Dans un premier temps, les discussions du groupe ont porté sur un enesemble assez large de questions liées aux archives ouvertes et institutionnelles, au delà du simple sujet des métadonnées. Cette période de débats a permis de mettre en évidence les points sensibles pour lesquels des précisions devaient être données (évaluation, rôle des archives institutionnelles des établissements) ou pour lesquels des travaux doivent être poursuivis au sein du CoST (affiliations, articulation avec les système d’information locaux…). L’annexe 2 fournit une synthèse des discussions et du déroulement des travaux du groupe.
La réflexion menée dans le groupe et les précisions fournies à l’occasion des réunions du CoStra et du CoST ont permis d’établir le cadre de travail qui a servi au groupe depuis décembre 2006.
Le projet d’archive commune est bien un projet d’Archive Ouverte, destiné à recueillir et à rendre accessibles les publications déposées directement par les chercheurs ; il ne peut pas couvrir tous les besoins d’Archives Institutionnelles propres à chaque organisme.
Les préoccupations de suivi des publications, d’évaluation et de production d’indicateurs sur les publications scientifiques (notamment pour le LOLF) ne font pas partie des objectifs de l’archive commune.
Cependant, l’articulation de l’archive ouverte commune avec les archives institutionnelles et/ou les systèmes d’information de chaque organisme constitue une part importante du travail du CoST.
Les documents présents dans l'Archive Ouverte doivent être d'un niveau scientifique équivalent à celui des articles que les chercheurs soumettent à des éditeurs scientifiques, chacun dans leur domaine, que ce soit pour une revue scientifique, des actes de colloques, des chapitres de livres, etc.
La première étape du travail du groupe est la validation des métadonnées actuelles de HAL et la mise en évidence des manques éventuels, dans le contexte qui vient d’être précisé.
Le groupe doit également faire émerger les points qui posent problème et les questions à soumettre au CoStra ; il doit proposer des pistes pour la suite des travaux sur les métadonnées, au delà de cette première étape.
L’importance d’un travail spécifique sur les affiliations apparaît à tout le monde ; un chantier particulier devra être poursuivi au delà de cette première étape.
Il est également nécessaire de proposer un modèle pour l’échange de données entre les systèmes d’information locaux et HAL, en relation étroite avec les autres groupes de travail du CoST.
