Forum Alsace Tech Entreprises Insa de Strasbourg 6 mai 2008

Compte-rendu

Réunion

Forum Alsace Tech Entreprises

Insa de Strasbourg – 6 mai 2008

Participants réunion commission communication (9h30 – 10h30)

Audrey Alau, chargée de communication ENSCMu

Florence Beck, chargée de communication, Eost

Pierre Hardguindeguy, étudiant Engees

Catherine Emont, assistante Insa Entreprises

Isabelle Suhr, EM Strasbourg

Marie Wolkers, chargée de mission Alsace Tech

Yoann Duval, étudiant Insa de Strasbourg

Participants réunion Comité d’organisation (10h30 – 12h30)

Audrey Alau, chargée de communication ENSCMu

Florence Beck, chargée de communication, Eost

Bernadette Fischbach, Assistante Relations Entreprises, Ecole de Management Strasbourg

Pierre Hardguindeguy, étudiant Engees

Philippe Leroy, Responsable Insa Entreprises

Céline Ludwig, service scolarité et entreprises, ECPM Strasbourg

Catherine Emont, assistante Insa Entreprises

Isabelle Suhr, EM Strasbourg

Marie Wolkers, chargée de mission Alsace Tech

Nom de la manifestation
Vote effectué par le directoire le 29 avril sur la base de 3 propositions. Préférence pour un nom qui se distingue de toutes les autres manifestations ayant eu lieu jusqu’à présent.
Forum Alsace Tech Entreprises avec une accroche à trouver du style « la 1^ère rencontre entreprises des 9 grandes écoles d’ingénieurs et de management d’Alsace »
Site internet

Prévoir l’achat du nom de domaine www.forumalsacetech.org avec un email [e-mail] pour toutes les demandes d’info relatives au forum.

Objectif : mise en ligne du site le 13 juin.

Une réunion aura lieu prochainement pour discuter de la révision du contenu du site. Certains documents existants pourront être utilisés (récapitulatifs des formations et des écoles, fiches écoles)

Chaque école devra prévoir sur sa page d’accueil un bouton avec un lien vers le site d’Alsace Tech.
Invitations

Envoi par chaque école avec enveloppe de chaque école sur papier à en-tête commun pour toutes (logo du forum et papier à en-tête à prévoir avec éventuellement un bandeau avec le logo de toutes les écoles en bas de page). Proposition de lettre d’invitation faite par Marie et adaptée par chaque école. Les lettres seront co-signées par Marie-Christine Creton, Président d’Alsace Tech et le directeur de l’école.

Document de présentation du Forum 

Isabelle se propose de faire une proposition d’une fiche recto verso, sur la base du 4 pages du Carrefour de l’Ingénieur et du manager. A chacun d’envoyer ses suggestions de présentation du Forum à Isabelle.

Dossier d’inscription avec questionnaire également revus par Isabelle. Important de demander aux entreprises de préciser leurs attentes. Catherine propose de faire une synthèse des idées de présentation des forum Rhône-Alpes et Est Horizon notamment.
Programme

La cellule programme se réunira sous peu pour synthétiser toutes les idées mentionnées jusqu’à présent.

Comme déjà évoqué, un espace « Le village des écoles », au niveau de l’accueil, permettra aux écoles de se présenter (spécialités, activités étudiantes, laboratoires etc.)
Suggestion de proposer des présentations d’entreprises en boucle sur un espace ouvert. Catherine propose d’envoyer la liste des conférences organisées jusqu’à présent.
Pour l’espace entreprises, important de lister les secteurs d’activités pertinents pour chaque école (en suivant les codes NAF) afin de définir les différents pôles.
Envisager éventuellement un espace qui permette aux étudiants d’exposer leurs attentes ou leurs projets, leur école ? (à décider).
Prévoir une implication/préparation des étudiants en amont dans le cadre des Temps forts de l’Université.
Suggestion d’organiser du speed dating (Isabelle se propose de coordonner avec l’implication d’étudiants) avec un espace fauteuils et tables basses.

Quid de la conférence de lancement.

Inscriptions

Si possible en ligne par le biais d’un formulaire avec aussi possibilité de télécharger la fiche en pdf puis de la remplir et la faxer. Saisie faite par un stagiaire ou intérimaire.

Le dossier technique avec notamment les prestations annexes à commander par Strasbourg Evénement sera accessible en ligne.
Relances

Suggestion que les relances soient faites par les étudiants de chaque école. Préparation d’un fichier commun accessible sur internet avec une colonne permettant un suivi des relances. Les étudiants indiqueraient quelles entreprises ils souhaitent relancer. Un point hebdo sera fait pour la mise à jour du tableau.

Budget
Traiteur : préférence pour un plateau repas, éventuellement avec plat chaud, pas de buffet. Budget entre 7,50 € (Crous) et 14,50 € (Klein).

Sandwich : Crous 2,80 (sandwich, eau + fuit) ou Klein 4,15 € sandwich + eau à charge des étudiants, sauf ceux impliqués dans l’organisation.

Prévoir un moyen d’estimer la participation des étudiants pour passer commande (3 à 4 semaines à l’avance).

Pause café 1,5 € par personne

En conclusion : ne pas trop lésiner car les entreprises sont sensibles à l’accueil. Prévoir un cofinancement de la Région-CCI pour prendre en charge une partie de la participation des PME au salon.

Important que les stands et les repas s’autofinancent, le reste doit être en option.

Divers

Veiller à identifier les actions qui motiveront les étudiants à s’impliquer dans l’organisation de la manifestation (prospection des entreprises, organisation du speed dating etc)

Prévoir de bloquer l’agenda de Zeller pour l’inauguration et Trautman pour la clôture.
Rappel Calendrier
13/05/08 : Marie : faire demande de devis à la graphiste pour création logo, papier à en-tête et fiche présentation forum
- 13/05/08 : Responsables entreprises des écoles : envoi à Marie de la quantité de papier à en-tête à imprimer pour invitations à faire par chaque école
- 14/05/08 : Marie : faire demande de devis aux imprimeurs pour papier à en-tête, fiches présentation du forum et affiches
- 15/05/08 : Tous : envoyer à Isabelle Suhr idées de présentation du forum pour fiche A4 recto verso (en remplacement du dépliant 4 pages)
- 15/05/08 : Tous : envoyer à Marie les suggestions de classification des secteurs d'activités d'intérêt pour leur école
- 15/05/08 : Catherine Emont : envoi à Isabelle d'une synthèse d'idées de présentation des autres forum entreprises (Horizon grand Est, Forum Rhônes-Alpes)
- 15/05/08 : Isabelle : envoi à tous des infos sur le temps fort (programme des autres années)
- 15/05/08 : Catherine E. : contacter Obson pour diffusion de l'information sur le forum dans leur guide et lister autres guides-médias à informer (CCI, journal CUS, CG67, CG68 et Région Alsace)
- 15/05/08 : Commission communication : répartition de la révision du contenu du site internet
- 16/05/08 : Marie et Pierre : mise à jour du budget et diffusion à tous
- 23/05/08 : Commission programme : diffusion proposition programme
- 23/05/08 : Marie : rédaction proposition de lettre d'invitation et harmonisation des fiches écoles
- 23/05/08 : Isabelle : rédaction proposition dossier exposant (questionnaire, mode d'emploi, fiche présentation A4 recto verso)
- 23/05/05 : Marie : demander dossier technique à Strasbourg expo
- 23/05/08 : Marie : Achat du nom de domaine www.forumalsacetech.org et du couriel [e-mail] pour toute demande d'info
- 27/05/08 - 12h30. Tous : réunion comité d'organisation – Insa de Strasbourg
- 29/05/08 : livraison papier à en-tête
- 2/06/08 - tous : envoi des invitations aux écoles
- 9/06/08 : Rudy Kunst (webmaster Insa et étudiants Insa ?) - conception et mise en ligne du site www.forumalsacetech.org
- 9/06/08 : Isabelle : demander à la CUS d'utiliser une partie des espaces publicitaires Descault gracieusement avant le forum
etc.

CR Réunion Forum 06/05/08 p/