BöLÜmlere ayirma bölümlere Ayırma



Yüklə 445 b.
tarix28.10.2017
ölçüsü445 b.
#18952


BÖLÜMLERE

  • AYIRMA


Bölümlere Ayırma

  • Yönetim alanı ve koordinasyon ihtiyacından doğmuştur.

  • Bu ilke yönetim ilkesi olmaktan çok ekonomi ilkesidir.

  • Yöneticiler açısından çok önemli olması nedeniyle organizasyon yapısı denince ilk düşünülen şey bölümlere ayırmadır.

  • Çeşitli kuruluşlarda kullanılan adları farklı olmasına rağmen bölümlere ayırma, işletmenin öngördüğü amaçlara ulaşması için temel faaliyetlerin birbirinden ayrılmasını gerekli kılar.



Bölümlere Ayırmada İki Önemli Sorun

  • Bölüm, servis, kısım, departman v.b. gibi organizasyon birimlerinin sayısı ne olmalıdır?

  • Organizasyon birimleri hangi emir-komuta basamağına yerleştirilmelidir?



Bölümlere Ayırmada Temel İlkeler

  • 1. Bölümlere Ayırmada Benzer İşlerin Dikkate Alınması

  • Bölümlere ayırmada benzer veya aynı işleri bir grup altında toplamak doğaldır.

  • Organizasyonda her departman veya bölüm aynı görevleri yapan kişilerden oluşmalıdır.

  • Buna fonksiyonel benzerlik denir.

  • Bu ilke bize departman, bölüm ve personelin iyi bir şekilde seçilmesi gerektiğini belirtir.



1. Benzer işler şu ilkeler göz önüne alınarak belirlenir:

  • Belirli işleri yapacak personelin veya yöneticilerin bireysel yeteneklerindeki benzerlikler esas alınabilir.

  • Amaçlarda benzerlik temel alınabilir. Benzer amaçlar ve özel hedefler birlikte gruplandırılabilir.



2. Uzmanlaşmadan Yararlanma İlkesi

  • İşleri gruplara ayırırken, uzmanlaşmadan en fazla yararlanma amacının önemi büyüktür.

  • Çalışanlar uzmanlaştığı konularda çalışıyorlarsa verimlilikleri de artacaktır.

  • İşbölümü belirgin niteliklerini ve tecrübelerinden yararlanmayı, dikkatin belirli bir işe yoğunlaşmasını sağlar.

  • İşleri gruplandırırken Personelin uzmanlaştığı alanları göz önünde bulundurmak gerekir.



3. Denetim İlkesi

  • Belirli bir fonksiyonun bir bölüme verilmesi denetimi kolaylaştırır.

  • Denetimi kolaylaştırmak için bölümlerin belirlenmesi aşamasında tedbirler almak gerekir:

  • - Ast-üst ilişkilerini en iyi biçimde belirleyecek bir sistem gereklidir

  • - Birbirine çok benzeyen ve organizasyon sistemi olarak aynı olan bölümler kurulması denetim fonksiyonunu kolaylaştırır.

  • - Özellikle fiziki yakınlık sağlamak yoluyla denetim kolaylaştırılabilir.



4. Koordinasyonu Kolaylaştırma İlkesi

  • Birbiriyle ilişkilerinden dolayı uyumlaştırılması gereken işlerin aynı bölümde toplanması uygundur.



5. Giderleri Azaltma İlkesi

  • Organizasyon faaliyetlerinin yürütülmesi önemli giderleri gerektirir.

  • Bu giderlere karşılık yönetimde en önemli konulardan biri rasyonelliktir.

  • Kurulacak olan bölüm, kısım ve şubelerin kurulması aşamasında giderlerin en az düzeyde tutulması gerekir.

  • Organizasyon giderleri arttırıcı değil, amaca ulaşmayı kolaylaştırıcı ve aynı zamanda giderleri azaltıcı bir araç olmalıdır.



Organizasyonlarda Kullanılan Bölümlendirme Sistemleri

  • Organizasyonlarda kullanılan bölümlendirme sistemleri sekiz başlık altında incelenebilir. Bunlar:

  • Fonksiyonlara Göre Bölümlere Ayırma

  • Ürün Temeline Göre Bölümlere Ayırma

  • Bölge Temeline Göre Bölümlere Ayırma

  • Müşteri Temeline Göre Bölümlere Ayırma

  • Zaman Temeline Dayanan Organizasyon

  • Süreç Temeline Dayanan Organizasyon

  • Karma Organizasyon Yapısı

  • Matriks Organizasyon Yapısı

  • Saf Proje Organizasyonu



Fonksiyonlara Göre Bölümlere Ayırma

  • En çok kabul edilen bir uygulamadır.

  • En temel ve mantıki olması bakımından az sayıda mal üreten işletmelerde kullanılır.

  • Bu sistemde üretim, satış, finans, mühendislik ve insan kaynakları şeklinde bir ayrım vardır.

  • İşletmelerin hayatiyetini ve faaliyetlerini yürütmesi açısından temel öneme sahip olan “organik fonksiyonlar, üretim, finans ve pazarlama olarak kabul edilmektedir.

  • Organizasyon şemalarında işletmenin yaptığı işe göre değişik özelliği olan fonksiyonlar yer alabilir.

  • İkincil bölümler oluşturulurken işletmenin gereksinmeleri ön plana geçer, kendi özel koşulları ikincil birimlerin önemini ortaya koyar.

  • Küçük bir işletmede üretim bölümü ikincil bir bölüme gereksinme duyulmadan yürütülebilirken, büyük işletmelerde yönetim alanının daralması nedeniyle ikincil bölümlerin kurulması kaçınılmaz olur.





Fonksiyonel Organizasyon Yapısının Yararları

  • Bu sistemde işbölümü ve uzmanlaşmadan yaralanmak kolaylaşır.

  • Her bölümün elde ettiği sonuçların değerlendirilmesi kolaylaşır.

  • Her bölümde uzmanlaşması gereken elemanların eğitimi sağlanmış olur.

  • Karar verme ve koordinasyon kolaylaşır.

  • Ekonomiklik sağlar.

  • Mantıkidir.

  • Fonksiyon alanlarına güç ve statü sağlar.

  • Ayrıca gücün üst yönetimde toplanmasına yardımcı olur.



Fonksiyonel Organizasyonun Sakıncaları

  • İşletmenin faaliyet ve kar sorumluluğu tamamen üst yönetimin sırtına yüklenmiştir.

  • Genel yönetici niteliğinde elemanların yetişmesi, yöneticilerin fonksiyonel alanda çalışmaları nedeniyle zordur.

  • Bölümler arası koordinasyonu zayıflatır ve bölümler arasında sınırlar yaratır.

  • Fonksiyonel organizasyonda etkili bir denetimin sağlanması zordur.

  • İnsanların işletmeyi genel açıdan, bir bütün olarak görme alışkanlığını engeller.



Ürün Temeline Göre Bölümlere Ayırma

  • Ürün temeline dayanan organizasyon yapısında işletme, ürün, proje ve program temeline dayanarak bölünür.

  • Bu çeşit bölümlemeye gitme işletmenin ihtiyaç veya özelliğinden ileri gelir.

  • Bu bölümlemede bölüm yöneticileri, ürün veya ürün grubunun üretiminden ve pazarlamasından sorumludur.

  • Bu sistem büyük bir işletmeyi, küçük ve esnek yönetim birimlerine böler.

  • Bu bölümler fonksiyonel organizasyon büyüdüğünde, küçük fonksiyonel organizasyonun üstünlüklerini tekrar elde eder.

  • Bu sistemde her ürün bir organizasyon birimi altında toplanır.

  • Bu organizasyon biçiminde üretilen her ürün ve ürün grubu ayrı bir birimde toplanır.

  • Bu sistemde üretilen aynı veya benzer mallar için bir birim oluşturulur.



Ürün Temeline Dayanan Organizasyon Şeması



Ürün Temeline Dayanan Organizasyonun Yararları

  • Çalışanların üretim tesislerinde ve teknik elemanların tecrübe ve bilgide uzmanlaşmasını sağlar.

  • Dikkat ve çabalar ürün hattı üzerinde yoğunlaşır. Böylece bir ürünü çevreleyen çeşitli faaliyetler arası uyum daha kolay olur.

  • Üretim tesislerinde ürün hatlarında büyüme kolaylaşır.

  • Çeşitli ürün veya ürün gruplarının geliştirilmesi sağlanır.

  • Bu sistemde “genel” nitelikli yönetici yetiştirmek kolaylaşır.

  • Büyüklüğün getirdiği yüksek maliyetlerden kurtulma imkanı doğar.

  • İşletmenin dış çevresinde meydana gelen değişimlere uyum sağlamakta esneklik yaratır.

  • Etkin ve verimli faaliyetler için her ürün yöneticisine sorumluluk yükler. Böylece her ürün bir kar merkezi olarak çalışır.





Bölge Temeline Göre Bölümlere Ayırma

  • Organizasyonun faaliyetleri geniş bir coğrafik alana yayıldığı zaman bölge temeline dayanan organizasyon yapısı daha uygun olabilir.

  • Büyük işletmelerde ulusal ve uluslar arası düzeyde müşterilerine iyi hizmet vermek istediği zaman kullanılabilir.

  • Bu sistemde bölgesel gruplandırmanın sınırları uzaklık, doğal yapı, hukuki sistem ve politik yapıya göre belirlenir.

  • Bölgesel yönetimin temel yararı değişik çevrelerde faaliyet gösteren işletmelerin bölgesel özelliklere uymasını sağlamaktır.

  • Bu açıdan bölgesel organizasyon yalnız coğrafik açıdan yayılan işletmelerde değil, aynı zamanda değişik özellikleri olan çevrelerde faaliyet gösteren işletmelerde de yararlı sonuçlar gösterir.



Bölge Temeline Göre Bölümlere Ayırma

  • İşletmenin faaliyetleri ve satış ile üretim birimleri geniş bir alana yayılmışsa bu faaliyetleri bir merkezden yürütmek zordur.

  • Yetkiler işlerin yürütüldüğü yerde toplanırsa bölge yöneticileri daha başarılı olurlar.

  • İşletmenin içindeki işleri bölgeler olarak ayırırsak, her bölge bir yönetim birimi olur.

  • Bu sistemde faaliyetler, görevlerin faaliyetlerin yürütüleceği yerlere göre düzenlenir.

  • Büyüyen veya büyük işletmelerde merkezleşmenin sakıncalı olduğu durumlarda bölgesel organizasyona gidilir.

  • İşletme faaliyetlerinin çok yaygın ve dağınık olduğu hallerde bölgesel yönetim kaçınılmaz olur.

  • Bu sitemde sadece fiziki uzaklık değil, aynı zamanda bölgelerin özellikleri de önemlidir.





Bölge Temeline Dayanan Organizasyonun Yararları

  • Bu sistemle işletme yerel pazarlara daha iyi hizmet edebilir.

  • Üretimin merkezde yapılması yerine yöresel fabrikalara yayılarak yapılması bazı yararlar sağlar, hammadde, malzeme, işgücü ve depolama giderlerinde üstünlükler sağlanabilir.

  • Haberleşme ve ulaştırma konusunda alışkanlıkların, adetlerin ve mamul tercihlerinin farklı olması bölgesel organizasyonu zorunlu kılmaktadır.

  • Bazı işletmelerin hammaddeye yakın olması daha yararlı olur.

  • Satış elemanları belli bir bölgede çalışarak zamanlarının önemli bir bölümünü kendi satış bölgelerinde geçireceklerdir. Böylece tüketicilerin istek ve beklentileri ile gelişmeleri daha yakında takip edebilirler.



Bölge Temeline Dayanan Organizasyonun Yararları

  • Yerel yöneticilerin daha başarılı olmasını ve çevre ile merkeze varan daha iyi ilişkiler kurmalarını sağlayabilir.

  • Kararların merkezi yönetimden ziyade yerel yöneticiler tarafından alınması üstünlükler sağlar.

  • Bölgeler yarı otonom kar merkezleri olarak çalışmaya başlar ve bu konuda sorumlulukları taşıyacak bölge faaliyetlerinin etkin ve verimli olması için büyük çaba harcanır.

  • Bölge yöneticilerine yetki devredilmek suretiyle üst yönetime getirilecek yetenekli yöneticilerin seçilmesi sağlanabilir.



Bölge Temeline Dayanan Organizasyonun Sakıncaları

  • Fabrika müdürü, mağaza yöneticisi gibi genel yönetici niteliğine sahip çok sayıda yöneticiye ihtiyaç vardır.

  • Üst yönetimin denetim sorunlarını artırır.

  • Her şubede veya bölgede uygulanacak aynı tip personel ve muhasebe politikalarını gerekli kılar.

  • Çok çeşitli mal üreten işletmeler açısından sorunlar çıkar. Böylesi işletmeler bölgesel koordinasyon kurmada zorlanabilir.



Müşteri Temeline Göre Bölümlere Ayırma

  • Bu sistem müşterilere veya organizasyonun sunduğu müşteri ihtiyaçlarına göre belirlenmektedir.

  • Özellikle farklı müşteri grupları varsa, müşteri grupları olarak bölümlere ayırmak yararlı olacaktır.

  • Müşterilere en iyi hizmeti vermek düşüncesiyle bu sistem tercih edilmektedir.



Müşteri Temeline Dayanan Organizasyon



Müşteri Temeline Dayanan Organizasyonun Yararları

  • Müşteri ihtiyaçlarına yönelik daha iyi hizmet sağlanabilir.

  • Çeşitli pazarların ihtiyaçlarına iyi bir şekilde cevap verecek sistem geliştirilmiş olur.

  • Çeşitli müşteri gruplarına hizmet eden ve satış teşkilatları kurmuş olan işletmelerde böylesi bir yapılanma, maliyet tasarrufu sağlar.



Müşteri Temeline Dayanan Organizasyonun Sakıncaları

  • Müşteri temeli uygulaması işletmenin kaynaklarının yararlı olmayan bir şekilde kullanılması sonucunu doğurabilir.

  • Müşteri grupları arasında koordinasyon kurmak zorlaşabilir.

  • Bütün işletmeyi içine alan genel politikaların uygulanması zorlaşır.



Zaman Temeline Dayanan Organizasyon

  • Kamu kuruluşları, hastaneler gibi zamana göre çalışan işletmeler faaliyetlerini zaman esasına göre bölümlendirirler.

  • Bazı zaman dilimlerinde sürekli çalışmak gerekiyorsa ve çalışanların normal çalışma süresini önemli ölçüde aşan durumlarda vardiya sistemi kullanılarak faaliyetler zaman temeline göre bölünür.



Süreç Temeline Dayanan Organizasyon

  • Bölümlere ayırma, üretimdeki süreçlere veya kullanılan donanıma göre olabilir.

  • Bu ölçüte göre bölümlendirme daha çok alt organizasyonda ve üretim bölümlerinin kısımlara ayrılmasında kullanılır.

  • Bu sistem üretim işletmelerinde daha çok kullanılır ve büyük tasarruf sağlayabilir.



Karma Organizasyon Yapısı

  • İşletmeler bir tek bölümlendirme sistemiyle kendilerini sınırlandırmak istemedikleri zaman birden fazla bölümlendirme sistemini aynı zamanda kullanabilirler.

  • Fonksiyonel yapılanmaya giden işletmeler daha fazla ürün temeli veya bölge temelini de uygulamak isteyebilirler.

  • İşletmede kullanılan bölümlendirme sisteminin işletmenin amaçlarına ulaşmasını ve koordinasyon sağlamasını kolaylaştırması gerekir.

  • Bunu sağlamak için işletme birden fazla bölümlere ayırma sistemi uygulayabilir.

  • Her bölümlendirme sisteminin üstünlükleri ve sakıncaları vardır.

  • İşletme bir bölümlendirme sisteminin üstünlüğü ile diğerinin sakıncalarını dengeleyebilir.

  • Bazen tek bir bölümleme sistemi ile başlayan işletmede büyüme gerçekleştirdiğinde diğer bölümleme sistemleri de uygulanarak karma sistem uygulanabilir.



Karma Organizasyon Yapısı



Saf Proje Organizasyon Yapısı

  • Son yıllarda işletme yönetiminde “proje yönetimi” adı altında, kendine has özellikleri olan yeni bir çalışma alanı gelişmiştir.

  • Bu yeni alan, “proje” adı altında toplanan işleri esas almakta ve işletme yönetimi mühendislik, finansman, beşeri ilişkiler, psikoloji, diplomasi gibi çeşitli disiplinlerden yararlanmaktadır.

  • Proje türü işlerin klasik organizasyon yapıları içinde gerçekleştirilmelerinde karşılaşılan güçlükler, yeni bir organizasyon yapısını ortaya çıkarmıştır. Dolayısıyla “proje” bütün bu gelişmelerin temelini oluşturmaktadır.



Proje Nedir?

  • Proje, kendine has özellikleri olan işler grubu olarak tanımlanabilir.



Projenin Özellikleri Bir iş grubunu “proje” haline getiren ana özellikler olarak şunlar belirtilebilir:

    • İş grubu içinde yer alan faaliyetlerin belirli başlangıç ve bitiş noktalarının bulunması.
    • İş grubunun çoğu kez bir defaya mahsus olmak üzere yani geçici olması
    • İş grubundaki faaliyetlerin tüm yönleriyle her zaman tam olarak bilinmemesi, belirsizliklerin olması
    • İş grubundaki her işin bitiş zamanı, maliyeti ve kalitesi açısından belirli standartların olması
    • Faaliyetlerin gerektirdiği kaynakların miktarının zaman içinde çan eğrisi şeklinde dağılması
    • Projeyi gerçekleştiren işletme ile projenin sahibi arasında, çoğu kez hukuki nitelikte bir kontratın bulunması


Saf Proje Organizasyonu

  • Bu yapıda göze çarpan özellik, proje adı altında toplanan tüm işlerin gerçekleştirilmesi sorumluluğunun ve gerekli tüm kaynakların bir “proje yöneticisi”ne verilmiş olmasıdır.

  • Kaynaklar ve elemanlar, organizasyonun ilgili biriminde buraya alınmışlardır. Ancak proje yöneticisine bağlı olarak oluşturulan bu yapı “geçici” niteliktedir.

  • Proje ile ilgili işler tamamlandığında proje yöneticisine bağlı tüm elemanlar organizasyondaki ilgili birimlerine dönecekler ve proje organizasyonu ortadan kalkacaktır.



Saf Proje Organizasyonu

  • Proje organizasyonu içinde yer alan birim ve elemanlar, proje yöneticisine emir-komuta bağı ile bağlıdır.

  • Aslında proje organizasyonu ile fonksiyonel organizasyon arasında yapı ve işleyiş açısından fark yoktur. Tek fark, proje organizasyonunun geçici olmasıdır.

  • Çok büyük projelerin gerçekleştirilmesinde saf proje organizasyon yapısı kullanılmaktadır. Hatta bazen, tüm işlemenin kendisi büyük bir projeden oluşmaktadır.



Saf Proje Organizasyonu



Matriks Organizasyon Yapısı

  • 1950-1960’lı yıllar arasında fonksiyonel organizasyondan, ürün temeline dayanan organizasyona yönlenme biçiminde bir akım olmuştur.

  • 1970’li yıllarda fonksiyonel ve ürün temeline dayanan organizasyonu aynı anda uygulayan bir sistem geliştirilmiştir, bu sisteme matriks sistem denir.

  • Bu sisteme kimi kaynaklarda proje yönetimi de denmektedir. Ancak, proje yapıları geçici yapılardır, bunun devamlı bir yapı haline dönüştürülmesi ise matriks yapıdır.

  • Matriks yapı genellikle işletmenin çevresi çok değişken ve işletme bu değişken çevreye kolaylıkla uyum sağlaması gerekiyorsa yararlı olur.

  • Yeni ürünler ve hizmetler sunulması gerektiği durumlarda matriks organizasyona gitmek kaçınılmaz olur.



Matriks Organizasyon Yapısı

  • Matriks organizasyon iki tür ilişki üzerine kurulmuştur, dikey ilişkiler ve yatay ilişkiler.

  • Matriks yapı, bir yandan projenin gerçekleştirilmesi için çeşitli uzmanlık dallarından yararlanma, bir yandan da proje ile ilgili tüm işlerin tek sorumluluğunun olması temeline dayanmaktadır.

  • Modern yönetim teorisi içinde en çok dikkati çeken durumsallık yapısı, koşullara göre ve projeler yardımıyla işlerin yürütülmesi matriks yapı ile gerçekleştirilebilir.



Matriks Organizasyon



Matriks Organizasyon Yapısının Kullanıldığı Yerler

  • Matriks organizasyon yapısının kullanıldığı yerler

    • Üretim işletmeleri
    • Hizmet işletmeleri
    • Kar amacı gütmeyen işletmeler ve
    • Uluslar arası işletmelerdir.


Matriks Organizasyon Yapısının Kullanıldığı Yerler



Matriks Organizasyonun Yararları

  • Matriks organizasyonda çeşitli projeler söz konusu olduğundan proje yöneticilerinin proje üzerinde çalışmalarını yoğunlaştırmalarını ve maliyet ve personel dahil olmak üzere proje denetimi yapmalarını sağlar.

  • Ürünler arası beşeri ve fiziki kaynakların esnek bir şekilde kullanılmasını sağlar.

  • İleri derecede karmaşıklaşmış üretim sistemlerinde yararlı olur.

  • Projede çalışanlar, proje yöneticisine bağlı olarak görevlerini yerine getirirken aynı zamanda hiyerarşik yapıda bağlı oldukları ana fonksiyonlarla ilişki içine girebilirler.

  • Kurmay elemanların her türlü projeye katkıları sağlanabilir.

  • Daha sağlam teknik bir temel geliştirilebilir.



Matriks Organizasyonun Sakıncaları

  • Yetki boşluğu doğmaktadır.

  • Emir-komuta sistemi bozulmaktadır.

  • Komuta birliği ilkesi bu yapıyla ihlal edilmektedir.

  • Proje yöneticileri yetkilerini artırmak istediğinde sürtüşme olabilir.

  • Proje bölümlerine yetkiden çok sorumluluk verilme eğilimi olduğundan, proje bölümleri ile fonksiyonel bölümler arasında gereksiz sürtüşmeler olabilir.



Yüklə 445 b.

Dostları ilə paylaş:




Verilənlər bazası müəlliflik hüququ ilə müdafiə olunur ©muhaz.org 2024
rəhbərliyinə müraciət

gir | qeydiyyatdan keç
    Ana səhifə


yükləyin