Direction Enseignement et formation Réalisations 2001-2002 et orientations 2002-2003
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- Introduction
- Unités de la Direction Enseignement et formation
- Orientations pour 2002-2003
- Références
 Direction Enseignement et formation Réalisations 2001-2002 et orientations 2002-2003 Décembre 2002Table des matières Page Introduction 1 Réalisations de l’année 2001-2002 Intensification et consolidation du recrutement des étudiants 2 Amélioration des services offerts aux étudiants 7 Amélioration de la qualité de l’encadrement des étudiants 9 Développement de la formation continue 12 Réingénierie du système de gestion à la DEF 14 Renforcement du climat de confiance et de concertation à la DEF 15
Appui à l’implantation de nouvelles approches pédagogiques 16 Réflexion sur la qualité de la formation 17 Consolidation dans les domaines du recrutement, de l’encadrement, de l’amélioration des services et de la formation continue 18
Déjà bien engagée dans une nouvelle année d’activités, l’ex-Direction des études, maintenant appelée Direction Enseignement et formation (DEF), présente ici un bilan de ses réalisations de l’année 2001-2002 ainsi que ses orientations pour la période 2002 – 2003. En conformité avec les orientations définies dans le bilan de l’an dernier[1], les réalisations de cette année ont consolidé certains acquis et concrétisé six objectifs communs à l’ensemble des bureaux et services membres de la DEF :
6. Renforcer le climat de confiance et de concertation à la DEF. Les quatre premiers objectifs découlent du plan institutionnel de l’École [2] et des missions respectives des unités de la DEF. Le cinquième objectif fait suite aux améliorations qui ont été apportées au système administratif de la DEF durant les deux dernières années. Il consiste à revoir les procédures de gestion, à les repenser et à les documenter. Le sixième objectif a été planifié l’année dernière à la suite d’un constat de la situation au sein de la DEF. Unités de la Direction Enseignement et formationComme l’avaient fait l’an dernier le Service de placement et le Bureau d’appui pédagogique (BAP), le Bureau des relations internationales (BRIN) s’est intégré à la DEF en septembre 2002. Les missions de ces trois unités cadrent parfaitement avec la mission de la DEF et la font bénéficier d’expertises qui permettent de mieux servir les étudiants et les professeurs. Cinq autres unités font partie la DEF : le Bureau des affaires académiques, (BAA), le Bureau des affaires étudiantes (BAE), le Centre de formation continue (CFC), la Direction des études supérieures et de l’encadrement (DESE) ainsi que le Registrariat. Réalisations de l'année 2001-2002 I Augmentation des inscriptions aux trois cycles Admissions : les délais de traitement continuent de s’améliorer ntensification et consolidation du recrutement des étudiants L’École accueille cette année le plus grand nombre d’étudiants au 1er cycle depuis 10 ans, et les effectifs continuent d’augmenter aux cycles supérieurs. Les chiffres de l’automne 2002 montrent une augmentation de 1 % au 1er cycle, de 64 % au DESS, de 33 % à la maîtrise recherche, de 10 % à la maîtrise cours et de 23 % au doctorat. Le tableau 1 montre l’évolution des inscriptions depuis 1990. Tableau 1 - Sommaire comparatif des inscriptions aux programmes menant à un diplôme - trimestres d’automne de 1990 à 2001 (données par département ou groupes de départements) 
Pour une deuxième année d’affilée, le Registrariat a été en mesure de retourner les réponses aux demandes d’admission du 1er cycle en moins de sept jours, exception faite des dossiers qui requéraient une étude approfondie. En ce qui concerne les 2e et 3e cycles, la (DESE) a élaboré cette année une procédure de traitement rapide des demandes d’admission en collaboration avec le (BAA), le (BAE), le Registrariat et les départements. Cette procédure a été mise en œuvre par le BAA à l’hiver 2002. Malgré une augmentation de plus de 47 % des demandes d’admission et une réduction temporaire de l’effectif au BAA, on constaté une nette amélioration quant à la durée de traitement des dossiers. On note aussi une nette amélioration du côté des départements. Les tableaux 2 et 3 résument en chiffres la situation décrite ici. T Affluence record à la journée Portes ouvertes : en vitrine, les TIC et la recherche ableau 2 - Nombre de demandes d’admission reçues aux cycles supérieurs en 2001 et 2002
Tableau 3 - Temps de traitement des demandes d’admission aux cycles supérieurs
La journée Portes ouvertes a innové cette année d’une part en soulignant les accomplissements de l’École dans le domaine des technologies de l’information et de la communication (TIC) appliquées à l’enseignement et, d’autre part, en mettant en évidence les activités de recherche. Ainsi, les visiteurs ont pu voir des stands consacrés à nos différents centres de recherche, et nos étudiants de 1er cycle ont pu mieux comprendre l’impact de la recherche sur la formation des ingénieurs. L’opération Portes ouvertes a enregistré en 2002 un accroissement d’achalandage de 35 % par rapport à l’année 2001. Pour continuer sur cette lancée positive, la DEF a mené cette année plusieurs autres opérations dans le domaine du recrutement. Recrutement au premier cycle Polytechnique recrute les meilleurs étudiants Nouvelles ententes avec les cégeps, pour les mathématiques préparatoires Du recrutement en Ontario et à l’international (Etats-Unis, Maroc et Mexique) Par souci de garder à Polytechnique sa réputation d’excellence, la DEF a pris soin de garder ses critères de sélection académique au même niveau que les dernières années. La cote de rendement au collégial (la cote R) des étudiants de l’École Polytechnique par comparaison aux autres facultés d’ingénierie au Québec est donnée dans le tableau 4. Ce tableau fait ressortir la qualité académique des polytechniciens. Tableau 4 – Cotes de rendement au collégial (CRC) et statistiques d’admission des sortants des collèges (source CREPUQ) 
Le BAA continue de signer des ententes avec les cégeps concernant les cours de mathématiques préparatoires à l’université. Aux treize ententes signées en 2000-2001 se sont ajoutées quatre nouvelles ententes pour Calcul I (ING1005) et une pour Algèbre linéaire (ING1006). Pour élargir le bassin de recrutement, et suite aux recommandations des membres du Comité consultatif de la DEF et de l’assemblée générale du COCEP, des représentants de l’École ont effectué des visites dans des écoles secondaires de l’Ontario. Par ailleurs, Polytechnique ainsi que huit autres institutions québécoises ont participé à une activité de recrutement organisée par la Délégation du Québec à New York. Il s’agissait d’une première activité de ce genre aux États-Unis pour l’École, et l’expérience s’est avérée très positive. Elle nous a permis d’analyser le potentiel de recrutement aux Etats-Unis et de définir les attentes des Américains désirant poursuivre des études au Canada. Pour la première fois également, l’École a participé au «Forum de l’étudiant» au Maroc. En plus de participer à ce forum, les représentants de l’École ont visité six établissements universitaires marocains. Le point fort de cette mission : une réception offerte aux anciens diplômés marocains de l’École par le BRIN en collaboration avec le BAA. Dans le prolongement de cette activité, la DEF travaille présentement avec l’Association des diplômés de l’École Polytechnique (ADP) à la constitution d’une section ADP au Maroc. Des programmes d’échange international fructueux Polytechnique reçoit cinquante conseillers en information scolaire et professionnelle Polytechnique reçoit cinquante conseillers en information scolaire et professionnelle Enfin, une délégation de l’École a participé à la tournée organisée par le Conseil national de la science et de la technologie du Mexique (CONACYT) et s’est rendue dans quatre villes mexicaines : Mexico, Leon, Merida et Monterrey. Les programmes d’échange international constituent toujours un point fort pour nos cursus. Des ententes ont été conclues ou renouvelées avec l’École Polytechnique de Paris (l’X), l’École Centrale de Paris, l’Institut Catholique des Arts et Métiers, l’École Supérieure des Techniques Aéronautiques et de Construction Automobile (ESTACA), l’École Nationale Supérieure d’Arts et Métiers (ENSAM), l’École Spéciale des Travaux Publics du Bâtiment et de l’Industrie, l’Institut National Polytechnique de Toulouse (INPT). Les ententes avec l’École Nationale Supérieure de l'Aéronautique et de l'Espace (SUPAERO), l’École des Mines de Paris, Politecnico di Milano et l’École Polytechnique Fédérale de Lausanne (EPFL) sont en révision. Des discussions pour la mise en œuvre de nouvelles ententes avec l’Université de Valenciennes, l’École Nationale des Travaux Publics de l’État à Lyon, (ENTPE), l’École des Mines de Douai, l’École des Mines de St-Étienne, l’École Centrale de Lyon et l’Institut National des Sciences Appliquées de Lyon (INSA) sont en cours. Le tableau 5 montre l’évolution des activités d’échange depuis 1999-2000. Tableau 5 – Nombre d’étudiants participant aux programmes d’échange international
Dans un autre ordre d’idées, le BAA a réussi à conclure une entente avec l’Université de Montréal et l’École des Hautes Études Commerciales à propos de la rencontre des responsables en information scolaire et professionnelle des cégeps et collèges du Québec, qui a lieu chaque année sur le campus. Cette activité se tenait habituellement à l’Université de Montréal mais, en vertu de la nouvelle entente, chacun des trois établissements en sera l’hôte à tour de rôle. Cette année, la rencontre a eu lieu à Polytechnique. Cinquante conseillers en information scolaire y ont participé. On y a présenté l’ensemble des programmes de l’École, tout en accordant aux représentants du Département des génies civil, géologique et des mines une place toute spéciale pour faire valoir leurs programmes particuliers. Des bourses d’entrée en maîtrise et au doctorat Une politique d’aide financière pour les étudiants de cycles supérieurs (à l’étude) Exonération des droits majorés de scolarité au doctorat Recrutement à l’international Recrutement aux cycles supérieurs Les cycles supérieurs ont été au centre de nos efforts de recrutement, cette année. Incidemment, le succès de l’École Polytechnique dans les concours FCI, FCAR (maintenant NATEQ) et CRSNG devrait avoir un effet positif sur le recrutement et la formation de personnes hautement qualifiées. Dans l’optique de contribuer activement au volet «recherche» de la mission de l’École, et d’offrir aux meilleurs candidats des conditions attrayantes d’inscription, la DEF a commencé à implanter un programme d’offre de bourses d’entrée d’une valeur de 5 000 $ à la maîtrise et de 10 000 $ au doctorat pour des étudiants détenteurs des bourses CRSNG ou NATEQ. De concert avec la Direction de la recherche et de l’innovation, notre direction a écrit une politique d’aide financière destinée aux étudiants des cycles supérieurs. Cette politique définit un cadre permettant aux étudiants d’obtenir un soutien financier de leur directeur de recherche, ce qui leur donne la possibilité de se consacrer à plein temps à leurs études et à leurs travaux de recherche. Ce soutien financier viendra ainsi compléter les bourses d’entrée offertes par l’École et les bourses d’autres organismes. La DEF a aussi élaboré une formule d’exonération des droits de scolarité majorés pour les étudiants étrangers inscrits à un programme de doctorat à l’École. Cette formule est entrée en vigueur à l’automne 2002. Sur le plan du recrutement international aux cycles supérieurs, l’École a poursuivi cette année ses opérations habituelles2, et a aussi participé pour la deuxième fois au Salon des formations du 3e cycle à Paris ainsi qu’au Forum de l’X (École Polytechnique de Paris). Outils informatiques et TIC pour de meilleurs services aux étudiants Inscription, choix de cours, paiements en ligne Encadrement virtuel et informations sur les services d’aide financière par Internet Offres d’emploi et de stages sur Internet, dépôt de candidature en ligne, envoi automatisé de CV, suivi personnalisé par courriel Un «logiciel de recrutement»
Amélioration des services offerts aux étudiants Polytechnique s’est engagée à offrir à ses étudiants des services à la hauteur de sa réputation de grande école. Après analyse de la situation, la DEF a misé sur une plus grande utilisation des outils informatiques et des TIC pour résoudre quelques problèmes spécifiques et pour améliorer en général la prestation des services aux étudiants. Par exemple, pour éliminer les files d’attente, on a créé en 2000-2001 une interface Internet permettant aux étudiants de faire à distance leur proposition et leurs modifications de choix de cours. À l’automne 2002, les étudiants ont pu également faire à distance leur inscription et le paiement de leurs droits de scolarité. Avec ces améliorations, il n’y a plus désormais d’opérations qui nécessitent le déplacement des étudiants et la formation de files d’attente. Dès l’hiver 2003, les étudiants de 2e et 3e cycles bénéficieront eux aussi de ces améliorations. Ils pouvaient déjà cet automne, comme leurs collègues de 1er cycle, effectuer leur proposition de choix de cours à distance. Ajoutons que tous les étudiants de l’École peuvent dorénavant modifier par Internet les coordonnées personnelles inscrites à leur dossier (adresse, no de téléphone, etc.). Plusieurs sites Web spécialisés ont été créés depuis dix-huit mois : site d’encadrement virtuel et site sur les sources d’aide financière, du BAE ; site dédié pour les étudiants des 2e et 3e cycles, en forme de questions et réponses, réalisé par le BAP et la DESE ; site d’information courante du BAA où sont diffusés les horaires, les modifications aux cours et aux programmes, etc. Au début de 2002, le Service de placement s’est doté d’un nouveau système informatisé de gestion d’activités. Ce système permet l’affichage des offres d’emploi et de stages sur le Web, le dépôt de candidature en ligne et l’envoi automatisé de curriculum vitae par courriel aux employeurs. Le mode de fonctionnement permet au Service de placement et aux étudiants de réagir rapidement aux demandes des employeurs. Deux nouvelles fonctionnalités s’ajouteront en 2002-2003. Les étudiants pourront suivre l’état de leur candidature par l’entremise du site Web du Service de placement et aussi, s’ils le demandent, un message d’alerte leur sera acheminé chaque fois que le Service recevra une nouvelle offre de stage ou une nouvelle offre d’emploi correspondant à leur profil. Le BAE a fait l’acquisition d’un «logiciel de recrutement» qui permet une meilleure gestion et un meilleur suivi des dossiers des étudiants qui présentent une demande d’admission. Du premier contact jusqu’à l’inscription, le logiciel EZ-Recruit aide à coordonner et à gérer le processus de r Des subventions du MEQ pour toutes sortes d’initiatives TIC Des outils de gestion académique améliorés (Syllabus Plus et Sage) ecrutement : suivi des communications par courriel, courrier postal, communications téléphoniques, visites dans les établissements scolaires. Signalons une autre ressource à la disposition des futures recrues : le profil «futur étudiant» du site Web de l’École. Depuis 1999, la DEF coordonne les demandes pilotées par des professeurs dans le cadre des concours du ministère de l’Éducation visant à doubler le nombre des diplômés dans le domaine des technologies de l’information (génie électrique, génie informatique, génie logiciel et génie physique). En 2001, dans le cadre du 3e concours, le projet de la DEF appelé Recrutement, encadrement, rétention et augmentation de la diplomation des étudiants en TI (RERADE) avait reçu 329 000 $ pour la réalisation d’une vingtaine de sous-projets particuliers. Cette année, dans le cadre du 4e concours, le projet Encadrement et formation en ligne (EFEL)3 a reçu un montant de 463 000 $ pour six activités distinctes. Ces montants servent à améliorer l’enseignement, l’apprentissage et les services offerts aux étudiants, notamment par l’exploitation des TIC. Le montant total reçu par Polytechnique dans les quatre concours du MEQ depuis 1999 s’élève à 3 759 400 $. En ce qui concerne les outils de gestion académique, nous avons consolidé nos façons de faire quant à l’exploitation du logiciel de fabrication des horaires de cours Syllabus Plus. Nous avons également amélioré notre système académique de gestion des dossiers étudiants (SAGE), afin de répondre aux attentes du ministère de l’Éducation du Québec et de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ). Cette amélioration est cruciale pour Polytechnique, puisque le financement gouvernemental dépend de la fiabilité et de l’exactitude des données transmises par SAGE. Les réalisations présentées dans cette section sont dues à une collaboration étroite entre les services de la DEF et le Service informatique, sans lequel elles auraient été impossibles. Aussi la DEF tient-elle à remercier toutes les personnes de ce service qui travaillent directement ou indirectement pour elle. A Les préalables et les corequis sont maintenant strictement respectés Des règlements pédagogiques assurant un meilleur encadrement Le succès du nouveau programme de tutorat en 1re année mélioration de la qualité de l’encadrement des étudiants Encadrement au premier cycle Dans le rapport d’accréditation de nos programmes de 1994, le Comité des visiteurs avait noté que les exigences concernant le respect des préalables et corequis dans les cheminements d’études n’étaient pas renforcées. Parallèlement à ce commentaire, plusieurs professeurs ont exprimé régulièrement leur inquiétude quant à la capacité d’apprentissage d’un étudiant lorsqu’il suit un cours sans en avoir réussi les préalables. Afin de remédier à la situation, la DEF, en collaboration avec la Commission des études, a décidé d’opérationnaliser l’obligation de respecter les préalables et les corequis. Cette action a nécessité la collaboration des sept départements de l’École, du Service informatique et du BAA. En effet, il a fallu réviser les préalables et les corequis pour l’ensemble des cours du baccalauréat, créer une interface permettant aux départements de saisir dans SAGE les exemptions qu’ils accordent, et enfin établir la procédure et les formulaires nécessaires pour l’ensemble de l’opération. Ainsi, et sauf pour les exceptions approuvées par les départements, tous les étudiants respectent dorénavant les exigences relatives aux préalables et aux corequis. La DEF a révisé cette année plusieurs règlements pédagogiques applicables aux étudiants du 1er cycle. Signalons deux nouvelles dispositions permettant d’assurer un meilleur encadrement : session de probation pour les étudiants qui ne répondent pas aux exigences académiques; encadrement resserré pour les étudiants qui ont subi deux échecs dans un même cours, ceci pour prévenir un troisième échec. Ces étudiants sont désormais invités à rencontrer une personne ressource au BAA qui les conseille sur leur cheminement académique. Comme l’a recommandé l’ombudsman dans son rapport annuel de 2001, le BAA offre maintenant à tout étudiant qui n’est plus autorisé à poursuivre ses études à Polytechnique la possibilité de rencontrer une personne autorisée, qui lui expliquera les exigences de l’École et le conseillera sur la façon de rendre son dossier acceptable lors d’une demande de réadmission. Un de nos grands succès en 2001 – 2002 est certainement l’implantation d’un programme de tutorat pour les étudiants de 1re année. Ce programme consiste à identifier des étudiants qui ont bien réussi leurs cours de 1re année et qui sont prêts à jouer le rôle de tuteur auprès d’étudiants qui suivent à leur tour ces mêmes cours. L’administration et l’implantation du programme sont sous la responsabilité du BAE, qui finance aussi le projet conjointement avec les étudiants bénéficiaires du service. En 2001 – 2002, 100 étudiants ont profité de la formule. Première phase d’une étude sur les motifs d’abandon en 1re année Première phase de révision du processus d’octroi des équivalences Travaux préliminaires sur la question des absences motivées Enquête sur l’encadrement aux cycles supérieurs : les étudiants et les professeurs plutôt satisfaits Quatre opérations amorcées l’année dernière par la DEF connaîtront leur aboutissement cette année. Ainsi, le BAA et le BAE ont réalisé la première phase d’une recherche sur les motifs d’abandon en 1re année. 179 entrevues téléphoniques ont été effectuées avec les étudiants concernés, ce qui a permis de recueillir une bonne quantité de renseignements de tous ordres. Dans les mois qui viennent, on terminera l’analyse des données, la formulation des recommandations qui en découlent, et on passera à leur application. Notre Direction a entrepris, il y a quelques mois, de réviser le processus d’octroi des équivalences. Le BAA a déjà effectué la collecte de données détaillées relativement aux équivalences accordées aux étudiants en relation avec leurs études antérieures et avec leurs performances à l’École. Dans le cadre de cette opération, on examine de près le cas des étudiants étrangers et en particulier celui de ceux admis en préparatoire. Notre objectif est de s’assurer que les conditions d’admission de ces étudiants favorisent leur réussite. L’analyse des données, les recommandations qui s’ensuivront et leur mise en application seront effectuées dans les prochains mois. La DEF se préoccupe depuis quelque temps de la problématique des motifs d’absence aux examens, contrôles et travaux pratiques obligatoires. Le BAA et la DESE ont donc recueilli les données locales pertinentes et, à des fins de comparaison, ils ont également inventorié les points relatifs à la question des absences motivées dans les règlements pédagogiques des autres universités québécoises. On a aussi organisé des forums de discussion avec plusieurs intervenants de l’École (professeurs, étudiants, psychologue, administrateur du dossier et ombudsman). Les recommandations issues de ces travaux ont été formulées dans la perspective d’un meilleur encadrement. Elles donneront lieu à la révision du règlement pédagogique en cause et elles seront graduellement appliquées en 2002 – 2003. Encadrement aux cycles supérieurs En ce qui concerne l’encadrement aux 2e et 3e cycles, la priorité de la DEF est la consolidation de la politique adoptée en 1999 et l’amélioration de ses modalités d’application[4]. L’hiver dernier, la DESE et le BAP ont effectué une enquête sur la qualité de l’encadrement des étudiants aux 2e et 3e cycles[5]. Même si les résultats ont fait ressortir quelques aspects négatifs, de façon générale, les étudiants se sont montrés fort satisfaits de l’encadrement qu’ils reçoivent. Les professeurs ont de leur côté exprimé un grand intérêt pour les tâches d Un site Web informatif pour les étudiants de 2e et 3e cycles Clarification du règlement sur l’examen de synthèse Assouplissement du règlement sur le nombre de crédits de cours au doctorat ’encadrement qu’ils assument. L’École travaille maintenant à corriger les quelques points négatifs que l’enquête a mis en évidence. Dans le but de mieux informer les étudiants, la DESE et le BAP ont de nouveau travaillé conjointement, cette fois-ci pour construire un site Web dédié aux 2e et 3e cycles. Le site Web est conçu sous la forme de questions et réponses, regroupées selon les catégories suivantes : futur étudiant, étudiant étranger, au doctorat, à la maîtrise recherche, à la maîtrise cours ou au DESS. La conception a été faite en collaboration avec l’Association des étudiants aux cycles supérieurs de l’École Polytechnique (AÉCSP) dans un style jeune et frais (non corporatif). Le site sera accessible dans le courant de l’hiver 2003. Notre règlement relatif à l’examen de synthèse engendrait de la confusion et n’était pas appliqué uniformément dans tous les départements. De plus, il était l’objet d’un litige avec la Faculté des études supérieures de l’Université de Montréal depuis des années. La DESE a remédié à la situation en faisant approuver par les instances décisionnelles concernées une nouvelle version clarifiée du règlement en question. Dans le but de mettre à jour la pratique de Polytechnique en matière de scolarité de doctorat, la DESE a effectué une étude sur le nombre de crédits de cours exigés dans les programmes de 3e cycle au Québec, au Canada et dans quelques établissements étrangers[6]. À la suite de cette étude, le Conseil académique a approuvé un règlement qui permet de moduler le nombre de crédits de scolarité au doctorat à certaines conditions. On révise l’éventail des cours offerts et le contenu des programmes de certificats Un engagement accru des professeurs de l’École en formation continue Développement de la formation continue En 2001-2002, le Centre de formation continue (CFC) a procédé à une réorganisation interne, consécutivement à une augmentation de son personnel. Le CFC a surtout concentré ses efforts sur la mise à exécution de son plan de développement des affaires. Signalons en outre les opérations suivantes :
Nous rapportons ci-dessous de façon plus détaillée une série d’activités du CFC qui marquent bien le nouveau dynamisme de ce secteur à Polytechnique. Soulignons en premier la révision de l’éventail des cours offerts à la clientèle. En 2000-2001, le nombre de cours de nature technologique a augmenté de 31 %, et le CFC compte augmenter davantage le pourcentage pour miser sur la compétence des professeurs de l’École dans ce domaine. Le CFC a également pris la responsabilité de réviser le contenu des programmes de certificats. D’autre part le centre a pris en charge la coordination de certains dossiers particuliers comme les projets Canarie et VRQ. Ces deux projets visent à développer des contenus de formation destinés au personnel technique de l’industrie papetière du Canada. Ces contenus seront également médiatisés pour permettre la formation à distance en ligne. Les deux projets dont l’École Polytechnique assure le leadership à travers son Centre de recherche en ingénierie des papiers (CRIP), impliquent également la participation de Paprican, l’Université McGill, l’Université du Québec à Trois-Rivières et le CEGEP de Trois-Rivières. Le CFC a consacré une attention particulière à l’intégration des activités de formation continue à la mission d’enseignement de l’École en développant ses relations avec le corps professoral et les départements afin que ces derniers participent davantage à l’enseignement à la clientèle de la formation continue. Des mesures concrètes ont été adoptées en ce sens : priorité aux professeurs dans l’attribution des charges de formation et nouvelle formule de partage des revenus. Ces nouvelles conditions ont fait passer le nombre de professeurs actifs en formation continue de trois en 2000-2001 à dix-huit en 2001-2002. À Un champ d’intervention supplémentaire : les activités d’information Organisation de trois conférences technologiques Nouvelles alliances avec des partenaires institutionnels et privés Le CFC se déploie à Laval et à Longueuil Un premier programme de cycles supérieurs Annonce d’un projet de formation à distance En deux ans, une base solide pour le développement de la formation continue à l’École la lumière des résultats de l’étude de marché réalisée l’an dernier et suite aux consultations faites auprès d’organismes tels que l’Ordre des ingénieurs du Québec (OIQ), l’Association des ingénieurs-conseils du Québec (AICQ) et les commissariats industriels de la région de Montréal, le CFC a pris la décision de développer autant les produits de formation (cours intensifs et formation sur mesure) que des activités d’information comme les conférences en ingénierie. En novembre 2001, le CFC a lancé une série de trois conférences technologiques : «La qualité de l’air dans les hôpitaux et les établissements de santé», «Les plans d’urgence dans les industries et les municipalités selon la nouvelle Loi sur la sécurité civile» et «Systèmes PACS (Picture Archiving and the Communication System)», qui ont connu un grand succès avec la participation de près de trois cents personnes en provenance de tout le Québec. Le CFC a également conclu des alliances avec des partenaires institutionnels comme l’École des Hautes Études Commerciales, l’Université de Montréal, le CRIM, l’École nationale des pompiers et l’Institut de police de Nicolet pour créer de nouveaux cours et certificats. Parallèlement, le Centre travaille à établir des collaborations avec des entreprises privées comme General Electric et Agfa (pour le secteur biomédical), Bombardier et Pratt & Whitney (aéronautique), et CGI (informatique), pour n’en nommer que quelques-unes. La collaboration avec l’Université de Montréal se traduit encore par l’implantation du centre aux campus de Laval et de Longueuil, ce qui marque le commencement de son expansion géographique. En collaboration avec la DESE, le CFC a mis en place un premier programme de cycles supérieurs, le DESS en technologie, qui s’adresse autant aux professionnels en exercice qu’à la clientèle régulière du 2e cycle. Ce diplôme s’obtient par cumul de trois microprogrammes et peut être étalé sur une période de six ans. Avec un partenaire du secteur privé, le CFC a également amorcé cette année un projet de formation à distance dans le domaine de la gestion de projets technologiques. Les faits que l’on vient de passer en revue montrent que la relance des activités de formation continue à Polytechnique est bien engagée. On a reconstitué depuis deux ans une base solide à partir de laquelle l’École Polytechnique pourra accélérer le développement de ce volet de sa mission d’enseignement. R Révision des processus de gestion des dossiers étudiants éingénierie du système de gestion à la DEF La DEF a entrepris de réviser les processus de gestion des différents dossiers étudiants. La révision des processus répond à une préoccupation plus large de la DEF, qui est l’amélioration continue des services offerts aux étudiants. Cet objectif nous a lui aussi amenés à requestionner certaines de nos façons de faire et nous a forcés à repenser les procédures administratives, ceci avec le concours du personnel concerné. Quand une procédure révisée est définie, les intervenants en discutent, s’entendent et s’assurent de bien la comprendre. La nouvelle procédure est ensuite documentée afin qu’il n’y ait pas de problème d’application lors des changements de personnel. En 2001-2002, le BAA, en collaboration avec le Registrariat et la DESE, a ainsi révisé les procédures suivantes :
Pour sa part, la DESE a élaboré en accord avec le BAA une nouvelle procédure concernant le choix de cours et l’utilisation du plan d’études aux cycles supérieurs. R Des réunions générales d’information et de concertation Clarification de mandats et de responsabilités Postes régularisés, personnel d’appoint et perfectionnement professionnel Des réunions d’équipe régulières Une série d’opérations de communication enforcement du climat de confiance et de concertation à la DEF Connaissant l’importance et la valeur de ses ressources humaines, la DEF a ajouté à ses autres objectifs de l’année 2002-2003 celui de renforcer le climat de confiance et de concertation au sein de ses membres. On s’y est employé de plusieurs façons et à plusieurs niveaux. Ainsi, deux réunions générales auxquelles a participé l’ensemble du personnel des divers bureaux de la DEF ont eu lieu cette année. Celle de l’automne 2001 a servi à établir les objectifs annuels et à en discuter tous ensemble. La réunion du printemps 2002 était consacrée au bilan des opérations : objectifs déjà atteints, état d’avancement des autres dossiers. Sur le plan organisationnel, on s’est efforcé de clarifier la mission et le mandat de chacun des bureaux et des services de la DEF. Les changements de structure effectués au cours des dernières années, sans compter la venue de nouvelles équipes de direction, avaient déstabilisé les membres du personnel œuvrant dans les secteurs concernés. La clarification des mandats et le partage des responsabilités de l’équipe de direction ont permis de réduire quelques irritants, de consolider les équipes de chaque bureau et service, et d’améliorer par le fait même le climat de travail. Pour renforcer les équipes, on a aussi régularisé des postes et engagé des ressources professionnelles à temps partiel. Des membres de la DEF ont eu l’avantage d’être assignés à des tâches d’un niveau supérieur, ce qui leur a permis de développer leurs connaissances et compétences. Par ailleurs, toutes les personnes intéressées ont pu suivre une formation sur le service à la clientèle. Un des moyens de reconnaître l’importance de la contribution des membres du personnel dans l’atteinte des objectifs organisationnels est de les informer et de les consulter. Dans ce but, tous les bureaux et services de la DEF ont tenu cette année des réunions d’équipe à intervalles réguliers. Afin de mieux informer la communauté de l’École sur les activités et dossiers de la DEF, on a effectué diverses opérations de communication. À six reprises au cours de l’année, on a diffusé un bulletin « Informations du BAA» et un bulletin «Informations du Registrariat». On a également produit un dépliant décrivant les missions et services des unités de la DEF. De plus, le BAE a collaboré avec le Service des communications pour la production du nouveau Poly Mag destiné aux nouveaux étudiants qui ont reçu une offre d’admission[7]. Orientations pour 2002-2003Soutenir de mieux en mieux les initiatives pédagogiques et les valoriser dans le processus de probation et de promotion Le BAP, animateur et conseiller pour les nouvelles approches pédagogiques Des cours en ligne à Polytechnique Suivi de l’expérience ESSAIM En 2002-2003, la Direction Enseignement et formation poursuivra son travail dans le sens des six objectifs commentés dans les pages qui précèdent. Un nouvel objectif s’ajoute à cette liste : Initier une réflexion sur la qualité de la formation et appuyer les initiatives pédagogiques. La DEF vise par là à valoriser le rôle du professeur enseignant et à faire toutes les études et recherches nécessaires pour permettre à l’École de prendre des décisions éclairées quant aux améliorations à apporter à ses programmes d’études. Appui à l’implantation de nouvelles approches pédagogiques La DEF désire valoriser le rôle du professeur enseignant en lui accordant le soutien nécessaire pour l’accomplissement de ses tâches. Des professeurs de Polytechnique rayonnent sur le plan national et international, et reçoivent des prix prestigieux pour leur contribution innovatrice à l’enseignement de l’ingénierie. Ces professeurs devraient recevoir l’appui et la valorisation adéquate. Sur ce point, nous sommes dans une bonne voie puisque cette année, l’École a distribué plus de 285 000 $ à 43 professeurs pour 49 projets de nature pédagogique. Cet investissement sans précédent témoigne de la volonté de Polytechnique de soutenir de son mieux les initiatives pédagogiques. La DEF entend continuer et renforcer ses efforts dans ce sens, et elle souhaite aussi qu’on reconnaisse adéquatement ces initiatives lors de l’évaluation des demandes de promotion ou de probation. Le BAP, qui a contribué à la rédaction des demandes de subvention pour les projets RERADE et EFFEL financés par le MEQ, et qui gère les deux concours institutionnels pour l’attribution des Fonds d’aide à l’enseignement (FAE) et des Fonds d’aide aux technologies de l’information et de la communication (FATIC), continuera d’offrir des consultations et de l’aide aux professeurs qui désirent travailler à des développement pédagogiques. Le BAP continuera aussi à jouer son rôle conseil en matière d’intégration des TIC y compris dans l’exploration d’approches comme l’enseignement en ligne. Avec d’autres partenaires de la Coordination des services en TIC (COSTIC) et du Comité Action TIC (CATIC), le BAP a déjà eu de nombreux échanges en vue d’évaluer la possibilité de développer l’enseignement en ligne à Polytechnique, d’analyser les besoins et d’expérimenter des collaborations avec des partenaires externes. En 2001-2002, le nouveau programme de génie logiciel du Département de génie informatique a implanté une nouvelle approche pédagogique qu’il a appelée «formule ESSAIM» (Enseignement supérieur des sciences appliquées avec l’informatique mobile). Cette formule favorise la meilleure intégration pédagogique possible de l’ordinateur portable dans l’enseignement. Dans ce contexte, le BAP a aidé les professeurs de cinq cours du tronc commun à revoir le design de leur cours afin de faire un usage pédagogique pertinent de l’ordinateur en question. L’évaluation de la première année ESSAIM a montré une grande satisfaction des étudiants quant à l’aspect pédagogique[8]. Suite à cette expérience, on a décidé de former, en plus du comité départemental ESSAIM, un comité École ESSAIM. Placé sous la responsabilité de la DEF, ce comité évaluera l’opportunité d’utiliser l’approche dans d’autres cours et d’autres programmes, et il étudiera aussi les aspects techniques, financiers, matériels et informatiques d’un tel projet. Enquêtes et comités sur plusieurs aspects de la formation Internationalisation des programmes d’études Réétudier la place des stages dans nos programmes Réflexion sur la qualité de la formation En 2002 - 2003, des groupes de réflexion sur différents sujets touchant l’enseignement et la formation seront formés. En ce moment, le BAP mène d’ailleurs auprès de nos diplômés et de leurs employeurs une enquête sur la qualité de nos programmes. L’analyse des résultats nous permettra de prendre les décisions appropriées quant aux améliorations pertinentes. Un comité issu de la Commission des Études est déjà à l’œuvre pour étudier la question de la multiplication des programmes et des options. Ce comité, formé en 2001, a le mandat de décrire la situation actuelle à l’École, de réaliser une étude comparative et de proposer des critères permettant d’évaluer la pertinence de créer ou de maintenir des programmes et options. Un autre groupe de travail réfléchira sur l’enseignement au tronc commun. Grâce à la subvention EFEL du MEQ, on réalisera dans les prochains mois une enquête qui vise entre autres à mieux cerner les styles d’apprentissage de nos étudiants et en à dégager des conséquences pour l’enseignement. Les résultats de ce travail nourriront la réflexion sur le tronc commun dont l’un des objectifs est d’aider les étudiants de 1re année à réussir, à persévérer et à bien s’intégrer à l’École. Un autre sujet sera étudié au cours de cette année, soit l’internationalisation de nos programmes d’études. Il s’agit d’intégrer une dimension internationale dans les aspects théoriques et opérationnels de chaque programme. L’objectif est de bien préparer nos diplômés à travailler dans le champ international. Sur ce point, l’intérêt manifeste de nos étudiants pour les échanges internationaux et les subventions du MEQ dans ce domaine constituent des atouts pour atteindre nos objectifs d’internationalisation. La DEF compte aussi réétudier la place des stages dans nos programmes. L’objectif est de clarifier la position de l’École quant à l’importance des stages, et de lever toute ambiguïté entourant l’attribution des crédits pour stages. C D’autres actions pour 2002-2003 onsolidation dans les domaines du recrutement, de l’encadrement, de l’amélioration des services et de la formation continue La DEF veut s’assurer que les acquis des trois dernières années seront maintenus et que le processus d’amélioration continue ne perdra pas sa vitesse de croisière. Ainsi plusieurs objectifs de développement sont déjà établis au sein des bureaux et des services de la direction, comme on l’a déjà mentionné au fil du présent rapport. Il reste à signaler quelques autres actions qui concourront à l’atteinte de ces mêmes objectifs.
Enfin, la Direction Enseignement et formation continuera ses efforts en vue de mobiliser ses membres et de renforcer le climat de confiance et de concertation. La collaboration de la Direction des affaires institutionnelles, nouvellement créée, permettra de mieux résoudre certains problèmes de cette nature. Remerciement Remerciement La réalisation de nos objectifs est due à un travail d’équipe de grande qualité. Il est de plus en plus clair que la majorité des dossiers et activités de la Direction Enseignement et formation exigent une concertation, une coordination et une collaboration accrues non seulement entre les bureaux et les services de la DEF mais aussi entre tous les secteurs de l’École Polytechnique. Dans ce contexte, nous croyons que la plus grande réalisation de l’année 2001-2002 est l’esprit d’équipe et la volonté de collaboration qui se sont manifestés de façon constante. Références
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