Üyelik Geliştirme Kaynak El Kitabı

Yeni Üye Adayına Gerekli Dokümanları Temin Etmek
UR Aday Üye Bilgi Kiti potansiyel adaylar için Rotary hakkında eğitici malzemeler içermektedir. Aday üyelere bilgi verirken ve kulübünüzün toplantılarına misafir olarak katıldığında bu kitleri dağıtınız. Üyelik Video Seti bilgilendirici videolar içermektedir. Bunlar aday üyeyi bilgilendirirken veya mevcut üyelerin eğitiminde kullanılabilir.
UR, üyelikle ilgili pek çok farklı yayın sunmaktadır. Bu yayınların kapsamlı listesine Ek 1’den ulaşabilirisiniz.
Kulübünüzle İlgili Bilgi Sağlama
Rotary’e katılmadan önce, aday üyeler kulübünüzün tarihçesi ve son dönemde yapılan başarılı işlerle ilgili bilgi almak isteyecektir. Kulüp profili oluşturunuz Örneğin; broşür,el ilanı veya kulübünüzün geçmişte yaptığı ve şimdi yapacağı projelerle ilgili bir sayfalık bilgi hazırlayınız.Aday üyelere, kulübünüzün devamla ilgili kurallarını, devamın önemini ve aidat zorunluluğu ile ilgili bilgileri ya elden ya da Powerpoint sunumla aktarınız.Aday üyeye devamla ve aidatla ilgili daha fazla bilgi aktarmak için

Yeni Üye Oryantasyonu: Yöntem El Kitabı’na (414-EN) bakınız.


Üyelik Geliştirmeyi Kullanmak En İyi Değişimdir
Dünyada Rotary Kulüpleri başarılı üye alımı stratejilerini UR’nin web sitesinde Üyelik Geliştirme Değişimi’ne koyarak herkesle paylaşmaktadırlar. Bu veritabanı üyelik geliştirme eylem planını oluşturmada ve başarılı hikâyelerinizi UR ve diğer kulüplerle paylaşma fırsatı sunmaktadır. Örneğin;
● Katılımcı programı oluşturunuz(daha önce Rotaract, Interact, Rotary Gençlik Değişimi, Grup İnceleme Değişim ve diğer UR ve Vakıf Programlarına katılanlar ) böylece bu bireyler birer Rotaryen adayı olabilirler.

● Proje katılımcılarını kulüp toplantılarınıza davet ediniz ve bu kişileri uygun olduğu takdirde üye olarak teklif ediniz

● Üyelerinize eşlerinin de aday olmasını(örneğin; kulüp işlerinde bütün yıl gönüllü çalışanlar )ve kulübe katılmasını teşvik ediniz

● Toplum liderlerine yemek düzenleyiniz. Her bir üyeye belli sayıda liderleri davet etmelerini, yemeğin ve konukların masraflarının bir kısmını karşılamalarını rica ediniz. Rotary’e hoş geldin videosu veya RVM’den (Rotaryen Video Magazin ) bir bölümü kısaca gösteriniz. Seçtiğiniz Rotary liderini konuşmacı olarak davet ediniz.

● Etkili iş adamları ve işkadınlarının ve toplululuk liderlerinin isimlerini yerel iş dünyası gazetelerinden ve dergilerinden tarayınız ve toplantınıza davet ediniz.

● İsminizin ve Rotaryen ambleminizin yer aldığı “ Kulübümüze Hoş Geldiniz” yazan toplantı saati gün ve yerini belirten cüzdan büyüklüğünde yaka kartı basınız. Kulüp bütçesinden karşılanmak üzere kulübünüzün toplantısına katılırken aday üyeye kartı veriniz.

● Aday üyeyi kulübünüzün anlamlı işler yaptığını gösteren aktivitelerine veya projelerine davet ediniz.

● Üyelere, Rotary ile ilgili sohbet ortamı yaratmaları için “Rotary hakkında soru sorunuz” yazan T-shirt veya yaka kartı takmasını rica ediniz.

● Web günlüğü, kesintisiz video gibi güncel medya malzemelerini kulübünüzün web sitesine yükleyiniz. Kulüp üyelerinin kendilerini tanıttığı ve kulübünüze üye olmanın getirdiği avantajları anlatan bir videoyu web sitesine koyunuz.

● Toplum için yaptığınız kulüp aktivitelerinin yer aldığı bilgileri içeren bir bilgiyi çok tanınmış bir mağazanın vitrininde sergileyin.

● Potansiyel üyelerinize “The Rotarian” dergisi (veya diğer yerel dergiler) aboneliğini hediye edebilirsiniz.

● Toplumunuzdaki yeni şirket sahiplerine hoş geldiniz mektubu gönderiniz.

● Her toplantıda misafirlerin ve konuşmacıların kendi kişisel kartvizitlerini alırken kendilerine teşekkür ettiğinizi ve tekrar beklediğinizi yineleyiniz

● Bölgenizde yer alan ticaret odasının dergisine promosyonlu bir ilan veriniz.

● Hizmet projelerinizde Rotary logosu taşıyan kıyafetler giyininiz.
Halkla İlişkiler Komitesi aracılığıyla Üye Bulmak
Kulübünüzün imajı üye sayınızın artışında direk etkilidir bu yüzden Halkla İlişkiler ve Üyelik Komitesi’nin birlikte hedefe uygun çalıştıklarından emin olunuz. Kulüp aktivitelerini ve hizmet projelerini tanıtırken, yaptığınız güzel işlerin mümkün olduğu kadar fazla insana ulaşmasını ve aday üyelerin sayısının artmasını sağlayınız. Gazete veya radyo, televizyon, İnternet veya billboardlar gibi reklamlar Rotary’e üyeliği cazip kılacaktır. Örneğin; UR, dünyada büyük çapta halkla ilişkiler kampanyası yürüten yerlerden gelen aday üye formlarında gözle görülür bir artış saptamıştır.
UR, kulübünüzün halkla ilişkiler stratejisini belirlemesinde ve geliştirmesinde zengin bir kaynak sunmaktadır. Rotary’nin Etkin İnsanlık kampanyasının bir parçası olarak Halkla ilişkiler için hazırlanmış DVD& CD-ROM ‘lar her yıl kulüplere gönderilmektedir. Rotaryenler, bu malzemeleri kullanarak yerel medyalarında ücretsiz veya çok düşük ücret ödeyerek ilan verebilirler. Her bir kit televizyon ve radyoda yayınlanmak üzere basılmış ve hazırlanmış duyuru, internet ve bilboard reklamlarını içermektedir. UR’nin Etkili Halkla İlişkiler yayını: Rotary Kulüpleri El Kitabı Üyelik Geliştirme Komitesinde yer alan üyeler tarafından okunmalıdır. El kitabı, kulübünüzün etkinliklerini kamuoyuna duyurmada kolaylık sağlamak adına birkaç ipucu içermektedir.
UR, bölge düzeyinde Halkla İlişkiler Komitesinin kulüplerin aktivitelerinin basında yer alması için yardımcı olmasını teklif etmektedir. Programla ilgili detaylı bilgi için UR Websitesini ziyaret ediniz
Üye Adaylarınızı Üyelik için Davet Ediniz

Adayınızı üyelik için teklif ettiğinizde ve kulübünüzün yönetim kurulu tarafından onaylandığında, artık onun kulübe katılmasının zamanı gelmiştir.Üyelik Komitesi ve üyeyi teklif eden üye, aday üyeyi ziyaret ederek uzun bir süre yanında kalmalıdır.

Birebir kurulan bu ilişki güçlü bağların kurulmasında ve üyenin uzun yıllar kulübe devam edebilmesi için atılan bir başka adımdır.
Üyelik alım sürecinin başında ve üyeyi davet ettiğiniz zaman kulübünüzün projelerine karşı ne kadar heyacan duyduğunuzu ve üye olmaktan nedenli gurur duyduğunuzu gösteriniz. Rotary’de sizin ilginizi çeken kişileri ve etkinlikleri bir düşünün. İlk hizmet projenizde nasıl çalıştınız, nasıl dahil oldunuz? Dost canlısı, misafirperver olan üyeler aday üyelere en önemli mesaj verenlerdir-aday üyenin kulübe katılmasıyla önemli bir şeyin parçası haline gelme fırsatı olacaktır.
BÖLÜM 2 ÜYELİK KOMİTESİ EYLEM PLANI

Evet Hayır

□ □ Kulübümüz toplum içerisinde var olabilecek diğer gönüllülük seçeneklerini belirleyip ve tartıştı ve kulübümüzün tercih edilmesi için strateji geliştirmiş.

□ □ Kulübümüzün üyelik geliştirme komitesi üyelerimizle birlikte sınıflandırma ilkesini tartışmış ve kulübümüzde sınıflandırmanın çeşitliliğin önemini öğrenmiştir.

□ □ Kulübümüz 20 ─ - ─ Rotary yılında yıllık sınıflandırma araştırmasını tamamlamıştır.

□ □ Kulübümüzün üyelik geliştirme komitesi dolu ve boş sınıflandırma listesini dağıtmış ve üyeler listenin içeriğini tartışmışlardır.

□ □ Kulübümüzün üyelik geliştirme komitesi üyelik çeşitliliği değerlendirmesini tamamlamış ve kulübün mevcut demografik yapısının güçlü ve zayıf yönlerini öğrenmiştir.

□ □ Kulübümüzün üyelik geliştirme komitesi cinsiyet, yaş, din ve etnik çeşitliğinin beraberinde getirdiği artışla birlikte sınıflandırma çeşitliliğin üzerinde durarak eylem planını uygulamış ve üyelerimiz eylem planının başarısında bunun önemini kavramıştır.

□ □ Kulübümüz 25- Dakikada Üyelik Araştırmasını tamamlamıştır.

□ □ Kulüp üyelerimiz, temsil edilmeyen gruplardan konuklar davet ederek kulüp toplantılarına katılmalarını sağlamanın önemini kavramıştır.

□ □ Kulübümüzün üyelik geliştirme komitesi bütün üyelere Yeni Üye Nasıl Teklif Edilir? (254-EN)kitapçığını dağıtmıştır ve üyelerle birlikte aday üyeyi ve üyelik formlarının amacını tartışmıştır.

□ □ Kulübümüz, her yıl güncellenen ve üyelerin kullanması için teşvik edilen bir yayın kütüphanesi oluşturdu.

□ □ Kulübümüz, Aday Üye Bilgi Kiti(423-EN) satın aldı veya aday üyeler için kendi kitini oluşturdu ve ayrıca kulübümüzün kütüphanesi için Üyelik Video Seti (427-MU) sipariş etti.

□ □ Kulübümüzün üyelik geliştirme komitesi aday üyeler için kulüp profilini yansıtan hizmet projeleri, mali zorunluluklar ve devam mecburiyeti de dahil olmak üzere kişiye özel dokümanlar hazırladı

□ □ Kulübümüzün, kulüp etkinliklerini medyaya taşıyan aktif halkla ilişkiler komitesi vardır

□ □ Kulübümüzün üyelik geliştirme komitesi gerekli hallerde kulüp halkla ilişkiler komitesi ile işbirliği içerisindedir.

□ □ Kulübümüz, UR Websitesinde Üyelik Geliştirme En iyi Değişimdir bölümüne en son alınan üyelerden birisini ekledi

□ □ Kulübümüzün üyelik geliştirme komitesi, klüp liderleri ve/ya kulüp üyeleriyle birlikte Üyelik Geliştirme en iyi değişimdir fikrinden yola çıkarak üyelik stratejilerinden en az bir tanesini paylaştı.

□ □ Kulübümüzün üyelik geliştirme komitesi, kulüp üyelerimize haftalık toplantılarımıza nitelikli aday üyeleri davet etmeleri için düzenli olarak hatırlatmalarda bulundu.

□ □ Kulübümüzün üyelik geliştirme komitesi, aday üye,aday üyeyi öneren kişi ve üyelik formları da dahil olmak üzere UR ‘nin Websitesi’nden onaya gönderme sürecini kavradı ve bu süreci zamanında tamamladı

□ □ Kulübümüz üyeleri, Rotary Kulübümüze birini üyelik için teklif etmenin yanısıra internet üzerinden Üyelik Teklif Formunu en az yılda bir kez doldurarak başka bir Rotary kulübüne üyelik için nitelikli adaylar önermesi için teşvik edildi.

□ □ Kulüp üyelerimiz, birer Rotaryen olarak her bir üyenin üyelik için nitelikli adaylar önerme sorumluluğu olduğu bilincine varmıştır.

Bölüm 3 Üyeyi Elde Tutma Oranını Artırmak
Yeni Üyelerin sürekliliği ve iyi üyeleri elde tutma uzun –dönemli büyüme ve başarıda oldukça önemlidir. Kulüplere yüksek oranda giriş çıkışların olması Rotary’nin günümüzde karşılaştığı en önemli acil çözüm bekleyen üyelik konularından biridir.

Buna ek olarak, deneyimli ve aktif üyeler yeni üye alımında ve üyelerin ızın vadede kulüpte kalmasında önemli rol oynamaktadır.

Kulüpler her ne kadar bir miktar doğal bir gerilemeyi engelleyemeseler de, tüm demografik yapılar göz önünde bulundurularak dengeli kulüp üyelikleriyle bu etkiyi azaltmak mümkündür.Üyeyi uzun süre elde tutmak dikkat, çalışma ve bağlılık gerektiren ve devam eden bir süreçtir.
Kulübünüzde Üye Alımının Değerlendirilmesi
Sadece net kazanç ya da kayıp olarak değil aynı zamanda her yıl kulübünüzden kaç üyenin ayrıldığına bakmak çok önemlidir.Her yıl üye sayınız sabit olsa da kulübünüzün önemli ölçüde üyeyi elde tutmasıyla ilgili önemli bir problemi olabilir.Kulüp düzenli olarak üye kazanıp kaybediyorsa, kulüp etkili çalışma yaparken ve potansiyel aday üyeleri çekerken büyük zorluklarla karşılaşacaktır.

Uzun Vadede Üyeyi Elde Tutma Modeli
Uzun vadede üyeyi elde tutma modeli, belli bir zaman çerçevesinde kulübün üyelik etkinlikleri yoluyla üyeyi elde tutma oranı ile ilgili bilgileri yansıtmaktadır. Yıldan yıla sadece net kazanç ya da kayıp olarak bakmaktansa, model toplamda net kazanç ve kaybın üyelerin giriş ve çıkışların nasıl değerlendireleceğini ve meydana gelebilecek önemli geçişleri saptamaktadır. Kulüp Değerlendirme Dokümanlarından kulübünüzün uzun vadede üyeyi elde tutma modelini tamamlayacak bilgiler bulabilirsiniz.
Uzun dönemde kulüpler bu model üzerinde 3 yıldan 5 yıla kadar çalışma yapmalıdırlar.3 yıldan daha az çalışma yapanlar uygun trendleri kurarken büyük miktarda veri kullanamamaktadırlar; 5 yıldan daha fazla çalışma yapanlar çok fazla çevresel faktörlerle karşı karşıya kalabilirler ve bu da kulübünüzde üyeyi elde tutma modelinin sonuca ulaşmasını zorlaştırmaktadır.Model için 3 yılla 5 yıllık zamanı kullananlar yeni üyeleri elde tutarken kulüplere yardımcı olacaktır
Sonuç Profilini Kullanmak
Kulübünüzde kaç üyenin kaldığını bilmek kulübünüzün üyelerini elde tutma stratejilerini hazırlamada ve elde tutulan üyelerin güçlü ve zayıf yanlarını bilmenizde faydalı olacaktır. Bu sonuç profili üyelerin ne kadar uzun süre kulüpte kaldığını göre ayrıcalıklı üyelerden “ayrıcalıklı gruplara” bölünmektedir. Ayrıcalıklı gruplar, kulüplerin çoğunluğunun sonuç profilini gösteren tabloya işaretlenmektedir. Kaç tane ayrıcalıklı üyenin hangi ayrıcalıklı gruba geçtiğini ve ayrıcalıklı grup içerisinde yer alan üyeler üyeyi elde tutma stratejilerini saptamada yardımcı olmaktadır.

Örneğin; üyelerin çoğunluğu ilk 2 yıl içerisinde ayrılırsa kulübünüz yeni gelen üyelere daha çok dikkat edecektir. Bu stratejiler daha kapsamlı öngörü gerektiren eğitimler, yeni üye oryantasyonu ve üyelerin kulüp programları ve projelerine daha erken katılmalarını sağlayacaktır.

Burada önemli olan nokta bütün ayrıcalıklı gruplarda yer alan üyeleri uzun süre elde tutabilmektir. Sonuç profili, özellikle herhangi hassas, ayrıcalıklı bir grubu tanımlamada yardımcı olmaktadır.
Kulüp başkanları bütün üyelerin kayıtlarını tamamlayıp ilk kontrolleri yaptıktan sonra, kulüp üyelik geliştirme komitesi sonuçları değerlendirmelidir. Tamamlanan grafik toplantı esnasında üyelere dağıtılıp, karar değerlendirmelidir. Bu değerlendirme devam eden üyeler için önemli bilgiler sunacak ve bütün üyelerin üyelik geliştirme için daha yakından olaya dahil olmasını sağlayacaktır.
Kulüp Üyeleriyle Görüşme Yapmak
Ayrılanlar da olsa kulüp üyeleriyle görüşme yapmak üyelerin kulüpte neden devam edip neden ayrıldıklarını anlamada kulüplere yardımcı olacaktır.

İstifa eden Üye Anketi, üyenin kulüpten ayrılmak istemesiyle birlikte doldurulmalıdır. Ayrılmadan önce yapılan kısa görüşme kulüplerin gelecekte daha az üye kaybetmelerini sağlayacaktır.

Üye Memnuniyet Anketi, üyelerin kulüpte hangi yönlerin geliştirilmesi gerektiğini düşünmelerinin yanısıra hangi üyenin kulüple ilgili nelerden daha çok memnun kaldıklarını belirten bir anket olmalıdır. Kulüp Üyelik Geliştirme Komitesi tarafından üyeyi uzun süre kulüpte tutmak amaçlı yapılan eylem planı için paha biçilmez bir bilgi kaynağı olacaktır. Daha fazla bilgi için Kulüp Değerlendirme Dokümanlarına bakınız.
Kişiye Özel Değerlendirme Materyalleri Oluşturmak
Her kulüp üyeyi elde tutmak için özel gereksinimlere ihtiyaç duyar.UR’nin belirlediği ihtiyaçlarla birebir örtüşmediğinde veya kültürel olarak uymadığında kendiniz kişiye özel değerlendirme materyalleri oluşturunuz.
Üyeyi Elde Tutmak için Atılacak Adımlar
Değerlendirme sonuçları, başarılı ve yeni uygulamalar yaparken ortaya çıkan ihtiyaçları belirlemede yardımcı olacaktır.
Anlamlı Üyelik Törenleri Geliştirmek
Bir bireyin Rotaryen olduğu gün uzun yıllar bağlılık ve başarının başladığı gün olabilir. Böyle bir olay kulübe katılan yeni üyeyenin unutamayacağı bir üye kabul töreni gerektirmektedir. Töreni planlarken yapılması gereken şeyler aşağıdaki gibidir;
•Törene eşleri, aile üyelerini davet ediniz

•Üyelik töreni yapılacak alanı kulüp bayraklarınız ve diğer Rotary temaları ile süsleyiniz.

•Törenin resmiyet kazanması için kulübün her zaman toplandığı yerden farklı bir yerde töreni gerçekleştiriniz.

• Mevcut üyelerin Rotary’e olan bağlılıklarını ve Rotaryen olmaktan duydukları gururu yansıtan gruba hitaben bir konuşma yapmasını sağlayınız.

Yeni Üyeleri Hizmet Projelerine Katma
Kişilerin Rotary’e üye olmalarının nedeni anlamlı hizmet projelerinde görev alacaklarına dair verilen sözlerdir. Projesi çok olan kulüpler, üyelerine

her düzeyde her projeye katılım imkanı sağlayabilmektedir. Böylece,

üyelerine hizmet projelerine katılarak önemli bir iş başardıklarını ve Rotary’e

katılmakla doğru bir karar verdiklerini hissettirmektedirler.

Yeni üyelere kulüpte aktif rol verildiğinde kendilerini her zaman için hazır bir bağlantı olarak hissedeceklerdir. Yeni üyelerin ilgi alanlarını tespit ederken, onları uygun komitelere atayınız ve projelerinize dâhil ediniz. Kendileriyle ileride olmaları muhtemel kulüp liderliği hakkında konuşunuz.
Rotaryenler uygun projelerde çalışmak isteyeceklerdir. Böyle bir fırsat verilmediği takdirde kulübe olan ilgilerini kaybedeceklerdir. Toplum Eylem Planı/ Hizmet Fırsatları Menüsü Kiti, kulüplere etkili hizmet projelerinin planını yapmada, uygulamada ve değerlendirmede gerekli dokümanları sağlamaktadır. Kulübünüzün kütüphanesi için en az bir kit satın alınız.


Yeni Üyelerinizin Bilgilendirmesi ve Oryantasyonu
Yeni Üyelerinizi UR ve Kulübünüz hakkında bilgilendiriniz. Yeni üyelerinize üyeliğin faydaları ve sorumlulukları, UR’ye, bölgeye ve kulübünüze hizmet etmesi ile ilgili eğitim verdiğinizden emin olunuz. Yeni üyelerin bilgisiz kalmaması için resmi uyum programından geçiriniz. Kulübünüzün yeni üyeler uyum programı için Eylem Planı geliştiriniz. Bakınız Yeni Üye Oryantasyonu: Kulüpler El Kitabı
Yeni Üye Bilgi Kitini Kullanma
Yeni Üye Bilgi Kiti uyum programı esnasında yeni üyelerin eğitimine yardımcı olacak yayınlar içermektedir. Yeni üyelere dağıtmak üzere bu kitlerden sipariş ediniz veya kendi yeni üye bilgi kitinizi oluşturunuz. Üyelik Video Seti ( 427-MU) kulüp kütüphaneniz için bir başka mükemmel kaynaktır. Set içerisindeki pek çok kısım aynı zamanda mevut üyeler için de kullanılabilir. Yayınların tam listesini ve her kit içerisindeki DVD’leri Ek 1’den bakınız.
Elektronik Ortamda İletişim
Kulübünüzde olan bitenlerden yeni, mevcut ve üye adayların haberdar olmaları

için kulübünüzün web sitesini bültenini ve e-mailini kullanınız. Bütün kulübün telefon numaralarını ve e-mail adreslerinin bulunduğu bir liste yapınız.

Elektronik ortamda iletişimde becerikli ve yaratıcı olunuz. Web sitenizdeki

kesintisiz video, dijital kayıt ve günlükler farklı iletişim seçenekleri sunmaktadır. Kulübünüzde kitle iletişim araçlarına hiç kimse aşina değilse topululuğunuzda yeni kitle iletişim araçları konusunda bölge rehberinize bakarak bir uzman bulunuz ve kulübünüzün toplantısına konuşma yapmak üzere davet ediniz.

Mevcut Üyelerin Eğitimi ve Bilgilendirilmesi
Kulüpte üyelerin uzun vadede kalmaları için birincil öncelik üyelerin devamlı olarak eğitimidir. Araştırmalar devamlı yapılan eğitimlerin, kulübün üyeyi uzun vadede elde tutma oranını artırdığını göstermektedir. Üyeler Rotary hakkında ne kadar çok bilgi sahibi olurlarsa bir o kadar çok aktif üye olurlar. Yılda bir oluşturulan 4 veya daha fazla haftalık kulüp programları aşağıdaki konular üzerinde durmalıdır;
● Fırsatlar
— Birden çok bölge toplantılarına katılma

— Kulüp asamblelerine veya bölge düzeyinde seminerlere katılma

— Kulüp ve bölge projelerine ve aktivitelerine katılma

— Liderlik rolünü üstlenme

● Rotary programları, projeleri ve aktivitelerine ait fikirler ve bilgiler

● UR Konvansiyonu ve Bölge Konferansları da dâhil özel Rotary etkinlikleri

● Yeni üye teklif etme

● Kulüp ve bölge üyelik komitesinin hedefleri ve politikaları

● Üyelik hedefleriyle ilgili gelişme raporları

● Başkan Özel ödülü, UR Üyelik Geliştirme ve Örnek Hizmet Ödülü, UR Üyelik Geliştirme Ödülü ya da Küçük Kulüp Geliştirme Ödülü (Bölüm 5’e bakınız)

● Yeni bir Rotary Kulübü için hami kulüp olmak
Bu listeye her şey dahil değildir. Kulüp üyeleri ve onların devamlı kulübe gelmelerini sağlayacak ilgilerini çekecek konuların listeye eklendiğinden emin olunuz. Dörtte birinde üyelik konusunu ve şu andaki üyelik geliştirme stratejilerinin tartışılacağı en az bir toplantı belirleyiniz. Devamlı vereceğiniz eğitimlerin bir parçası olarak Kulüp Değerlendirme Dokümanlarının içerisinde yer alan bazı değerlendirmeleri kullanabilirsiniz.
Devam eden eğitimlerinize ek olarak, üye memnuniyeti üzerinde durmalısınız. Üyelerin kulüpte nasıl aktif ve etkinliklere dahil olacaklarını belirlemek için bu bilgileri Üye Memnuniyeti Anketinde kullanabilirsiniz. Memnuniyetsizlik başladığı zaman, sonuçlar bu zamanı belirlemede yardımcı olacaktır(genellikle üyeliğin birinci ve üçüncü yılları arasında sıklıkla görülür).Üyelerin kendilerini değerli ve takımın bir parçası hissetmelerine yardımcı olacak bir yol haritası çizmenizi sağlayacaktır.

—Devamlı Eğitim Programının Kaynakları —Kulüp Değerlendirme Dokümanları —RVM: Rotaryen Video Magazini —Nasıl Yeni Üye Teklif Edilir(254-EN) —www.rotary.org —Guvernör Yardımcısı —Bölge Üyelik Komitesi Başkanı

Üyelik Toplantı Notları
Üyelik Toplantı Notları UR’nin her ay e-maille gönderdiği aşağıdaki konuları önem veren bir bültendir.

● Rotary de üyelikle ilgili yapılan son araştırmalar

● Nitelikli, sadık üyeleri bulmada öneriler

● Yeni üye uyum programıyla ilgili fikirler üretmek veya geliştirmek

● Mevcut üyeleri elde tutmanın ipuçları

www.rotary.org adresinden eski sayıları indirebilir ve abone olabilirsiniz.
Kulübünüzün Üyeyi Uzun vadede Elde Tutma Başarısını Paylaşmak
www.rotary.org adresinden Üyelik Geliştirme En iyi Değişimdir bölümünü kullanarak başarılarınızı paylaşabilir ve dünyanın pek çok yerinde bulunan Rotary Kulüplerinin bu oranı artırırken yardımcı olabilecek fikirleri bulabilirsiniz. Diğer kulüplerde işe yarayan küçük örnekleri aşağıda bulabilirsiniz;

● Yeni üyelerin çalışabilecekleri komiteleri seçmelerinde yardımcı olunuz.

● Aynı hizmet alanlarına ilgisi olan yeni üyelerle Rotaryenleri tanıştırınız

● Rotary’i öğrenirken pek çok fırsatla karşılaşacağı ve kulüp etkinliklerine katılacağı gibi detayların yer aldığı yeni üye listesi oluşturunuz

● Yeni üyeye deneyimli bir Rotaryen danışman atayınız.

● Uyum programınızla ilgili yeni üyelerinizden geribildirim alınız.

● Yeni üyelerinizin bölge konferansı veya diğer bölge düzeyindeki toplantılara katılmasını sağlayınız. Mümkünse katılım ücreti veya diğer masrafları karşılayınız.

● Rotary ile ilgili malzemelerin satıldığı lisanlı satıcılardan alabileceğiniz yeni üye rozetiyle birlikte yeni üye teklif eden üyeye rozet takınız. www.rotary.org

adresinden lisanslı tedarikçilerin listesini bulabilirsiniz

● Üyelik konuları ve eylem planıyla ilgili kulübünüzde üyelik çalıştayı düzenleyiniz.

● Haftalık toplantılarınızın şeklini yeniden organize ediniz. Toplantılarınızı ve işlerinize yön verdiğiniz her zaman yaptığınız yerden farklı bir yerde yapınız ve kulübünüz nasıl daha verimli olabileceğini saptayınız.

● Kulübünüzün web sitesini yaratınız ve devam ettiriniz.

● Aktif yapılan projeler, etkinlikler, ödemeler, komiteler ve üyelik hedefleriyle ilgili yeni üyelere Powerpoint sunum hazırlayınız

● Bölge görevlileri ile çalışınız ve bölgenizde bulunan diğer Rotary Kulüpleriyle birlikte potansiyel adayların isimlerini paylaşabileceğiniz bir program geliştiriniz.

Kulübünüzün Üyelik Geliştirme Eylem Planını Geliştirmek ve Uygulamak
2003- 06 yılları arasında UR tarafından yürütülen üyeyi Elde Tutmayla ilgili yapılan pilot programda üyeliğin sürekliliğini sağlamak ve etkili aktiviteleri desteklemek için 7 adım saptanmıştır. Bunlar;

1. 
   Nitelikli potansiyel adayları tespit etmek
   
2. 
   Aday üyeyi Rotary ile tanıştırıp, UR programları ve kulüp hizmetleriyle ilgili bilgilendirmek
   
3. 
   Kulüp üyeleriyle aday üyeyi tanıştırmak
   
4. 
   Yeni üyenin halini, tavrını, davranışlarını gözlemlemek
   
5. 
   Yeni üyeleri resmi uyum programında eğitmek
   
6. 
   Yeni üyeyi hızlıca kulüp komitelerine, etkinliklerine, fon yaratmaya, yönetim kurulu toplantılarına, haftalık kulüp toplantılarına ve sosyal aktivitelere dahil etmek –aslında kulüp üyelikle ilgili her şeye
   
7. 
   Resmi, devamlı olan eğitim programları aracılığıyla üyelere eğitim vermek
   

Ek 2’de yer alan taslak, eğer kulübünüz şu anda her bir adımına uyuyorsa belirlemenize yardımcı olacaktır. Bu değerlendirmeleri, Kulüp Değerlendirme Dokümanlarındaki gibi tamamlayın.

Kulübünüzün üyelik komitesi, kulübünüzün üyelik geliştirme eylem planının gelişmesinde ve kulübünüzün üyeleri de planının hayata geçirilmesinde önemli rol oynamaktadır. Önemli ölçüde takım çalışması ve üyelerin katılımı teşvik edilmelidir.

Taslağı tamamladıktan sonra, kulüp üyelik komitesi rapor hazırlamalıdır. Kulübün üyelik geliştirme eylem planının taslağını çıkarmalı ve kulüp üyelerine dağıtmalıdır. Planı tartışmalı ve uygularken kulüp üyelerinin tamamının katılmasını sağlamalıdır.