EğİTİmde kalite öDÜLÜ el kitabi

T.C

MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI

Personel Genel Müdürlüğü

EĞİTİMDE KALİTE ÖDÜLÜ

EL KİTABI

Ankara, 2005

T.C

MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI

Personel Genel Müdürlüğü

EĞİTİMDE KALİTE ÖDÜLÜ

EL KİTABI


Koordinatör

Kadir ÇETİN


Hazırlama Komitesi
Cevdet VURAL

H.Ömer GÜLSEREN

Orhan TAN

Zehra ADIYAMAN

İkram İLBAŞ

Mustafa MURAT

Ali UÇAR

Şükrü UZUNCA

İbrahim GÜMÜŞ
Ankara, 2005

İÇİNDEKİLER
BÖLÜM I

MEB’İN KALİTE POLİTİKASI

1. 
   Giriş……………………………………………………………………………………4
   
2. 
   MEB’inKalite Politikası……………………………………………………………...6
   
3. 
   MEB’in Vizyonu………………………………………………………………………6
   
4. 
   MEB’in Misyonu…………………………………………………………...…………7
   
5. 
   MEB’in Değerleri………………………………………………………………..……8
   
6. 
   MEB’in İlkeleri……………………………………………………………….………8
   

BÖLÜM II

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİNİN FELSEFESİ VE TEMEL İLKELERİ

1. 
   Toplam Kalite Yönetimi……………………………………………………….……10
   
2. 
   Toplam Kalite Yönetiminin Tarihi Gelişimi………………………………………11
   
3. 
   Toplam Kalite Yönetiminin Tanımı ve Temel İlkeleri……………………………11
   

3.1. Müşteri Odaklılık……………………………………………….………………12

3.2. Sürekli Gelişme………………………………………………………….………14

3.3. Tam Katılım ………………………………………………………………….…15

3.4. Kurum Kültürü…………………………………………………………………16

3.5. Önce İnsan Anlayışı ve Birey Kalitesi…………………………………………17

3.6. Süreç Yönetimi ve Süreç Performansını Geliştirme………………………….18

3.7. Liderlik…………………………………………………………….………….…19
BÖLÜM III

BİREYSEL VE KURUMSAL PERFORMANS DEĞERLENDİRME
1. Değerlendirme …………………………………………………..……………………22

1.1. Değerlendirme Nedir……………………………………………………………22

1.2. Birey Değerlendirmesi……………………………….…………………………22

1.3. Birey Değerlendirmesinin Yararları……………………….………………….23

1.4. Birey Değerlendirme Türleri……………………….………………………….23

2. Değerlendirme İlkeleri…………………………………………………………….…26

3. Değerlendimenin Aşamaları …………………………………………………………27

4. İş Planı…………………………………………………………………………………27

5. Kurumsal Performans Değerlendirme………………………………………………28
BÖLÜM IV

STRATEJİK PLANLAMA

1. 
   Stratejik Planlamanın Getirdikleri……………………………………………...…33
   
2. 
   Stratejik Plan……………………………………………………………………..…33
   
3. 
   Stratejik Plan Hazırlama Süreci……………………………………………………34
   

3.1. Çevre Analizi……………………………………………………………………34

3.2. Değerler ve İlkeler………………………………………………………………34

3.3. Misyon…………………………………………………………………………...36

3.4. Vizyon……………………………………………………………………………37

3.5. Vizyon Geliştirme Süreci…………………………………………………….…38

3.6. Hedefler…………………………………………………………………….……40

3.7. Politikalar…………………………………………………………………….…40

3.8. Stratejiler…………………………………………………………………..……41
BÖLÜM V

TAKIM ÇALIŞMASI VE PROBLEM ÇÖZME TEKNİKLERİ

1. 
   Takım Çalışması (İyileştirme Ekipleri-Kalite Çemberleri-Problem Çözme Ekipleri) Tanımı ve Amaçları………………………………………………………44
   
2. 
   Takım Çalışmasının Yararları…………………………………………..…………44
   
3. 
   Takım Çalışmasının Faaliyet Alanları……………………………………………..45
   
4. 
   Problem Çözme Uygulamaları İçin Gerekli Koşullar…………………………….46
   
5. 
   Problem Çözme Ekiplerinin Çalışma İlkeleri……………………………………..46
   
6. 
   Problem Çözme Ekiplerinin Oluşturulması ve Çalıştırılması……………………47
   
7. 
   Problem Çözme Ekiplerinin Okulda/Kurumda Organizasyon Şeması………….47
   
8. 
   Problem Çözme Ekibi Üyeleri ve Görevleri……………………………………….48
   
9. 
   Problem Çözme Ekiplerinin Eğitim Konuları ve Süreleri…………….………….49
   
10. 
    Problemlerin Analizinde ve Çözümünde Bir Yöntem “PUKÖ Döngüsü”……....49
    
11. 
    Problem Çözme Ekipleri Toplantı Tutanağı………………………………………51
    
12. 
    İyileştirme Planı Örneği…………………………………………………………….51
    
13. 
    Problem Çözme Teknikleri…………………………………………………………52
    

14.1. PUKÖ Yönetimi ve Araçları…………………………….……………………54

14.2. Beyin Fırtınası…………………………………………………………………54

14.3. Kuvvet Alan Analizi………………………………………………...…………55

14.4. Çoklu Oylama…………………………………………………………….……57

14.5. Nominal Gurup Tekniği………………………………………………………57

14.6. Akış Şeması……………………………………………………………………58

14.7. Sebep Sonuç Diyagramı………………………………………………………59

14.8. Yoklama Kağıtları…………………………………………………………….60

14.9. Histogram………………………………………………...……………………61

14.10.ParetoŞeması………………………………………………………………….62

14.11. Koşu Şeması………………………………………………………………….64

14.12. Serpme Diyagramı…………………………………………………………...66

14.13. Yakınlık Diyagramı………………………………………………………….67

14.14. İlişki Diyagramı………………………………………………………………69

14.15. Ağaç Diyagramı………………………………………………………………72
BÖLÜM VI

SÜREÇ YÖNETİMİ

1. 
   Süreç Yönetimi Anlayışı………………………………………...………………75
   
2. 
   Süreç Haritası……………………………………………………………………76
   
3. 
   Sürecin Unsurları…………………………………….………………………….77
   
4. 
   Sürecin İrdelenmesi……………………………………………………………..80
   
5. 
   Süreç Tanıtım Kartı……………………………………………………………..81
   

BÖLÜM VII

ÖDÜL SÜRECİ VE DEĞERLENDİRMEYE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

1. 
   Ödül Sürecinin İlkeleri ve Etik Kuralları…………………………………………82
   
2. 
   MEB TKY Uygulamaları Ödül Yönergesi……………………………..…………..83
   
3. 
   Değerlendirme ve Ödül Çeşitleri…………………………………………………...84
   
4. 
   Ödül İçin Başvuru……………………………………………………………..……85
   
5. 
   Görevler……………………………………………………………………………...85
   

5.1. İl TKY Formatörlerinin Görevleri…………………………………………….85

5.2. Okul/Kurum Müdürlüğünün Görevleri……………………………………….86

5.3. İlçe Millî Eğitim Müdürlüğünün Görevleri…………………………………...86

5.4. İl Millî Eğitim Müdürlüğünün Görevleri……………………………………..87

5.5. Eğitimde Kalite Hareketi Yürütme Kurulunun Görevleri…………………..87

5.6. MEB Personel Genel Müdürlüğünün Görevleri…………………….……..…88

6. 
   Değerlendiriciler…………………………………………………………………….88
   

6.1. Seçimi……………………………………………………………………………88

6.2. Eğitimi…………………………………………………………………………...89

6.3. Görev ve sorumlulukları……………………………………………………….89

7. 
   Raporlamada Dikkat Edilecek Hususlar…………………………………………..90
   
   1. 
      Yılın Kaliteli Ekibi rapor Formatı…………………………………………….90
      
   2. 
      Yılın Kaliteli Okulu/Kurumu Rapor Formatı………………………………..92
      
8. 
   Ödüle Esas Kriterler ve puan değerleri……..………………………..…………..102
   

8.1. Yılın Kaliteli Ekibi Kategorisi………………………………………………...102

8.2. Yılın Kaliteli Okul/Kurumu Kategorisi……………………………………...103

8.3. Mesleki Eğitim Kurumları Değerlendirme Kriterleri………………………108

8.4. Puanlama Matrisleri…………………………………………………………..114

8.4.1. Girdi ve İşlemler Kriterleri Puanlama Matrisleri…………………..114

8.4.2.Sonuç Kriterleri Puanlama Matrisleri………………………………..120

9. 
   İl/ilçe Düzeyinde Değerlendirme…………………………………………………..127
   
10. 
    Bakanlık Değerlendirmesi……………………………………………………...….128
    
11. 
    Saha Ziyareti ve Son Değerlendirme ………………………………….………….128
    
12. 
    Ödül Töreni……………………………………………...…………………………128
    

KALİTE KAVRAMLAR SÖZLÜĞÜ……………………………………………….129

KAYNAKÇA……………………………………………………………………..……137

ÖNSÖZ
Kamuda verimliliğin artırılması ve şeffaflığın sağlanması için hizmet birimlerinin, kamuoyuna performans raporu sunmaları yönünde çalışmalar yapılacağı Hükümet Programında Belirtilmiştir. Ayrıca, “Acil Eylem Planı”nda da “Kamuda performans ölçümüne dayalı bir modelin geliştirileceği, şeffaf ve etkili bir yönetim sisteminin uygulanacağı” gibi hususlara yer verilmiştir.
Bu anlayışa dayalı olarak, Türk Kamu Yönetimi (TKY) için Milli Eğitim Bakanlığı özelinde bir ilk uygulama olacak olan “MEB Toplam Kalite Yönetimi Uygulama Ödül Yönergesi” ismi ile kurumsal performansın ve ekip performansının ölçümüne ilişkin bir model geliştirilmiştir. “Ölçülemeyen hizmet geliştirilemez ve yönetilemez” temel felsefesinden hareketle bu düzenleme sayesinde artık bireysel performansın yanında kurum ve ekip performansının da ölçülmesi mümkün kılınmıştır.
Bu modelde gerek ekiplerin, gerekse okul/kurumların çalışmaları geliştirilen kriter ve göstergeler bağlamında değerlendirilecek ve Türkiye çapında ödüle layık görülen kurumlar ve ekipler belirlenerek ödüllendirilmiş olacaktır.
Değerlendirmelerin sağlıklı yapılabilmesi için her ilden Toplam Kalite Yönetimi formatörleri bu kapsamda eğitime alınmış ve örnek uygulamalarla ödül için başvuran okul/kurum raporlarının değerlendirmelerinde geçerlilik ve güvenirlik sağlanmaya çalışılmıştır.
“Eğitimde Kalite Ödülü El Kitabı”da Bakanlığımızın misyon, vizyon, değerleri ve kalite politikası açıklanmış olup hem kurumsal performansın ve ekip performansının değerlendirilmesine ilişkin kriterlere, hem de bu kriterlerin puan değerleri ile ödül süreci ve değerlendirmenin nasıl yapılacağına ilişkin olarak değerlendiricilere yol gösterici hususlara yer verilmiştir.
Sözkonusu kitap bu teknik bilgilerin yanında eğitim literatürüne uygun olarak kavramsal boyutta Toplam Kalite Yönetimi, Bireysel ve Kurumsal Performans Değerlendirme Stratejik Yönetim, Takım Çalışması ve Problem Çözme Teknikleri, Süreç Yönetimi, gibi konuları işleyerek el kitabının boyutlarını genişletmiş ve TKY uygulayan kurumlar için önemli bir kaynak kitap olmuştur.
Diğer taraftan bakanlığımızca OECD uzmanlarına hazırlatılan raporda OECD uzmanlarının önerileri arasında, “Okullara karne verilmesi ve okul performansının ölçülmesi” de yer almaktadır. Bakanlığımızın bu düzenlemesi, uluslar arası bir kuruluşun uzmanlarınca getirilen öneriyi de karşılayan bir çalışma olmuştur.
Eğitimde Kalite Ödülü El Kitabı’nın hazırlanmasında emeği geçen arkadaşları yürekten kutluyor, kitabın eğitim camiamız için beklenen faydayı sağlaması temennisi ile ödül sürecini yürütecek ve değerlendirme yapacak ekiplere başarılar diliyorum.


BÖLÜM I

MEB’İN KALİTE POLİTİKASI
1. Giriş

Millî Eğitim Bakanlığı merkez ve taşra teşkilâtında, Kasım 1999 tarih ve 2506 sayılı Tebliğler Dergisinde yayımlanan “MEB Toplam Kalite Yönetimi Uygulama Yönergesi” ile birlikte eğitimde kalite çalışmalarını başlatmıştır. Uygulamalar merkez ve taşra teşkilâtı için ayrı ayarı hazırlanan iki proje kapsamında sürdürülmektedir.

TKY uygulamaları, Avrupa Kalite Yönetimi Vakfı (EFQM) tarafından geliştirilen “Mükemmellik Modeli” esas alınarak yapılan özdeğerlendirme çalışmaları ile başlatılmakta, özdeğerlendirme sonuçlarında ortaya çıkan iyileştirme konularının bir plan dahilinde iyileştirilmesi ile sürdürülmektedir. Bugün bir çok okul/kurum ulusal düzeyde diğer kamu kurumlarına örnek gösterilebilecek sonuçlara ulaşmıştır. Ulusal kalite ödülü sürecinde bazı okul ve kurumlarımız ödül almış, bir çok okulumuz da ISO 9000 kalite yönetim sistemi belgesine sahip olmuştur.

Gelinen noktada; iyi uygulamaları Bakanlık düzeyinde belirleme, tanıma ve takdir etme ihtiyacı doğmuştur. Bu amaçla hazırlanan “MEB TKY Uygulamaları Ödül Yönergesi” 03 Ocak 2005 tarih ve 2706 sayılı Makam onayı ile yürürlüğe girmiş ve kalite çalışmalarının izlenmesi ve değerlendirilmesinde farklı bir aşamaya gelinmiştir. Bu kitapçık adı geçen “MEB TKY Uygulamaları Ödül Yönergesi”nin 12’inci maddesinin b fıkrasında yer alan “Ödül için yapılacak değerlendirmede kullanılacak formlarda yer alan kriterlerin ağırlıkları, puan değerleri ve ödül süreci ile ilgili diğer açıklamaların yer alacağı ödül el kitabını hazırlamak” hükmü doğrultusunda hazırlanmıştır.

Kitapta; Yönerge daha detaylı açıklanarak, merkez ve taşra teşkilâtlarındaki kurul ve değerlendiricilere yol gösterici hususlar yer almaktadır. Ayrıca değerlendirme sürecinde ortak bir dil ve anlayış oluşturularak değerlendirmenin geçerlilik ve güvenirliliği sağlanmaya çalışılacaktır.
MEB TKY Uygulamaları Ödül Yönergesi’nin hazırlanış amacı:

Bakanlığımızda yürütülen TKY çalışmaları düzenli olarak izlenmekte ve değerlendirilmektedir. Bu değerlendirme çalışmalarında TKY uygulamalarının önündeki engeller belirlenmeye çalışılarak bu engelleri ortadan kaldıracak yeni strateji ve uygulamalar geliştirilmeye çalışılmaktadır. Yapılan bu değerlendirme çalışmalarında ortaya çıkan eksikliklerden biri, iyi uygulamalarla öne çıkan okul/kurum ve ekipleri tanıma - takdir eksikliğidir. Bu eksiklik hem Bakanlıkça yapılan değerlendirmelerde hem de Bakanlık dışı kişi ve kurumlarca yapılan değerlendirmelerde ortaya çıkmaktadır. Ayrıca il TKY formatörleri ile yapılan değerlendirmelerde de ödüllendirme sisteminin olmayışı bir eksiklik olarak dile getirilmiştir. Bu Yönerge’nin yürürlüğe girmesi en azından kurum ve ekip düzeyindeki tanıma ve takdir eksikliğini giderecektir. Ancak bireyler için var olan ödüllendirme sisteminin de bu anlayışa uygun olarak kullanılması her türlü ödüllendirmede performansın ön plana çıkarılarak, çalışan ile çalışmayanın ayırt edilmesi önemli bir husus olacaktır.

• 
  Yeni yönetim yaklaşımları bireylerin performansı kadar ekip ve kurumun performansının da ölçülmesi üzerinde hassasiyetle durmaktadır. Kamu kurumlarında birey performansını ölçen ve değerlendiren bir sistem bulunmakla birlikte ekip ve kurumların performansını ölçen, değerlendiren bir sistem bulunmamaktadır. Bu Yönerge ile Türk kamu yönetiminde bir ilk uygulama yani ekip ve kurum performansının, bir başka ifade ile kalitesinin ölçülebileceği bir sistem getirilmiş olmaktadır.
  
• 
  Bakanlığımızda yürütülen TKY çalışmaları kapsamında bazı iller ekip ve kurum performansını ölçen, değerlendiren ve bu kapsamda ödüllendiren bir sistem tasarlayarak uygulamaya koymuşlardır. Bir birinden bağımsız yürütülen bu çalışmalar Yönergeyle disipline edilmiş ve ülke genelinde değerlendirmede aynı kriter ve göstergeler kullanılarak, değerlendirmenin geçerlilik ve güvenirliği de bir anlamda sağlanmış olmaktadır. Aynı zamanda, Yönerge ekinde yer alan değerlendirme formaları ve hazırlık çalışmaları sürdürülen “Ödül El Kitabı”nda açıklanacak puanlandırma sistemi ile ülke geneli için bir değerlendirme sistemi geliştirilmiş olmaktadır.
  
• 
  Bakanlığımız 2001-2005 Çalışma Planının 5/10 sıralı çalışma konusu ile Personel Genel Müdürlüğüne, “Bakanlık merkez ve taşra teşkilâtı ile bağlı birimlerin özdeğerlendirmesinde ve kurumsal performansın ölçülmesinde kullanılacak, uluslar arası kabul görmüş model ve tekniklerden de yararlanarak, bir özdeğerlendirme modelinin geliştirilmesi ve geliştirilen modelin sisteme uyarlanması” görevi verilmiştir. Bu Yönerge kapsamında geliştirilen değerlendirme formları, başta Avrupa Kalite Yönetimi Vakfı (EFQM) tarafından geliştirilen “Mükemmellik Modeli” olmak üzere, uluslar arası kabul gören ve dünya genelinde yaygın kullanılan model ve standartlar esas alınarak geliştirilmiştir. Bu çalışma ile Bakanlık Çalışma Planında Personel Genel Müdürlüğüne verilmiş bir görev de yerine getirilmiş olmaktadır.
  

2. MEB’in Kalite Politikası

MEB’in eğitim-öğretim ve yönetime ilişkin kalite politikalarını aşağıdaki şekilde özetlemek mümkündür.

• 
  Eğitimin paydaşları olan öğrenci, veli, öğretmen, diğer eğitim çalışanları, bir üst eğitim kurumu, işverenler, meslek kuruluşları ve genel anlamda toplumun mutluluğunu hedefleyen bir eğitim-öğretim ve yönetim yaklaşımını uygulama,
  
• 
  Eğitimin paydaşlarının eğitimde karar alma süreçlerine katkı ve belirli esaslar çerçevesinde katılımını sağlayarak toplumda demokrasi bilincini ve kültürünü geliştirme,
  
• 
  Dil, din, ırk, cinsiyet ayırımı gözetmeksizin eğitimde fırsat ve imkan eşitliği sağlayarak herkesin bilgi ve becerisini eğitim yoluyla geliştirme,
  
• 
  Eğitimde insani değerleri ön planda tutarak yüksek karakterli insan yetiştirme,
  
• 
  İnsanlığın karşı karşıya bulunduğu ekonomik, kültürel ve sosyal problemlerin çözümünde, iş yapma heyecanımızın kaynağı olan kültürel müktesabıtımızdan paydaşlarımızı haberdar etme,
  
• 
  İnsanlığın bilgi ve kültür birikimini ortak akıl ve eğitim yoluyla değerlendirerek, insanlığın ihtiyacı olan barış ve huzur ortamına kavuşmasına katkıda bulunma,
  
• 
  Eğitim-öğretim ve eğitimin yönetiminde süreçlere odaklanarak mükemmele doğru sürekli gelişimi sağlama,
  
• 
  Başta insan kaynağı olmak üzere eğitime ayrılan kaynakları etkili ve verimli kullanma,
  
• 
  Çağdaş medeniyetin ortağı bireyler yetiştirme,
  
• 
  Yetişen insanımızın; iyi insan, iyi vatandaş ve iyi meslek adamı olmasına katkı sağlama,
  
• 
  Yaşanabilir ve sürdürülebilir bir çevre oluşturmaya saygı ve katkıda bulunma,
  
• 
  Toplumun düşünce ve ahlaki temizliğine katkıda bulunma,
  
• 
  İnsanların öğrenme ve kendilerini gerçekleştirmelerinin önündeki tüm engelleri ortadan kaldırma,
  
• 
  İş dünyasının ihtiyacı olan nitelikli bir işgücünün oluşumuna katkıda bulunma,
  
• 
  Eğitimde evrensel ilkeleri gözetme.
  

3. Millî Eğitim Bakanlığının Vizyonu

Ülkemizin dünya lideri olmasına katkıda bulunan, Türkiye’de eğitim görmeyi herkes için ayrıcalığa dönüştüren, mutlu bireyler yetiştiren bir eğitim sistemini oluşturma.

 
4. Millî Eğitim Bakanlığının Misyonu (Misyon Üçgeni)

 Ne ?

Yüksek karakterli ve nitelikli insanlar yetiştirmek; bunun için politikalar geliştirmek, eğitim ve öğretim programları hazırlamak, ilgili standartları, öğretmen niteliklerini belirlemek ve bunlarla ilgili ARGE çalışmaları yapmak, eğitim ortamını hazırlamak, eğitim-öğretim yapmak, rehberlik, denetim ve değerlendirme sistemleri oluşturmak,

 

 

NASIL? NE İÇİN?
Fırsat ve imkan eşitliği sağlayarak, Milletin bütün fertleri için

Evrensel ilkeleri gözeterek,

Hayat boyu her ortamda eğitim yaklaşımı ile,

Çağın gerekleri ve toplumun ihtiyaçlarına uygun olarak, kişilerin ilgi ve yetenekleri doğrultusunda,

Ülke genelinde eğitim, öğretim ve bununla ilgili yönetim hizmetlerinde birlik ve beraberlik sağlayarak.