Makina Mühendisleri Odası tüm örgütünün mali işleri
Oda mali işler yönetmeliği hükümlerine göre yürütülür.
Odanın mali işlemleri aşağıda belirtilen dört ana grupta
toplanmıştır.
1. Bütçe Hazırlanması ve Uygulanması,
2. Muhasebe İşlemleri,
3. Satın Alma İşlemleri,
4. Ambar İşlemleri,
1. BÜTÇE
1. BÜTÇE
Oda gelir ve giderleri, tüm Oda örgütünü kapsayacak şekilde hazırlanan ve genel kurulca kabul edilen Oda bütçesi ile düzenlenir.
Bütçe tasarısı, bir sene önceki fiili gelir ve giderler ile o yıl için yapılması öngörülen hizmetler dikkate alınarak, tahmini gelir ve gider belirlenmesi yoluyla Oda Yönetim Kurulu‘nca Ocak ayı sonuna kadar hazırlanır.
Temsilcilikler için gider bütçesi yapılmaz. Bunların tüm giderleri bağlı bulundukları Şube gider bütçelerindeki ödenekten karşılanır. Temsilcilikçe yapılan giderler Şube Yönetim Kurulu onayına sunulmak üzere karar ekinde Şubeye gönderilir.
Oda Genel Kurulunda onaylanan bütçe 1 Ocak tarihi itibariyle yürürlüğe girer.
Bütçe dönemi, muhasebe dönemsellik kavramı gereğince bir takvim yılıdır.
Şube bütçesinden harcama yapma yetkisi, yönetmelik gereğince Şube Yönetim Kurullarındadır. Bu yetki satın almalar için geçerli değildir.
Gelir ve gider bütçesi olmak üzere iki ana gruptan oluşur.
Gelir Bütçesi;
Gelir Bütçesi, aşağıdaki bölüm ve maddelerden oluşur:
Gider Bütçesi aşağıdaki bölüm ve maddelerden oluşur.
1. Personel Giderleri
2. Dışarıdan Sağlanan Fayda ve Hizmetler
3. Çeşitli Giderler
4. Yönetim Giderleri
kalemlerinden oluşur.
Zaman içerisinde ortaya çıkacak gelişmelerin getireceği
gereksinim durumunda gelir ve gider bütçelerine Merkez
Yönetim Kurulu tarafından yeni bölüm ve maddeler
eklenebilir.
Merkez adına yapılan ödemeler (Demirbaş alımları, Yolluk ödemeleri ve Yayın Giderleri) ile Merkez Nakit ödemeleri Oda bütçesinin eki olarak Genel Kurul‘un onayına sunulur.
2. MUHASEBE İŞLEMLERİ
Oda muhasebe kayıtları merkezi sisteme göre düzenlenir.
Şube tarafından yapılan muhasebe kayıtları her ay sonunda Oda Merkezine aktarılır.
Ana kayıtlar Oda Merkezinde toplanır ve yapılır.
Oda Merkezi ve Şubelerde tekdüzen hesap planı uygulanır.
DEFTERLER;
Şube de tutulan defterler ;
1. Defter-i Kebir (Büyük Defter)
2. Yevmiye Defteri
3. Kasa Defteri
4. Demirbaş Defteri
İl ve İlçe Temsilciliklerinde kasa defteri tutulması zorunlu
olup, diğer defterlerden hangisinin tutulması gerektiğini,
gereksinim halinde Oda Yönetim Kurulu‘nca karar verilir.
BASILI KAĞITLAR
Oda‘nın Merkez, Şubeleri, İl / İlçe Temsilcilikleri ve Mesleki
Denetim Bürolarında muhasebe kayıtlarına esas olmak
Üzere aşağıdaki basılı kağıtlar kullanılır.
Tahsilat Fişi
(Üst nüshası makbuz olarak, ikinci nüshası kasa tahsil fişi, üçüncü nüshası da dosya kontrol fişi olarak kullanılır.)
Tediye Fişi
(Üst nüshası makbuz olarak, ikinci nüshası kasa tediye fişi, üçüncü nüshası da dosya kontrol fişi olarak kullanılır.)
Mahsup fişi
Mahsup fişi
Kasa Kontrol Föyü
Aylık Mizan
Yıllık Kesin Mizan
Çek/Senet Tahsil Bordrosu
Çek/Senet Tevdi Bordrosu
Fatura
Gider Pusulası
Bu basılı kağıtlardan tümü Oda Merkezinde ve Şubelerde kullanılır.
Fişlerin, biçim, nüsha ve adetleri Oda Yönetim Kurulunca saptanır. Merkez, Şube, İl/İlçe Temsilciliklerinde kullanılacak basılı kağıtlar Oda Yönetim Kurulu‘nca Merkez, Şube ve İl /İlçe Temsilciliklerinde ilgili personellere zimmetli olarak dağıtılır.
Tahsilat Fişi ; Kasaca yapılan her türlü nakit tahsilat için
kullanılır.
Tediye Fişi ; Nakden yapılacak ödemelerde kullanılır.
Fatura ; Odanın yapacağı satış işlemlerinde nakit tahsilat ve cari hesaplar için kullanılır.
Mahsup Fişi ; Kasayı ilgilendirmeyen işlemlerin muhasebeleştirilmesinde kullanılır.
Kasa Kontrol Föyü ; İl ve İlçe Temsilciliklerince kasadan günlük olarak yapılan ödeme ve tahsilat kaydı için kullanılır. Temsilcilik Yürütme Kurulu Sekreter ve Sayman Üyece kontrol edilip imza edilerek kasa hesabına yapılacak kayıtlarda esas alınır.
Aylık Mizan ; Muhasebe kayıtlarının kesin sonucunu göstermek üzere düzenlenir. Sayman Üyenin imzası ile izleyen ayın 10‘una kadar Oda Merkezine gönderilir.
Aylık Mizan ; Muhasebe kayıtlarının kesin sonucunu göstermek üzere düzenlenir. Sayman Üyenin imzası ile izleyen ayın 10‘una kadar Oda Merkezine gönderilir.
Yıllık Kesin Mizan ; Muhasebe kayıtlarının kesin sonucunu göstermek üzere Ocak ayı içerisinde düzenlenir. Şubeler yıl sonunda düzenledikleri yıllık kesin mizan cetvelini Ocak ayının 15‘ine kadar Oda Merkezine gönderir.
Çek/Senet Tahsil Bordrosu ; Kasaya nakit girişleri dışında alınan tüm çek ve senetlerin tahsilinde kullanılır.
Çek/Senet Tevdi Bordrosu ; Kasadan yapılan nakit çıkışları dışında tüm çek ve senetle ödemelerde kullanılır.
Gider Pusulası ; Kira ödemeleri, mal ve hizmet alımlarında kullanılır.
Serbest meslek işleri ve Kira ödemelerinde % 20, mal ve hizmet alımları için yapılan ödemelerde %10 GV. Stopaj kesintisi yapılır.
HARCAMA ve GİDER EVRAKI
HARCAMA ve GİDER EVRAKI
Yapılacak ödemelerde genel olarak aşağıda belirtilen evrakın
bulunması gereklidir.
Personele yapılacak ödemelerde, bordrolar (banka kanalıyla ödenir)
Yolluklarda, harcırah bildirgesi ve taşıt bileti
Periyodik Kontrol, bilirkişilik hizmetlerinde üyenin serbest meslek makbuzu yada bordro (banka kanalıyla ödenir)
Satın Almalarda fatura veya makbuz
Vergi prim vb. ödemelerde bildirge tahakkuk fişi ve makbuz
Gelir-Gider Evraklarının düzenlenmesinde dikkat edilmesi
Gelir-Gider Evraklarının düzenlenmesinde dikkat edilmesi
gerekenler;
ilgili personel tarafından düzenlenen tahsil makbuzunun açıklamasının tam ve eksiksiz yazılması (Örneğin proje denetim ücreti yerine şu nolu mekanik tesisat proje mesleki denetim ücreti diye yazılması) imza ve kaşesinin olması.
Ödeme makbuzunda düzenleyen, kontrol eden, onay kısımlarında yetkililerin imza ve kaşelerinin olması.
Alış faturalarının arkasına, giderin ne için yapıldığının detaylı olarak belirtilmesi, imza ve kaşelerinin tam olması.
Alış fatura ve makbuzlarının temsilcilik unvan ve adresine düzenlenmesi. Başkası adına düzenlenen evraklar için ödeme yapılmaması.
Alış faturalarının KDV dahil olarak düzenlenmemesi.
Alış faturalarının KDV dahil olarak düzenlenmemesi.
Yayın satışları için fatura düzenlenmesi gerektiğinden düzenlenecek makbuzlara cari hesaba mahsuben diye açıklama yazılması.
Oda Merkezimizin 14.02.2012 Tarihli 28/16340 sayılı yazısı gereğince MİEM ve PBK hesaplarının ayrılması gerekliliğinden bütün MİEM kurslarına ilişkin kurs ve belge ücretleri için ayrı makbuz düzenlenmesi,
Temsilcilik birimi sekreter ve sayman üyelerince,
kasa kontrol föyü ve ekindeki harcamalara ilişkin alış
faturalarının ve gider evraklarının arkasına imza ve
kaşeler tamamlanarak her haftanın son günü Şubeye
gönderilir.
KASA İŞLEMLERİ
KASA İŞLEMLERİ
Oda, Merkez ve Şube örgütü kasalarında, Oda Yönetim Kurulu‘nca
saptanacak miktardan fazla para bulundurulamaz. Fazlası, hemen
Odanın hesabı bulunan bankalara yatırılır.
Şube için kasada bulundurulabilecek en yüksek miktar 2.000,00 TL. ,
İl ve İlçe Temsilcilikleri için bu tutar 750,00 TL olarak belirlenmiştir.
BANKA İŞLEMLERİ
Oda adına bankalardan, para çekmeye yetkili kişiler her Genel Kurul
toplantısını izleyen ilk Yönetim Kurulu toplantısında Oda Yönetim
Kurulu‘nca kararlaştırılarak belirlenir ve ilgili bankalara imza sirküleri
belli edilerek bildirilir.
Bankalardan para çekme yetkisi tek başına bir kişiye verilemez. En az
iki kişinin birlikte imza yetkisine sahip olması gerekir.
Oda Yönetim Kurulu bir defada veya belli bir dönemde kimlerin
ne miktarda ve hangi bankalardaki hesaplardan para çekebileceğini
vereceği yetkide belirleyebilir.
Şube ve Temsilcilik yetkililerine, kendi bölgeleri dışındaki Oda
hesaplarında para çekme yetkisi verilemez.
AVANS İŞLEMLERİ
Niteliği itibariyle önceden kesin miktarı saptanamayan
harcamalar için sonradan harcama evrakına dayanarak
mahsubu yapılmak üzere Şube Sekreter Üyesi veya Şube
Sayman Üyesinin onayı ile ilgililere avans verilir.
Ödenecek avansın en çok ve en az miktarları her yıl
Yönetim Kurulu kararı ile belirlenir.
Geçici görev yolluğu, iş ve çeşitli harcamalar avansı
alındığı tarihten itibaren bir ay içerisinde mahsup edilir,
harcanmayan avans vezneye yatırılır.
Aldığı avansı mahsup veya iade etmeyen bir kişiye yeniden
avans verilmez.
Tüm avanslar yıl sonunda kesin biçimde mahsup edilir
veya tahsil olunur.
GEÇİCİ GÖREV YOLLUĞU
GEÇİCİ GÖREV YOLLUĞU
Geçici bir görevle görevlendirilecek Onur ve Denetleme Kurulu üyeleri,
Oda ve Şube Yönetim Kurulu üyeleri, İl/İlçe Temsilciliği Yürütme
Kurulu üyeleri, mesleki denetim sorumluları, işyeri temsilcileri, meslek
dalı ve uzmanlık komisyonları üyeleri ile diğer Oda üyelerinin gerçek yol
giderlerini karşılamak üzere;
Bilet karşılığında uçak, otobüs, yataklı tren, gemi ücreti veya zorunluluk halinde Şube Yönetim Kurulu kararı ile gidilen yerin uzaklığına, benzin fiyatına bağlı olarak yol bedeli (YB) ödenir.
YB = yol (km)* 1 litre benzin fiyatı* 0.12 formülüyle hesaplanır. Ayrıca
harcırah düzenlenmez.
Şehir dışı görevlendirmelerde özel araç kullanımı görevlendirilen kişilerin sayısı birden fazla ise uygulanmalıdır.
Onur Kurulu, Denetleme Kurulu üyeleri ve Oda, Şube başkanları dışında göreve gidecek olanların uçakla seyahat edebilmeleri, ancak Oda Yönetim Kurulu‘nun kararına bağlıdır.
Kişilerin uçak veya kendi özel araçları ile seyahat etmesi durumunda kişiye o mesafedeki toplu taşım ücreti ödenir.
Seyahat sahibine harcırah yasası hükümleri uyarınca, en yüksek ek göstergeli 1. derecedeki devlet memurlarına verilen gündelikler tutarında harcırah verilir (2012 yılı için 43,50 TL.)
Bu gündeliğin 5 (beş) katı tutarına dek fatura karşılığında otel ücreti ödenir. Oda Merkezinin 14.02.2012 tarih ve 10/16335 sayılı tasarruf uygulama genelgesi gereğince üyelerin anlaşmalı otellerde yada 75,00 TL.’yi geçmeyecek şekilde otellerde konaklama yapması gerekmektedir.
Geçici görev emri Şube Yönetim Kurulunca verilir. Şube müdürleri, teknik görevliler ve diğer görevliler için geçici görevlendirmede ödenecek gündelik ve diğer ödemeler Oda yöneticilerine ödenen miktar kadardır. Geçici görevlendirmede diğer esaslar Oda Yönetim Kurulu kararı ile belirlenir.
KDV’Lİ İŞLEMLER
KDV’Lİ İŞLEMLER
Kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşu olan Odamızın kuruluş
amacına uygun(ilim ve fenni yaymak) yapmış olduğu hizmetler KDV’den muaftır.
KDV’ye tabi olan hizmetlerimiz reklam geliri, kitap satışı, menkul ve gayrimenkul satışı ile kira gelirleridir.
KDV indirimi yaptığımız alımlar ise demirbaş, gayrimenkul ve KDV’li hizmetlerimizin verilmesi aşamasında oluşan gider belgelerinden oluşmaktadır.
Bunun yanında 21 Ekim 2005 tarih 25266 sayılı resmi gazetede
yayınlanan 89 seri no’lu KDV Genel tebliği ile başlayan süreçte Odamızı da kapsayan Katma Değer Vergisinde sorumluluk uygulaması ile Tevkifat kapsamına alınan ; inşaat taahhüt işleri, temizlik hizmetleri, özel güvenlik hizmetleri, makina techizat ve demirbaşlara ait bakım onarım hizmetleri ,t oplu yemek davet ve organizasyonlar , danışmalık ve denetim hizmetlerinden alımlara ait bedel üzerinden hesaplanan katma değer vergisi sorumlu sıfatıyla beyan edilmek ve ödenmek üzere tevkifata tabi tutulmuştur.
2012 yılı için tevkifat uygulama sınırı 770,00 TL olup ; tebliğle ilgili olarak belge düzeni aşağıdaki şekilde yapılacaktır.
Örneğin: 1.000,00 TL tutarında tevkifata tabi bir iş için oran ½ ise
Yemek bedeli 1.000,00 TL
Kdv(%8) 80,00 TL
Toplam 1.080,00 TL
½ Tevkif Edilen Kdv 40,00 TL
Tutar 1.040,00 TL
Şeklinde düzenlenir.
3. SATIN ALMA VE İHALE İŞLEMLERİ
Odanın her türlü gereksinimleri için satın alınacak her türlü
malzemeleri ve benzerlerinin satın alınması ile basım işleri,
tamir ve bakım hizmetleri ve çeşitli tip proje inşaat tadilat
ihalelerinde yapılacak işlemler bu esaslara göre yürütülür.
Satın alma usulleri ve limitleri her yıl OYK tarafından
belirlenir. Her türlü demirbaş alımı Oda Yönetim Kurulu
onayına sunulur ve onay alınmadan alım yapılmaz.
Satın alma işleminde Temsilciliklerde izlenecek yol;
Satın alma işleminde Temsilciliklerde izlenecek yol;
Temsilcilik Yürütme Kurulu üyelerinden oluşan 3 kişilik bir satın alma komisyonu oluşturulur.
Sekreter ve Sayman üyenin onayıyla ihtiyaçlar belirlenerek satın alma komisyonuna sunulur.
Komisyon üyeleri satın alınacak konuyla ilgili en az 3 firmadan teklif alıp önerisiyle birlikte satın alma komisyon raporunu oluşturarak Temsilcilik Yürütme Kurulu onayına sunar.
Satın alma raporunda karar numarası belirtilmelidir ve numaralar devam niteliğinde olmalıdır.
Temsilcilik yürütme kurulu teklifler ve komisyon raporunu TYK karar tutanağı ekinde Şube Yönetim Kurulu onayına sunar.
Şube Yönetim Kurulunca da uygun görülen karar onaylanır yada onay yetkisi dışında ise Oda Yönetim Kurulu onayına sunulur.
4. AMBAR İŞLEMLERİ
Makina Mühendisleri Odası örgütü ambarlarında, taşınabilir eşyanın giriş-çıkış muhafaza bakım ve kullanılmasına ait her türlü işlemler bu esaslara göre yürütülür.
Eşyalar demirbaş ve tüketilen eşya olmak üzere iki çeşittir.
Hizmetlerin yürütülmesi için devamlı, olarak bulundurulacak ve zamana bağlı olmadan uzun süre kullanılacak eşyaya "Demirbaş Eşya" denir.
Demirbaş eşya tanımı dışında kalan eşyaya "Tüketilen Eşya" denir.
Demirbaş eşya, Oda hizmetlerinde kullanılmak üzere ilgili personele zimmetlenir.
Ambar hesapları, demirbaş ve tüketilen eşyalar için ayrı ayrı olmak üzere düzenlenecek hesaplar Şube muhasebesince toplanır ve izlenir.
Kayıp veya hasara uğrayan, fire veren, kullanılma, doğal etkiler veya niteliği nedeniyle eskiyen ve hizmet dışı kabul edilen satılacak eşya tutanakla tespit edilir ve Yönetim Kurulu kararına istinaden düzenlenen kayıttan düşme tutanağı ile kayıtlardan düşürülür.
Oda eşyasını, dikkatsizlik, ihmal veya kasıtlı hasara uğratan veya kaybedenlerden aynı nitelikte eşya Oda Yönetim Kurulu tarafından istenir veya bedeli ödettirilir.
Taşınır eşyanın sayımı, ilgili personelce her yıl Aralık ayı içinde yapılır. Sayımda tespit edilen eksik ve fazlalar tutanaklarda gösterilir.
PERSONEL İŞLEMLERİ
PERSONEL İŞLEMLERİ
Oda personelinin her biri için Merkez Örgütü‘nde birer sicil dosyası tutulur. Şubede çalışan personelin sicilleri ayrıca çalıştıkları örgüt biriminde de bulunur.
Yıllık izin kullanmak isteyen personel Temsilcilik Yürütme Kuruluna dilekçe ile başvuruda bulunur. Uygun görülmesi durumunda personelin dilekçesi ve ilgili temsilcilik karar tutanağı izin kullanmadan önce Şubeye gönderilir.
İstirahat alan personelin iş görmezlik raporunun 5 gün içinde Şube tarafından SGK sistemine girişi yapılması gerekliliğinden Viziteye çıkan personelin hastaneden verilen iş görmezlik belgesini 1 gün içinde Şubeye iletir.
( 12 Mayıs 2010 tarih ve 27579 sayılı tebliğ)
Uygulamalarda dikkat edilecek bir diğer husus da Oda Merkezimizin 14.02.2012 tarihli 10/16335 sayılı tasarruf uygulama genelgesi dir.
Uygulamalarda dikkat edilecek bir diğer husus da Oda Merkezimizin 14.02.2012 tarihli 10/16335 sayılı tasarruf uygulama genelgesi dir.
Bu genelgeye göre ;
TASARRUF UYGULAMA GENELGESİ:
Üye Erişim Uygulamalarında Oda /Şube giderlerinin en aza indirilmesi amacıyla;
Oda-Şube etkinliklerinin üyeye duyurulması amacıyla Cep telefonu üzerinden üyelere “SMS” uygulamasının olabildiğince az kullanılarak, uygulamanın güncellenmiş üye mailleri kullanılarak yapılması, çok zorunlu hallerde “SMS” kullanılması,
b) Telefon hatlarının kullanılmasında tanınan sürenin üzerine çıkılmaması, aksi halde oluşan farkın kullanıcılardan tahsil edilmesi.
sağlanmalıdır.
2. Kargo- Posta Oda /Şube giderlerinin en aza indirilmesi amacıyla;
Oda/Şube evraklarının kurum içi gönderimlerinin elektronik posta yoluyla yapılması
b) E-posta yoluyla gönderilemeyen evrakların gönderimlerinin (üyelik, büro tescil, MİEM vb.) haftada bir gün toplu halde yapılması, şube/temsilcilik evraklarının kurum içi gönderimlerinin de mümkün olduğu kadar personel aracılığıyla yapılması
sağlanmalıdır.
3. Elektrik tasarrufu sağlanması amacıyla;
3. Elektrik tasarrufu sağlanması amacıyla;
a) Birimlerde aydınlatma amaçlı kullanılan lambaların ihtiyaç üzerine yenilenmesi durumunda mutlaka tasarruflu ampul kullanılması,
b) Çalışma saatleri içerisinde mekanların aydınlatılmasında gün ışığından azami düzeyde yararlanılması,
c) Çalışma saatleri içerisinde aydınlatmaların, zorunlu durumlarda kullanılması, ancak mekanın terk edilmesi durumun da aydınlatmaların mutlaka kapatılması,
d) Personel bilgisayarlarının ve ekranlarının ihtiyaç dışında mutlaka kapatılması,
e) Tuvalet, koridor, merdiven boşluğu vb. ortak mahallerde bulunan aydınlatma armatürlerinin fotosel kontrollü hale getirilmesi,
f) Isıtma tesisatı olan birimlerde klimaların kış aylarında ısınma amaçlı olarak kullanılmaması, sağlanmalıdır.
4.Örgüt içi toplantı ve seyahat giderlerinin en aza indirilmesi amacıyla;
a) Örgüt içinde yapılacak olan toplantılarda Oda mekânları kullanılacaktır. Kesinlikle Oda mekânları dışında (otel vb. yerler) toplantı mekanlarının kullanılmaması, toplantılar için ulaşımda özel araçlar yerine toplu taşıma araçlarının kullanılması,
b) Şubelerde yapılacak Danışma Kurulu, Eşgüdüm Kurulu vb. toplantılar için toplu taşıma araçlarının kullanılması,
c) Otobüs terminaline giderken ve gelirken toplu taşım araçlarının kullanılması,
d) Toplantılarda yapılmakta olan ikramların asgari düzeye indirilmesi, (yemek yerine çay kurabiye-börek vb.)
e) Gerek Şube etkinlik alanında, gerekse merkezde yapılacak toplantılara, şubelerden katılan üyelerimizin sayılarının sınırlandırılarak katkı koyacak kişilerinin katılımının sağlanması, üyelerimizin ve çalışanlarımızın toplantı öncesi ve sonrasında konaklama yapmaması,
e) Gerek Şube etkinlik alanında, gerekse merkezde yapılacak toplantılara, şubelerden katılan üyelerimizin sayılarının sınırlandırılarak katkı koyacak kişilerinin katılımının sağlanması, üyelerimizin ve çalışanlarımızın toplantı öncesi ve sonrasında konaklama yapmaması,
Konaklamanın zorunlu olduğu durumlarda ise;
1-Kamu kurum ve kuruluşların misafirhanelerinin tercih edilmesi,
2-Anlaşmalı otellerin kullanılması,
3-Anlaşmalı otellerin dışında konaklama yapılması durumunda 75.TL’yi geçmeyecek şekilde konaklama yapılması,
4-Birden fazla kişi konaklamalarında, Otellerde tek kişilik yerine çift kişilik odaların tercih edilmesi,
5-Otellerle oda-kahvaltı anlaşması yapılmalı, ekstraların Oda bütçesinden karşılanmaması.
f) Şube etkinlik alanlarında ve şehirlerarası seyahatlerde örgüt araçlarının kullanımının 05.12.2007 tarih ve 10/ 12292 sayılı genelgeye uygun olarak, yapılması ve olabildiğince az kullanılması,
g) Kişilerin uçak veya kendi özel araçları ile seyahat etmesi durumunda kişiye o mesafedeki toplu taşıma ücreti ödenmesi
sağlanmalıdır.
5. Şubelerimizde bulunan Oda araçlarının tasarruflu kullanımı amacıyla;
a) Şube araçlarının 05.12.2007 tarih ve 10/12292 sayılı genelgeye uygun olarak kullanılması ve Şube Müdürlerince mutlaka denetlenmesi,
b) Yakıt tasarrufu sağlamak amacıyla şirketlerle yapılan indirimli akaryakıt anlaşması çerçevesinde yakıt alımının sağlanması,
c) Teknik hizmetlerde kullanılmak üzere alınan araçların bu ihtiyaç dışında kesinlikle kullanılmaması,
d) Teknik hizmetlerde oda araçları kullanılırken, hizmetin verileceği yerin mesafesi, hizmetin ücreti ve zaman hesabı yapılarak araç kullanımının tercih edilmesi,
sağlanmalıdır.
6.Yayın giderlerinin en aza indirilmesi amacıyla;
6.Yayın giderlerinin en aza indirilmesi amacıyla;
a) Şube etkinlik alanında çıkarılan Şube bültenlerinin basımında maliyet arttıran kuşe kapak kullanımı, lüks birinci sınıf kağıt ve renkli baskı gibi uygulamaların yapılmaması,
b) Bülten giderinin karşılanması amacıyla bülten basımından önce mutlaka reklam çalışmasının yapılması, (Gelir gider dengeli olacaktır.)
c) Şube etkinlik alanında yapılan etkinlikler sonucu basımı yapılan kitaplara mutlaka reklam alınması,(Gelir gider dengeli olacaktır.) Kitap iç sayfalarında asla kuşe kağıt kullanılmaması, zorunlu olmadıkça renkli baskı yapılmaması,
d) Tüketici ve kamuoyuna yönelik çıkarılacak olan el broşürü ve benzeri yayınların mutlaka merkezileştirilerek tüm şubelerde kullanılacak şekilde basılması,
d) Tüketici ve kamuoyuna yönelik çıkarılacak olan el broşürü ve benzeri yayınların mutlaka merkezileştirilerek tüm şubelerde kullanılacak şekilde basılması,
e) Şube etkinlik alanlarında yapılan faaliyetlere yönelik çıkarılacak olan broşür, kitap, afiş vb. yayınlarda baskı sayısının en az düzeyde tutulması,
f) Bu yayınların üyelere gönderiminin teknik görevliler ve iş yeri temsilcilikleri aracılığıyla yapılması,
g) Posta ile dağıtımın zorunlu olması durumunda yereldeki en güvenli ve en ucuz araçların tercih edilmesi, (kurye, PTT, kargo vb.)
sağlanmalıdır.
7. Kırtasiye ve Eğitim Giderleri Örgüt genelinde en üst seviyede olup bu kaleme ilişkin harcamaların en aza indirilmesi amacıyla;
7. Kırtasiye ve Eğitim Giderleri Örgüt genelinde en üst seviyede olup bu kaleme ilişkin harcamaların en aza indirilmesi amacıyla;
a) Fotokopi makinaları, yazıcı ve fakslarda kullanılan toner ve benzeri malzemelerin orijinal yerine geri dönüşümlü kullanılması,
b) Klasör, telli dosya, poşet dosya, kalem, ataç, toplu iğne, kağıt vb. kırtasiye malzemelerinin alımlarının kesinlikle sınırlandırılması, bu malzemelerin kullanımlarında israftan kaçınılması, tekrar kullanılabilen malzemelerin kullanımının sağlanması (yazılı kağıtların arka sayfalarının kullanımı gibi),
c) Kırtasiye malzemesi taleplerinde mutlaka “Malzeme İstek Formu” doldurularak birim sorumlusu ve Şube Müdürünün onayından sonra piyasa araştırması yapılarak en ekonomik şekilde temin edilmesi,
sağlanmalıdır.
8. Şubelerde her yıl düzenlenen yılbaşı, mesleğe hoş geldin, geleneksel gece ve vb. etkinliklere ilişkin harcamaların gelir-gider bütçesinin denk olması zorunludur. Geliri temin edilmeyen hiçbir etkinlik gerçekleştirilmeyecektir. Öncelikle Geleneksel Gecelere “protokol” katılımının en aza indirilmesine özen gösterilmelidir.
9. Şubelerimizin gerçekleşen tahmini bütçelerinde yer alan temsil-ağırlama giderleri bütçelerine göre aşmış durumdadır. Temsil-ağırlama giderleri minimum düzeye çekilmelidir.
10. Zorunlu olmadıkça çiçek/çelenk vb. gönderimler yapılmamalıdır.
Eğitim ve eğitici giderlerinin en aza indirilmesi amacıyla;
Eğitim ve eğitici giderlerinin en aza indirilmesi amacıyla;
a) Eğitimlerde; eğitmenlerin olabildiğince kendi şube etkinlik alanından tercih edilmesi ve bu yolla konaklama ve yol giderlerinin asgari düzeye çekilmesi,
b) Eğitmenler tarafından kursiyerlere dağıtılmak üzere çekilen-basılan materyallerin asgari düzeye indirilmesi,
c) Kursiyerlere yönelik ikramların çay-kahve ile sınırlandırılması, ayrıca birim sorumlularınca eğitim saatleri yeniden düzenlenerek öğle yemeği vb. giderlerin azaltılması, eğitim planlamasının öğleden sonra yapılması ve öğle yemeklerinden tasarruf edilmesi
sağlanmalıdır.
12. Şube etkinlik alanında ihtiyaç duyulan demirbaş malzeme alımı, zorunlu olmadıkça yapılmamalıdır. İhtiyaç duyulan demirbaş malzemenin maliyeti dikkate alınarak gerektiğinde Şubeler ve temsilcilikler arasında ortak kullanıma yönelik organizasyonların yapılması sağlanmalıdır.
13. Şube muhasebe cari alacak takiplerinin haftalık periyotlarda gerçekleştirilmesi, yapılan takibin her hafta şube yönetim kurulu toplantılarında gözden geçirilmesi
sağlanmalıdır.
14. Oda, TMMOB Kurulları ile ilgili ;
Şubelerimizin İKK katılımlarının en üst düzeyde gerçekleştirilmesi olumlu bulunmakla birlikte içinde bulunduğumuz ekonomik koşullar nedeniyle İKK bütçelerine eşitlikçi bir oranda maddi katılımın sağlanması, belirlenen aidatların dışında ek harcamalarda bulunulmamasına özen gösterilmelidir.
