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Travaux sur les métadonnées - Généralités

Sources d’information sur les métadonnées de HAL

• 
  Dictionnaire des métadonnées de HAL . Ce document décrit les métadonnées telles qu’elles sont enregistrées dans le système HAL actuel.
  
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  Import XML dans HAL et Schémas XML correspondant. Ces documents décrivent les formes utilisables pour entrer des données dans HAL depuis l’extérieur, par exemple depuis une autre base de données.
  
• 
  Données de HAL exposées au travers du protocole OAI-PMH, en Dublin Core (oai_dc ) et selon des formats propres à HAL (oai_hal , oai_inria , oai_halshs ) ; Schémas XML correspondants.
  
• 
  Documents relatifs aux Web Services de HAL : Documentation technique des Web Services HAL  et Documentation simplifiée des Web Services HAL .
  

Comment valider ? Que faut-il valider ?

Les métadonnées de HAL peuvent apparaître sous des formes différentes selon les outils utilisés (saisie, importation, exportation OAI, extraction…). Pour valider les métadonnées de HAL, il faut donc les analyser à partir des préoccupations suivantes :

• 
  s’assurer que les métadonnées qui semblent indispensables sont bien présentes dans HAL et peuvent être saisies sans ambiguïté depuis l’interface HAL ou importées depuis un système externe ;
  
• 
  vérifier que les formats d’exportation des métadonnées de HAL correspondent à l’ensemble des besoins exprimés ;
  
• 
  vérifier la compatibilité et la conformité avec les standards internationaux.
  

Besoins exprimés

1. 
   disposer d’un premier niveau de métadonnées suffisamment simples et explicites pour être renseignées directement par les chercheurs au moment du dépôt d’une publication, tout en étant suffisantes pour identifier correctement le document et ses auteurs  ;
   
2. 
   disposer éventuellement d’un niveau plus complet de métadonnées, en complément du premier, pouvant être renseignés par des documentalistes ;
   
3. 
   permettre des imports de métadonnées issues de systèmes documentaires externes.
   

Ces deux derniers besoins amènent à confronter les métadonnées actuelles de HAL avec les standard habituels des bases de données documentaires, et à proposer la modification ou l’ajout de certains champs à HAL, même s’ils ne sont pas directement accessibles aux chercheurs qui déposent.

Il est par exemple demandé que certains champs puissent être qualifiés dans l’Archive Ouverte (par la référence à une langue, un langage d’indexation, une classification…), de sorte que l’information présente dans d’autres systèmes puisse être répercutée dans l’Archive Ouverte sans perte de qualité.

Par ailleurs, les besoins d’interopérabilité s’expriment de manière plus symétrique que ce que propose HAL actuellement : il ne s’agit pas seulement de pourvoir entrer des données dans l’Archive Ouverte et de les récupérer sous la forme proposée par l’Archive Ouverte , mais de pouvoir organiser réellement des échanges entre des systèmes qui doivent coexister et gérer dans le temps des données dont certains éléments sont communs. La définition d’un format d’échange « pivot », servant à la fois aux entrées et aux sorties, permettrait d’aller plus facilement dans cette direction.

4. Types de publications

Dans HAL, le type de publication a un rôle bien particulier : il permet de déterminer quelles sont les métadonnées bibliographiques demandées lors des saisies ou des exports, et de préciser éventuellement le caractère obligatoire de la saisie.

Modifications récentes de la liste des types dans HAL

La liste a été modifiée récemment (fin 2006) dans HAL et dans HAL-SHS, qui s’appuient maintenant sur la même liste. Elle se rapproche de la liste suggérée par le ministère pour établir les listes de publications de manière standardisée.

• 
  Articles dans des revues avec comité de lecture
  
• 
  Articles dans des revues sans comité de lecture
  

• 
  Conférences invitées
  
• 
  Communications avec actes
  
• 
  Communications sans actes
  
• 
  Ouvrages scientifiques
  
• 
  Chapitres d'ouvrages scientifiques
  
• 
  Brevets
  
• 
  Autres publications
  
• 
  Thèses
  
• 
  HDR
  

Cas des prépublications

Le groupe de travail propose que les prépublications figurent plus explicitement dans la liste des types de publication de l’Archive Ouverte .

Ce n’est pas le cas aujourd’hui ; le terme de prépublication n’est d’ailleurs pas utilisé dans HAL. Il est simplement prévu des dépôt de publication sans référence bibliographique (et donc sans type de publication). Cela peut entraîner des incompréhensions et une difficulté à identifier le statut réel d’un document déposé dans HAL.

• 
  Lors de la saisie dans HAL, il n’est pas fait mention explicitement aux prépublications : on peut simplement déposer un document en texte intégral sans référence bibliographique …
  
• 
  Lorsqu’on importe des données dans HAL, le cas des prépublications n’est pas explicitement prévu. On peut simplement entrer une publication sans donner de type et sans donner de référence bibliographique.
  
• 
  Dans les outils d’export (OAI-PMH au format HAL), en revanche, ces documents sont bien associés à un type de données particulier dans la balise hal:type (code=UNDEFINED, mais description=Preprint), de manière explicite.
  

Dans l’Archive Ouverte, il apparaît nécessaire de conserver la trace du statut de chaque version d’une publication, au moment de son dépôt.

Aujourd’hui dans HAL, un document peut être entré initialement comme une prépublication (sans type), puis la notice peut être enrichie (en particulier avec un vrai type) au moment où le papier est effectivement publié. Il en résulte une ambiguïté sur le statut du document initial, qui n’est pas présenté alors comme une publication. Deux pistes sont possibles pour améliorer la gestion des prépublications dans HAL :

• 
  Donner accès aux métadonnées de chacune des versions du documents (cela semble possible – voir avec Daniel).
  
• 
  Ajouter dans le document au format PDF des informations sur son statut au moment du dépôt à la manière du filigrane actuel ajouté dans la marge de gauche (identifiant).
  

5.