerir:

Web sayfası

Yıllık Göstergeler

Sayılarla TEDÜ

BEK Raporu
Web sayfası sürekli, güncel ve doğru bilgi paylaşım noktasıdır. Üniversite’deki yetkinlikler, değişimler, etkinlikler, akademik bilgiler hem Üniversite personeline, hem de kamuoyuna duyurulur. Ancak iç işleyişi ilgilendiren tutanaklara ve henuz tamamlanmamış dokümanlara iletişim şifrelidir.
Yıllık Göstergeler (Ek 1.8) Üniversite’nin takvim yılı temelinde tüm faaliyetlerinin topluca sunulduğu ve yıllar içindeki değişimin irdelendiği rapordur.
TEDÜ ana performans göstergeleri “Sayılarla TEDÜ” raporunda toplanır ve Üniversite’nin tanıtımında kullanılır. Genel öğrenci sayıları, başarı oranları, iş bulma istatistikleri, öğrenci memnuniyeti, benchmark kurumlarla karşılaştırma, yıllara göre değişim, öğretim elemanları ve idari personel sayıları, mekan ve bütçe bilgisi gibi bir bakışta Üniversite’nin karakterini tanımlayan veriler hem Türkçe, hem İngilizce hazırlanır. Genelde Yıllık Göstergeler raporunun özeti mahiyetindedir.
BEK Raporu (Ek 1.9) YÖK’ün öngördüğü ve Bologna sürecine uyumun değerlendirildiği rapordur. Bir kısım bilgilerin Yıllık Göstergeler ile örtüşmesi kaçınılmaz olan ancak ülke genelinde aynı formatta verilmesi açısından kurumlararası karşılaştırma fırsatı yaratan bir dokümandır. YODEK raporu ile ilişkisi YÖK düzenlemesine bağlıdır.

TED Üniversitesi’nin içe hesap verme mekanizmaları olarak

Senato ve ÜYK tutanaklarının webde paylaşılması,

Akademik Genel Kurul toplantılarının peryodik yapılması ve tutanaklarının webde paylaşılması,

Memnuniyet anketlerinin düzenlenmesi ve paylaşılması,

Öğrenci anketlerinin (Öğretim elemanı ve ders, Danışman) paylaşılması,

Stratejik plan yıllık gerçekleşme durumlarının irdelenmesi,

Bütçe gerçekleşme oranlarının paylaşılması,

Öğrenci toplulukları etkinliklerinin değerlendirilmesi ve paylaşılması,

Kütüphane gelişme tablosunun paylaşılması,

Kamuoyu önünde ortaya konan iddiaların gerçekleşme durumunun değerlendirilmesi

öngörülmüştür.

23.2 - Uygulama

Yıllık Göstergeler her yıl Ocak-Şubat aylarında, Ek 1.8’de belirtilmiş olan kişi/birim tarafından derlenen verilerin Provost yetki ve sorumluluğunda biraraya getirilmesi ile oluşturulur. TEDÜ Özdeğerlendirme Raporu ile birlikte Mart ayında Senato onayına ve arkasından Mütevelli Heyete sunulur.
Sayılarla TEDÜ anlamlı veri yenilenmesi durumunda (örneğin Güz ve Bahar yarıyılları başlarında) güncellenen, yaşayan bir doküman olmak durumundadır. Takibi Provost tarafından yapılır.
BEK Raporu YÖK’ün talep ettiği tarihlerde BEK Başkanı tarafından hazırlanır; ilgili verileri toplaması/ sunması gereken kişi/birimler Ek 1.9 içinde belirtilmiştir.
İçe hesap verme mekanizmaları (özellikle memnuniyet anketleri, strateji ve bütçe değerlendirmeleri) ilk mezunlar verilmeden rutin uygulamalar haline getirilir. Her yıl Aralık ayı içinde yapılan öğretim üyeleri memnuniyet anketi (ek 1.11), idari personel memnuniyet anketi(ek 1.12), İngilizce Dil Okulu memnuniyet anketi(ek 1.13) sonuçları portalde paylaşılır; ilgili gruplar içinde ve rektörlük ekibi ile yapılan toplantılarda bulgular değerlendirilir.
Kurumsal Analiz Ofisi Üniversite’nin her türlü verisini tutan, takip eden, analiz eden, ileriye dönük tahminler üreten birimi olarak planlanmıştır. Rektörlüğe doğrudan bağlı olarak çalışacak bu birimin ilk mezunlar verilmeden kurulması ve tüm hesap verme dökümanlarının oluşturulmasında aktif destek vermesi öngörülmüştür.

23.3 - Değerlendirme

TEDÜ içe ve dışa hesap verme sistemi sistematik değerlendirilme süreçlerini içerir. Dış paydaşlardan ve Üniversite çalışanlarından toplanan verilerin nasıl değerlendirileceği ve bunun sonunda hesap verme sisteminin nasıl iyileştirileceği ilk mezunların verilme aşamasında yazılı hale getirilir.

23.4 - Geliştirme

24. ÜNİVERSİTE İÇİ DOKÜMANTASYON

24.1 - Planlama

TED Üniversitesi öğrenci ve personeli için üniversite yaşamını kolaylaştıracak dokümanlar hazırlar. Ayrıntılı bilgilerden muhtelif prosedürlere uzanan geniş bir yelpazede sunulan hizmetler aşağıdaki bileşenleri içerir:
Web’in ve Portal’ın Gündelik Hayatta Kullanılması: Dış paydaşlara üniversiteyi tanıtmak ve hesap verme dışında webin iç paydaşlar arasında çok önemli bir bilgi ve veri paylaşımı görevi bulunmaktadır. Birimler kendi haklarındaki bilginin güncel ve doğru olmasından sorumludur. Webde ilan edilen hususlar Üniversite’nin resmi kabul ettiği politikaları ve yaklaşımları olarak değerlendirilir. Web Komisyonu bu fonksiyonun TEDÜ’ye yakışır şekilde yürütülmesi konusunda destek olmak, öneriler geliştirmek ve gerektiğinde doğrudan Rektörü uyarmak durumundadır.
Öğretim Üyesi Oryantasyonu: TEDÜ’ye yeni katılan akademisyenlerin verimliliğini artırmak ve kurumsal aidiyetin tesisini hızlandırmak üzere acil başlangıç bilgilerinin derlendiği bir dokümandır.
İdari Personel Oryantasyonu: TEDÜ’ye yeni katılan idari personelin çalışma ortamına uyumunu ve kurumsal aidiyetin tesisini hızlandırmak üzere acil başlangıç bilgilerinin derlendiği bir dokümandır.
Öğrenci Oryantasyonu: TEDÜ’ye yeni kayıt yaptıran öğrencilerin üniversite yaşamına uyumlarını hızlandırmak üzere hazırlanan bir doküman ve etkinliktir.
Öğretme-Öğrenme El Kitabı: TEDÜ öğrenci merkezli ve eğitim-öğretim odaklı bir üniversite olmaktan gurur duyar. Bu, tüm çalışanlarının eksiksiz katıldığı ve her fırsatta ileriye götürmeye kararlı oldukları bir ilkedir. Bu kararlılığın ifadesi olarak ve yeni katılan ve/veya kısmi statüde ders veren öğretim elemanlarına da rehberlik amacıyla TEDÜ Öğretme-Öğrenme El kitabı vardır. Bu dokümanın uzantıları ve ilgili çevrim-içi kaynaklar CTL web sayfasında bulunur.
Komisyonlar: Akademik hayatın muhtelif alanlarında öğretim elemanları, idari personel ve öğrenci potansiyelini kullanarak etkinliklerin daha düzgün, verimli, isabetli yürütülmesi için komisyonlar şeklinde uzmanlaşma standart bir uygulamadır. Senato ve ÜYK tarafından oluşturan bu komisyonlar genelde daimi statüde olmakla beraber zaman zaman gecici olarak da kurulabilir. Tüm komisyonların görev tanımları, Türkçe ve İngilizce olarak, yapılır ve toplantı tutanakları (toplantı günü, katılanlar ve kısa sonuçlar olarak) ilgili web sayfasında paylaşılır.
BT El Kitabı: BT komisyonunun hazırladığı ve TED Üniversitesi BT politikasının ve temel uygulamalarının derlendiği dokümandır. Teknik cihaz arızalarınn giderilmesi / derslik, ofis, ..??
SAP El Kitabı: Bilgi Teknolojileri Müdürlüğünün hazırladığı ve TEDÜ bilgi yönetim sisteminin temel uygulamalarını içeren dokümandır. Mevcut ve yeni katılan akademik, idari personel ve öğrencilerin SAP sisteminin genel süreçlerini ve SLCM paketini kullanmalarını kolaylaştıran adımları tarifler.
Süreçler Hiyerarşisi: TED Üniversitesi kuruluş aşaması sonunda tüm kural, süreç ve yöntemleri, iş/ görev tanımları yazılı, kolayca ulaşılır ve yazıldığı gibi uygulanır bir kurum olma iddiasındadır. Bu iddianın gerçekleştirilmesi amacıyla SAP üzerindeki süreçlerin hiyerarşisi planlanmıştır. Ek 1.15’te bulunan bu süreçler ayrıntılandırılarak Ek 1.16: Kural, Süreç ve Yöntemler dokümanına çevrilecek ve güncel ve geçerli tutulacaktır.
Üniversite yaşamını kolaylaştırma dışında Üniversite’nin vizyon ve misyonu doğrultusunda gelişmesini tanımlayan TEDÜ Stratejik Planı ve TEDÜ Kalite Süreçleri, Standartları ve Yapılanması dokümanı bulunur.

24.2 - Uygulama

24.3 - Değerlendirme

24.4 - Geliştirme