Part des achats dans les dépenses de l’établissement, comparaison avec les années antérieures, déclinaison dans chaque composante
Evolution du chiffre d’affaires réalisé par fournisseur
Montant des gains achats réalisés (si pertinent)
indicateurs permettant de déterminer l’évolution des coûts pour le secteur immobilier à long terme : simulation initiale de travaux au moment de la conclusion du marché et suivi de l’évolution du coût à long terme, sur plusieurs contrats successifs et avec différents prestataires.
Paniers types des principales consommations par marché afin d’évaluer les fluctuations sur plusieurs exercices
Indicateurs fonctionnels :
Nombre de commandes faites et comparaison avec les années antérieures par type de biens et services (selon la nomenclature NACRES
Montant moyen d’une commande (idem que ci-dessus)
Proportion des achats réalisés dans le cadre des marchés formalisés + UGAP avec comparaison sur les années antérieures
Les fiches suivantes ont pour objectif de définir, pour chaque type d’achat, des actions concrètes à mettre en œuvre au sein de l’université afin de maîtriser le coût des achats et d’optimiser la consommation au regard de besoins justes et avérés.
Elles comportent quelques règles de bon sens, qui s’appuient sur des bonnes pratiques et s’appliquent à l’ensemble des acteurs de l’université dans un souci partagé de meilleure utilisation des deniers publics.
Les fiches constituent la base du programme d’actions menées par l’université.
FICHE
3 - 0
Version :
1.0
BONNES PRATIQUES
Date :
11/04/2014
1
FAVORISER LA NEGOCIATION FINANCIERE DANS LES PROCEDURES
Dans le cadre des procédures prévues par la réglementation, privilégier celles prévoyant des temps de négociation avec les prestataires afin de réduire les prix par rapport au juste besoin.
2
FAVORISER LES CLAUSES D’INSERTION SOCIALE ET ENVIRONNEMENTALE
Exemples : soutien au décrochage scolaire, emploi par les prestataires de personnes éloignées de l’emploi, clauses environnementales…
3
PARTAGER LES BONNES PRATIQUES AVEC LES AUTRES ETABLISSEMENTS
Rencontrer les établissements de l’enseignement supérieur au niveau national, et tout établissement et collectivités au niveau régional, afin de bénéficier de savoirs faire. Le travail en réseau permet de partager l’expertise et ainsi de dégager des gains dans un délai réduit.
4
MUTUALISER LES BESOINS AVEC D’AUTRES ETABLISSEMENTS PUBLICS DE LA REGION PAR LE BIAIS DE GROUPEMENTS DE COMMANDES
Dans le cadre des échanges avec les autres établissements, il est parfois intéressant de mutualiser les besoins en passant un groupement de commandes. Cet effet de masse présente un intérêt dans certains secteurs économiques, et ne doit pas mettre à mal l’accès aux PME.
5
BENEFICIER DES APPORTS DE L’UGAP, DU SERVICE DES ACHATS DE L’ETAT
L’U.G.A.P. et le S.A.E. proposent aux établissements des marchés conclus au niveau national. Les prestataires sont retenus sur la base d’un périmètre de prestations pré-définies. Il est prudent de ne pas restreindre l’accès des entreprises locales, et de retenir les secteurs techniques et économiques pertinents.
Généraliser les échanges avec les fournisseurs en phase de préparation (veille fournisseurs), en phase de procédures (négociations le cas échéant), en phase d’exécution (points affaires : fixation d’objectifs et vérification, revue et levée des difficultés,…)
FICHE
3 - 1
Version :
1.0
DEPLACEMENTS
Date :
24/06/2014
Les déplacements se font en 2nde classe / classe économique
Cette règle s’applique à l’ensemble des déplacements pris en charge sur des crédits de l’Université, quels qu’ils soient.
L’outil de commande de titres de transports dans le cadre du nouveau marché qui entrera en application à l’été 2014 sera paramétré en conséquence et permettra aussi de diminuer les coûts d’agence impactés à l’université
Des dérogations exceptionnelles, justifiées par un motif impérieux, peuvent être accordées.
Les réservations (fer et air) doivent être anticipéesafin de bénéficier d’un tarif plus économique
Privilégier les visio-conférences / conférences téléphoniques (selon la durée et/ou la nature de la réunion)
Les déplacements en véhicule personnel seront remboursés sur la base du tarif SNCF 2ème classe, comme le prévoit la réglementation.
Privilégier l’utilisation des transports en communs dès que cela est possible et que cela représente un coût inférieur aux frais de remboursement des véhicules personnels ou de services.
L’utilisation de la flotte de véhicules de services est à privilégier pour les déplacements professionnels
Hôtels : Une expérimentation est en cours avec une composante de l’université afin de valider l’utilisation d’une solution de commande en ligne. Une information détaillée sur ce point sera communiquée lorsque cet outil sera pleinement opérationnel.
Pour mémoire, le montant maximum de la nuitée hôtelière a été révisé à la hausse afin de tenir compte de la réalité des coûts d’hébergement, conformément à la possibilité de dérogations prévue dans la réglementation.
FICHE
3 - 2
Version :
1.0
RESTAURATION
(traiteur et restaurant – hors frais de mission)
Date :
24/06/2014
Pour un repas dans un restaurant, organisé dans le strict respect du cadre juridique autorisant ce type de dépense, le montant maximum par convive doit être limité à 25 €, voire 30 € dans des cas particuliers (montant préconisé par le CNRS).
L’appel à un traiteur pour des plateaux-repas doit être exceptionnel. Il convient d’organiser les réunions en-dehors de la pause méridienne.
L’appel à un traiteur pour les collations diverses (pause-café, buffet, réception,…) doit être réservé aux occasions exceptionnelles. Le montant par convive devra être déterminé avec modération. A l’identique, les achats de viennoiseries doivent faire l’objet de pratiques raisonnables.
FICHE
3 - 3
Version :
1.0
INFORMATIQUE
Date :
Utiliser les configurations « standard » définies pour les différentes utilisations par un comité d’experts animé par la Direction Informatique.
Des configurations « hors standard » sont réservées à des besoins spécifiques avérés et dument validés préalablement par la Direction Générale des Services, après instruction par la Direction Informatique en liaison avec le comité d’experts mentionné ci-dessus.
Veiller à appliquer la règle « d’obsolescence retardée » évoquée précédemment.
FICHE
3 - 4
Version :
1.0
TELEPHONIE MOBILE
Date :
24/06/2014
L’octroi de moyens de communication mobiles (téléphones, tablettes, smartphones, clés 3G…) est limité aux seuls personnels en ayant un besoin avéré.
La liste des situation pouvant justifier l’octroi d’un moyen de communication mobile sera définie dans une « charte relative aux moyens de communication mobile ».
Toute demande d’un moyen de communication mobiletype smartphone devra être formalisée et soumise au visa préalable de la Direction Générale des Services, pour l’ensemble des entités de l’établissement
Chaque ordonnateur veillera à l’adaptation des équipements et forfaits/options à l’utilisation projetée et s’assurera, au moyen des relevés de consommations, que l’utilisation est conforme et les options ajustées.
Veiller à appliquer la règle « d’obsolescence retardée » évoquée précédemment et ne renouveler que les matériels défectueux.
FICHE
3 – 5
Version :
1.0
MATERIEL AUDIO-VISUEL
Date :
24/06/2014
Toute demande d’achat de matériel audio-visuel doit être soumise pour avis préalable à la Direction des Usages du Numérique en explicitant l’utilisation projetée ;
Utiliser les équipements « standard » définis pour les différentes utilisations ;
Mutualiser l’utilisation des équipements existants
FICHE
3 – 6
Version :
1.0
COMMUNICATION
Date :
24/06/2014
Adapter les supports de communication pour en limiter les coûts
Solliciter l’avis du service communication sur l’expression de tout besoin relatif aux achats d’objets publicitaires : réflexion sur la mise en place d’une liste d’objet commune à toute l’université afin de regrouper les demandes et bénéficier d’un effet de commande importante.
FICHE
3 - 7
Version :
1.0
VEHICULES
Date :
24/06/2014
Toute demande d’achat ou de location de véhicule devra être validée par la Direction Générale des Services, après instruction par la DALI et le DAM.
Une politique de gestion centralisée de la totalité de la flotte de véhicules pourra être mise en place afin de mutualiser le parc existant et d’en optimiser l’utilisation.
Une étude sera menée afin d’envisager l’intérêt et les possibilités de développement de la location de véhicules
L’utilisation des transports en commun ou des modes de transport doux doit être privilégiée : l’utilisation du véhicule doit être limitée aux situations qui le justifient (transports d’objets, absence de desserte,…)
FICHE
3 - 8
Version :
1.0
RECOURS A LA CONSULTANCE EXTERNE
Date :
24/06/2014
Toute demande de recours à un consultant externe doit être validée par le comité de direction de l’université, quel que soit l’origine du financement et le montant du marché (concerne toutes les demandes, y compris celles émanant des composantes, hormis l’assistance à maîtrise d’ouvrage pour les projets immobiliers).
Une procédure et des documents supports ont été élaborés et diffusés à cette fin.
Ils sont disponibles auprès de Mme Anne-Fabienne MALET (af.malet@unistra.fr) du Service d’Aide au Pilotage.
FICHE
3 - 9
Version :
1.0
POLITIQUE D’IMPRESSION
Date :
24/06/2014
Objectifs :
Mutualiser les pôles d’impression. Evaluer les besoins/utilisations avant le renouvellement des matériels des centres de reprographie de l’université.
Centraliser les demandes de travaux grâce à un outil en ligne auprès des reprographes de l’université afin d’étudier la faisabilité en interne, au besoin externalisation.
Rationaliser les copieurs d’étages et les imprimantes : incitation aux bonnes pratiques (impression automatique en recto-verso, grande quantité demandée automatiquement auprès des centres de reprographie de l’université ….) : une campagne de communication sera menée en ce sens au sein de l’université.
Incitation à la dématérialisation.
FICHE
3 - 10
Version :
1.0
GESTION DES DECHETS
Date :
24/06/2014
La recherche d’économies conduit l’université à lancer un marché de ramassage des déchets qui sera opérationnel courant 2015. Il devra être adapté au réel besoin (poubelles équipées de puces électroniques permettant de ne payer que ce qui est vidé).
Parallèlement, la rationalisation et la mutualisation du parc de poubelles sera recherchée.
FICHE
3 - 11
Version :
1.0
AFFRANCHISSEMENT ET COURSIERS
Date :
24/06/2014
Une étude sera menée en 2014/15 afin d’identifier les mesures permettant de réaliser des gains en matière d’affranchissement et de coursiers. Les pistes suivantes seront notamment expertisées :
Rationaliser et mutualiser le parc des machines à affranchir et des contrats collecte/remise de la Poste.
Meilleure formation/information sur les tarifs d’affranchissement au sein de l’université (guide des bonnes pratiques) afin d’utiliser au mieux les tarifs économiques
