Toulouse, le 11 et 12 décembre 2006

Toulouse, le 11 et 12 décembre 2006

Délégation

Midi-Pyrénées


FORMATION XLAB

Débutant V6
SOMMAIRE
I - Présentation XLAB 5

II - Paramétrage de l'application XLAB 10

1. Application 11

2. Organisme 12

3. Unité 13

4. Habilitations utilisateurs groupes 15

5. Contacts 18

6. Transferts 19

7. Tables de constantes 20

Exercice 1 21
III – Origines de crédit – Entités dépensières

l. Gestion des Crédits 22

2. Entité dépensière 25
IV - Utilisation Courante de XLAB

l. Gestion des Crédits 27

1.1 Notifications 27

1.2 Répartitions 28

1.3 Ventilations 29

Exercice 2 30

2. Gestion des données de référence

2.1. Fournisseurs Externes 32

2.2. Fournisseurs de type Agent 33

2.3 Produits 34

2.4. Matières /Exemple d’organisation matières 35

2.5. Marchés 36

Exercice 3 37
V – Dépenses : Saisies et éditions

1. Demandes d’achat 38

2. Commandes 41

3. Factures 43

4. Factures internes 45

Exercice 4 46

5. Missions 50

Exercice 5 70

VI – Autre module

Inventaire 73

I - PRESENTATION XLAB

Xlab est une application micro-informatique pouvant fonctionner en réseau et destinée à gérer les crédits et les dépenses des unités de recherche.

Xlab permet de :
* Gérer les crédits de l’unité

* Suivre les dépenses et les disponibles

* Communiquer avec les organismes de gestion

* Optimiser les tâches de gestion

Deux notions importantes dans Xlab :
L’ARBORESCENCE DES ENTITÉS DÉPENSIÈRES

L’ARBORESCENCE DES ORIGINES DE CRÉDIT

LES ORIGINES DE CRÉDIT

Les origines de crédit permettent de suivre l’évolution des crédits attribués aux laboratoires ainsi que les dépenses effectuées sur chacun des crédits

Les organismes de gestion notifient des crédits aux laboratoires sur des lignes budgétaires : soutien de base, gros équipements, contrats X,Y… Ces lignes budgétaires constituent les origines de crédits du laboratoire.

Les origines de crédits sont organisées en arborescences qui permettent de suivre et de contrôler de façon efficace les montants disponibles à chaque niveau de l’arbre.

C’est avec les origines de crédits que le laboratoire pourra suivre ses crédits, en liaison avec l’organisme de gestion et pourra donc comparer sa situation budgétaire avec celle de l’organisme de gestion.

La structure des origines de crédits étant organisée en arborescence, on parlera d’origines de regroupement et des origines de niveau fin. C’est sur ces origines de niveau fin que se feront les notifications de crédits. De la même manière les dépenses sous forme de commandes ou de factures sont cumulées et enregistrées sur les origines de crédit de niveau fin.

Labo

AFFICHAGE DE L’ARBORESCENCE DES ORIGINES DE CRÉDITS SUR XLAB

LES ENTITÉS DEPENSIÈRES

Suivi des dépenses à l’intérieur du laboratoire

Les entités dépensières vous permettent de décrire la structure interne de votre laboratoire afin de pouvoir répartir les crédits qui ont précédemment été notifiés sur les différentes origines de crédit, et de pouvoir suivre les dépenses à l’intérieur du laboratoire.

Comme les origines de crédit les entités dépensières sont organisées de façon hiérarchique afin de pouvoir contrôler les dépenses à des niveaux de détails variables.
L’organisation interne du laboratoire et par conséquent la structure des entités dépensières ne sont pas connues de l’organisme de gestion, la mise en place des entités est entièrement à l’initiative du laboratoire.
Une entité dépensière de niveau fin (EQ2, EQ3, EQ4 Expérience Mr …) peut représenter une équipe de recherche, un thème de recherche, un chercheur… chaque laboratoire est libre d‘adopter le degré de finesse correspondant à ses besoins.
Les crédits sont attribués aux entités dépensières sous la forme de répartition de crédit, à partir des origines de crédit.

Exemple d’arborescence d’entité dépensière



UNITE DE RECHERCHE




Dept. Paradis

EQ1

EQ2






Expérience Mr Dupont

Expérience Mr Jacques

EQ4

EQ3

AFFICHAGE DE L’ ARBORESCENCE DES ENTITES DEPENSIERES SUR XLAB

Définition des colonnes

Entité dépensière correspond au code entité
Nom correspond au nom développé de l’entité
Niv correspond au niveau dans l’arborescence de l’entité (entité de regroupement, entité de niveau fin …)
Labo correspond au laboratoire auquel est rattaché l’entité (travail en multilabo)
Disp.s/Cde correspond au montant disponible sur commande

II - PARAMÉTRAGE DE L’APPLICATION XLAB II - PARAMETRAGE DE L’APPLICATION XLAB

1 - Application

2 - Organisme
3 - Unité
4 - Habilitations :

Utilisateurs

Groupes

5 - Contacts

6 - Transferts
7 - Tables de constantes

exemples : taux de TVA

Pays

etc...
Exercices
1. L’Application
En mode Administration sélectionner l’option Application du menu Paramétrage.

Gestion :

Matière Cochez la case si vous souhaitez faire une gestion de vos produits par matière

Unité de Recherche C’est votre cas