Compte-rendu de réunion



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Groupe de travail sur les archives ouvertes


Compte-rendu de réunion

29 novembre 2007

Université Paris Descartes, Centre Universitaire des Saint-Pères.
Etaient présents :


  • Emilie Barthet, Couperin

  • Thierry Bédouin, CRI, Rennes-I

  • Marie-Claire Bres, AMUE

  • Anne-Claire Bernaudin, SCD Rennes-I

  • Fabrice Blondeau, BIUP

  • Rachel Creppy, SDBIS

  • Camille Espiau, SCD, Lyon-II

  • Guillaume Hatt, Ecole des Chartes

  • Nolwenn Huet, SCD, INSA Lyon

  • Monique Joly, SCD, INSA Lyon

  • Jérôme Kalfon, SCD, Paris-V

  • Jean-Marie Le Béchec INP Toulouse

  • Jean-François Lutz, SCD, Metz

  • Yann Nicolas, ABES

  • Axel Pfalzgraf, SCD, INSA Lyon

  • Martine Pochard, SCD, Franche-Comté

  • Florence Rivière, ENPC

  • Emilie Romand-Monnier, SCD, Clermont-Ferrand

  • Marie-Thérèse Rebat, SDBIS

  • Anne Texier, ENSMSE

  • Gaid Thirion, SCD, Rennes-II




  • Etaient excusés : Francis André (DGRI), Claude Bagnol (Montpellier-I), Théodora Balmon (Troyes), Daniel Bourrion (Angers), Jean-Louis Boutroy (Marne-la-Vallée), Caroline Bruley, (Lyon-I), Marlène Delhaye (Aix-Marseille III), Sophie Desseigne (Bourgogne), Claire Douady (Limoges), Anne Giraudon (ENSSIB), Vincent Hachard (Strasbourg), Jean-François Jal (Lyon-I), Louis Klee (Nice), Elisabeth Lemau (Rennes-II), Christophe Pérales (Versailles), Laurent Perrillat (Grenoble), Marie-Luce Rauzy (Nice), Christine Stotzenbach (Marne-la-Vallée), David Varenne (ENSMSE).

Début de la réunion à 9 h 45


A. Informations générales :


  1. Compte-rendu de la rencontre avec le bureau du CoStrAO (27 novembre) :

La réunion avec le bureau du CoStrAO a permis de présenter le GTAO, ses objectifs (1/ structure de relais entre les établissements membres du consortium et les représentants au CoST 2/ lieu d’échange et de réflexion sur les besoins spécifiques des établissements universitaires) et ses travaux (communication et métadonnées).

L’occasion a été saisie pour revenir sur la place du GTAO dans le dispositif mis en place par le protocole d’accord et d’affirmer que le GTAO n’est en aucun le lieu de promotion d’alternatives à HAL.
Des échanges qui ont suivi se dégagent les points suivants :
Archives locales – HAL


  • la notion d’archive institutionnelle (ou archive de l’institution) est désormais bien intégrée par chacun et la légitimité pour un établissement de disposer d’un tel outil interconnecté à HAL est reconnue.

  • l’utilité des deux niveaux (local et national) a également été abordée : l’archive ouverte nationale ayant essentiellement une vocation scientifique tandis que les archives locales peuvent aussi jouer un rôle dans la gestion et le pilotage de la recherche.

  • l’importance prise par les indicateurs issus de la recherche est assurément un levier important pour promouvoir les archives ouvertes au sein des établissements.


Sensibilisation des chercheurs


  • dans une persective à long terme, le succès des archives ouvertes passe non seulement par des prises de position politiques (au niveau des établissements ou au niveau national comme l’a fait l’ANR) mais également par une sensibilisation des chercheurs dès le début de leur carrière. A ce titre une action auprès des écoles doctorales semble nécessaire ;

  • un des rôles possibles et souhaitables pour les bibliothèques est la sensibilisation des membres de la communauté universitaire aux archives ouvertes en tant que ressources documentaires ;

  • une journée de présentation des archives ouvertes et de HAL à destination des membres de la CPU est prévue au mois de mars prochain.


Actions envisagées pour Couperin en relation avec le bureau du CoStrAO


  • examen et propositions d’améliorations du site web archives-ouvertes.fr par les membres du GTAO ;

  • prise de contact avec les éditeurs universitaires et commerciaux dans l’espace francophone afin de déterminer leur politique en matière de dépôt par les auteurs de leur production dans des archives ouvertes ;

  • coordination avec le bureau du CoStrAO des actions de communication à destination des instances politiques dans les établissements.


Avenir du protocole d’accord


  • le constat est fait de la nécessité de repenser le dispositif mis en place par le protocole signé à l’été 2006 en vue d’améliorer le fonctionnement des comités. Le premier semestre 2008 sera consacré à ce travail.

  • au sujet du contenu de l’archive ouverte nationale (texte intégral vs notices bibliographiques ; articles de recherche vs thèses et autres), la question n’est pas tranchée à ce stade et devra être abordée dans le cadre de la réflexion qui sera menée début 2008.

Jérôme Kalfon souligne qu’un travail est nécessaire sur la sémantique car les expressions utilisées peuvent être source de malentendus.

La question se pose également des types de documents déposés dans les archives et des différences de modes de transmission liées à cette typologie.

Il convient enfin de ne pas perdre de vue la question de l’intermédiation. Par exemple, pour l’Inserm, le dépôt d’articles dans HAL-Inserm est totalement médiatisé par des agents chargés spécifiquement de cela. Il semble en effet impossible de créer un habitus d’auto-archivage par le chercheur pour une production moyenne de 2 à 5 articles par an. Ce rôle d’intermédiation va faire évaluer les fonctions bibliothéconomiques classiques.

Il faut insister, dans les discours sur les diverses facettes que recouvre l’expression « archive ouverte » et sur la pluralité des modes de dépôt et de collecte des documents.
On constate qu’en quelques années on est passé des archives ouvertes « militantes » à l’archive prise en main par l’institution à des fins, entre autres, de gestion. Le GTAO, dans ses travaux et ses discours doit veiller à garder le cap entre ces deux fonctions des archives ouvertes, à la fois outils scientifiques pour les chercheurs et outils de gestion pour les établissements.



  1. Compte-rendu du COST (28 novembre) :

Monique Joly et Rachel Creppy rendent compte des points abordés :




  • la suite du protocole a été évoquée : le besoin d’une instruction rapide a été affirmée.




  • la position de certains éditeurs à l’égard du dépôt en archives ouvertes a été abordée suite aux interrogations de certains membres du CoST sur les droits réellement accordés : dépôt en archive ouverte « générique » ou uniquement dans une archive institutionnelle ?

Ce débat a été lancé suite aux discussions en cours aux Etats-Unis autour de l’obligation de dépôt des publications financées par le NIH.


  • Site web archives-ouvertes.fr : constat que le site n’est pas abouti en l’état.




  • Point sur les travaux du groupe 2 : le rapport sur les principes d’échanges entre des systèmes locaux et Hal est validé. Le format « ao.fr » en travail mais pas suffisamment avancé pour être diffusé.




  • Informations présentées par le CCSD :

  • un accord a été signé avec des établissements scandinaves pour faire de HAL leur plateforme d’archive ouverte dans le domaine des SHS ;

  • 50 000 anciens articles de l’éditeur EDP Sciences seront versés dans HAL après numérisation.




  • La conférence Berlin 6 se tiendra à Göttingen en Allemagne.




  • Le CoST propose au CoStrAO de dresser un bilan du fonctionnement des conseils mis en place par le protocole d’accord et de formuler des propositions pour la suite. Il a notamment suggéré de maintenir la journée consacrée aux questions juridiques.




  • Anne-Marie Badolato a présenté les conclusions du test qui a été mené sur DRIVER. Pour les ressources françaises, ont été moissonnés par le prototype du moteur européen les bases HAL, IRD et Ifremer.

  • un des constat partagés au niveau européen est le déficit de visibilité des thèses.

  • des améliorations sur le multilinguisme de l’interface et des recherches sont demandées

  • un travail sur les données brutes issues de la recherche sera mené dans le cadre de DRIVER II.



  1. Travaux des groupe thématiques :



Groupe « Sensibilisation »



Participants : Emilie Barthet, Marie-Claire Bres, Rachel Creppy, Camille Espiau, Nolwen Huet, Monique Joly, Jérome Kalfon, Florence Rivière, Anne Texier, Gaid Thirion.

Présent pour le site Couperin AO : Quentin Morelon
Rappel ordre du jour
Glossaire du COST

Schéma de publication

Site Couperin sur les Archives ouvertes

Groupe « Enquête » : présentation d'un projet de zoom sur un établissement pour compléter les données recueillies lors de l'enquête diffusée au printemps 2007

Boîte à outils

FAQ technique

Déontologie du dépôt

Mediawiki


Tous les points à l'ordre du jour n'ont pu être abordés faute de temps. L'après-midi a été exclusivement consacrée à la présentation du site Couperin sur les AO, et aux discussions afférentes à ce point.


  1. Glossaire

Monique Joly nous avait transmis le glossaire du COST à l'issue du précédent GTAO. Les membres du groupe 1 étaient invités à faire remonter leurs remarques à Monique avant le 29/11, pour qu'elle puisse formuler des propositions au COST. C'est ce qui a été fait, et nous attendons maintenant le retour du COST.

Rachel Creppy précise toutefois que le glossaire n'est pas encore disponible dans sa forme validée définitive car des remarques ont été ajoutées récemment par des membres du COST. Il est éventuellement envisageable de pouvoir disposer d'une version définitive avant la fin de l'année 2007.


  1. Schéma de publication :

L.Perrillat, excusé ce jour, a rédigé un schéma des publications scientifiques dans le domaine de l'Histoire (annexe 1). Nous n'avons pas eu le temps de l'étudier en détail : ce point sera à insérer à l'ordre du jour du prochain GTAO.




  1. Site Couperin sur les AO

Emilie Barthet et Quentin Morelon (informaticien à la Cellule de la documentation électronique de l'Université Paris Descartes) nous ont présenté le site web Couperin dédié aux Archives ouvertes. Ce point a fait l'objet d'une attention particulière puisqu'il s'agit d'une mission importante du groupe communication du GTAO. Un lien vers une première ébauche avait déjà été envoyé par mail au groupe.


Précisions techniques

Le site a été développé sous SPIP. Il est distinct du site Couperin d'un point de vue informatique, c'est-à-dire qu'il fonctionne de manière complètement autonome, mais reste hébergé sur le serveur Couperin.


Public cible

Les établissements membres de Couperin constituent le public prioritairement visé par ce site, qui a vocation à diffuser des informations relatives aux Archives ouvertes.

3 « entrées » sont possibles :


  • Les Archives ouvertes pour qui?

  • Tout savoir sur l'Open Access

  • Effectuer une recherche dans une Archive Ouverte


Ergonomie et graphisme

Le groupe a apporté quelques suggestions à la charte graphique (charte graphique du site web Couperin), aux fonctionnalités de navigation, aux couleurs....Toutes ces remarques seront intégrées dans la prochaine maquette du site.


Contenu

Il a été validé par le groupe 1, puis en séance plénière, que le titre du site serait « Les Archives ouvertes » et non « Archives ouvertes », pour ne pas prêter à confusion quant à la terminologie employée.

La « promesse du site » se trouve en haut de page. Elle sera complétée par J.Kalfon et E.Barthet. Le groupe a en effet décidé d'inclure une phrase précisant qu'il s'agit des travaux du GTAO.

Un lien vers le Wiki du GTAO est accessible dans le bandeau à gauche du site

Le groupe a finalement décidé de conserver l'accès « éditeur » en proposant par exemple des liens vers des contacts sur le modèle « vous êtes éditeur et intéressé par les AO, vous pouvez contacter lien vers contact »

Gestion et organisation

Il a été validé qu'Emilie Barthet occuperait la fonction d'« éditeur en chef » et que les membres du groupe 1 seraient tous « contributeurs de rubriques ». La gestion des droits d'utilisateurs permettra de mettre en place cette organisation. Nous insistons par ailleurs sur l'importance de la participation de chacun pour faire vivre le site.

A. Texier propose de se charger de la réécriture des messages de communication que nous souhaitons mettre en ligne.


  1. Groupe Enquête

Gaid Thirion et Nolwen Huet nous ont présenté le projet du groupe « Enquête », prévu à la fin de l'année 2007/ début 2008 (annexe 2).


Présentation

Il s'agit de faire un zoom sur 2 établissements questionnés dans le cadre de l'enquête menée au printemps 2007 pour approfondir les réponses qui avaient été faites. L'objectif est d'identifier précisément la démarche menée par ces établissements, ses points forts, ainsi que les difficultés rencontrées. Ces données seront complétées par des entretiens téléphoniques et des visites sur site.


Un dépouillement précis permettra d'extraire les clés d'une démarche réussie pour les transmettre aux acteurs concernés par les AO, et d'intégrer certaines données (fiches de synthèses par thème par exemple) dans la boîte à outils.
Contours du projet

Actuellement, aucun établissement n'a été contacté. Toutefois, il conviendra d'informer les établissements partenaires sur :



  • l'investissement requis pour mener à bien ce projet.

  • la communication qui sera faite sur les résultats de l'enquête. En effet, certaines réponses vont mettre en avant les difficultés rencontrées lors de la mise en place d'un tel projet : cela n'aura pas pour but de desservir l'établissement mais de proposer des solutions aux acteurs qui se trouveraient dans une situation similaire. Une autorisation de diffusion sera donc à demander.


Choix des établissements

Le choix des établissements est en cours. Il est retenu de choisir des « cas-types », avec une préférence pour des solutions rôdées et stables.


Une validation du document du groupe « Enquête » est nécessaire pour le prochain GTAO. Par ailleurs, il faudrait des volontaires pour participer à ce travail, en particulier pour le dépouillement (M.C. Bres se joindra notamment à ce groupe)


  1. Boîte à outils

Florence Rivière nous a transmis (annexe 3) un document sur le modèle de la check-list suggérée par Jérome Kalfon. Il nous faudra voir comment insérer cette check-list dans la boîte à outils. Nous n'avons pas pu discuter davantage de ce point, il sera donc réinscrit à l'ordre du jour du prochain GTAO.




  1. FAQ technique

Il avait été décidé lors de la dernière réunion que la FAQ technique serait rédigée par l'ensemble du groupe. Le groupe a décidé que le contour de la FAQ technique serait d'ordre général plutôt qu' institutionnel en raison des particularités de dépôt propres à chaque établissement. Les questions devront en particulier traiter des formats, protocoles, versions, et de la validation scientifique.


Des questions ont été proposées par D.Bourrion, Nolwen Huet, Monique Joly, Camille Espiau (annexe 4).


  1. Déontologie du dépôt

Rachel Creppy nous a communiqué un document à valider avant la prochaine réunion (annexe 5). De cette manière elle pourra commencer à amorcer le travail sur les chartes déontologiques.




  1. Mediawiki

A. Mahé étant absente ce jour, nous n'avons pas pu aborder ce point.






Groupe « Métadonnées »





  1. Graal : les métadonnées de Graal doivent être transmises au GTAO




  1. Prévoir un déposant (autre que le déposant « «auteur ») qui a des droits pour modifier les métadonnées (typiquement un documentaliste)




  1. Abes : travail sur les identifiants

Point de départ ARK mais toujours problème des noms de domaines non stables

 Réflexion pour ORI-OAI




  1. MD ajoutées :




  • Bloc de métadonnées communes : type de document

  • Bloc de métadonnées communes : commentaire de version

  • Bloc de métadonnées de contexte : déposant institutionnel

  • Bloc de métadonnées de contexte : identifiants locaux

Nous avons décidé l’ajout d’une MD dans le pavé des MD communes  sur le type de la version concernée : complète, dégradée (voir ci-dessus). Et il est nécessaire de renseigner cette information dans les MD descriptives.

Mais, ne devons-nous pas également indiquer cette mention, à un autre niveau, dans les MD juridiques, comme une « restriction » imposée par l’état juridique du document ? Dans le contrat ?


  1. Métadonnées de droit

Les remarques ci-dessous tiennent compte des réflexions du groupe GTAO du 29/11 mais aussi d’échanges ultérieurs entre Emilie, Fabrice et Martine.

Plusieurs types d’informations sont nécessaires :


  • sur le statut juridique du document en tant qu’ « œuvre »

  • sur la « titularité » du document en tant qu’ « œuvre » (propriétaires des droits)

 Lien URL sur le document « contrat » qui devra contenir des informations sur les liens entre les différents acteurs : auteur / institution ; auteur / co-auteurs + tiers ; auteur / éditeur.

  • Sur l’état juridique du document dans ses différentes versions (preprint, version éditeurs, postprint, etc.) :

    • Accès (diffusion, périmètre, embargo, etc.)

    • Usages (impression, téléchargement, etc.)

Dans la partie « Accès » et « périmètre » : nous avions évoqué des critères tels que : « pas de diffusion », « intranet » et « internet ». Fabrice a exprimé un autre critère, celui du caractère moissonnable ou non du document par d’autres archives.

Il nous semblait (Emilie et Martine) que, soit le document est donné techniquement comme diffusable sur internet et donc moissonnable (envoyé sur le serveur OAI), soit il n’est pas diffusable sur internet et donc pas envoyé sur le serveur OAI et pas moissonnable. Dans ce sens, nous envisagions cette information plutôt comme une donnée technique (dans les MD techniques).

Cependant, la remarque de Monique évoquant le « retour en arrière » de certains éditeurs du domaine SMP souhaitant autoriser la diffusion dans une archive institutionnelle mais pas dans des archives génériques nous conduit à évoquer la question au sein du groupe.


6. Traitement des « Event » (conférences) :

Ajout à la fin de ce CR du tableau « Pavé conférence associable à tout type de publication »




A FAIRE le 17 janvier 2008 :


        1. Comparer :




  • Le volet Propriété Intellectuelle du Dublin Core.

  • METSRights.

  • Creative Commons et Science Commons

  • ODRL et MPEG-21/5

Début janvier 2008, un document synthétique du travail de Lionel Maurel sera mis sur le wiki (mémoire Enssib, 2006 : Panorama des systèmes de metadonnees juridiques et de leurs applications en bibliothèque numérique).


  1. Accords sectoriels




  1. Réfléchir aux informations à mettre dans le contrat.

le travail du 1er Octobre

le travail du 25 Octobre

le travail du 29 novembre



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