Zaman yönetiMİ ve planlama zaman evrensel bir kaynaktir



Yüklə 473 b.
tarix14.08.2018
ölçüsü473 b.


ZAMAN YÖNETİMİ VE PLANLAMA


ZAMAN

  • EVRENSEL BİR KAYNAKTIR.

  • YERİ DOLDURULAMAZ.

  • GENİŞLETİLEMEZ.

  • DEPOLANAMAZ.



ZAMANIN DEĞERİ

  • Orta düzey bir yöneticinin bir saatte en az on dakikasını

  • gereksiz faaliyetlere sarf ve israf ettiğini düşünürsek,

  • Bir satte on dakika, yöneticiler için günde ortalama 9 saatlik

  • bir mesaiyi kabul edecek olursak,

  • günde 90 dakikalık bir kayıp demektir. Bu aynı zamanda

  • haftada 7,5 saat, ayda tam bir hafta ve yılda da 8 haftadan

  • daha fazla bir zamanın israf edildiği anlamına gelmektedir!

  • Zamanınız sizin hayatınızdır.



KİŞİSEL ZAMAN YÖNETİMİ

  • Kötü bir zaman yönetimi :

    • Verimsizliğe
    • Etkisizliğe
    • Strese Yol açmaktadır.
  • İyi bir zaman yönetimi :

    • Kendini organize etmeyi
    • Diğerlerini organize etmeyi sağlamaktadır.


KİŞİSEL ZAMAN YÖNETİMİ

  • Zamanın sayısal değerleri açısından bütün insanlar

  • eşit zamana sahiptir. Ancak, bireyden bireye

  • farklılaşan olay zamanın algılanmasıdır.

  • Zamanın Algılanması

    • Psikolojik koşullar
    • Biyolojik koşullar
    • Toplumsal koşullar çerçevesinde şekillenir.


KİŞİSEL ZAMAN YÖNETİMİ

  • Zaman yönetimi hakkında düşünürken, üstesinden

  • gelinecek en büyük engel,kavrama yönelik taşıyabileceğimiz

  • olumsuz tavırdır.

  • Kendimizi şöyle söylerken bulabiliriz.

  • Hiç yeterli zamanımız olmaz.....

  • İşler her zaman birikir....

  • Bunu daha fazla kaynakla yapabilirdim.....

  • Zaman yönetimi araçlarını ve tekniklerini kullanmaya

  • başlamadan önce, zamanımızı yönetme becerimize dair

  • olumlu tavır geliştirmemiz gerekir.



KİŞİSEL ZAMAN YÖNETİMİ

  • Örneğin:

  • “ Hiç yeterli zamanımız olmaz”.......... yerine ,

  • “Bu işi, zamanımı ve işi yeniden düzenleyerek yapabilirim”

  • diyebiliriz.

  • Veya,

  • “ İşler her zaman birikir” yerine,

  • “ İşler geçmişte birikirdi, ama bunun gelecek te de olmasına

  • hazır değilim” diyebiliriz.

  • Bunun altında yatan inanış, “ yapamamın” tersine

  • “yapabilirimdir”.



1.KENDİNİ ORGANİZE ETMEK:

  • Planlayın,

  • Zamanı kontrol edin,

  • Amaçlarınızın ne olduğuna karar verin

  • Görevlerinizi düşünün,

  • Ayırdedin,

  • Gereken zamana karar verin,



KENDİNİ ORGANİZE ETMEK:

  • Önceliklere karar verin

  • A = Çok Önemli

  • B = Önemli

  • C = Diğer İş

  • Günlük Ajanda kullanın

  • Günlük işleri yazın

  • Randevuları/ toplantıları yazın

  • Önemli işleri sıralayın ( “A” zamanı)

  • Masanızda bekleyen işler için zaman ayırın



KENDİNİ ORGANİZE ETMEK:

  • Gelecek Planlaması için zaman ayırın

  • Öncelikle odaklanmanızı sağlar

  • Önemli sonuçlara ulaşmanızı sağlar

  • Performanslarınızı daha kolay izlemenizi sağlar

  • Zamanınızı planladıktan sonra en sık karşılaşılan sorun buna bağlı kalabilmektedir.Bu sorun genellikle verimlilik/ etkinlik düşüşüne yol açan oyalanmalar/bölünmeler yüzünden ortaya çıkmaktadır.



KENDİNİ ORGANİZE ETMEK:

  • Masa üstü düzeni

  • Masanızın üstünü mümkün olduğunca açık tutmalısınız.Bir çok

  • insan için muhtemelen gerekli olan şeyler şunlardır:

    • Telefon
    • Bir öneri kutusu insanları yeni konuları masanızda başka bir yere değil bu kutuya koymaya teşvik etmelisiniz.
    • Yazdığınız yazıları koymak için bir sümen ,
    • İş listeniz ve neler olup bittiğini takip etmenize yarayacak diğer belgeleri kapsayan ajandanız
    • Bir okuma /Dosyalama /Havale kutusu. Bu kutunun içindekiler çok acil olmayan durumlarda ilgilenebileceğiniz işlerdir:


2.TELEFON GÖRÜŞMELERİ

  • Çok Fazla

  • Basit bir tavsiyenin yeterli olacağı durumlarda, telefonun gereksiz

  • yere size bağlanması zaman kaybına yol açar. Sekreterinizi

  • uyarınız.

  • Çok Uzun

  • Genellikle görüşmenin yapılandırılmamasından kaynaklanmaktadır.

  • Birini aramadan önce, görüşmek istediğiniz noktaları listeleyin ve

  • bunlara bağlı kalın. Ayrıca diğer tarafın da bu noktalara bağlı

  • kalmasını sağlayın.

  • Bölünmeler

  • Rahatsız edilmek istemediğinizde,

  • - Masadan uzaklaşın

  • - Sekreterden telefonları bağlamamasını/mesajları not etmesini isteyin.



3.TOPLANTILAR

  • Toplantıyı düzenlemeden önce şunları göz önünde bulundurun:

  • 1.Toplantıya ihtiyacınız var mı? Bu sizin ve diğerlerinin zamanının en şekilde kullanımı mıdır?

  • 2. Toplantılarının çoğunun başlangıç ve bitiş saatini gösteren hazır bir gündemi olmalıdır.

  • 3. Toplantı sırasında gündeme bağlı kalınıp kalınmadığını veya zamanın israf edilip edilmediğini düşünün. Neleri başardığınızı sonradan gözden geçirin.



4.HAYIR DİYEMEMEK

  • Yardım gerektiğinde/istendiğinde, insanlar genellikle hayır demeyi zor bulurlar.Yardım istendiğinde bunun ne kadar önemli/ acil olduğunu ve yardım edecek başka birilerinin olup olmadığını düşünün.



5.YÖNETİCİNİN İSTEKLERİ

  • Yöneticiniz sizden acil bir iş istediğinde:

  • Ne kadar acil olduğunu,

  • ör: Son teslim tarihinin ne olduğunu,

  • Diğer işlere göre önemini,

  • İşin kişisel olarak sizin tarafınızdan yapılması

  • gerekip gerekmediğini yoksa başka birilerine

  • havale edip etmeyeceğinizi belirleyin.



6.DİĞERLERİNİ ÖRGÜTLEMEK

  • “ İşi delege etmeyi öğrenin”

  • İşlere bakarken şunları dikkate alın :

  • Bu işle doğrudan ben mi ilgilenmeliym? Başkasına delege edebilirmiyim ?

  • Ekibinizde sizden başka kimin bu işi yapabilecek yeteneği olduğuna karar verin.



DELEGE ETMEK (DELEGASYON)

  • Delege Etmek:

  • “ Sorumluluğu elinizde tutarak,emrinizdekilere bir iş

  • için sorumluluk ve bunu yapmaları için yetki

  • vermektedir.”



DELEGE ETMEK

  • Delege etmeninin şunları da kapsayan bir çok

  • faydası vardır.

  • Elemanlar gelişir

  • Size daha fazla zaman kazandırır

  • Birlikte çalıştığınız elemanlarınızın işe ilgisi artar

  • Elemanların yetişmesine yardımcı olur. Başkalarını motive eder/geliştirir.

  • Moralini arttır

  • İş yükünü yayar

  • İşin son teslim tarihinde yetişmesinde daha etkilidir.

  • Sizin yokluğunuzda takımınız çalışır

  • SM’nün etkinliğini arttırır.



DELEGASYONDA ENGELLER

  • Kendim daha çabuk yaparım

  • Eğitim gerektirir ve benim zamanım yok

  • Elemanların çok işi var

  • Bu işi yapmaktan hoşlanıyorum

  • Bu işi her zaman yaptım



DİĞERLERİNİ ÖRGÜTLEMEK

  • Karar verdikten sonra :

    • Kişiye kısaca bilgi verin
    • Onu eğitin ki doğruyu öğrenin
    • Güven verin
    • Ne kadar süreceğine karar verin
    • Elinizi işten çekin ama gözünüzü açık tutun
    • Tavsiyelerde bulunmaya hazır olun
    • Temel noktaları kontrol edin


ZAMAN YÖNETİMİ SORUNLARI

  • 1.Zaman Maliyeti:

  • Zamanı paraya eşit olarak düşünmeye başlayana kadar, onu

  • bedava vermeye devam edeceğiz. Zamanı parasal, değerlerde

  • düşününce, onu yönetirken daha dikkatli olmaya başlayabiliriz.



ZAMAN YÖNETİMİ SORUNLARI

  • 2.Zamanı İsraf Eden Şeyler

  • Hepimizn zamanını harcayan görevlerimiz veya

  • engellerimiz vardır. Bunları sık, sık hayatın gerçekleri

  • olarak kabul eder ve bir şey yapmayız.



ZAMAN YÖNETİMİ SORUNLARI

  • 3.Sürüncemede Bırakmak

    • Bunu:
    • Özellikle kişileri duyarlı veya duygusal durumlara sokacak hoş olmayan işleri ertelemek için
    • Gündelik iş kalıbımıza doğal olarak uymayan zor veya büyük görevlerden kaçınmak için
    • Özellikle sonucun belirsiz olduğu veya bir hata olduğunda ne yapacağımızı bilmediğimiz, alışık olmadığımız faaliyetlerden kaçınmak için yaparız.


ZAMAN YÖNETİMİ SORUNLARI

  • Sürüncemede bırakmanın temelini

  • oluşturan sebepler:

    • Öz güvenimiz hakkında şüphe etmek
    • Başarısızlık veya reddedilme korkusuna yol açan mükemmeliyet arayışı
    • Ortaya çıkan büyük bir teşvik veya heyacan
    • Sürünceme de bırakma performansımızı ve başarıya ulaşma şansımızı güçlü bir şekilde engellemektedir.


ÖZET:

  • Zaman Yönetimi, etkin olabilmek için geliştirilmesi ve rafineleştirilmesi gereken bir dizi beceridir.Zamanı yönetirken akılda tutulması gereken beş temel nokta vardır.

    • Etkinlik – Zamanı sizin için önemli olan projelerde kullanmak
    • Esneklik- Başarılı zaman yöneticileri, zamanlarına olan taleplere cevap verebilir ve bölünmeler için hazırlıklıdır.
    • Gözden Geçirme – Yaptığınız şeyi ve bunu nasıl yaptığınızı düzenli olarak kontrol edin
    • Odaklanma - Neyin önemli olduğu konusunda net bir fikirle başlayın ve zamanınızı öncelikli kalemlere harcayın.
    • Taahhüt - Herhangi bir zaman yönetim sistemi, enerji yatırımını ve bunu etkin olarak çalıştırmayı sürdürmek için karallılığı gerektirir.


PLANLAMA



PLANLAMA

  • Bazı planlama çeşitleri şunları

  • kapsamaktadır:

  • Ajandanızı, geleceğe yönelik iş planlamak için, fırsatları tanımlamak anmacıyla aktif planlama aracı olarak kullanabilirsiniz.

  • Günlük olarak “yapılacaklar” listesi hazırlayın. Bu, sizin sadece zaman doldurmadığınızı aksine hedeflerinizi doğru hareket ettiğinizi kesinleştirir



ZAMAN KAZANDIRICILAR

  • Zamanın farkında olun: “ sadece 5 dakika”lar toplanınca bir sürü zaman eder.

  • “Hayır” demeyi öğrenin,

  • Son teslim tarihini öğrenin/ Son teslinm tarihini belirleyin,

  • Masanızı toplayın,

  • Gravyer tekniği (Swiss Cheese Technique):

  • Kızamık,

  • Enerji Düzeyleri,



ZAMAN KAZANDIRICILAR-2

  • Kısa sohpetleri azaltın

  • İşi havale edin,

  • İşte veya iş dışında beklerken vaktinizi daha verimli kullanın,

  • Tarihi geçmiş malzemeyi atmak için atık kağıt kutsunu düzenli olarak kullanın,

  • Şimdi yapın: Bir şeyi ertelediğinizde, bu gecikmenin gerçek maliyetini düşünün,



ZAMAN KAZANDIRICILAR-3

  • İnsanlardan saatinde gelmelerini isteyin

  • Gerçekçi günlük hedefler belirleyin

  • Toplantılara katılıp katılmamanız gerektiğini sorun

  • Düşünmek için zaman ayırın

  • Bir seferde tek işle uğraşın

  • Sorunları çözmek için aceleden kaçının – bu , sonunda daha çok zaman alabilir.

  • Müdürünüzün boş olduğu zamanları belirleyin



TOPLANTILARDA YAPILMASI GEREKENLER

  • Toplantı süresi mümkünse iki saatle sınırlanmalı;

  • Toplantı odası çok önceden ayırtılmalı;

  • Toplantıyla ilgili belgeler katılımcılara önceden verilmeli:

  • Oturma düzeninin içeriğe uygun olması ve gerekli malzemelerin toplantıdan önce yerinde olması

  • sağlanmalı;

  • Toplantı sırasında aralıklarla gündeme işaret edilmeli;

  • Toplantının sadece belli bir bölümüne katılacak kişiler varsa, onların gündemin ilgili maddesinde hazır bulunmaları sağlanmalı;



TOPLANTILARDA YAPILMAMASI GEREKENLER

  • Toplantıya katılanların sayısı mümkünse l0’u aşmamalı;

  • Gecikenler nedeniyle toplantı geç başlatılmamalı;

  • Haklı bir gerekçe olmadıkça gündem maddeleri öngörülenden daha uzun süre tartışılmamalı;

  • Aynı anda birden fazla kişi konuşmamalı;

  • Katılanlar gündemin dışına çıkmamalı

  • Gerektiğinde "Bu toplantıyı niçin yapıyoruz" sorusunu sormaktan çekinilmemeli;

  • Toplantının, belirtilen amaç için en uygun araç olup olmadığını düşünmekten kaçınılmamalıdır.




Dostları ilə paylaş:


Verilənlər bazası müəlliflik hüququ ilə müdafiə olunur ©muhaz.org 2017
rəhbərliyinə müraciət

    Ana səhifə