Universidade federal rural de pernambuco plano de desenvolvimento institucional

8.3 Gestão da informação

Implementar uma nova política de gestão da informação, diante do atual contexto, implica investir na modernização da gestão, de forma a criar condições administrativas e acadêmicas para que a UFRPE acompanhe as novas dinâmicas estabelecidas a partir da relação com a comunidade interna e com a sociedade. A gestão deve tornar a Instituição capaz de responder, de forma proativa, às reformas no modelo de educação, com inovações nas estratégias de ensino e melhoria de seu desempenho institucional frente aos parâmetros avaliativos estabelecidos pelo governo.

Informação, de acordo com o Decreto Nº 7.724, de 16 de maio de 2012, que regulamenta a Lei de Acesso à Informação – Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 – são dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato.

Nesse contexto, a gestão da informação surge como conjunto de estratégias que visa a identificar as necessidades informacionais das organizações, mapeando os fluxos formais de informação nos diferentes ambientes internos, assim como sua coleta, filtragem, análise, organização, armazenagem e disseminação. O objetivo dessa gestão é apoiar o desenvolvimento das atividades cotidianas e a tomada de decisões no âmbito institucional.

A gestão da informação apoia-se nos fluxos formais – conhecimento explícito – e a gestão do conhecimento nos fluxos informais –conhecimento tácito. Também trabalha no âmbito do registrado, não importando o tipo de suporte: papel, disquete, CD-ROM, Internet, Intranet, fita, DVD, entre outros, constituindo-se nos ativos informacionais tangíveis.

Na UFRPE, a gestão da informação é realizada por diferentes setores e comitês, incluindo a Superintendência de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas (Sugep), no âmbito dos servidores docentes e técnicos, bem como o Departamento de Registro e Controle Acadêmico (DRCA), no que se refere aos discentes. A informação também é tratada no âmbito do Serviço de Informação ao Cidadão (SIC), vinculado à Reitoria, entre outras instâncias.

8.3.1 Diretrizes para a Gestão da Informação

• 
  Identificar, mapear e reconhecer demandas e necessidades de fluxos formais de informação;
  
• 
  Promover cultura organizacional positiva em relação ao compartilhamento/socialização de informação;
  
• 
  Proporcionar a comunicação informacional de forma eficiente, utilizando Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs);
  
• 
  Prospectar, selecionar, filtrar, tratar, analisar, armazenar e monitorar informações a partir da utilização de TICs apropriadas;
  
• 
  Desenvolver sistemas corporativos de diferentes naturezas, visando ao compartilhamento e uso de informação;
  
• 
  Elaborar produtos e serviços informacionais;
  
• 
  Fixar normas e padrões de sistematização da informação;
  
• 
  Promover e revisar o Plano de Dados Abertos da UFRPE, conforme a Decreto Federal nº 8.777/2016, além de se adequar às plataformas de Cidadania Digital.  
  

8.4 Gestão Documental

Considera-se gestão de documentos arquivísticos os procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou guarda permanente, conforme a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

O acervo arquivístico da UFRPE, bem como todos os documentos, de qualquer natureza ou suporte, inclusive os digitais, produzidos e recebidos, ou seja, acumulados, no decurso das atividades de cada órgão da Universidade, compõem peça integrante do Sistema Nacional de Arquivos da Administração Pública Federal (Sinar).

A avaliação de documentos arquivísticos está ancorada na existência de duas ferramentas de gestão documental: o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades fim das IFES, aprovados pela Portaria 92, de 23 de setembro de 2011, do diretor do Arquivo Nacional. São ferramentas indispensáveis para o trabalho de gestão documental e acesso à informação pública. A ele se deve acrescentar ferramenta similar destinada às atividades meio, aprovada pela Resolução nº 14 do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).

A fim de atender a legislação vigente, foi instituída, por Portaria da Reitoria nº 233/2015-GR, a Comissão Permanente de Avaliação Documental CPAD/UFRPE, que orienta, avalia e aprova as Listagens de Eliminação de Documentos no âmbito da UFRPE.

Dessa forma, compreende-se que as atividades arquivísticas que garantam a integridade da documentação produzida e armazenada pela UFRPE são fundamentais para o apoio às atividades de ensino, pesquisa, extensão e gestão institucional.

8.4.1 Diretrizes da Gestão Documental

Diante do cenário documental da UFRPE, apresentam-se diretrizes projetadas para a construção de uma Política de Gestão de Documentos para os próximos anos, os quais servirão como instrumentos norteadores da guarda e da preservação do conjunto documental no âmbito da UFRPE:

• 
  Desenvolver e implementar uma Política de Gestão Documental que fortaleça a preservação dos documentos da UFRPE;
  

• 
  Consolidar um Sistema de Arquivos da UFRPE, fortalecendo o papel do Arquivo Geral, com a competência de integrar os diversos arquivos dos órgãos e unidades da Universidade, de forma a garantir a gestão unificada de seus documentos arquivísticos;
  

• 
  Instituir o Arquivo Central, com a finalidade de implementar, executar, supervisionar e dar apoio aos diversos órgãos e Unidades da Autarquia na execução do Sistema de Arquivos, responsabilizando-se pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos da UFRPE a partir de sua reorganização hierárquica;
  

• 
  Contribuir para a salvaguarda da memória institucional;
  

• 
  Estruturar o Arquivo Central da UFRPE para compor o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos do Conselho Nacional de Arquivos.