Caiet de sarcini

DIRECŢIA GENERALĂ TRADUCERI – (DG TRAD)
DIRECŢIA A, ASISTENŢĂ ŞI SERVICII TEHNICE PENTRU TRADUCERE

ANEXA I la Contractul RO/2011/EU
CAIET DE SARCINI


Cerere deschisă de oferte
Traducere în limba română
RO/2011/EU

1. 
   OBIECTUL CONTRACTULUI
   

În conformitate cu dispoziţiile Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităţilor Europene, modificat prin Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1995/2006 al Consiliului din 13 decembrie 2006, şi Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a regulamentului financiar menţionat anterior, modificat prin Regulamentele (CE, Euratom) nr. 1261/2005 din 20 iulie 2005, nr. 1248/2006 din 7 august 2006 şi nr. 478/2007 din 23 aprilie 2007, Parlamentul European, acţionând în nume propriu, precum şi în numele Curţii de Conturi Europene, Comitetului Regiunilor şi Comitetului Economic şi Social European, a hotărât să lanseze prezenta invitaţie la procedură de ofertare în vederea furnizării de servicii constând în traducerea în limba română a unor documente care au legătură cu interesele şi activităţile Uniunii Europene.

2. 
   DESCRIEREA, SCOPUL ŞI VALOAREA TOTALĂ A CONTRACTULUI
   

1. 
   Scop
   

Uniunea Europeană, reprezentată în scopul prezentei proceduri de ofertare de către Parlamentul European, acţionând în nume propriu, precum şi în numele Curţii de Conturi Europene, Comitetului Regiunilor şi Comitetului Economic şi Social European, (denumită în continuare autoritatea contractantă), intenţionează să încheie contracte-cadru multiple în vederea furnizării de servicii constând în traducerea în limba română a unor documente care au legătură cu interesele şi activităţile Uniunii Europene, a unor documente administrative, inclusiv texte tehnice ocazionale sau orice alt document elaborat de instituţiile/organismele europene.

Prezenta cerere de oferte nu acoperă traducerea sistematică şi completă a stenogramelor activităţilor din perioadele de sesiune plenară a Parlamentului European. Parlamentului European îşi rezervă dreptul de a organiza cereri de oferte separate pentru traducerea unor astfel de documente.
Autoritatea contractantă intenţionează să încheie un contract-cadru principal pentru o perioadă de un an, care poate fi reînnoit de cel mult trei ori, precum şi unul până la patru contracte-cadru secundare pentru o perioadă de un an, care pot fi reînnoite de cel mult trei ori. În cazul în care, în urma încheierii procedurii de achiziţii, nu pot fi atribuite cel puţin un contract principal şi un contract secundar, cererea de oferte este declarată eşuată şi nu este atribuit niciun contract.

2. 
   Descrierea serviciilor care urmează să fie prestate
   

Contractantul trebuie să furnizeze, în formatul de fişier electronic precizat pe comandă, versiunea completă şi finală în limba română a lucrării, pe baza textelor originale din limba sursă.

Textele transmise spre traducere acoperă numeroase subiecte care au legătură cu toate aspectele privind afacerile europene sau activităţile administrative ale instituţiilor/organismelor participante. Dimensiunea şi urgenţa textelor variază, iar volumul de lucru fluctuează semnificativ în decursul anului.
Volumul de lucru este strâns legat de activităţile politice ale instituţiilor/organismelor participante. În cazul Parlamentului European, volumul de lucru este influenţat în mod special de perioadele de sesiune plenară, fiind externalizate mai multe lucrări de traducere în săptămâna care precedă o perioadă de sesiune, precum şi pe durata săptămânii în care are loc perioada de sesiune. Calendarul sesiunilor se află pe site-ul internet al Parlamentului European, la adresa:
http://www.europarl.europa.eu/activities/introduction/staticDisplay.do?language=EN&id=102
Contractanţii pot fi solicitaţi să lucreze pe texte care au fost prelucrate prin utilizarea unui program bazat pe memorii de traducere. De asemenea, contractanţii pot fi solicitaţi să traducă texte utilizând modele, macro-uri sau fişe de stiluri furnizate de instituţiile/organismele participante. În toate cazurile, se furnizează instrucţiuni specifice.

3. 
   Limbile sursă
   

1. 
   Limbi sursă obligatorii:
   

Contractantul trebuie să poată traduce din următoarele limbi sursă:

• 
  engleză,
  
• 
  franceză,
  
• 
  germană,
  
• 
  italiană şi
  
• 
  spaniolă.
  

Incapacitatea de a traduce din una sau mai multe dintre limbile menţionate mai sus atrage după sine respingerea ofertei.

2. 
   Limbi sursă opţionale:
   

Pe lângă limbile obligatorii menţionate mai sus, ofertantul mai poate oferi servicii de traducere din oricare alte limbi oficiale ale Uniunii Europene.

În etapa de atribuire, se va evalua capacitatea de a traduce din limbile opţionale şi vor fi atribuite puncte suplimentare, în condiţiile prevăzute la punctul 26.1 din prezentul caiet de sarcini.
În atribuirea punctelor, următoarea limbă opţională are o pondere dublă faţă de orice altă limbă opţională:

• 
  polonă.
  

Limbile opţionale din care ofertantul a demonstrat că traduce şi care apar în oferta depusă vor fi incluse într-un contract ulterior, devenind, astfel, limbi sursă obligatorii.

Textele trimise spre traducere pot fi redactate într-o singură limbă sursă sau pot fi compuse din oricâte limbi sursă indicate în contractul încheiat între autoritatea contractantă şi contractant (limbi obligatorii şi limbi opţionale din care contractantul a demonstrat că traduce).

Pentru textele sau părţile de text redactate într-o limbă care nu figurează în contract, va fi asigurată o versiune pivot în limba engleză, franceză sau germană.

4. 
   Definiţii
   

Termenii utilizaţi în cadrul prezentei proceduri de ofertare sunt definiţi după cum urmează:

Traducere: transpunerea corectă şi fidelă din limba sursă în limba ţintă a unui text, în scris. Textul sursă poate fi redactat în oricare dintre limbile obligatorii sau opţionale, menţionate la punctul 2.3, din care ofertantul a demonstrat că traduce, sau în orice combinaţie a acestora.
Traducere - text adăugat: adăugarea la un text deja tradus a unui bloc de text care poate fi identificat în mod clar.
Modificare: introducerea de modificări ce trebuie traduse într-un text deja tradus. Pentru numărarea paginilor modificate, se va lua în considerare numai segmentul care conţine modificări. Modificările de formatare, punctuaţie, ale numelor şi cifrelor nu sunt considerate modificări.
Segment: o parte a unui text cuprinsă între delimitatoare, cum ar fi punct, două puncte, punct şi virgulă, punct marcator, cratimă, tabulator, sfârşit de paragraf, celulă de tabel etc.
Revizie: examinarea unui text tradus din punctul de vedere al conformităţii acestuia cu scopul convenit, prin compararea textului din limba sursă cu traducerea în limba ţintă şi introducerea corecturilor necesare în vederea îmbunătăţirii acurateţei generale a textului ţintă şi a fidelităţii faţă de textul sursă.
Editare: revizuirea unui text din punctul de vedere al conformităţii acestuia cu scopul convenit, al respectării convenţiilor din domeniul căruia îi aparţine şi introducerea corecturilor necesare. Limba sursă şi limba ţintă sunt identice.
Controlul calităţii: evaluarea unui text tradus din punctul de vedere al conformităţii acestuia cu scopul convenit, după criterii prestabilite.
Dactilografiere: dactilografiere din note scrise de mână şi/sau surse audio. Limba sursă şi limba ţintă sunt identice.
Eliminare: îndepărtarea unui bloc de text ce poate fi identificat în mod clar.
Copiere/lipire: copierea unui bloc de text ce poate fi identificat clar, care include cel puţin un paragraf, dintr-un document în alt document.
Program bazat pe memorii de traducere (CAT): traducerea unui text într-o limbă ţintă menţionată, prin utilizarea unui program bazat pe memorii de traducere, sau traducerea unui text care a fost deja prelucrat, prin utilizarea unui astfel de program.
Document prelucrat: un document analizat prin utilizarea unui program adecvat, în vederea generării unui pachet prelucrat.
Pachet prelucrat: un pachet ce cuprinde unul sau mai multe dintre următoarele elemente:

• 
  document original în format electronic
  
• 
  fişiere TMX
  
  • 
    fişiere TMX ad hoc, generate în urma comparării automatizate a documentului original cu memoriile/bazele de date de traducere existente. Fişierele TMX obţinute conţin cele mai relevante concordanţe găsite. Segmentele de traducere cuprinse în fişierele TMX pot include, de asemenea, informaţii suplimentare, cum ar fi atribute de identificare a naturii documentului şi/sau memoria de traducere din care provin
    
  • 
    fişiere TMX ce corespund documentelor de referinţă relevante
    
• 
  memorii de traducere
  
• 
  raport privind reutilizarea conţinutului
  
• 
  instrucţiuni generale
  
• 
  instrucţiuni specifice tipului de document (protocol / tabel pas cu pas)
  
• 
  Document pretradus
  

Document pretradus: un document prelucrat folosind un program bazat pe memorii de traducere, în care traducerea în limba ţintă a celei mai bune concordanţe găsite pentru oricare segment este introdusă în mod automat de acest program. Concordanţele găsite pot fi perfecte sau parţiale, în funcţie de circumstanţe, iar gradul de acurateţe şi adecvare al traducerilor furnizate trebuie verificat. În acest sens, segmentele de traducere cuprinse în documentul pretradus pot include, de asemenea, informaţii suplimentare, cum ar fi atribute de identificare a naturii documentului şi/sau memoria de traducere din care provin.
Autorităţile de autorizare: serviciile instituţiei participante/organismului participant responsabile de emiterea bonurilor de comandă şi de prelucrarea facturilor corespunzătoare. Autorităţile de autorizare ar trebui contactate pentru orice chestiune legată de comenzi, livrări, cereri de plată şi facturi.
Autoritate contractantă: serviciul responsabil de toate chestiunile legate de contract pentru toate instituţiile/organismele participante. În contextul prezentei cereri de oferte, autoritatea contractantă aparţine Parlamentului European.
Bon de comandă: documentul emis de autoritatea de autorizare a instituţiei participante/organismului participant pentru fiecare lucrare specifică, în care se menţionează natura serviciului care trebuie furnizat, volumul de muncă, termenul limită până la care acesta trebuie realizat şi suma datorată pentru lucrarea respectivă. Prin urmare, bonul de comandă constituie contractul specific. Bonul de comandă este însoţit, după caz, de instrucţiuni suplimentare privind executarea şi/sau livrarea traducerii.
Livrare: returnarea lucrării finalizate autorităţii de autorizare în formatul specificat de fişier electronic.
Text în limba ţintă: textul din limba ţintă care reprezintă o traducere corectă şi fidelă a textului din limba sursă, astfel cum s-a specificat în detaliu în prezentul caiet de sarcini.
Pagină standard: o pagină de text care conţine 1,500 de caractere, fără spaţii, în limba sursă. Pentru editare, paginile sunt numărate pe baza textului original primit. Pentru dactilografiere, va fi stabilită o numărătoare a paginilor estimativă, care va fi corectată, dacă este cazul, după livrarea textului.
Întrebări cu solicitare de răspuns scris (QE): un tip de document al Parlamentului European. Acesta poate fi identificat în lucrare după codul „QE” în câmpul „doc. type”. Pentru acest tip special de document, preţul plătit va fi întotdeauna echivalentul a 0,70 de pagini standard pe lucrare. În cazul în care numărătoarea caracterelor pentru un QE depăşeşte 1,4 pagini standard, contractantul poate solicita autorităţii de autorizare să aplice numărătoarea exactă a paginilor. În cazul în care o întrebare cu solicitare de răspuns scris este prelucrată, se aplică numărătoarea exactă a paginilor în conformitate cu punctul 11.8.

5. 
   Transferul de documente
   

1. 
   Pentru Parlamentul European, documentele care trebuie traduse vor fi disponibile în limba(limbile) sursă pe un portal dedicat.
   

Sarcinile atribuite contractantului includ:

- descărcarea textului în limba sursă de pe un portal dedicat;

- elaborarea versiunii finale în limba română a textului prin traducerea textului sursă şi includerea oricărui text suplimentar în limba română furnizat de Parlamentul European. Se cuvine să menţionăm că textul final în limba română trebuie să reproducă prezentarea textului original – trebuie respectate îndeosebi codurile, fişele de stiluri şi marcajele de formatare;

- încărcarea traducerii în limba ţintă pe un portal special.
Contractantul trebuie să transmită lucrarea în limba ţintă în formatul specificat în comanda de traducere. Formatele aplicabile pot include, în afară de formatele standard de tehnoredactare, foaie de calcul şi prezentare, următoarele:

- format de fişier de text cu marcaj de formatare (de exemplu, *.xml, *.html, *.tmx sau *.xliff)

- format de fişier de text cu marcaj de formatare (e.g. *.xml sau *.html, *.tmx sau *.xliff) apărut în urma utilizării unui program bazat pe memorii de traducere (CAT).
Fişierele trebuie utilizate cu respectarea strictă a instrucţiunilor date de autoritatea de autorizare, astfel încât să nu mai fie nevoie de o reformatare realizată de către serviciile acesteia. Setările indicate de autorităţile de autorizare trebuie întotdeauna respectate. Lucrarea terminată va fi apoi transmisă autorităţii de autorizare în format electronic prin e-mail sau transfer electronic sau în format HTTP prin intermediul unui portal special.
Contractanţilor li se poate solicita să livreze două versiuni ale aceluiaşi document (de exemplu: atât versiunile curăţate, monolingve, cât şi cele necurăţate, bilingve).

2. 
   Pentru Curtea de Conturi Europeană, Comitetul Regiunilor şi Comitetul Economic şi Social European, toate lucrările şi traducerile vor fi trimise întotdeauna prin e-mail sau prin oricare altă formă de transfer electronic, după cum este cazul.
   

Textul tradus trebuie să corespundă textului sursă şi să respecte formatarea, codurile, foile de stil şi marcajele de formatare originale, dacă nu au fost date alte instrucţiuni.

Ofertanţii declară, prin semnarea anexei 3 la prezentul caiet de sarcini, că echipamentele de telecomunicaţii şi computerele pe care le deţin îndeplinesc cerinţele tehnice minime ale instituţiilor/organismelor participante. Nerespectarea acestor cerinţe tehnice minime va conduce automat la respingerea ofertei. Trebuie ştiut faptul că toate instituţiile/organismele participante utilizează în prezent MS Word ca program principal şi tratează, în paralel, anumite documente în format XML, dar acest lucru se poate schimba în perioada de valabilitate a contractelor. Contractanţii trebuie să se adapteze la orice astfel de evoluţii în termen de şase luni de la momentul în care schimbarea a fost anunţată.
Exemple de tipuri de texte de tradus pot fi găsite consultând site-urile internet ale instituţiilor/organismelor participante menţionate mai sus:
http://www.europarl.europa.eu/

http://www.eca.europa.eu/

http://www.cor.europa.eu/

http://www.eesc.europa.eu/

6. 
   VOLUMUL DE LUCRU
   

Este imposibil să se indice cu precizie volumul total de lucru care poate fi externalizat. Cu toate acestea, pentru prezenta cerere de oferte, se poate face o estimare pe baza următoarelor elemente:

1. 
   în 2010, volumul total al lucrărilor externalizate în limba ţintă pentru toate limbile sursă şi toate instituţiile/organismele participante a fost de aproximativ 12 500 de pagini;
   
2. 
   Parlamentul European garantează contractantului principal un volum minim de lucru echivalent cu 3 000 de pagini în limba ţintă pe an contractual. În cazul în care Parlamentul European externalizează un număr mai mic de pagini decât cel garantat în timpul unui an contractual, contractantul poate factura diferența în conformitate cu baremul de remunerare convenit pentru activitățile de traducere. În cazul în care contractul principal nu este activ în permanență pe o perioadă de un an contractual, garanția va fi redusă în mod proporțional. Volumul garantat pe an contractual va fi calculat în zile lucrătoare, iar numărul de zile de inactivitate va fi scăzut în mod corespunzător. Întrucât se prevede reducerea volumului de lucru care urmează să fie externalizat pe durata viitoarelor alegeri pentru Parlamentul European, volumul de lucru garantat aferent anului contractual 2014 se va reduce cu 1 000 de pagini.
   
3. 
   Autoritatea contractantă nu garantează niciun volum de lucru contractanţilor care au semnat contracte-cadru secundare.
   

7. 
   Alte referinţe
   

Se face referire la hotărârile Tribunalului de Primă Instanţă în cauzele de achiziţii publice şi Directiva 2004/18/CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 31 martie 2004 privind coordonarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice de lucrări, de bunuri şi de servicii.

Se atrage atenţia, în mod special, asupra faptului că specificaţiile tehnice nu pot preciza o producţie sau o origine determinată sau obţinută în baza unor procedee specifice şi nici nu se pot referi la o marcă comercială, la un brevet, la un tip, la o origine sau la o producţie determinată care ar avea ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor produse sau agenţi economici, decât în cazuri excepţionale şi justificate corespunzător de obiectul contractului.

8. 
   Valoarea maximă totală a contractului
   

Valoarea maximă totală a contractului a fost estimată la 2 364 000 EUR.

Valoarea totală a contractului a fost evaluată pe baza perspectivelor politice actuale. Această cifră s-ar putea modifica în urma unor evenimente politice neprevăzute.

3. 
   PARTICIPAREA LA PROCEDURA DE ATRIBUIRE
   

Participarea la procedurile de atribuire este deschisă în condiţii identice tuturor persoanelor fizice şi juridice şi organismelor publice care intră sub incidenţa domeniului de aplicare a tratatelor, precum şi tuturor persoanelor fizice şi juridice şi organismelor publice din ţări terţe care au încheiat un acord special cu Uniunea Europeană în domeniul achiziţiilor publice, în condiţiile prevăzute de acordul respectiv.

Dacă un ofertant potenţial nu este eligibil în temeiul acordurilor menţionate mai sus, acesta ar putea fi acceptat de autoritatea contractantă, în mod excepţional şi ad hoc, să participe la licitaţie, fără ca acest fapt să creeze un precedent sau o obligaţie viitoare.
Pentru a stabili eligibilitatea ofertanţilor, ofertele acestora trebuie să menţioneze ţara în care îşi au sediul sau domiciliul. De asemenea, aceştia vor prezenta dovezile solicitate în conformitate cu legislaţia naţională.
Ofertele trebuie întocmite în conformitate cu prevederile prezentelor documente de licitaţie într una din limbile oficiale ale Uniunii Europene şi trebuie să fie clare şi concise. O prezentare a ofertantului (organizare, proprietar, structură, istorie etc.), conţinând între 7000 şi 8000 de caractere fără spaţii, trebuie să fie redactată în limba română. Vă atragem atenţia asupra faptului că toate ofertele care conţin mai mult de cinci greşeli de ortografie şi/sau gramatică în această prezentare vor fi respinse.
Ofertantul trebuie să furnizeze toate informaţiile necesare autorităţii contractante pentru analizarea ofertei pe baza criteriilor de excludere, selecţie şi atribuire menţionate mai sus (a se vedea punctele 23-26 din prezentul caiet de sarcini). Dacă este cazul, trebuie incluse toate documentele justificative. Ofertantul trebuie să furnizeze cel puţin documentele enumerate în anexa 4.
Autoritatea contractantă va atribui contractul ofertanţilor care oferă cea mai avantajoasă ofertă din punct de vedere tehnico-economic, conform criteriilor de atribuire.
Prin semnarea şi prezentarea unei oferte, ofertantul sau, în cazul unui consorţiu sau al unui grup, fiecare membru al consorţiului sau al grupului garantează în numele societăţii, consorţiului sau grupului său că:
- acceptă termenii şi condiţiile procedurii de ofertare, în condiţiile prevăzute în documentele aferente cererii de oferte;

- preţul menţionat în ofertă a fost fixat în mod independent, fără a se consulta sau a comunica în niciun moment cu un alt ofertant sau concurent cu privire la preţ;

- dacă legea nu prevede altfel, preţul oferit nu a fost şi nu va fi comunicat cu bună ştiinţă de către ofertant niciunui alt ofertant sau concurent, direct sau indirect, înainte de deschiderea ofertelor;

- nu a încercat să determine orice altă persoană sau societate să depună sau să se abţină să depună o ofertă cu scopul de a limita concurenţa.

Toate documentele depuse de ofertanţi vor deveni proprietatea autorităţii contractante şi vor fi considerate confidenţiale. Autoritatea contractantă se angajează să nu dezvăluie nicio informaţie legată de clienţi, subcontractanţi sau personal şi, de asemenea, să nu îi contacteze direct, fără permisiunea explicită a ofertantului. Aceste informaţii sunt solicitate numai datorită faptului că sunt esenţiale pentru evaluarea ofertei de către autoritatea contractantă.
În conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European şi al Consiliului din 18 decembrie 2000¹, ofertanţii sunt informaţi că, în scopul apărării intereselor financiare ale Uniunii Europene, datele lor personale pot fi transferate serviciilor de audit intern, Curţii de Conturi Europene, Grupului pentru nereguli financiare sau Oficiului European de Luptă Antifraudă (a se vedea, de asemenea, articolul 43a din normele de aplicare a regulamentului financiar).
Publicarea prezentei cereri de oferte nu impune în niciun fel autorităţii contractante obligaţia de a atribui contractul. Autoritatea contractantă nu este responsabilă pentru plata oricărei compensaţii în ceea ce priveşte ofertanţii ale căror oferte sunt respinse sau în cazul neatribuirii contractului.

4. 
   DOVADA STATUTULUI JURIDIC
   

Autoritatea contractantă poate solicita tuturor ofertanţilor să facă dovada autorizaţiei de producere a bunurilor/prestare a serviciilor sau lucrărilor care fac obiectul contractului, în temeiul dreptului intern. În acest sens, ofertanţii vor prezenta documente justificative pertinente. De exemplu, autoritatea contractantă ar putea lua în considerare înscrierea în registrul comerţului sau al profesiilor, declaraţia pe propria răspundere sau un certificat de apartenenţă la o organizaţie specifică, înscrierea în registrul TVA. În cazul în care nici unul dintre aceste documente nu constituie dovada solicitată pentru justificarea şi determinarea existenţei unei astfel de autorizări, autoritatea contractantă poate accepta alte documente oficiale echivalente puse la dispoziţie de ofertant.

În cazul unui grup de operatori economici, fiecare membru al acestui grup este trebuie să facă dovada autorizaţiei de producere a bunurilor/prestare a serviciilor sau lucrărilor care fac obiectul contractului în cauză.

5.