Teknik beceriler (Dışarıdan takviye yapılabilen özellikler) sunum beceriSİ



Yüklə 275.04 Kb.
səhifə1/5
tarix06.12.2017
ölçüsü275.04 Kb.
  1   2   3   4   5

TEKNİK BECERİLER (Dışarıdan takviye yapılabilen özellikler)

1. SUNUM BECERİSİ

Bu bölümde sizleri çok uzun tutmadan iyi bir sunumun nasıl hazırlanacağına değinmek istiyorum. Tabii ki çok geniş bir yelpaze de değinilebilecek bu konuyu, sizlere biraz daha sıkıştırarak ve önemli olduğunu düşündüğüm bazı kilit noktaları hatırlatarak tamamlamayı hedefliyorum.

İlk etapta sunum içeriğiyle ilgili birkaç önemli bilgiyle başlayalım. Yapacağımız sunumlarda içeriğimiz, beklentileri karşılayacak dolulukta, ama aynı oranda da anlaşılabilirlik olarak da aynı derecede üst seviyede olmalıdır. Sunumu dinleyenlerin konuya hâkimiyet düzeylerine göre, hazırladığımız sunumun anlaşılabilirlik seviyesi değişecektir. Çok uzman bir yönetim ekibine yapılan sunum içeriği ile şirketinize başlayan yeni yöneticinize yapacağınız tanıtım sunumlarının içeriği aynı oranda karmaşık olmamalıdır. Sunumu hazırlamadan önce, sunumu dinleyeceklerin neler beklediğini, hangi sorularına cevap bulmak için sizi dinleyecekleri, ya da ihtiyaçları olacak bilgilerin neler olduğu düşünülerek bir hazırlık yapılmalıdır.

Slaytlarımızın içeriğinde 5-6 satırdan fazla yazı ve çok karmaşık tabloların olması, dinleyiciler tarafından sunumun ilgisini dağıtabilecektir. Sunuma hâkimiyetin yüksek olması ve konuyla ilgili olası gelebilecek tüm soruların baştan çıkartılarak cevapları üzerinde düşünülmesi, sunum esnasında gelen kontra bir soruda olayı toparlamanızı ve dinleyiciler üzerindeki etkinizin artmasını sağlayabilecektir. Sunumu mutlaka bitirdikten sonra en az bir kere sesli şekilde prova etmek, sunum esnasında yaşanacak birçok aksiliği olmadan fark etmenizi sağlayabilecektir.

Sunumlarla ilgili bilmemiz gereken önemli diğer bir konu ise, sunuma başlama anımızdaki duruşumuz ve sunumun ilk 2-3 dakikasının önemidir. Duruş olarak temel duruş denilen; iki ayağımızın da yaklaşık omuz seviyesinde açık olduğu, başımızın dik ve göğsümüzün dışarda, kollarımızın ise iki yanda olduğu duruş şeklini ifade etmekteyim. Sunum sırasında önümüzde bulunan bir masaya dayanmak, bir sandalyeye yaslanmak ya da izleyicilere sırtımızı dönmek sunumun kalitesini ciddi oranda etkileyecek unsurlar olarak gözükmektedir. Sunum anındaki ses tonumuzun sürekli alçak veya sürekli yüksek seste olması, vermek istediğimiz heyecan ve sunum kalitesinin düşüşüne neden olabilecektir. Orta bir ses tonuyla, önemli gördüğümüz konularda bir tık yukarıya çıkartıp sesimizi hafif yükselterek, dikkati sunumun üzerinde tutmak yararlı olacaktır. Ses tonunun seviyesi kadar nefes ayarlamamızda sunum kalitemize etki edebilmektedir.

Heyecanımızı bastırmak ve karşı tarafın heyecanı hissetmesini engelleyebilmek nefes seviyemizi ayarlamamızla doğrudan ilişkilidir. Ne çok acele ederek nefes yetmezliği yaşamalıyız, nede çok yavaş tonda konuşarak dinleyicileri uyutmalıyız. Arada hızlı, arada önemli konularda üzerine basa basa vurgu yaparak, dikkat seviyesini hep yukarılarda tutmalıyız.

Yukarıda değindiğim sunumun ilk 2-3 dakikasının önemi herkes tarafından bilinmektedir. Bu önemli dakikaları iyi değerlendirmek dinleyiciler açısından diğer sunumlar arasından fark yaratan sunum olmanızı sağlayabilmektedir.

Bu anlarda yapılacak etkili başlangıçlar tüm dinleyicilerinizin ilgisini üst seviyelere çıkartacaktır. İlgi çekici başlangıçlarla başlayan tüm sunumlar içerikleri çok kötü olmadığı sürece dinleyiciler tarafından başarılı bulunarak geçer puan almaktadır. Bu konu söylemesi kolay ama yapması oldukça zor bir anı ifade etmektedir.

Hem ilgi çekici olmalısınız, hem başlangıcın devamını sunumunuza bağlamalısınız, hem de ilgi çekici bu başlangıçla kimseyi irite etmeden ilginçlik seviyesini kıvamında tutabilmelisiniz.

Size küçük başarılı bir örnek ile ilgi çekici başlangıcı daha iyi anlatmak istiyorum.

Katılımcıların şirket içi uyması gereken hukuki kuralların anlatıldığı ve herkes tarafından sıkıcı bulunacak bir sunumu yapmakla görevli bir yöneticimizin, konuyla ilgili dinleyicilerin ilgisini nasıl çektiğine gelin beraber bakalım. Yaklaşık olarak dinleyiciler bu sunuma kadar 4-5 saat faklı sunumlar dinlemişler ve ciddi anlamda uyku ile savaş yapmaktaydılar. Hele son sunumunda hukuki mevzuatla ilgili olduğunu öğrendiklerinde odalarından yastıklarını alarak sunumu izlemeye gelmeyi düşünenler bile vardı. Başarılı sunucu, tüm ortamın farkında olduğu bir olgunlukla sunumuna başlamak üzere sahneye adımını attı ve sunumuna şöyle başladı.

Hepimizin yorgun olduğunu ve ciddi anlamda uyku ile savaştığının farkındayım. Uyku lafını duyan herkes, hemen Allah Allah ne diyor diye doğrularak sahneye şöyle bir baktı. Sahnedeki yöneticimiz sizlere küçük bir soruyla başlamak istiyorum diye devam etti. Sahnedeki ekranın tam orta noktasında duran bir 3 rakamı gözüktü. Sunucu sizlerden bu 3 rakamının ne olduğuyla ilgili yorumlarınızı almak istiyorum. Tabi ki ilk etapta cevap vermek için kimse çokta hevesli değildi. Sunucu kendisi başladı,

Bu 3 rakamı hafta sonu oynanan Galatasaray Fenerbahçe maçında atılan gol sayısı olabilir mi?

Bunu duyan futbol severler hemen konuya atladı; Fenerbahçe’nin sahip olduğu yıldız sayısı olabilir mi?

Salondaki herkes 3 rakamına anlam vermeye çalışıyordu. Bir tanesi bugün ayın 3 ü onumu ifade ediyor diye sordu;

Diğeri bugün toplantının 3. Günü onu mu ifade ediyor dedi.

Arkası arkasına verilen cevaplar devam ediyordu. Tüm salon birden sunuma kilitlenmiş ve bunların konuyla ne alakası var diye düşünmeye başlamıştı. Ardından sunumu yapan yöneticimiz devam etti;

Arkadaşlar gelen tüm yaratıcı ve esprili yanıtlar için teşekkür ederim. Fakat bu 3 rakamı 1 günde trafik kazalarında ölen kişi sayısıdır, diye çarpıcı bir cevap verdi. Ardından slaydı bir ileri aldı ve 33 rakamı ekranın ortasında belirdi. Bu rakamda 1 günde trafik kazalarında yaralananların sayısı diye devam etti. 333 sayısını ekrana yansıtarak bu rakamda günde gerçekleşen maddi hasarlı trafik kazası sayısıdır. Peki, size bu rakamları niye gösterdiğimi merak mı ettiniz. Trafikte canımızı ve araçlarımızı korumak için koyulan kurallara uymamamızın sonucu olarak, can ve mal kayıplı kazalara sebebiyet veririz. Peki, iş yerinde veya dışarıda müşterilerimizle olan ilişkilerinizde, koyulan ve sizlerle birazdan paylaşacağım hukuki kurallara uymamamızın sonucunda neler gerçekleşebilir.

Hemen salondan sesler yükseldi. Hapis cezası, işten atılma, uyarı cezası, para cezası…

Sunum başlayana kadar uyku ile savaşan toplantı katılımcıları sanki yeni uyanmış gibi tüm sunuma eşlik etmeye başlamışlardı.

İşte hepimiz için ilgi çekici bir başlangıç yapmamıza çok güzel bir örnek. Sizlerde sunumlarınıza benzer başlangıçlar koyarak, tüm katılımcıları sunumlarınıza katılmaya ve size sunumunuzda eşlik etmeye teşvik edebilirsiniz. Tabii ki ilk başlangıçlar ve ilk denemeleriniz kolay ve sonuçları muhteşem olmayacaktır.

Ama sizce bu sunumu yapan yöneticimizde, bu metodu ilk defa bu salonda mı kullanmıştı. Eminim benzer sunumlarda aynı konuyu kullanarak birçok sunum yapmış ve ciddi anlamda kazandığı tecrübeyi kullanarak bize yaptığı sunumda yüksek başarı yakalamıştı.

Diğer önemli olduğunu düşündüğüm nokta ise, sunum yaparken tüm katılımcılar ile aynı oranda ilgilenmek ve aynı oranda tüm dinleyiciler ile göz teması sağlayabilmektir. Genel de yapılan en klasik hata, sunumu dinleyenler arasındaki hiyerarşik açıdan en üst pozisyondaki kişiye bakarak sunumun anlatılmasıdır.

Özellikle, şirket içerisinde 10-15 kişilik toplantılardaki sunumların çoğunda, sunumu yapan çalışanlar, yönlerini en üst pozisyondaki yöneticiye dönerek, tüm ilgi ve alakayı ve göz temasını aynı kişi üzerinde toplama eğilimindedirler. Burada dikkat edilmesi gereken önemli nokta sunumu dinleyen herkesin aynı oranda dikkatini çekebilmek ve tümüyle aynı oranda göz teması kurabilmektir. Aksi takdirde tek kişiye yoğunlaşıldığında, diğer çalışanlar kendilerini önemsiz hissedecekler ve sizin onlara vermediğiniz değeri, sunum sonrasında onlarda size vermeyeceklerdir.

Ne kadar başarılı bir sunum olursa olsun, her zaman önem verilmeyen çalışanlar açısından sunum sınıfta kalacaktır. Bu durumdan düşünce ve tecrübelerime göre sunumun yoğun anlatıldığı yöneticide rahatsız olacaktır.

Olması gereken ideal durum ise, sunumun tüm katılımcılara anlatılması ve gerçekten etkilemeyi planladığınız özel bir katılımcının olduğu durumlarda, sunumun önemli ve kritik anlarında bu kişiye yönelik güçlü ifadelerin kullanılmasıdır. Sunumun kritik öneme sahip kısımları anlatılırken, yukarıda değindiğim konular ile birlikte 2-3 saniye daha fazla göz teması, hafif ses tonunuzdaki değişiklikler etki alanınızın yoğunlaşması için yeterli olabilecektir. Sunum bitiminde mutlaka tüm yöneticiler ve dinleyiciler sunumlar ile ilgili kritik yapacaklardır.

Bu anlarda ilgi göstermediğiniz çalışanların negatif yorum yapması veya pozitif yorum yapmaması, tüm dinleyicilerin sunumunuzun etkisini algılamasında daha belirleyici olacaktır. Tüm katılımcılara önem vermeniz, göz teması konusunda hakkaniyetli bir dağılım yapmanız, sunum sonrası yapılacak yorumlarda katılımcılardan +1 puan almanıza vesile olabilecektir. Alınan bu +1 puanlar, etkilemek istediğiniz yönetici tarafından duyulduğunda, sunumunuza değerli yöneticiniz tarafından verilecek kocaman bir +2 puan olarak eklenecektir.

Genel anlamda sunumlarla ilgili anlattıklarımı son bir hatırlatma ile tamamlamak istiyorum. Hazırladığımız sunumların zaman olarak ne çok kısa ne de çok uzun olmaması gerekmektedir. Çok kısa olupta zaman darlığından dolayı etkisini ve içeriğini yetersiz bırakmak tehlikesiyle karşılaşabileceğimiz gibi, çok uzun olmasıda verilecek mesajın dağılarak çok net şekilde dinleyicilere ulaşamamasına neden olabilecektir.

Bu konuyla ilgili çok hoşuma giden aşağıdaki tabirle devam etmek istiyorum

‘İyi bir sunum, güzel bir kadın elbisesine benzemelidir.

Konuyu kaplayacak kadar uzun, fakat enteresan olacak kadar da kısa olmalıdır.’’
Tamda bu noktada konuşmanın yapılacağı kişilere uygun sunum hazırlanması ile ilgili olan bir kısa hikâye ile konuyu tamamlayalım;

Dünyanın en ünlü at yetiştiricisi olarak tanınan profesör konferans vermek üzere Türkiye’ye gelir. Konferans günü geldiğinde yapılacak salona gelir ve kapıyı açarak içeriye girer.

Profesör bakar ki salon ön sırada oturan tek bir seyis dışında boştur. Konuşup konuşmama konusunda tereddüde düşen profesör sonunda seyise sorar:

- Buradaki tek kişi sensin. Sana göre bu konferansı yapmalı ve konuşmalı mıyım, yoksa konuşmamalı mıyım?

Seyis cevap verir:

-Hocam ben basit bir insanım ve bu konulardan anlamam. Fakat ahıra gelseydim ve bütün atların kaçıp bir tanesinin kaldığını görseydim, yine de onu beslerdim.

Bu sözlere hak veren profesör konferansa başlar. İki saatin üzerinde konuşur. Konferanstan sonra da kendini mutlu hisseder, dinleyicisinin de konferansın çok iyi olduğunu onaylanmasını isteyerek sorar:

-Konuşmamı nasıl buldun?

Seyis cevap verir:

-Hocam sana daha önce basit bir adam olduğumu ve bu konulardan pek anlamadığımı söylemiştim. Gene de eğer ahıra gelseydim ve biri dışında tüm atların kaçtığını görseydim, onu beslerdim; ama elimdeki tüm yemi ona verip de hayvanı çatlatmazdım.

Anonim

Sunumlarımızın tamamını dinleyicilerin seviyesinde hazırlamamızın ne kadar önemli olduğunun bu hikâye ile netleştiğini düşünüyorum.



2. ZAMAN YÖNETİMİ

Liderlerin sahip oldukları en değerli varlıkları zamanlarıdır. Zaman yönetimi bu yüzden etkili liderliğin en önemli konularından biridir. Önemli olan ihtiyaç duyulan durumlara, ihtiyaç olduğu kadar zaman ayırabilmektir. Zaman yönetimi ile ilgili olarak lider için önemli konulardan biride proaktif olmaktır. Yani önceden düşünerek olası muhtemel konular için olay gerçekleşmeden önce aksiyon alabilmektir. Lider için önemli konuların acil zaman dilimine girmeden çözümlenerek, maksimum planlama gözetilmiş bir şekilde zaman yönetimi yapılması en ideal durumu açıklamaktadır. Kritik noktalardan biride günü, haftayı, ayı planlayarak toplam bir zaman yönetimi formatına geçilmeye çalışılmasıdır.

Zamanın değeri fark edilerek hak edene hakkı kadar zaman, hak etmeyene ise hiç zaman ayrılmamalıdır.

Bu anlamda liderlere klavuz niteliğinde olabilecek bir zaman paylaşım formatını aşağıda bulabilirsiniz.

Liderlerin gelişimlerini devam ettirebilmeleri adına;

Zamanın %80'i en güçlü olduğunuz alanlara odaklanın, Zamanın %15'i öğrendiğiniz alanlara odaklanın, Zamanın %5'i diğer gerekli alanlarda çalışması ideal görülmektedir.

İyi bir lider yapması gereken şeylerle ilgili zaman planı yaparken, aynı zamanda yapılmaktan vazgeçilecekler listesini de düşünmelidir. Bu zamana kadar yapmamamız gereken ve ciddi anlamda zamanımızı alan durumların farkedilmesini sağlayacak bu düşünme süresi, iyi bir planlama öncesi yapılması gereken ilk iştir. Bu sayede zamanımızı çalan ve ciddi oranda bizi zor durumlara sokan bu angaryalardan da kurtulmuş olacağız.

Lider zaman planını yaparken geleceğini şekillendirmek adına yapmaya devam etmesi gereken, yapmayı azaltması gereken, yapmayı arttırması gereken ve yapmaktan vazgeçmesi gereken şeyleri dikkatlice analiz etmeli, düzenli aralıklarla bu listeler kontrol edilerek liderin hedefleri ile orantılı şekilde düzenlenmelidir. Bizim yapmamamız gereken veya delege edebileceğimiz konular bu bölümde tespit edilerek mutlaka zamanımızı alan bu işler başkalarına aktarılmalıdır.

Aşağıda benimde kullandığım ve zaman planlamam adına bana ciddi hizmet ettiğini düşündüğüm grafik bulunmaktadır. Bu grafik sizin zamanınınızı alan ve zaman tasarrufu edebileceğiniz alanları tespit edebilmek adına oldukça faydalı olmaktadır. Konuları belirleyebilmeniz ve zamanınızı daha efektif geçirebilmeniz adına bu çalışma sizlere oldukça kolaylık sağlayacaktır. Bu ve buna benzer zaman değerlendirme çalışmalarının belirli dönemlerde yazılı şekilde yapılması efektif zaman yönetimi adına farkındalıklarımızı üst seviyeye çıkartacaktır. Düzenli aralıklarla bu çalışmaların yapılmasını hem kendi adıma hemde tüm arkadaşlarım adına çok faydalı bulmaktayım.

Yapmaktan Vazgeç Yapmaya Başla
Yapmayı Azalt Yapmaya devam et/arttır

Liderler için zaman yönetiminin ne kadar önemli olduğunu anlamanızı sağlayacak bir konuyla devam edelim. Zaman yönetiminin lider için ne kadar önemli olduğunu basit ve anlaşılır bilgiler ile sizlere iletmek istiyorum. Zaman yönetimi ilk kez meşgul yöneticilerin zamanlarını daha iyi organize etmelerine yardımcı olmak adına bir eğitim konusu olarak Danimarka’da doğmuş ve tüm dünyaya yayılmıştır. Şimdi ise dünyanın dört bir yanında faaliyet konusu haline gelmiş, 1 milyar dolar civarında bir sektör halini almıştır.

Zaman yönetimi liderlerin günlerini daha verimli geçirmelerini sağlamak için kullanılan ve sadece günü değil haftayı, ayı verimli hale getiren en önemli araçlardan biridir.

Zaman tanrı tarafından tüm insanlara aynı oranda verilen tek kaynaktır. Ve bu kaynağı verimli ve dengeli kullanmak ciddi anlamda verimliliğimiz için belirleyici olmaktadır. Her birimiz için 1 saat 60 dakika ve 1 gün 24 saattir. Kimseye bu konuda bir ayrıcalık yoktur. Hani bazı zamanlarda deriz ya artık günler ve saatler bana yetmiyor. Bu anlarda bize yetmeyen zaman değildir. Zamana uyum sağlayamayan ve efektif kullanamayan bizlerizdir.

Zaman yönetiminin başarılı olarak uygulanmasında önemli kaynaklar tarafından önerilen ipuçlarını sizlerle paylaşmak istiyorum. Bu ipuçları zamanımızı bizden çalan zaman hırsızlarına karşı farkındalığımızı arttırarak ciddi zaman kazanmamıza yardımcı olacaktır.

Özellikle yaptığımız ve çokta farkında olmadığımız ve sürekliliği olan işlerin zorunluluğunu sorgulamak, bu işleri ve günümüzü tekrar zaman açısından değerlendirmek ciddi anlamda yararlı olacaktır.

Sizde okumaya başlayıp sizler için önemli olanların altını çizerek tekrar düşünmeye başladığınızda, gerçektende ne kadar dikkatten kaçan konu olduğunu anlayabileceksiniz. Gelin hep birlikte bizim için ve zaman yönetimimiz için son derece önemli olan bu konulara beraberce bakalım ve üzerinde düşünelim.

Aşağıda yazan maddeler, gerçek bir zaman yönetiminde dikkat etmemiz gereken önemli konular olarak karşımıza çıkmaktadır.



  • Zor olandan kolay olana doğru işleri yapmaya başlamak,

  • İşleri planlanan güne ve saate göre yaparak sürüncemede bırakmamak,

  • Bir iş bitmeden diğerine geçmemek,

  • Eldeki işe tüm enerjimizle sarılmak,

  • Yaratıcılıkla ilgili faaliyetler için zaman ayırmak,

  • Rutin işlerden kaçınmak,

  • Gereksiz ayrıntılardan uzak durmak,

  • Toplantılarda gündem kullanmak,

  • Toplantıları zamanla sınırlamak,

  • Engellenmeden ve meşgul edilmeden çalışılabilecek saatleri belirlemek,

  • Çalışmayı engelleyen faktörleri saptamak,

  • Çalışmayı engelleyen faktörleri ortadan kaldıracak önlemler almak,

  • İşi paylaşabilecek eleman yetiştirmek, (Türkel,1999;283)

Peki, kendimizi değerlendirdiğimizde acaba zamanımızı düzgün kullanabiliyor muyuz?

Eğer birazdan aşağıda sayacağım konular sıklıkla çalışma hayatımızda karşılaştığımız konulardan ise, gerçekten de zaman yönetimi ile ilgili ciddi çaba sarf etmemiz gerektiğini düşünebiliriz.



  • Devamlı olarak iş yetiştirememe halinde bulunuyorsak,

  • Görüşeceğimiz kişiler veya ziyaretçiler için zaman ayıramıyorsak,

  • Hiçbir sonuca ulaşmadan gücümüzü boşa harcadığımızı hissediyorsak,

  • Görülmesi veya ziyaret edilmesi gereken kişileri göremiyorsak,

  • Cevap verilecek maillere cevap vermek için zaman bulamıyorsak,

  • Akşam yemeğinden sonra bile yapılması gereken işlerimiz var ise,

  • Verimsiz bir gün yaşadığımızı hissediyorsak,

  • Meşguliyetlerle dolu ama boş bir gün geçirdiğimizi düşünüyorsak ve üstelik yorgun ve stresli bir gün ise, (eren 1998;102)

Evet, sizde yukarıdaki maddeleri okuyunca bu sayılanlar benim çalışma günlerimi tarif için yeterli diyorsanız mutlaka eğitim ihtiyacı olarak zaman yönetimi eğitimlerini araştırınız. Benim değindiğim bu bölümde size mucizevi çözümler sunulmayacaktır.

Detaylı bir zaman yönetimi eğitimi kadar verimli bir sonuca da ulaşamayacaksınız. Burada size bu konunun ne kadar önemli olduğunu vurgulayıp, pratik ipuçlarıyla küçük çözümler bulmanızı sağlayarak, toplam iş yaşantınızı verimli hale getirebilmenize katkı yapmayı amaçlamaktayım.

Zaman durdurulamayan ve akıp giden, sürekli tükenen ve yerine koyulamayan telafi edilemeyen, depolanamayan en önemli kaynağımız olarak tüm yaşantımızda bulunan tek kaynaktır. Bu önemli kaynak bizim lider olarak, yönetici olarak verimliliğimizi ölçtüğümüz ve bu ölçütü oluşturan ana kriterlerden biridir. Liderin ya da yöneticinin verimli olup olmadığını nasıl saptayabiliriz.

Bunun için 3 ölçüt bulunmaktadır.



  1. Yöneticinin iş sonuçları

  2. Yöneticinin bu iş sonucuna ulaşmak için kullandığı kaynaklar toplamı

  3. Ne kadar bir zamanda bu sonuca ulaşıldığı?

Eğer verimli olmak istiyorsak tek başına ilk 2 maddenin ne kadar mükemmel kullanıldığının hiçbir önemi yoktur. Şöyle ki,

Size verilen bir proje ile ilgili ne kadar verimli olduğunuzu ölçmek istesek bakın nasıl bir ilerleme içinde buluruz kendimizi.

Bu projenin amacı neydi ve bu amaca ulaşılabildi mi?

Proje amacına %100 başarı ile ulaşılmıştır. Proje için verilen kaynaklar istenilen seviyede kullanılmıştır. Fakat proje 1 ayda bitirilmesi gerekirken 3 ayda bitirilmiştir. Tüm sonuçları değerlendirdiğinizde sizce bu proje başarı ile tamamlanmış mıdır?

Bana kalırsa istenilen sonuçlara istenilen girdiler ile ulaşılmış olsa bile hedeflenen zaman diliminde bitirilemediği için proje yönetimi ve lider projede sınıfta kalmıştır. Buradan gelmek istediğim konuyu tam olarak şöyle ifade edebilirim. Ne kadar başarılı işler çıkartırsanız çıkartın işleri zamanında yapmadığınız sürece başarılı olmuş sayılmazsınız. Bu yüzden iş yaşamında gerçek bir başarıyı yakalayabilmek için zamanımızı doğru yönetmeyi becerebilmeliyiz.

İşte size zamanınızı doğru yönetebilmek için bir öneri daha;

Zaman kullanımını dört aşamaya bölebiliriz,


  1. Aşama; Yapılacakların listesini yapın,

  2. Aşama; Yapılacakları takvimde yerleştirin,

  3. Aşama; Öncelikleri belirleyin ve mutlaka sizin yapmanız gereken işleri belirleyin,

  4. Aşama; Zamanı yönetmeyi değil yaşamınızı yönetmeyi düşünün, (Cüceloğlu 1999; 291)

Yukarıda kullanabileceğiniz bu kılavuzdan sonra dikkat etmeniz gereken başka bir konuyla devam etmek istiyorum. Yukarıda 3. Aşamada değindiğimiz maddenin son derece önemli olduğunu düşünüyorum ve bu önemi nedeniyle bir kısmını açarak konuyu ve konunun hassasiyetini sizlerle tekrar netleştirmek istiyorum.

Delege etmek yönetici ve lider olarak size ciddi anlamda zaman kazandırabilecek önemli konuların başında gelmektedir. Sizin yapmanızın gerektiği söylenilen bir konu, sizin önünüze geldiğinde gerçekten de tam anlamıyla sadece sizin mi yapabileceğiniz bir konu diye tekrar bir düşünebilir misiniz?

Yöneticinizle yemeğe gidecekseniz ve restoran seçimi ve rezervasyonu için gerçekten de siz mi ilgilenmelisiniz? Yâda belki de rezervasyon işlerinizin tamamını asistanınıza aktarabilir misiniz?

Yâda gün içerisinde görüştüğünüz bazı çalışanlar ile gerçekten de siz mi görüşerek çözüm bulmaya çalışmalısınız, yoksa bu görüşmeleri yaparak size sonuçları ile ilgili kısa brifler verebilecek çalışanlarınız var mıdır?

Yâda hazırlanması gereken bir raporu mutlaka siz mi hazırlamalısınız, yoksa altınızda çalışan ve kendi gelişimi ve kendini size göstermek için can atan yetenekli çalışanlarınıza analiz ve rapor hazırlanması için delegasyon yapabilir misiniz?

Anlatmak istediğim mutlaka karşımıza çıkarak bizden yapmamız istenen işleri gerçekten de mutlaka biz mi yapmalıyız? konusunun tekrar düşünülmesidir.

Bu noktanın dışında kendi uyguladığım ve mutlaka sizlere de önerdiğim bir uygulamayla devam etmek istiyorum. Benim verimliliğime ciddi anlam katan bu sırrı cömertçe sizlerle de paylaşmak istiyorum.

Hepimiz için önemli olan çalışma hayatımızı ne kadar verimli geçirdiğimizdir. Ama tüm hayatımıza baktığımızda ciddi olarak değerlendirme yapmak zordur.

Bu yüzden değerlendirmelerimizi daha kısa bir zaman dilimi için yapabilmek daha anlamlı olacaktır. Peki, nedir bu kısa zaman dilimi. Yıllık değerlendirme mi? Aylık değerlendirme mi? Bence bu soruların cevabı hayırdır. Yapmamız gereken değerlendirme özellikle konu verimlilik ve zaman yönetimi ise haftalık değerlendirmedir.

Peki, sizce en uygun değerlendirme zamanı haftanın hangi gündür. Pazartesi mi? Salı mı? Yâda Perşembe? Yine bence en uygun gün ve zaman Cuma günü akşam saatidir. Eğer günlük olarak ajanda kullanıyorsanız, Cuma akşamı bir haftalık ajandanıza baktığınızda yaptığınız ve yapamadığınız konuları değerlendirerek gerçekten de ne kadar verimli bir hafta geçirdiğinizi ya da geçen haftada hiçte elle tutulur özellikte bir konu olmadığını size gösterecek en güzel zaman Cuma akşamüstüdür. Gün gün geçen haftaya yaptıklarınıza bakarken yapamayıp ertelediğiniz ve sizler için önemli olan konulara da önümüzdeki hafta için planlama yapmak gerçekten de verimliliğinizi ve efektif zaman kullanımınızı ciddi oranda ileriye götürecek bir uygulama olacaktır.

Şimdi de tam bu noktada bu kadar önemli olduğunu söylediğimiz zamanımızı boşa harcamamıza neden olan zaman tuzaklarına bakalım. Zaman yönetiminde üzerinde önemle durulması gereken önem derecesi yüksek konulardan bir diğeri de zaman tuzaklarıdır. Zaman tuzakları zamanı kullanma adına sizi etkileyen ve gereksiz zaman harcamaya neden olan tüm olayları ifade etmektedir. Zaman tuzaklarını şöyle sıralayabiliriz;


  • Gereksiz ziyaretçiler,

  • Amaçsız toplantılar,

  • Kötü iletişim,

  • Yetersiz ve yeteneksiz astlar, çalışma arkadaşları,

  • Düzensiz çalışmak,

  • Birden fazla işle uğraşmak,

  • Başkalarına yetki devretmemek ama sorumluluk vermek,

  • Yanlış bilgiler,

  • Seyahatler,

  • Her işi bizzat yapmaya kalkmak,

  • Hayır demesini bilmemek,

  • Telefon görüşmeleri,

  • Disiplinsizlik,

  • Gereksiz yazışmalar,

  • Uygun olmayan iş ortamı,

  • Yetersiz denetim,

  • Anlatılanları dinlememek, (Uysal; 1999;16)

Yukarıdaki maddelerden daha fazla dikkat etmemiz gerektiğini düşündüğüm diğer önemli bir konuyu açıklamak istiyorum.

Bu açıklayacağım madde dikkat edilmediği sürece verimliliğimiz ve ciddi anlamda zaman kullanımımızı negatif etkileyebilecektir. Peki, nedir bu kadar da önemli olan madde?




Dostları ilə paylaş:
  1   2   3   4   5


Verilənlər bazası müəlliflik hüququ ilə müdafiə olunur ©muhaz.org 2017
rəhbərliyinə müraciət

    Ana səhifə