Compte-rendu de réunion



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Autre scénario


Pavé conférence associable à tout type de publication


Métadonnées de catalogage – partie « référence bibliographique » pour les conférences et les communications : commentaire GTAO Cette partie veut décrire 2 notions (un événement, au sens anglais « event », mais aussi les travaux qui en sont issus et qui ont pu être publiés (des actes par exemple). Il faut bien distinguer les MD de la conférence et les MD de la publication commerciale des actes.

DOI

F




Recommander son usage quand il existe (permet en particulier de faire du dédoublonnage).










Prévoir comme champ identifiant : ID , répétable et qualifiable.

Monter aux métadonnées communes ?

(GTAO)







OK

Titre de l’ouvrage (ou de la conférence ?)

O




Mettre plutôt « Titre de la conférence »

(GTAO)







OK, toutefois si actes, utiliser le titre du document dans les métadonnées de catalogage communes










Distinguer événement des actes.

« Titre des actes »

Audience

O




(non spécifiée – internationale – nationale)

(GTAO)







OK, dans le cas d’une communication avec actes.

Audience de la conférence

Editeur

O (communications)







(GTAO)







OK préciser éditeur commercial

(GTAO)




O

Ajouter champ ville de l’éditeur (pour l’éditeur commercial)

Ville

F (conférences)







(GTAO)




O

Préciser « ville de la conférence »

Pays

F (conférences)







(GTAO) pays




O

Préciser « pays de la conférence »










Dates de la conférence : date de début et date de fin.










Organisateur de la conférence : structure répétable (établissement, laboratoire…) ou individu (responsable scientifique ou organisation).

(GTAO)







La date de la conférence est à ajouter

Pagination

O







(GTAO)







OK

Editeur scientifique

F







(GTAO)







OK

Commentaire = Notes

F




Suggestion GTAO

(GTAO)







OK










Cas à préciser : que fait-on lorsqu’une communication est publiée dans une revue scientifique ?

(GTAO)







OK, si le titre de l’article est différent de celui des actes, on déposait un second document, avec comme type :

article dans revue ». On aura donc 2 documents, l’un qui décrit la conférence, l’autre l’article.



Annexe 1 : inventaire éthique


Annexe 2 : boîte à outils

Etapes

Actions

Acteurs

Public

Réalisations et outils

Création d’une équipe de projet
























Etat des lieux

Action 1

Analyser les existants et les besoins dans l’établissement



Chef de projet, chercheurs, représentants des unités de recherche

Equipe de gouvernance, responsable du service documentaire

  • Enquête, questionnaire

Action 2

Etudier des solutions / faire une veille sur les projets extérieurs




Chef de projet, service informatique

Equipe de gouvernance

  • Tableau comparatif

  • Etude de faisabilité

  • Dossier de synthèse

Assurer les relations avec la plateforme nationale de dépôt


Chef de projet, CCSD







Définition de la politique d’établissement et validation du projet

Action 1

Convaincre la direction de l’établissement




Responsable du service documentation, chef de projet

Equipe de gouvernance



  • Argumentaire

Réalisation intermédiaire : lettre de mission validée en CA

Equipe de gouvernance, D.R.

Correspondants dans les laboratoires

  • Lettre de mission

Action 2

Cadrer les objectifs et les responsabilités



Chef de projet, responsables de laboratoires, DSI de l’établissement

Usagers de l’archive

  • Charte et déontologie




Action 3

Créer un comité de pilotage et des groupes de travail



DR ; Services documentation, communication, informatique, correspondants laboratoire ; service juridique




  • Cahier des charges




Action 4

Choix définitif





Comité de pilotage, DAF

Equipe de gouvernance

  • Tests

  • Choix




Etape des personnes relais

Action 1

Identifier les personnes relais



Chef de projet, organismes et personnes ressources, documentalistes, DRH

Usagers de l’archive

Action 2

Former les personnes relais



Formateurs, documentalistes

Personnes relais

  • Supports pédagogiques, adaptés à la solution choisie

Définition d’une politique de sensibilisation des chercheurs



Action 1

Identifier des correspondants dans les laboratoires, développer des rôles de modérateurs



Direction de la recherche, responsable du service documentaire, chef de projet, responsables d’unités de recherche

Correspondants potentiels : correspondants documentaires des unités de recherche, chercheurs

  • Appel à candidature

  • Lettre destinée aux correspondants

Action 2

Communiquer vers la communauté universitaire



Chef de projet, service communication



Public cible : du chercheur au doctorant

  • Article dans la lettre d’information de l’établissement

  • Site intranet

  • Portail des publications

Action 3

Former les déposants



Chef de projet, correspondants dans les unités de recherche

Communautés et personnels des unités de recherche

  • Argumentaire présenté en conseil de laboratoire







Documentalistes, chercheurs

Communautés et personnels des unités de recherche

  • Fiche d’entretiens individuels

Chef de projet, documentalistes, service juridique

Communautés et personnels des unités de recherche

  • Synthèse sur les aspects juridiques

  • Référentiel sur les éditeurs et revues de l’établissement avec les politiques AO Sherpa Romeo

  • Modèles de courriers type aux éditeurs

Service documentaire, service communication





  • Guide du bon usage de l’archive

Action 4

Remplir l’archive



Service de documentation







Bilan, suivi et gestion du dispositif

Action 1

Communiquer vers les lecteurs



Chef de projet

Lecteurs de l’archive



Action 2

Elaborer des indicateurs statistiques



Chef de projet, informatique documentaire

Equipe de gouvernance

  • Graphiques fournis par la plateforme nationale de dépôt

  • Tableaux de bord

Action 3

Identifier des modérateurs juridiques, référents et tamponneurs de collections



Chef de projet, chercheurs référents




  • Guide des collections sur HAL

Action 3

S’assurer de la qualité des métadonnées et des données












Action 4

Correspondre avec les éditeurs non référencés dans Sherpa Romeo












Procédure de gestion des problèmes

Action 1

Correspondre avec les éditeurs non référencés dans Sherpa Romeo












Action 2

Répondre aux questions des usagers











Suivi de l’évolution de l’archive en fonction des retours et demandes d’amélioration











































Annexe 3 : FAQ
Partie généralités
Qu'est-ce qu'une archive ouverte?

L'expression "Archive Ouverte" est la traduction la plus commune de l'expression anglaise "Open Archive". Il n'y a donc pas de lien avec les "archives des archivistes". L'expression Archive Ouverte est aujourd'hui assimilée à un serveur de documentation scientifiques (publications, mais aussi thèses, actes de congrès...), ouvert gratuitement sur le WEB et respectant, généralement, le protocole d'interopérabilité OAI-PMH. (source : lexique de l'archive ouverte Archimer de l'Ifremer, disponible sur http://www.ifremer.fr/docelec/lexique.htm)




  1. Qui peut déposer?

Tous les membres de la communauté scientifique peuvent déposer, en accord avec les règles de fonctionnement fixées par les établissements et l'archive dans laquelle s'effectue le dépôt.

Pour savoir si votre archive dispose d'une archive ouverte : lien vers la liste des toutes les AO existantes.




  1. Que peut-on déposer?

Les archives institutionnelles visent à être exhaustives. Il est possible de déposer des pré-publications et des publications, en mesure d'”assurer la qualité scientifique du contenu de l'archive”, selon le texte fondateur (disponible sur : http://www.archives-ouvertes.fr/spip.php?article6 )
la prépublication désigne les versions d’un texte produit par un (des) auteur(s) avant acceptation par un comité de rédaction et éventuellement par un comité de lecture (évaluation par les pairs) (source : glossaire de l'INIST, disponible sur http://openaccess.inist.fr/article.php3?id_article=109)
La postpublication est la version publiée dans une revue d’un texte produit par un (des) auteur(s) après acceptation par un comité de rédaction et éventuellement par un comité de lecture (évaluation par les pairs) (source : glossaire de l'INIST, disponible sur http://openaccess.inist.fr/article.php3?id_article=108 )


  1. Pourquoi déposer?

Le dépôt dans une archive ouverte permet de :

  • Respecter les prescriptions des organismes de financement de la Recherche

  • Favoriser la communication directe entre chercheurs

  • Accroître la visibilité par un accroissement du taux de citation et la rapidité de mise à disposition de l'information

  • Garantir la pérennité des données, en constituant une grande base de connaissance des travaux de la Recherche

  • Participer à la constitution de moteurs de recherche internationaux




  1. Qui finance? Qui en bénéficie?

Si l'accès aux documents déposés constitue un coût mineur (connexion internet), le coût d'un dépôt dans une archive ouverte requiert un investissement de la part de l'établissement qui doit organiser l'archive et du chercheur qui doit prendre le temps de déposer.


  1. Qui modère l'archive?

Tous les documents déposés dans archive-ouverte.fr font l'objet d'une validation scientifique élémentaire placée sous le contrôle d'acteurs scientifiques spécialistes du domaine.

L'établissement dont dépend l'archive peut également faire des choix scientifiques et rédiger une charte de diffusion que tous les chercheurs sont dans l'obligation de respecter.




  1. Comment mettre en oeuvre une AO?

Renvoi vers la boîte à outils






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