Büro Yönetimi ve İletişim Genel Olarak Yönetim Kavramı ve Büro Yönetimi
Yüklə 121,18 Kb.
|
|
Büro Yönetimi ve İletişim Genel Olarak Yönetim Kavramı ve Büro Yönetimi İnsanoğlunun dünya üzerindeki varlığından bugüne kadar yönetim farklı şekillerde yaşamın bir parçası olmuştur. Taş devrindeki küçük insan kolonilerinin kendi arasında geliştirdiği ilkel yönetim anlayışı, günümüz bilgi çağındaki modern yönetim süreçlerine doğru sürekli bir gelişim göstermiştir. Bugün tüm dünyada yer alan büyük yada küçük örgüt adı verilen iktisadi, sosyal, kültürel, askeri veya siyasi amaçlı tüm işbirliği sistemlerinde, daima bir yönetim söz konusudur. Yönetim, örgütlerin farklı amaçları, farklı yönetim biçimleri nedeniyle farklı şekillerde tanımlanabilmektedir. En genel hali ile yönetimi aşağıdaki şekilde tanımlamak mümkündür. YÖNETİM: Bir örgüt ile, üretim yapmak yada hizmet vermek için, amaca yönelik yapılması gereken tüm faaliyetleri, doğru bilgi, doğru zaman ve doğru iletişim ile, planlı bir şekilde yürütme ve yönetme sanatıdır. ÖRGÜT: İşbölümü ve fonksiyonlara göre bir ayrım yapılarak, bir otorite ve sorumluluk hiyerarşisi içinde, ortak ve açık bir amacın gerçekleştirilmesi için koordine edilen insan grubuna örgüt denir. Sistem Yaklaşımı: Çevresinden çeşitli kaynakları alan, bu kaynakları işleyip mal veya hizmet haline getirdikten sonra çevresine sunan, denetim mekanizması ile bu süreci ve geri bildirim (Feedback) ile bilgi akışını kontrol eden sisteme örgüt denir. GİRDİ Malzeme İşgücü Sermaye SÜREÇ Dönüşüm ÇIKTI Mallar Hizmetler DENETİM MEKANİZMASI GERİ BİLDİRİM (Feedback) BÜRO: Genel olarak büro; mal veya hizmetin temin edildiği, yönetim ve koordinasyon faaliyetlerinin yürütüldüğü yerdir.     
Büronun İşlevleri: Örgütün bilgi merkezi olarak nitelendirilebilen büronun en temel işlevi, örgütün faaliyetlerini yönetmek ve bu faaliyetler arasında koordinasyon sağlamaktır. Genel olarak büronun işlevi beş temel faaliyet halinde sınıflandırılabilir;
Büronun Faaliyet Alanları:
Büro Faaliyet Alanlarında Çalışanlar: Bürolardaki çalışanların örgütün yönetsel hacmine ve çalışma alanlarına göre farklılıklar gösterir. Genel olarak çok geniş faaliyet alanına yayılmış bürolarda, yöneticiler, uzmanlar, memurlar, sekreterler, ve yardımcı personeller olmak üzere bir çok çalışan bulunmaktadır;
Büro Çalışanlarının Görevleri: Bürolarda alt düzey yönetici yada büro çalışanı olarak görev yapan personelin yapması gereken görevler aşağıdaki şekilde sınıflandırılabilir;
BÜRO YÖNETİMİ Örgütlerde genel amaçlara ulaşmak için nasıl ki bir yönetim gerekli ise, bürolarda da sistemli bir yönetimin olması kaçınılmazdır. Genel yönetimin bir parçası olan büro yönetimi; örgütün bilgi ve iletişim sistemlerinin yönetimi olarak tanımlanabilir. Daha geniş bir tanımlama ile Büro Yönetimi; servisleri sağlayan, kayıtları tutan, gelen bilgileri analiz ve tasnif eden, haberleşmeyi düzenleyen ve örgütün çıkarlarını korumakla ilgili bilgileri sağlayan yönetim alanıdır. Büro Yönetiminin Temel Fonksiyonları
Büro Yönetiminin Önem Kazanmasının Nedenleri Hükümet düzenlemelerinin artışı Ekonomik gelişmeler Bilgisayar ve iletişim teknolojisindeki gelişmeler Artan bilgi gereksinimi Yönetim Teorileri Açısından Büro Yönetimi: Sanayi devrimi sonrası makineleşme ve sanayinin önem kazanması ile birlikte üretim faaliyetlerinin koordinasyonuna yönelik yönetim gelişme göstermiştir. Fakat üretim kanadındaki yönetimin güçlenmesi, örgütlerin bürolarındaki işlerin daha da artmasına ve karmaşık hale gelmesine neden olmuştur. Bu gelişmeler neticesinde, 1960 yıllardan sonra çağdaş yönetim düşüncesinde ki gelişmelere paralel olarak büro yönetimi de önem kazanmış, klasik yönetim teorisi, neo-klasik yönetim teorisi ve modern yönetim teorisi gibi farklı yaklaşımlar açısından profesyonel olarak değerlendirilmiştir. Klasik Yönetim Teorisi: Bu teori, karmaşıklaşan örgüt yapısı ve buna bağlı olarak daha da zorlaşan büro yönetiminde, katı kurallar, işbölümü ile koordinasyonun sağlanması ve çalışandan adeta bir makine gibi maksimum verimlilik alınmasını hedefleyen anlayıştır. Fransa’da Fayol (1916), Amerika’da Taylor (1911) ve Almanya’da Weber’in (1920) en bilinen temsilcileri olan klasik yönetim teorileri ile büro, işlevselliğin önem kazanarak işbölümünün yapıldığı, faaliyetlerin standartlaşarak rasyonelleştiği ve çalışanların işinde uzmanlaştığı bir alan olarak değerlendirilmiştir. Neo-Klasik Yönetim Teorisi: Klasik yönetim anlayışını temel alan fakat, çalışanın makine gibi değerlendirilip insani ve psikolojik yanlarının göz ardı edilmesini eleştirerek ortaya çıkan Neo-Klasik görüşün liderliğini E.Mayo (1936) ve F.J. Roethlisberger (1941) yapmaktadır. Bu görüşe göre değerlendirildiğinde, büroda çalışanların sadece işbölümü ve uzmanlaşma gibi fiziksel şartlar ile veriminin artırılamayacağı, aynı zamanda, insani, sosyal ve psikolojik şartlarında verimliliğin artmasında önemli olduğu savunulmaktadır. Modern Yönetim Teorisi: Klasik yönetim anlayışının teknik yanlarıyla yönetimi incelemesi, neo-klasik yaklaşımın klasik anlayışın ihmal ettiği insan öğesi üzerinde durması yönetim anlayışlarında önemli gelişmeleri sağlamıştır. Modern yönetim anlayışı da bu iki anlayışın savundukları teorilerin aslında birbirlerinden bağımsız olmadığı, örgütün aynı zamanda çevresiyle de etkileşim içinde olduğu, diğer örgütler ile ilişkilerin ve çevre koşullarının da örgüt yönetimi üzerinde etkili olduğu savunulmuş, sistem yaklaşımı ve durumsallık yaklaşımı gibi yeni değerlendirmeler yapılmıştır. BÜRO SİSTEMİ Günümüzde, globalleşmenin etkisiyle artık dünya küresel bir pazar haline gelmiş, ülkelerde ekonomileri ve sosyal yapıları itibariyle bu küreselleşme sürecine ister istemez dâhil olmuştur. Örgütlerde bu küresel ekonomi içinde ayakta kalabilmek için, daha fazla ihtiyaç duydukları bilgi ve iletişim için büro sistemleri oluşturmuştur. Büro Sistemi: Örgütlerde, küresel iletişim unsurlarını kullanarak doğru bilgiyi sağlayan ve dağıtan yönetim bilgi sistemine büro sistemi denir. Büro sistemini, Büro Bilgi Sistemi ve Büro İletişim Sistemi olarak iki alt sistem olarak incelemek mümkündür. Büro Bilgi Sistemi; Tüm örgütlerde büronun temel işlevi bilgi üretmek veya almak ve bu bilgilerin örgüt tarafından kullanılmasını sağlamaktır. Küreselleşme ile birlikte artık bilgi, yönetim için hayati bir kaynaktır. Bilgi; sistemli bir şekilde ve iletişim aracılığı ile başkalarına aktarılan, bir hükmü yada bir tecrübi sonucu gösteren, olgu veya fikirlerle ilgili düzenli ifadeler bütünüdür. Büro Bilgi Sisteminin İşleyişi; Çeşitli kaynaklardan verilerin toplanması, örgüt kayıtlarına kaydedilmesi, arşivlenmesi, yeniden düzenlenmesi ve örgüt içine veya örgüt dışına dağıtımının yapılması. Arşivleme Veri Toplama Örgüt İçi Veriyi Kaydetme İşleme Bilgi Dağıtımı Yeniden Düzenleme Örgüt Dışı ( Şekil: 1.5. A: Büro bilgi sisteminin işleyişi ) Büro İletişim Sistemi; Örgütün ihtiyacı olan bilgi akışını sağlamak üzere yazılı, sözlü, görsel ve elektronik iletişim yöntemleri kullanılarak büro tarafından koordine edilen sisteme, büro iletişim sistemi denir. BÜRO YÖNETİM SÜRECİ Ortak amaçların etkili ve verimli bir şekilde bir şekilde gerçekleştirilebilmesi için iş birliği yapmış insan gurubunun faaliyetlerinin planlanması, örgütlenmesi,yönlendirilmesi, koordinasyonu ve kontrol edilmesiyle ilgili tüm çabalar yönetimi oluşturmaktadır. PLANLAMA Planlama; kaynakların verimli bir şekilde kullanılabilmesini ve örgütün amaçlarına ulaşabilmesini sağlayacak araç ve olanakların seçimi için bir geleceğe dönük bir karar verme sürecidir. Bu sürecin sonunda alınan kararlar ve belirlenen yollar planı oluşturur. Planlama bir süreçtir, plan ise verilen karardır. Etkili Planlamayı Engelleyen Etmenler;      
Plan Türleri 1. Kullanımına Göre Planlar:
2. Niteliğine Göre Planlar:
3. Kapsadığı Süreye Göre Planlar:
4. Teknik Yapısına Göre Planlar:
5. Kapsamına Göre Planlar:
KARAR VERME Karar; bir iş için yada var olan bir sorunun çözümü için düşünüp, değerlendirip bir seçim yapmadır. Bir büro yöneticisinin en önemli niteliklerinden birisi, doğru, hızlı ve etkin kararlar alabilme yeteneğidir. Plan ile karar arasındaki temel fark; planın karara göre daha ayrıntılı olması ve bilimsel bir nitelik taşımasıdır. Plan; bir kararlar toplamıdır, bu nedenle her plan bir karar niteliğine sahiptir, fakat her karar bir plan özelliği taşımaz. İyi Kararın Nitelikleri
Karar Verme Aşamaları;
BÜRO KURULUŞ ANALİZİ VE PALANLAMA AŞAMASI Büronun kurulması, iktisadi, teknik, finansal ve hukuki yönleri olan bir süreçtir. Başarılı bir büro kuruluş süreci için, birtakım ilke ve basamaklar takip edilmelidir. Büro Kuruluş Safhaları
Büro Binasının Seçimindeki Esaslar
BÜROLARDA ERGONOMİ Ergonomi; Yunanca Ergo (iş) + Namos (bilim) ( İş Bilimi ) İş yerinde yada büroda verimliliğin ve üretimin en üst düzeyde olabilmesi amacıyla insan-makine- çevre uyumunu sağlamak ve fiziksel, psikolojik ve sosyolojik şartları iyileştirmek için alınan tedbirler bütünüdür. Ergonomi ile ilgili ilk ciddi çalışmalar Amerika’da 1890’larda “İş Düzeni” anlayışı ile FW.Taylor tarafından yapılmıştır. 1949 yılında ise İngiltere’de Ergonomi Araştırma Konseyi kurularak, bu alandaki çalışmalar ilk kez bu konsey tarafından ‘Ergonomi’ adı altında birleştirilmiştir. Ülkemizde ise 1970’li yıllardan sonra önemi artan ergonomi ile ilgili ilk çalışmalar, meslek odaları ve üniversiteler tarafından yapılan seminer ve araştırmalar ile iş dünyasına ve kurumlara tanıtılmıştır. Bilgi ve hizmet üretimi yapan insan ve makine sistemlerinin bir araya geldiği büro ve büro yönetimi açısından ergonomi oldukça önemlidir. Çünkü büronun en temel kaynağı olan insanın çalışma koşullarının iyileştirilmesi ve verimin en üst düzeye çıkarılması büro yöneticisinin en temel görevlerinden biridir. Ergonominin İşlevleri Ergonomi, büro çalışanlarının işlerinde daha verimli olabilmeleri için aşağıdaki işlevleri sağlamalıdır.
Ergonominin Amaçları
Ergonomik Tasarımı Etkileyen Faktörler Antropometri: Büro araçları ve büro ortamının insan vücut ölçülerine uygun olması. Fizyoloji: Büro ortamı ve çalışma metotlarının insan bünyesine elverişli olması. Psikoloji: Büro ortamında renk, şekil ve düzen gibi unsurların insan psikolojisini rahatlatıcı özellikte olması. İş Güvenliği: Büro ortamı, araç gereç ve donanımın çalışanın sağlığına yönelik tehlike oluşturmayacak şekilde tasarlanması. Bürolarda Çalışma Koşullarına Etki Eden Faktörler Aydınlatma: Bürolarda işin kusursuz yapılabilmesi için, çalışanın göz sağlığını koruyacak ve parlamaları önleyecek nitelikte, gün ışığı ile yada yapay olarak büronun aydınlatılmasıdır. Isıtma ve Soğutma: Büro ortamının ısısının çalışan performansını olumlu etkileyecek sıcaklık değerleri arasında tutulması. Gürültü: Büro içi gürültü düzeyinin insan sağlığını ve çalışma konsantrasyonunu bozmayacak frekanslarda olması. Estetik ve Dekoratif Düzenlemeler: Büro ortamındaki renk, dekorasyon, müzik ve temizlik gibi verimi artırıcı tedbirlerin alınması. Bürolarda Bilgi Makinelerinin Seçimi Bürolarda bilgi işleme için kullanılan bilgisayar, faks, yazıcı gibi makinelerin seçiminde ve alımında dikkat edilmesi gereken faktörler;
Yüklə 121,18 Kb. Dostları ilə paylaş:
|