Toulouse, le 11 et 12 décembre 2006

Orig. Créd. : Soutien Base

Ent. Dép. : Equipe 1

6) OM Collectif avec prise en charge uniquement du transport :
Objet de la mission : Participation d’un groupe de 7 personnes du laboratoire (chercheurs et doctorants) à la VIème Conférence sur les peptides antimicrobiens" - à Nice le 06/02/2007.

Noms des participants :

* Mme QUASSEDA Marie * Mme RUNOT Natalia

* Mme KALI Inès * Mme TONGIMEU Claude

* Mme ROMEAU Annie * M. TEMOND Emerik

* Mme BOMECAU Marie Pascale

Mode de transport : Avion AR/Strasbourg-Nice BT N°2006/88 Dossier YQRCKL

Montant du bon de commande agence : 2 450 euros (code famille B622)

Ori. Créd. : Contrat 1

Ent. Dép. : Equipe 3

VI – AUTRES MODULES
Gestion de l’inventaire
Ce module est un module facultatif, il vous permet d’enregistrer les matériels (équipement ou gros équipements) et leurs accessoires et de leur attribuer un numéro d’identification afin de connaître en permanence leur situation.
L’enregistrement d’un matériel peut se faire de deux façons :

• 
  l’une indépendante à l’aide du module inventaire
  
• 
  l’autre à partir de la saisie d’un facture d’équipement ou de gros équipements
  

Un matériel enregistré dans XLAB peut être dans l’un des états suivants :

En service : le matériel est en service dans le laboratoire

En dépôt : le matériel est en dépôt dans une entité dépensière différente de l’entité responsable

Prêté : le matériel a été prêté à l’extérieur du laboratoire

Sorti : le matériel est sorti définitivement du laboratoire
Ce module est pour l’instant indépendant de l’inventaire de votre laboratoire.
Attention : il est recommandé de confier l’inventaire du matériel du laboratoire à une seule et même personne.

1. Enregistrer un matériel à inventorier
Cette fonction vous permet d’enregistrer un matériel dans l’inventaire de votre laboratoire.
Pour cela sélectionner dans le menu Dossier l’option Autres Fonctions puis l’option Inventaire.

Lors du premier lancement la fenêtre suivante apparaît :

Cliquez alors sur OK, la fenêtre suivante apparaît :
A - Saisie des informations principales :

- Cliquez sur le bouton Ajouter

- Dans la zone Facture indiquez éventuellement le numéro de facture XLAB ; Xlab renseigne alors automatiquement les données relatives à cette facture (Fournisseur, N° de facture fournisseur, organisme et origine)

- Dans le champs Désignation tapez « ? » et tabulation afin d’obtenir la liste des lignes détails de la facture. Automatiquement, la récupération de cette ligne initialise les informations :

• 
  Désignation
  
• 
  Prix Ht
  
• 
  Entité dépensière acquéreur
  
• 
  Entité dépensière responsable
  

• 
  Le champs Exercice est pré-renseigné avec l’exercice de la facture quand elle existe, sinon dans l’exercice courant
  
• 
  Dans le champs Souche saisie libre
  
• 
  Dans le champs Entrée saisissez la date d’entrée du matériel dans le laboratoire
  
• 
  Dans le champs Sortie indiquez obligatoirement la date de sortie du matériel dans le cas d’un matériel sorti
  

La case Affectée doit être cochée si le matériel n’appartient pas au CNRS (prêt …)

• 
  Cliquez dans le champs Etat et sélectionnez l’état du matériel (liste déroulante)
  

Xlab vous offre la possibilité d’effectuer une gestion plus fine de votre inventaire, vous pouvez alors saisir les informations facultatives suivantes :

• 
  Local : localisation physique du matériel
  
• 
  EDP acq : code de l’entité dépensière ayant fiancé l’achat
  
• 
  EDP resp : entité responsable du matériel
  
• 
  Emprunteur : nom de l’emprunteur quand le matériel a été prêté
  

B- Saisie des informations complémentaires

Cliquez sur le bouton information

La fenêtre Infos inventaire apparaît

Vous pouvez alors saisir quelques précisions dans la zone commentaire
Les champs date création date dernière mise à jour et date de suppression logique sont automatiquement mis à jour.

C- Enregistrer les accessoires liés au matériel inventorié.
A partir de la fenêtre principale Inventaire, sélectionnez le matériel principal pour lequel vous souhaitez saisir un accessoire.

Cliquez sur le bouton Accessoire.

La fenêtre Accessoire apparaît – saisir alors les données relatives aux accessoires.

2. Enregistrer un matériel à inventorier à partir d’une facture
Cette fonction vous permet d’enregistrer un matériel dans l’inventaire de votre laboratoire à partir d’une facture.
A partir de la fenêtre principale Facture (et après avoir sélectionné la facture en question) cliquez sur Inventaire.
Les étapes sont alors identiques à celle rencontrés lors de la saisie directe par la module inventaire, à l’exception des informations suivantes, qui elles sont initialisées par défaut avec les données de la facture :

• 
  N° de la facture XLAB
  
• 
  Exercice
  
• 
  Fournisseur
  
• 
  N° facture fournisseur
  
• 
  Organisme de gestion
  
• 
  Origine de crédit
  

Attention : ces informations ne sont pas modifiables

3. Edition de la liste de l’inventaire laboratoire
Choisissez l’option Liste de l’inventaire dans le menu Inventaire

La fenêtre suivante apparaît :

Dans le cas d’une gestion de coopérative de laboratoire, sélectionnez dans la liste Laboratoire, le laboratoire pour lequel vous souhaitez éditer la liste inventaire.

Sélectionnez ensuite le type d’édition :

• 
  Liste simple : liste des matériels inventoriés
  
• 
  Liste par origine 
  
• 
  Liste par localisation 
  
• 
  Liste par état du matériel
  

Vous pouvez également saisir des critères de tri en cochant les cases contenues dans le critère de tri.

Cliquez sur le bouton Imprimer pour lancer l’édition.