La visioconférence comme outil de communication à l’université d’Orléans : répertoire d’expériences en interne et en externe

“ La visioconférence comme outil de communication à l’université d’Orléans : répertoire d’expériences en interne et en externe ”.
Michel Dion, Responsable des relations extérieures et de la communication, université d’Orléans.

L’Université d’Orléans qui utilise la visioconférence pour ses formations à distance et sa communication depuis janvier 1992, a réalisé deux films de promotion de cette nouvelle technologie. “ Si loin si proche ” sur le programme franco-suédois d’apprentissage du français et “ visiocommunication : mode d’emploi ” pour démystifier la visioconférence dans l’enseignement. Son témoignage, aussi concret que possible, concerne les usages de cette technologie dans le domaine de la communication interne et externe en en présentant les avantages et les limites. 
Michel DION

Université d'Orléans

Château de la Source

BP 6749

45067 ORLEANS CEDEX

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Les colloques, séminaires, et rencontres diverses sur les nouvelles technologies de l’information et de la communication se succèdent à un rythme soutenu depuis quelques temps. La plupart ont trait aux formations à distance et à la pédagogie. Aujourd’hui c’est de la communication dont il s’agit, communication au sens où nous l’entendons dans le cadre de nos activités professionnelles.

La quasi totalité des établissements d’enseignement supérieurs ont désormais un (e) responsable de la communication, beaucoup ont mis en place un site web, certains ont un(e) chargé(e) de mission aux NTIC, quelques uns disposent d’un équipement de visioconférence.
Pour ce qui concerne cet outil de communication expérimenté depuis plusieurs années par quelques Ecoles et Universités, le moment semble venu de faire le point et d’apporter des réponses à des questions comme celle-ci :

Quel équipement choisir ?

Quel budget prévoir ?
En quoi la visioconférence peut-elle être utile à la communication d’un établissement d’enseignement supérieur ?
N’est-elle qu’un coûteux gadget ou la future panacée de la communication interactive ?
Dans ce débat, l’Université d’Orléans qui utilise la visioconférence depuis janvier 1992, surtout pour des formations à distance, mais également pour sa communication interne et externe, peut apporter son témoignage (un parmi d’autres), en souhaitant que vous le complétiez, avec vos observations et vos suggestions.

Le témoignage de l’Université d’Orléans

Pourquoi et comment notre Université s’est-elle équipée en visioconférence avec la méthode du Professeur Inger Enkwist.

La concertation des utilisateurs potentiels.

Le choix de l’équipement.

Le financement du matériel et de son évolution.

La gestion du studio et des liaisons

Les frais de fonctionnement.

NB : ces différents points seront développés au cours de l’exposé.

La visioconférence implique un ensemble de dépenses qui doivent s’inscrire dans le cadre de projets et de programmes élaborés, en phase avec la politique de relations extérieures de l’établissement. Pour une Université comme celle d’Orléans, “ l’outil visioconférence ” sert d’abord à l’enseignement à distance, et en second lieu à la communication interne et externe.

Répertoire d’usages de la visioconférence en communication interne et externe

• 
  Réunions de réseau entre Universités partenaires (multipoint).
  
• 
  Réunions de Directeurs de composantes avec sites délocalisés.
  
• 
  Partages d’expériences entre services (ex. Apogée)
  
• 
  Recrutements de personnels quand la distance est un obstacle au déplacement des candidats.
  
• 
  Suivi pédagogique d’étudiants en séjour dans des Universités étrangères.
  
• 
  Recrutement d’élèves-ingénieurs pour une filière nouvelle.
  
• 
  Suivi de stagiaires en séjour dans une entreprise étrangère.
  
• 
  Préparation de missions à l’étranger et bilans de celles-ci.
  
• 
  Présentation de l’Etablissement (avec caméra document) à des étudiants étrangers candidats à des échanges ou des séjours linguistiques.
  
• 
  Préparation de colloques internationaux.
  
• 
  Mise à disposition du studio pour des partenaires économiques et institutionnels, entreprises, collectivités locales, etc…
  

NB : Cette liste pourra être utilement complétée et enrichie par les interventions des participants.

La Visioconférence et la Communication

Les avantages et les limites
Le contact virtuel ne remplace pas le présentiel, on ne reviendra pas sur cette évidence. Toutefois, l’expérience montre que pour l’enseignement comme pour la communication, il peut le compléter, voire l’améliorer, par des interventions de spécialistes éloignés ou des présentations de documents difficilement transportables.

La froideur apparente du virtuel est vite oubliée grâce au confort d’une communication directe. La visioconférence ignore le décalage horaire et la distance, et devient un support efficace des relations internationales. C’est un outil très performant du fait de l’interactivité (images, son et données), qu’elle parvient à créer. Elle a progressé en qualité pour l’image et pour le son, et l’image obtenue avec un débit de 384 kgbits/seconde est équivalente à une image TV.

Son coût a diminué considérablement en terme d’achat et en terme de fonctionnement.

NB (quelques chiffres seront communiqués, à ce niveau de l’exposé).

La visioconférence est rentable quand elle évite certains déplacements lointains, coûteux ou pénibles ; qu’elle supprime le temps perdu, la fatigue et les risques.
Le fait qu’elle utilise le réseau numéris du téléphone et non le satellite rend son accès facile et devrait tendre à banaliser son emploi.

Visioconférence et Communication interactive dans l’enseignement supérieur.

Quel avenir ?

La Visioconférence ne connaît pas encore le succès que devraient lui valoir ses performances. Son implantation dans les différentes secteurs de l’enseignement reste encore limitée.

Un échange d’expériences comme celui qui nous réunit aujourd’hui devrait apporter des réponses à cette situation.
Pour ce qui nous concerne, deux motifs peuvent être évoqués :

• 
  le coût global de la visioconférence reste encore élevé.
  
• 
  - l’assistance technique impliquant la présence d’un personnel qualifié est nécessaire dans la pratique.
  

Pour remédier à cet état de fait, un effort des établissements au niveau de la formation des utilisateurs potentiels paraît indispensable. (Des exemples probants existent dans ce domaine et favorisent une appropriation sereine de l’outil).

Parallèlement, une sensibilisation des constructeurs et des distributeurs pour rapprocher les équipements des usagers, et leur en faciliter l’emploi est aussi nécessaire.
Quand l’accès à la visioconférence sera aussi simple et direct qu’il l’est devenu pour le fax ou le web, sa diffusion et son exploitation en seront facilitées d’autant.
Actuellement, s’il revient à chaque établissement d’enseignement Supérieur d’inventer la communication interactive qui lui convient, “ l’outil visioconférence ” dont la gamme s’étend du PC au visiocentre peut selon nous y contribuer efficacement. A chacun d’entre nous de savoir quel parti en tirer.

Visio/discours visio colloque