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Annexe 2 – Déroulement des travaux du groupe

1. Calendrier

   28 juin 2006	Constitution du sous-groupe lors de la première réunion du CoST
   Juillet 2006	Premier document de travail : Analyse des métadonnées de HAL
   Septembre 2006	Seconde réunion de travail du CoST Mise en ligne de documents de référence sur le Wiki : Dictionnaire des métadonnées de HAL , Documentation API HAL , Documentation simplifiée des Web Services HAL (des mises à jours de ces documents ont été mises en ligne depuis)
   Octobre 2006	Documents proposés pour les travaux du groupe : Tableau sur le tronc commun de métadonnées pour HAL , Tableau récapitulatif des domaines dans HAL
   Octobre novembre 2006	Nombreux échanges par mail sur la liste de discussion
   16 novembre 2006	Réunion du sous-groupe sous forme d’une conférence téléphonique
   5 décembre 2006	Réunion du sous-groupe à Paris (1/2 journée)
   16 janvier 2007	Réunion du sous-groupe à Lyon, au CCSD

2. Principaux sujets abordés

Les débats sur la liste de discussion et les contributions sur le Wiki ont couvert un champ beaucoup plus large que le seul sujet des métadonnées ; ils ont été l’occasion d’aborder des problèmes de fond qui conditionnent largement le travail à effectuer.

Fonction de la plate forme commune

• 
  S’agit-il simplement d’un outil d’archives ouvertes destiné principalement aux chercheurs et à la communication scientifique ?
  
• 
  S’agit-il d’un outil visant également à répondre à d’autres besoins des organismes signataires de l’accord ?
  
• 
  Peut-on concilier les deux approches en faisant évoluer la version actuelle de HAL par un enrichissement des métadonnées ?
  
• 
  Doit-on plutôt prévoir la cohabitation de HAL avec des outils propres à chaque organisme, en recherchant une bonne interopérabilité entre les systèmes ?
  

Les réponses à ces questions conditionnent fortement les choix à faire en matière de schéma de métadonnées.

Utilisation pour l’évaluation

D’importants débats ont eu lieu pour savoir si le système commun serait utilisé pour l’évaluation, le décompte des publications et la production éventuelle d’indicateurs. Les demandes faites aux établissements dans le cadre de la LOLF rendent nécessaire la mise en place d’outils adaptés pour le suivi des publications : Peut-on utiliser les archives ouvertes pour le faire ? Peut-on avoir une approche globale pour tous les outils nécessaires à un établissement ?

Les discussions n’ont pas abouti, dans un premier temps, à une position commune ; elles ont fait ressortir l’importance du sujet et la nécessité d’apporter une réponse claire.

Cependant, il semble difficile, voire impossible, de s’appuyer uniquement sur un outil commun comme HAL pour l’évaluation et la production d’indicateurs propres aux établissements. L’existence de systèmes adaptés aux besoins de chaque organisme en matière d’évaluation et de suivi des publications est indispensable, HAL pouvant être un élément qui concourt aux dispositifs mise en place dans les établissements.

La distinction Archives Ouvertes communes / Archives Institutionnelles des organismes est donc là aussi mis en évidence.

Affiliations

Même si le système proposé actuellement par HAL pour enregistrer les affiliations est plus riche que ce qui existe dans les bases de données bibliographiques, il suscite de nombreuses questions et ne répond pas toujours aux attentes de chacun.

Les discussions font apparaître

• 
  que la qualité du système actuel repose sur l’existence de référentiels fiables pour les différents laboratoires et unités de recherche, et pour leurs rattachements aux universités et aux organismes de recherche ;
  
• 
  que les mécanismes proposés actuellement par HAL ne sont pas compris de la même manière par tout le monde et qu’une amélioration de l’ergonomie de l’outil est souhaitable, même si elle n’est pas forcément facile à mettre en œuvre ;
  
• 
  que le modèle actuel de description des affiliations convient pour une utilisation standard dans le cadre d’archives ouvertes (destinées avant tout aux chercheurs), mais devrait en revanche être enrichi si le système doit servir pour l’évaluation et le suivi des publications pour chaque établissement.
  

Une demande forte d’approfondissement du travail sur les affiliations est exprimée.

Il y a un travail en cours pour modéliser et constituer un référentiel des universités, des organismes de recherche et de leurs laboratoires ou unités de recherche ; il convient de prendre contact avec l’AMUE (Christian Michau) pour faire valoir les besoins pour les archives ouvertes et vérifier que ce référentiel pourra être utilisé pour HAL.

Un travail est également en cours à l’OST sur la normalisation des adresses des publications. Il ne s’agit pas de produire un autre référentiel mais de travailler avec les organismes, les éditeurs scientifique et Thomson ISI (producteur du Web of Science) pour formaliser des recommandations sur l’écriture des adresses d’affiliations dans les publications. L’objectif visé est d’améliorer la manière dont les publications seront référencées dans le Web of Science, servant à la bibliométrie et à l’établissement des indicateurs.

Le groupe souhaite que ce référentiel et ces recommandations puissent être mis en œuvre dans HAL ; les Archives Ouvertes peuvent être un moyen de faire de la pédagogie sur la normalisation des affiliations.

Par ailleurs, il existe déjà des fichiers d’autorités, utilisés en particulier dans le contexte des bibliothèques universitaires, qui constituent des éléments de référentiels tout à fait importants.

Systèmes d’information

La question du positionnement des archives ouvertes par rapport aux systèmes d’information des établissements est posée ; elle concerne la plupart des signataires de l’accord.

Cette question est surtout posée par ceux qui disposent déjà d’un système documentaire relatif à leurs publications, ou qui sont engagés dans la mise en place d’archives institutionnelles, d’ENT ou de systèmes d’information propres à leur établissement.

Là encore, les débats ont porté sur les différents modèles possibles et sur les méthodes à mettre en œuvre : Comment faire pour intégrer les problématiques d’archives ouvertes dans un projet plus global ? Peut-on mettre en place un système unique ? Doit-on au contraire prévoir des systèmes distincts qui communiquent grâce à des procédures d’interopérabilité ? etc…

Modèles pour le dépôt des publications

Les modalités de dépôt des publications dans l’archive ouverte commune sont envisagées de manières très diverses selon les établissements :

• 
  Dépôt direct dans HAL ou dans une instance adaptée de HAL pour le CNRS, l’Inserm et l’Inria, pour qui les outils sont déjà en place (mais on peut noter que ces organismes ne disposent pas d’autre système avec lequel l’archive ouverte doit communiquer¹).
  
• 
  Dépôt direct dans le système d’information propre à certaines universités, avec reversement à prévoir dans l’archive ouverte commune HAL. Plusieurs cas sont envisagés, y compris l’intégration d’un « kit HAL » dans le système d’information de l’université ou l’utilisation d’outils d’ENT qui disposeront d’une interface spécialement développée pour communiquer avec HAL.
  

On peut donner comme exemples l’outil Flora (développé pour la MISHA Alsace) et l’outil ORI (développé dans le cadre des UNT par l’université Rennes 1, l’université de Valenciennes, l’INSA de Lyon et l’INP de Toulouse). On peut citer également du cas de Graal qui n’est pas perçu par certains comme un outil de dépôt de publication (voir cependant le document déposé sur le Wiki : http://www.revues.org/cost/images/d/d4/HAL_ENT_Graal_V1.1.2.doc). Daniel Charnay indique que dans le projet interconnexion des ENT avec HAL, c'est la brique ORI qui sera utilisée et qui sera fédératrice des différents ENT ; Graal serait une autre alternative.

• 
  Dépôt dans le système d’information destiné au suivi des publications pour des organismes qui ont développé un tel système, comme par exemple l’Inra (avec ProdINRA) ou le Cemagref, suivi d’un reversement dans l’archive ouverte commune.
  

Un exemple de ce type a été développé par HAL et l’IRD pour HAL-IRD : le dépôt des documents se fait directement dans HAL, avec une récupération automatique des métadonnées déjà présentes dans le système documentaire Horizon / Pleins Textes de l’IRD, transparente pour le chercheur. Cet exemple pourrait être facilement transposé à d’autres situations.

• 
  Procédure mixte associant un dépôt direct dans HAL et une articulation avec l’archive institutionnelle propre à l’établissement, afin de tenir compte des très nombreux cas où les publications concernent plusieurs organismes et éviter les doublons et les saisies multiples.
  
• 
  Peut-être d’autres situations qui n’ont pas encore été évoquées…
  

La connaissance de toutes ces situations impose une démarche assez souple pour définir les éléments communs de métadonnées ; elle fait également apparaître la difficulté de définir un schéma de métadonnées global convenant à toutes les situations.

Le problème de la gestion des doublons (publications déposées dans plusieurs systèmes du fait de la présence d’auteurs d’établissements différents) n’a été que rapidement évoqué dans les discussions mais constitue une difficulté majeure qu’il conviendra de traiter.

Des questions liées à la nécessaire articulation entre les systèmes locaux et l’archive ouverte HAL ont été soulevées à plusieurs reprises : formats d’échanges entre les archives institutionnelles et HAL, système d’identification unique des archives ouvertes, articulation entre les identifications uniques des différents systèmes. Ce sont des sujets transversaux à ce sous-groupe de travail sur les métadonnées et à d’autres sous groupe du CoST.

Concernant les modèles possibles d’échanges de données entre les systèmes, il n’y a pas aujourd’hui de consensus sur l’éventualité que les systèmes locaux soient moissonnés par HAL. Alors que cette solution est proposée, en particulier pour des systèmes locaux d’universités, il semble que le CCSD n’envisage par de mettre en place un moissonnage de bases externes par HAL, en particulier pour préserver la qualité de la base.

3.