Compte rendu du bureau de l’association des drh – mardi 8 décembre

Compte rendu de l'AG de l'association des DRH
mardi 8 juin 2010

09:30 – 17 h

Présents : 44
1-Bilan de l’année

Bilan financier, bilan des adhésions : 3950 € (dépenses = 99 €de logiciels, 33,99 €de relevés de frais de gestion= soit 210 €). Bilan = 3740 €.

Débat sur l'adhésion à l'association : seuls les DRH peuvent adhérer; la question de l'adhésion individuelle ou de l'établissement se pose: réflexion pour l'an prochain

Le montant de l'adhésion est maintenu, l'accès au réseau et forum est conditionné à l'adhésion

79 adhérents à ce jour (97 inscrits)

En prévision : rencontre Josette THEOPHILE le 7 juillet à 9h30.

2- Mise à jour du CA

2 places et 2 candidatures = Marie Noëlle CHAMPETIER (Nice Sofia Antipolis) et Anne-Marie RIOU du Mans. Vote : unanimité

Membres actuels du CA : Ariane FREHEL, Stéphane BOURDAGEAU, Philippe LASHERMES, Emmanuelle ROLAND, Dominique SALLES, Philippe LECHIPRE, Marylène OBERLE, Valérie GIBERT, Annick BOUCHAUD.
3-Synthèse des groupes de travail de l’AMUE et du ministère

- Dominique Salles et Stéphane BOURDAGEAU : "échanges et partage des données relatives à la déconcentration" (avancement des enseignants-chercheurs) : faut il moratoire encore d'un an sur la déconcentration ou directement promo par les établissements ? Côté COCKTAIL, les listes de promouvabilité sont possibles, mais pas pour HARPEGE. Prochaine réunion : vendredi avec tous les éditeurs pour voir les patchs. Les établissements passés à l'autonomie souhaitent assumer seules les opérations de promotions et d'avancement. Pb : c'est le président qui signe les arrêtés mais trop lourd techniquement pour l'avancement. Pb : patch HARPEGE n'est pas le souci de l'AMUE (priorité = SIHAM). AMUE pourrait s'engager dans un système de liste de promouvabilité. Rôle des développeurs locaux ? Pb : la déconcentration doit être opérationnelle d'ici décembre. GESUP 2 ouvert aux établissements, mais ouverture dimensionnée. Exemple : anormal d'avoir à re-saisir les informations dans NOTASUP.

-Réunion sur le handicap (Valérie GIBERT) : courrier de madame THEOPHILE avec campagne de sensibilisation sur le recensement des RQTH et BOE. Pb : Campagne est en cours de signature : pas diffusée en même temps que le recensement. Question sur l'obligation de recrutement : va-t-on avoir la masse salariale gelée ? Pour le financement : traiter directement avec le FIPHFP mais c'est très long (un an). Les rectorats ont des crédits (notification en mars) mais crédits trop faibles.

-Réunion de travail sur les contractuels : J.CAZORLA et Annick BOUCHAUD. Objectif : rédiger un guide sur les contractuels. Sommaire du guide : concerne tous les contractuels, très complet. Problème : loin d'être prêt. Un débat s'instaure sur les différentes politiques menées en faveur des contractuels (recrutement, CDI, carrière/avancement, primes). Un agent en CDI qui change de fonction, devrait repasser en CDI ? (question d'un contrôleur financier). Pb : pratiques différentes selon les universités sur le traitement des contractuels. Vide juridique. Témoignage de Marylène pour Strasbourg : habiller par une convention de gestion validée en CA (cadrage social pour compenser les carences du législateur). Attention au contexte LRU : marge de manœuvre financière et concurrence.

-IGAENR : à la suite des audits des universités, l'inspection générale de l'administration est chargée de rédiger un guide d'auto évaluation sur 4 fonctions dont la fonction RH (fonctions financières/ SI/ achat/patrimoine). Quelques présidents ont proposé que le travail soit conduit avec des universités. Les universités d'Aix Marseille 2 et Dijon ont répondu positivement mais les IG souhaitaient compléter avec 3 à 4 DRH d'autres universités. Annick BOUCHAUD, de Poitiers, Philipe LESHERME, de Montpellier 1 (ex 2) et Emmanuelle ROLLAND de l’université de Bretagne Occidentale à Brest ont intégré le groupe de réflexion. Le travail consiste à compléter le guide méthodologique d'auto-diagnostic des procédures de gestion déjà élaboré. Des grilles de procédures et un scénario d'optimisation doivent être élaborés pour fin juin; le but étant d'optimiser les fonctions support. Au cours de la première réunion, nous avons pu exprimer des remarques sur le guide et nous avons discuté de la définition de fonctions et sous-fonctions en GRH. Elles ne correspondent pas aux "fonctions Silland" qui ne paraissent pas opérationnelles. Nous avons insisté sur l’importance du pilotage et de la mise en oeuvre de la politique RH. Ont été évoqué également le caractère partiel du travail d’optimisation des moyens humains dès lors qu’il ne prend pas en considération le personnel hébergé (très nombreux dans les établissements centrés sur les sciences dures) est évoquée. Concernant les grilles, nous avons insisté pour ne pas alourdir la maquette en ajoutant des colonnes alors qu’elles leur semblent déjà très nombreuses. «Si les grilles sont surdimensionnées, elles ne seront pas utilisées».
-Référentiel métiers : Annick BOUCHAUD, Valérie GIBERT, Claude GUEDAT. 119 fiches métiers en cours de rédaction. Vise à compléter le RIME pour l'éducation nationale et l'enseignement supérieur et à englober l'ensemble des métiers quelque soit le corps d'appartenance. Liste d'activités, de compétences (dictionnaire des compétences). Résultat fin année 2010.
- Question représentation dans les groupes de travail : identifier les personnes ressources et un référent pour chaque thématique.

4 -Fonctionnement des groupes de travail internes à l'association : revoir l'organisation, l'appellation. Question du site WEB : ne pas être trop ambitieux. Par exemple, la partie documents du forum n'est pas utilisée.

Proposition : site WEB = 1er niveau page d'accueil : présentation de l'association. 2ème niveau avec mot de passe = alimenter avec textes…(1 info par semaine). Site WEB hébergerait les enquêtes. Hébergement du site WEB à l'ENS. Rencontrer les responsables du CRI en juillet pour la mise en œuvre pratique. Groupes : réduire les thématiques. Les introduire dans l'arborescence du site. Il faudrait 2 animateurs par groupe. Les référents pourraient être en contact avec les associations métiers partenaires concernées. A partir des échanges de courrier électronique, créer des groupes. Collecter les informations ministérielles pour les archives.

Groupes Thématiques : statuts BIATOS, statuts enseignants, masse salariale/emploi, GPEEC, SIRH

2 animateurs par groupe, contactés directement par les interlocuteurs.

Missions : repérer ce qui relève du thème dans les échanges, fait une synthèse du problème et saisit le ministère, mettre à jour le site. Enquêtes à disposition sur le site. Question de la confidentialité des données (exemple : primes). Nos propres enquêtes doit rester pour l'utilisation en interne du réseau. Si communication à un tiers, on en discute.

BIATOS : Valérie GIBERT, Emmanuelle ROLAND

Enseignants : Claude GUEDAT, Marie-Françoise PONY

Masse salariale / emplois : Dominique SALLES, Stéphane BOURDAGEAU

GPEEC : Marylène OBERLE, Annick BOUCHAUD

SIRH : Yannick JOLY, Philippe LASHERMES, Jean NOEL PAYRE

5 -Points sur les dossiers SIRH

M.MICHAUD (AMUE-SIHAM): accélérer le planning pour la gestion prévisionnelle des emplois et compétences (y compris fiches de poste/entretiens professionnels…) = démarrer les ateliers dans le dernier trimestre 2010. Validation de la paye TG : DGFIP impose un calendrier contraint en phase de test (3 phases : validation des interfaces papier, puis sur une centaine de cas = simulation paye, 2 sites pilotes au printemps 2011 -un peu juste) puis déploiement sur tous les sites. 5 sites pilotes sur SIHAM été 2011 puis déploiement par 25/30 au printemps 2012. Phase de contrôle préalable des données (fiabilité des données HARPEGE et WINPAIE à vérifier d'abord: bascule qu'après avoir vérifié la fiabilité des données). Vérification paye. Marché avec Accenture débute. Pbs à régler : conformité aux standards (HR Access). Restent des spécificités (ex : HC). Comité de suivi aidera à l'arbitrage des choix. Autres étapes : interface avec SIRHEN : identification et cohérence des référentiels (pour échange de données) / interface avec l'ONP : contexte favorable (même version 7.2 HR ACCESS) : un ministère pilote en 2012 (agriculture), enseignement supérieur peut être en 2013 (les universités doivent se regrouper pour la paye, l'ONP prend en compte 20000 payes par opérateur ...).
Questions :

-Avancement des EC: 1er scénario =établissements établissent leurs listes de promouvables si bases fiables et système automatisé; 2ème scénario : moratoire (MEN fait promo) mais les établissements doivent transmettre des données à jour. 11 juin : réunion technique pour sortir une requête unique. GT le 23 juin pour valider le scénario 2. Dans tous les cas, il faut fiabiliser les données. AMUE : diffusion d'un patch d'HARPEGE en décembre (discussions avec VIRTUALIA et COCKTAIL également). Question : aura-t-on l'outil à temps ? AMUE va travailler dessus. Le président de la CPU va alerter la semaine prochaine les présidents pour mettre en garde sur la charge de travail que cela va représenter pour la fiabilité des données (tout entrer doit être saisi : détachements, disponibilité ...).

- Interfaces APOGEE/GRAAL/LDAP/SIFAC… : prévu. Référentiel de données partagées PRISME entre toutes les applications (comme GRUM). Les données de SIHAM alimenteront PRISME qui servira toutes les autres applications.

- Charges d'enseignement : définir une interface dans SIHAM pour injecter dans les applications périphériques (HELICO, GEISHA) chargées du calcul des charges d'enseignement (mais pas dans SIHAM directement, car pas de standard en la manière dans toutes les universités). Il y aura des connecteurs entre SIHAM et les périphériques. Ce sera prévu dans la livraison en prod dés le départ et travail pour une version intégrée en 2ème version.

-Liaison avec POEMS : interface avec POEMS prévue puis intégration directe dans SIHAM (le projet SIHAM avec ACCENTURE prévu pour 7 ans).

-Gestion des feuilles de temps : travail conjoint avec le CNRS : interface ouverte avec SIHAM (accrocher des applications externes).

-Si ONP : quel changement ? On change de méthodologie : on ne transmet pas de mouvements de paye mais des situations administratives (on ne fait plus de cartes) Interface SIHAM/ONP : dématérialisation complète. ONP permet de caler le respect strict des règles de paye (harmonisation des règles de paye dans les ministères) : risque de durcissement des règles (exemple : indemnité = respect des textes, exemple pour la PFI. Quid de l'autonomie des établissements ? La nature des relations entre les agents comptables et la TG va évoluer. AMUE propose une formation paye et contrôle de paye.

-Arrêt progressif d’ ASTRE ? Maintenance jusqu'à la DADS de 2012.

-Paye : déversement de la paye dans SIFAC = interface fonctionne mais si on veut imputation fine, il faut saisir de manière fine dans HARPEGE. Pour COCKTAIL, 2 interfaces (MANGUE/SIFAC) et idem avec WINPAIE. 50 établissements payent avec WINPAIE : Reims a mis en place une interface pour éviter double saisie HARPEGE / WINPAIE = outil WITCH qu'on peut récupérer (AMUE travaille avec Reims pour organiser le déploiement d'ici fin de l'année) = fonctionnalités de ESUP. Interface PAYETAT d'HARPEGE pour générer le fichier GEST : livré en site pilote à AIX-Marseille 2 et Toulouse 3 = problèmes (stock d'anomalies), l'interface ne va vraisemblablement pas être déployée (décision au prochain CA de l'agence). Le référentiel des règles des TG n'est pas complètement stable (règles interprétées de manière différente d'une TG à l'autre) : travail d'harmonisation en cours avec la DGESIP. Objectif d'automatisation de la paye à partir de la situation administrative : trop compliqué. Revenir à l'intervention des gestionnaires sur la paye comme pour WINPAIE et GIRAFE. AMUE conseille WINPAIE aux établissements qui attendaient HARPAYE. AMUE souhaite collecter tous les outils internes développés par les DSI et peut les déployer. 7 juillet : présentation des outils de l'AMUE sur la paye (notamment interface WITCH et interface SIFAC).

-Déversement de WINPAIE dans SIFAC (Annick BOUCHAUD) : à Poitiers, souhait de déversement fin (centres de coût nombreux) : tous les centres de coûts sont saisis par élément de paye dans WINPAIE au moment de la saisie de la carte. Essai de déversement global de toute la paye. Pb : multi-imputations à saisir au départ avec maintien au retour de paye. Objectif : finir avant l'été pour avoir le déversement dans SIFAC mois par mois des 6 premiers mois de l'année.

-SIRH dans COCKTAIL (Ariane FREHEL) : correspondants fonctionnels par thème pour améliorer l'application MANGUE et valider les demandes d'amélioration; développer la documentation, former des formateurs, travailler avec l'AMUE. Travail sur KAKI pour remplacer girafe ou WINPAIE. Groupe de travail sur les outils de requête : open report, BO…Par ailleurs, le déversement WINPAIE / KAKI fonctionne.
6 -Rencontre avec Josette THEOPHILE, le 7 juillet : faire remonter les questions (transmises à l'avance) :

Handicap, GT contractuels, GESUP, Déconcentration de gestion des ITRF : inter-établissement ?,

Point sur le fonctionnement des comités de sélection : cas des enseignants étrangers

Questions sur l'association :

Référents de l'association

Faire plus de réunions des DRH : 2 fois par an

Information de madame THEOPHILE sur la programmation de notre séminaire et demande de financement pour le séminaire (MIFOR n'existe plus).
7 -Séminaire : jeudi 21 octobre (début 10 h)-vendredi 22 octobre midi à l'INSA de Lyon. Sujet : GPRH. Contact avec Eric Espéret, chargé de la formation enseignement supérieur à l'ESEN. Recherche de témoignages pratiques sur la GPRH (actions précises). Demande de financement. Idée : témoignage de Marie-Noëlle CHAMPETIER sur la démarche dans le privé (THALES), direction de l’équipement de Strasbourg. Thèmes : méthodologie, résultats, comment impliquer les managers, accompagnement social.

Formation des présidents (cycle RH) le 7 juillet : accompagnement du changement (management)

AMUE/ESEN : formation GEPEC/GPRH 4 modules de janvier à mai 2011 (1 et 2 : construire les outils, 2 sur les cas pratiques).