Terencana, terkoordinasi, teruji, dan terbukti

Gambar : Transactional Planning

Proses perencanaan terdiri beberapa komponen utama yang esensial yang secara prinsipil tidak dapat ditinggalkan. Komponen-komponen itu adalah sebagai berikut:

1. 
   Kajian terhadap hasil perencanaan pembangunan pendidikan periode sebelumnya sebagai titik berangkat perencanaan.
   
2. 
   Rumusan tentang tujuan umum perencanaan pendidikan yang merupakan arah yang harus dapat dijadikan titik tumpu kegiatan perencanaan.
   
3. 
   Rumusan kebijakan atau posisi yang kemudian dapat dijabarkan ke dalam strategi dasar perencanaan yang merupakan respon terhadap cara mewujudkan tujuan yang ditentukan.
   
4. 
   Pengembangan program dan proyek sebagai operasionalisasi prioritas yang ditetapkan.
   
5. 
   Schedulling dalam arti mengatur menemukan dua aspek yaitu keseluruhan program dan prioritas secara teratur dan cermat karena penjadwalan ini secara makro mempunyai arti tersendiri yang amat strategik bagi keseluruhan pelaksanaan perencanaan.
   
6. 
   Implementasi rencana termasuk didalamnya proses legalisasi dan persiapan aparat pelaksana rencana, pengesahan dimulainya suatu kegiatan, monitoring dan controlling untuk membatasi kemungkinan tindakan yang tidak terpuji yang dapat merupakan hambatan dalam proses pelaksanaan rencana.
   
7. 
   Evaluasi dan revisi yang merupakan kegiatan evaluasi untuk menentukan tingkat keberhasilan dan kegiatan untuk mengadakan penyesuaian-penyesuaian terhadap tuntutan baru yang berkembang.
   

Perencanaan pada intinya merupakan upaya penentuan kemana sebuah organisasi akan menuju di masa depan dan bagaimana sampai pada tujuan itu. Dengan kata lain, perencanaan berarti pendefinisian tujuan yang akan dicapai oleh organisasi dan pembuatan keputuan mengenai tugas-tugas dan penggunaan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan itu. Sedangkan rencana (plan) adalah hasil dari proses perencenaan yang berupa sebuah cetak biru (blueprint) mengenai alokasi sumber daya yang dibutuhkan, jadwal, dan tindakan-tindakan lain yang diperlukan dalam rangka pencapaian tujuan.

Tujuan dan alokasi sumber daya merupakan dua kata kunci dalam sebuah rencana. Tujuan (goal) dapat diartikan sebagai kondisi masa depan yang ingin diwujudkan oleh organisasi. Dalam organisasi, tujuan ini terdiri dari beberapa jenis dan tingkatan. Tujuan pada tingkat yang tertinggi disebut dengan tujuan strategis (strategic goal), kemudian berturut-turut di bawahnya dijabarkan menjadi tujuan taktis (tactical objective) kemudian tujuan operasional (operational objective). Tujuan strategis merupakan tujuan yang akan dicapai dalam jangka panjang, sedangkan tujuan taktis dan tujuan operasional adalah tujuan jangka pendek yang berupa sasaran-sasaran yang terukur.

Tujuan strategis merupakan tujuan tertinggi yang akan dicapai pada tingkat akademik. Tujuan ini bersifat umum dan biasanya tidak dapat diukur secara langsung. Tujuan-tujuan taktis merupakan tujuan-tujuan yang harus dicapai oleh bagian-bagian utama organisasi akademik, misalnya bidang kurikulum, kepeserta didikan, atau kerja sama dengan masyarakat. Sedangkan tujuan operasional merupakan tujuan yang harus dicapai pada bagian-bagian yang secara struktur yang lebih rendah dari bagian-bagian utama akademik tersebut. Tujuan mata pelajaran atau kelompok mata pelajaran, misalnya, dapat dikategorikan sebagai tujuan operasional.

Masing-masing tingkatan tujuan tersebut terkait dengan proses perencanaan. Tujuan strategis merupakan tujuan yang harus dicapai pada tingkat rencana strategis (strategic plan). Tujuan taktis dan tujuan operasional masing-masing merupakan tujuan-tujuan yang harus dicapai pada rencana taktis (tactical plan) dan rencana operasional (operational plan).
Visi, Misi, dan Nilai-Nilai Dasar

(Premis Prodi)

Manajemen Puncak

(Tingkat Prodi)

Tujuan Strategis

Rencana Strategis

Manajemen Menengah

(Bidang Kurikulum, Dosen wali, dsb.)

Tujuan Taktis

Rencana Taktis

Manajemen Bawah

(MaKul, Individu Dosen)

Tujuan Operasional

Rencana Operasional

Tujuan (hasil)

Rencana (alat)
Model perencanaan strategis (strategis planning) hingga saat ini dipandang sebagai proses perencanaan yang demikian itu. Dengan menerapkan pendekatan perencanaan strategis, diharapkan akademik akan terdorong untuk melakukan perencanaan secara sistematis. Akademik diharapkan akan menyediakan waktu untuk mentelaah dan menganalisis dirinya sendiri dan lingkungannya, mengidentifikasi kebutuhannya untuk mendapatkan keunggulan terhadap yang lain, dan melakukan komunikasi dan konsultasi secara terus-menerus dengan berbagai pihak baik dari dalam maupun luar lingkungan lembaga selama berlangsungnya proses perencanaan. Di samping itu perencanaan strategis juga diharapkan akan mendorong akademik untuk menyusun langkah-langkah untuk mencapai tujuan strategis, secara terus-menerus memantau pelaksanaan rencana itu, dan secara teratur melakukan pengkajian dan perbaikan untuk menjaga agar perencanaan yang dibuat tetap relevan terhadap berbagai kondisi yang terus berkembang (Nickols dan Thirunamachandran, 2000).

Perencanaan pengembangan akademik pada dasarnya merupakan proses yang berlangsung terus-menerus, bukan merupakan kegiatan “sekali jadi”. Agar perencanaan pengembangan itu efektif dalam memampukan (enabling) akademik untuk menghadapi tantangan ganda yang berkaitan dengan peningkatan kualitas dan pengelolaan perubahan, perencanaan pengembangan harus menjadi “modus operandi” normal bagi setiap akademik. Bagi akademik pada umumnya, perencanaan pengembangan yang sistematis akan memerlukan perubahan mendasar dari kondisi yang ada sekarang. Bab ini memaparkan inovasi tantangan yang harus diatasi dengan cermat untuk menjamin keberhasilan pengintegrasian perencanaan pengembangan ke dalam kehidupan akademik, sehingga perencanaan akan menjadi budaya dalam manajemen akademik.

Berdasarkan penelitian internasional terhadap perubahan pendidikan pada umumnya, penumbuhan budaya perencanaan pengembangan akademik dibagi menjadi tiga tahap:

• Pemulaan (Inisiation): tahapan ini meliputi penetapan keputusan untuk memulai perencanaan pengembangan akademik, menumbuhkan komitmen terhadap proses perencanaan, dan penyiapan partisipan.

• Pembiasaan (Familirialisation): tahap ini mencakup siklus awal dari perencanaan pengembangan akademik, dimana masyarakat akademik belajar bagaimana melaksanakan proses perencanaan pengembangan itu.

• Penyatuan (Embedding): tahap ini terjadi ketika perencanaan pengembangan akademik telah menjadi bagian pola kehidupan akademik sehari-hari dalam melaksanakan segala sesuatu.

Perencanaan pengembangan akademik pada dasarnya merupakan proses yang berlangsung terus-menerus, bukan merupakan kegiatan “sekali jadi”. Agar perencanaan pengembangan itu efektif dalam memampukan (enabling) akademik untuk menghadapi tantangan ganda yang berkaitan dengan peningkatan kualitas dan pengelolaan perubahan, perencanaan pengembangan harus menjadi “modus operandi” normal bagi setiap akademik. Bagi akademik pada umumnya, perencanaan pengembangan yang sistematis akan memerlukan perubahan mendasar dari kondisi yang ada sekarang. Memaparkan inovasi tantangan yang harus diatasi dengan cermat untuk menjamin keberhasilan pengintegrasian perencanaan pengembangan ke dalam kehidupan akademik, sehingga perencanaan akan menjadi budaya dalam manajemen akademik.

Berdasarkan penelitian internasional terhadap perubahan pendidikan pada umumnya, penumbuhan budaya perencanaan pengembangan akademik dibagi menjadi tiga tahap:

• Pemulaan (Inisiation): tahapan ini meliputi penetapan keputusan untuk memulai perencanaan pengembangan akademik, menumbuhkan komitmen terhadap proses perencanaan, dan penyiapan partisipan.

• Pembiasaan (Familirialisation): tahap ini mencakup siklus awal dari perencanaan pengembangan akademik, dimana masyarakat akademik belajar bagaimana melaksanakan proses perencanaan pengembangan itu.

• Penyatuan (Embedding): tahap ini terjadi ketika perencanaan pengembangan akademik telah menjadi bagian pola kehidupan akademik sehari-hari dalam melaksanakan segala sesuatu.

1. Tahap Pemulaan (Inisiation)

Secara formal semua pengelola akademik bertanggung jawab atas inisiatif perencanaan pengembangan akademik untuk menjamin bahwa keputusan untuk menyusun rencana pengembangan akademik benar-benar terlaksana dan terwujud. Akan tetapi, pada praktiknya, inisiatif itu pada umumnya diambil oleh kepala akademik atau komite akademik.

Apabila diinginkan keberhasilan dalam inovasi akademik, pengembangan komitmen dosen terhadap inovasi itu menjadi hal yang esensial. Mereka harus benar-benar memahami hal-hal pokok berkaitan dengan apa, mengapa, dan bagaimana perencanaan pengembangan akademik dilakukan. Dosen-dosen harus disadarkan tentang peran yang harus mereka ambil dalam proses perencanaan dan manfaat apa yang dapat mereka peroleh dari proses itu. Pemahaman mereka harus difokuskan pada keterkaitan antara proses dengan isu-isu yang penting bagi dosen pada umumnya, sehingga relevansi proses perencanaan dan kebutuhan akademik dapat disampaikan dengan jelas. Penjelasan serupa juga harus dilakukan kepada semua mitra kerja yang ada di lingkungan akademik agar proses perencanaan pengembangan akademik memperoleh dukungan dari mereka.

Kegiatan-kegiatan berikut merupakan cara-cara yang dapat membantu warga akademik untuk mempersiapkan partisipasinya dalam proses perencanaan pengembangan akademik.

1. 
   Membaca berbagai panduan, buku-buku pegangan dan laporan-laporan hasil penelitian mengenai perencanaan pengembangan akademik.
   
2. 
   Mencari saran-saran, masukan dan dukungan dari lembaga-lembaga yang peduli terhadap pendidikan yang ada di sekitar akademik.
   
3. 
   Menghadiri seminar-seminar atau pelatihan-pelatihan yang relevan dengan perencanaan pengembangan akademik.
   
4. 
   Menghubungi akademik-akademik lain yang dipandang lebih maju dibidang perencanaan pengembangan akademik untuk menggali dan belajar dari pengalaman yang mereka miliki.
   
5. 
   Mengundang pembicara dari luar untuk menyajikan paparan tentang perencanaan pengembangan akademik di hadapan dosen, pengelola akademik, komite akademik, dan orang tua, baik secara bersama-sama atau terpisah.
   
6. 
   Mengundang tokoh-tokoh kunci di lingkungan akademik untuk memaparkan pentingnya perencanaan pengembangan akademik dan mendorong partisipasi semua pihak.
   
7. 
   Memanfaatkan fasilitator dari luar untuk membantu memulai dan mengimplementasikan perencanaan pengembangan akademik.
   
8. 
   Keluaran yang dicapai dari tahap pemulaan meliputi:
   

1. Telah dibuatnya keputusan untuk mengawali (mengintroduksi) perencanaan pengembangan akademik.

2. Semua dosen memiliki pemahaman yang benar mengenai perencanaan pengembangan akademik dan memiliki komitmen terhadap proses itu.

3. Semua mitra akademik telah diberi penjelasan pada tahap awal proses tersebut.

4. Terpilihnya fasilitator untuk membantu melaksanakan proses tersebut.

1.Tahap Pembiasaan (Familirialisation)

Pada tahap pembiasaan, biasanya merupakan langkah pertama dari siklus perencanaan pengembangan akademik secara utuh, masyarakat akademik berada dalam proses belajar dari pengalaman bagaimana melaksanakan proses perencanaan tersebut. Pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan tumbuh berdasarkan pengalaman dan struktur kolaborasi yang berkembang. Hasil dari tahapan ini adalah terkonsolidasikannya dan menguatnya komitmen terhadap proses perencanaan.

Selama berlangsungnya tahap ini, fasilitator yang terampil, koordinasi yang cermat, dan dukungan yang cukup dan berkelanjutan, termasuk di dalamnya pelatihan dalam jabatan, akan sangat membantu keberhasilan proses perencanaan. Perhatian khusus harus diberikan agar timbul penguatan yang positif di kalangan dosen.

2.Penyatuan (Embedding)

Tahap penyatuan terjadi ketika perencanaan pengembangan telah menjadi bagian dari cara-cara yang biasa dilakukan akademik dalam melaksanakan segala sesuatu. Tatanan manajemen akademik telah berkembang menjadi pendukung yang baik terhadap pengembangan maupun pemeliharaan akademik yang bersangkutan, dan menjadi bagian dari pola prilaku yang berterima (acceptable) bagi semua pihak. Terdapat begitu luas ragam penggunaan rencana tindakan oleh dosen. Dalam hal ini rencana pengembangan akademik harus berfungsi sebagai kerangka acuan bagi perencanaan-perencanaan yang terkoordinasi yang dilakukan oleh dosen secara individual, unit-unit yang ada akademik, tim-tim lintas kurikulum, dan dampaknya akan tampak pada praktik-praktik pembelajaran dalam kelas. Seluruh proses tersebut pada saat itu telah menjadi “cara kita melakukan segala sesuatu di akademik ini” atau "the way we do things around here."

10.