Universitas sebelas maret fakultas keguruan dan ilmu pendidikan sentra kegiatan islam

1. 
   KOP SURAT
   

1. 
   PEMBUATAN SURAT
   

1. 
   KOP SURAT
   

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

SENTRA KEGIATAN ISLAM

Sekretariat: Gedung UKM FKIP lantai 1

Jln.Ir. Sutami No. 36 A Kentingan Surakarta 57126,

Website: ski.uns.ac.id, email: [e-mail]

2. 
   Tanggal surat
   

Tanggal surat terletak di sebelah kanan atas sejajar dengan nomor surat dan tanpa diberi nama tempat

3. 
   No Surat
   

• 
  No surat kegiatan umum bidang
  

No. urut surat/kode UKM FKIP/perihal/Kode bidang yang membuat surat/Kode departemen/SKIFKIP/UNS/bulan dalam simbol romawi/tahun

Contoh: 01/H27.02.5/PB/KST/DAO/SKIFKIP/UNS/V/2012

Artinya: surat keluar dengan nomor urut satu, berupa surat permohonan yang dikeluarkan oleh bidang kesekretariatan departemen administrasi organisasi pada bulan Mei 2012

• 
  Bila kegiatan yang dilaksanakan adalah kegiatan besar dan terdiri dari sebagian besar atau seluruh pengurus namun masih merupakan proker dari suatu bidang, maka penulisannya adalah
  

No. urut surat/kode UKM FKIP/perihal/kode bidang yang membuat surat/Pan-.... /SKIFKIP/UNS/bulan dalam simbol romawi/tahun

Contoh: 01/H27.02.5/HMS/Del/Pan-UF/SKIFKIP/UNS/VI/2012

Artinya: surat keluar dengan nomor urut satu, berupa surat permohonan delegasi yang dikeluarkan oleh bidang humas dalam kepanitiaan UF pada bulan Juni 2012

• 
  Bila kegiatan yang dilaksanakan adalah kegiatan besar dan kegiatan SKI secara keseluruhan ( bukan proker dari suatu bidang), maka penulisannya adalah
  

No. urut surat/kode UKM FKIP/perihal/Pan-.... /SKIFKIP/UNS/bulan dalam simbol romawi/tahun

Contoh: 01/H27.02.5/Del/Pan-SKUTTERS/SKIFKIP/UNS/II/2012

Artinya: surat keluar dengan nomor urut satu, berupa surat permohonan delegasi dalam kepanitiaan Skutters pada bulan Februari 2012

4. 
   Lampiran
   

Lampiran memberitahukan bahwa surat tidak berdiri sendiri namun disertai dokumen lain misalnya urutan acara, proposal, dll. Bila tidak disertai lampiran cukup diberi tanda –

5. 
   Perihal
   

Perihal menunjukkan informasi tentang jenis kegiatan

6. 
   Alamat tujuan
   

Catatan:

Alamat tujuan tidak boleh “Di tempat”, tapi menggunakan nama tempat

Contoh: Kepada

Yth. Pembantu Dekan III

Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan

Universitas Sebelas Maret

Surakarta

Apabila diluar ada sampulnya alamat tidak perlu ditulis lengkap namun kalau dipergunakan sampul berjendela maka harus ditulis lengkap.

7. 
   Salam Pembuka
   

Bila instansi yang dituju adalah instansi yang sudah jelas muslim maka menggunakan salam pembuka “Assalamu’alaikum Wr Wb”. Namun bila instansi yang dituju memiliki kejelasan muslim atau bukan maka menggunakan salam pembuka “Dengan Hormat”.

8. 
   Isi surat
   

Menunjukkan kapan kegiatan dilaksanakan

9. 
   Penutup
   

Penutup surat berisi ucapan terima kasih dan permohonan maaf bila terdapat kata yang kurang berkenan.

10. 
    Tanda tangan
    

Surat ditandatangani oleh pihak-pihak yang perlu mengetahui dan menyetujui surat tersebut.

• 
  Surat peminjaman tempat bila bukan meminjam tempat berupa gedung milik universitas atau fakultas maka TTD cukup terdiri dari tanda tangan ketua panitia, sekretaris panitia, dan ketua umum. Namun bila peminjaman tempat berupa gedung milik universitas atau fakultas maka tanda tangan terdiri dari TTD ketua panitia, sekretaris, ketua umum, pembina SKI, dan PD III
  
• 
  Surat peminjaman alat ditandatangani oleh ketua panitia, sekretaris panitia, dan ketua umum SKI
  
• 
  Surat delegasi ditandatangani oleh ketua panitia, sekretaris panitia, dan ketua umum SKI
  
• 
  Surat permohonan pencairan dana ditandatangani ketua panitia, sekretaris, ketua umum, pembina SKI, dan PD III
  
• 
  Surat pencairan dana ditujukan kepada PD III
  

11. 
    Tembusan
    

Tembusan digunakan bila terdapat pihak-pihak yang ditembusi

12. 
    Cap surat
    

Pemberian cap surat terletak disebelah kiri tanda tangan dan mengenai sedikit tanda tangan.

INGA2!!

Setelah ditandatangani, surat digandakan (difoto kopi) sesuai kebutuhan. Surat yang diberi cap adalah surat yang telah digandakan bukan surat yang asli. Kecuali surat-surat tertentu yang harus menggunakan surat asli seperti peminjaman gedung milik fakultas atau universitas dan surat pencairan dana. INGA2!!! Surat diserahkan satu ke bidang kestari sebagai arsip.

Penulisan Atas Nama

Bila pihak yang bersangkutan tidak dapat menandatangani surat secara langsung, maka surat dapat ditandatangani wakil pihak yang bersangkutan dengan menggunakan pemberian atas nama. Caranya:

Mengetahui,

a.n.Ketum

Sekretaris Umum

NIM

Contoh surat

1. 
   Kegiatan umum bidang
   

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

SENTRA KEGIATAN ISLAM

Sekretariat: Gedung UKM FKIP lantai 1

Jln.Ir. Sutami No. 36 A Kentingan Surakarta 57126,

Website: ski.uns.ac.id, email: [e-mail]

Nomor :05/H27.02.5/DKW/DSYR/SKIFKIP/UNS/V/2012 22 April 2012

Lampiran : - Hal : Peminjaman Tempat Kepada Yth. Takmir Masjid Nurul Huda Surakarta Assalamu’alaikum Wr Wb Dengan ini kami SKI FKIP UNS bermaksud mengadakan acara KARDUS (Kajian Rutin Dua Minggu Sekali), yang Insya Allah akan dilaksanakan pada: hari : Kamis tanggal : 6 Juni 2012 waktu : 15.30 WIB s.d. selesai tempat : aula timur Masjid Nurul Huda UNS Untuk itu kami memohon peminjaman tempat di Aula Timur Masjid Nurul Huda untuk pelaksanaan kegiatan tersebut. Atas perhatian Bapak/Ibu/saudara kami mengucapkan terima kasih. Wassalamu’alaikum Wr Wb Ketua Panitia Andika Rizal NIM K41110026 Sekretaris Dinda Anggraeni NIM K0023670 Mengetahui, Ketua Umum SKI FKIP UNS Syahrizal K2210230 Contoh surat kepanitiaan SKI secara keseluruhan dan buka proker dari suatu bidang namun tugas dari dekanat KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN SENTRA KEGIATAN ISLAM Sekretariat: Gedung UKM FKIP lantai 1 Jln.Ir. Sutami No. 36 A Kentingan Surakarta 57126, Website: ski.uns.ac.id, email: [e-mail] No : 06/ H27.02.5/PS/Pan-Skutter/SKIFKIP/UNS/II/2012 6 Februari 2012 Lamp : 1 bendel proposal Hal : Permohonan Kerja Sama sponsorship Kepada Yth. Direktur Utama Perusahaan air Minum Utra Surakarta Dengan Hormat, Dengan ini kami SKI FKIP UNS akan menyelenggarakan acara SKUTTERS (SKI Universal Training For Better Skill) “The Art of Teaching” yang insya Allah akan dilaksanakan pada : Hari / Tanggal : Sabtu, 10 Maret 2012 Tempat : Aula Gedung F FKIP UNS Waktu : 07.00-15.00 WIB Dan bahwasanya keberhasilan acara ini tidak lepas dari kerjasama berbagai pihak. Maka dari itu, kami bermaksud mengajukan permohonan kerja sama dengan perusahaan Bapak untuk mencapai suksesnya kegiatan tersebut. Demikian permohonan dari kami, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Ketua Panitia Fakih Fauzan NIM K5409027 Sekretaris Noorma Hayyu NIM K7409114 Mengetahui, Pembantu Dekan III FKIP UNS Drs. Amir Fuady, M.Hum NIP 19520729 198010 1 001 Ketua Umum SKI FKIP UNS Septian Bayu N NIM K2309071 contoh surat yang merupakan kegiatan besar SKI dan masih proker dari bidang tertentu KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN SENTRA KEGIATAN ISLAM Sekretariat: Gedung UKM FKIP lantai 1 Jln.Ir. Sutami No. 36 A Kentingan Surakarta 57126, Website: ski.uns.ac.id, email: [e-mail] No : 06/ H27.02.5/PT/HMS/PAN-UF/SKIFKIP/UNS/II/2012 20 Juni 2012 Lamp : - Hal : Peminjaman Tempat Kepada Yth. Pembantu Dekan III Fakultas Keguruan dan ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta Assalamu’alaikum WrWb Dengan ini kami SKI FKIP UNS akan menyelenggarakan acara Bedah Buku “Enak bener Jadi Orang Pinter” yang masih merupakan serangkaian acara Ukhuwah Fair yang insya Allah akan dilaksanakan pada : Hari / Tanggal : Sabtu, 17 Juni 2012 Waktu : 07.00-15.00 WIB Tempat : Aula Gedung F FKIP UNS Untuk itu kami memohon peminjaman tempat di Aula gedung F FKIP UNS untuk pelaksanaan acara tersebut. Demikian permohonan dari kami, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih. Wassalamu’alaikum Wr Wb Hormat kami, Ketua Panitia Andi Wahyudi NIM Sekretaris Dian Suryati pangestika NIM Mengetahui, Pembantu Dekan III FKIP UNS Drs. Amir Fuady, M.Hum NIP 19520729 198010 1 001 Ketua Umum SKI FKIP UNS Septian Bayu N NIM K2309071
SISTEM PEMBAKUAN SURAT DAN KODE STRUKTUR ORGANISASI SKI FKIP UNS
KODE SURAT
No	Jenis Surat	Kode Surat
1	Peminjaman tempat	PT
2	Peminjaman Alat	PA
3	Permohonan Dana	PD
4	Permohonan pembicara	PP
5	Permohonan Sponsorship	PS
6	Undangan(rapat,audiensi, hearing,dll)	Und
7	Pemberitahuan (kunjungan,aksi,dll)	PB
8	Pengumuman	PU
9	Rekomendasi	Rek
10	Keterangan	Ket
11	Penugasn/Delegasi	Del
12	Ucapan	Ucp
13	Memo	Mo
14	Pernyataan	Pyt
15	Kerjasama	KS
16	Surat keputusan	SK
KODE STRUKTUR ORGANISASI
No	BIDANG ATAU DEPARTEMEN YANG MENGELUARKAN SURAT	KODE SURAT
1	Bidang kesekretariatan	KST
2	bidang Kebendaharaan	KBD
3	Bidang Dakwah	DKW
4	Bidang Sosial masyarakat	SOSMA
5	Bidang Pembinaan	BP
6	Bidang Humas	HMS
7	Bidang Kemuslimahan	KMH
8	Departemen Administrasi Organisasi	DAO
9	Departemen Administrasi Keuangan	DAK
10	Departemen Kewirausahaan	DKWU
11	Departemen syiar	DSYR
12	Departemen Media	DMED
13	Departemen ZIS	DLU
14	Departemen Layanan umat	DZIS
15	Departemen Kaderisasi	DEKAD
16	Departemen Pembinaan Pengurus	DPP
17	Departemen Humas Internal	DH INT
18	departemen Humas eksternal	DH EKS
19	Departemen Kerohanian islam	DKH
20	Departemen Kreativitas Muslimah	DKM
21	TIM FULDKIP	FULDKIP

Alur Peminjaman Tempat

1. 
   Gedung A dan Gedung F
   

1. 
   Panitia melihat ke bagian UMKAP Gedung F untuk melihat apakah Ruang Sidang II Gedung A atau Aula gedung F sedang dipinjam ketika tanggal berlangsungnya acara.
   
2. 
   Bila Ruang Sidang II Gedung A atau Aula gedung F belum di take atau dipinjam lembaga lain ketika tanggal berlangsungnya acara SKI, maka panitia segera mengajukan surat peminjaman tempat yang ditujukan ke PD III dan di TTD PD III.
   
3. 
   Bila surat telah ditandatangani, surat di cap di bagian kemahasiswaan Gedung F.
   
4. 
   Setelah di cap, panitia meminta surat disposisi ke PD II
   
5. 
   Setelah mendapat surat disposisi, panitia pergi ke bagian UMKAP gedung F meminta ACC ke Kepala UMKAP
   
6. 
   Setelah mendapat ACC Kepala UMKAP, surat di fotokopi kemudian kopian surat di ACC di Bagian Surat untuk untuk disahkan. Surat asli diserahkan ke Bagian Surat dan surat kopian yang sudah di ACC Bagian Surat di bawa Panitia untuk diserahkan ke Satpam.
   

2. 
   Peminjaman Aula gedung UKM
   

1. 
   Panitia mengecek ke DEMA FKIP (menghubungi sekjen DEMA atau melihat Papan Peminjaman) apakah aula gedung UKM telah di take atau dipinjam lembaga lain ketika tanggal berlangsungnya acara SKI.
   
2. 
   Bila aula gedung UKM belum dipinjam maka panitia mengajukan surat peminjaman tempat di aula gedung UKM yang ditandatangani sampai Ketua Umum SKI dan ditujukan kepada Ketua Umum DEMA FKIP
   
3. 
   Surat diserahkan ke DEMA dan bila disetujui aula gedung UKM dapat digunakan. Untuk berrjaga-jaga hubungi sekjen DEMA dan pasang tulisan di pintu Aula gedung UKM bahwa akan dilaksanakan acara SKI di aula gedung UKM
   

3. 
   Peminjaman Aula Gedung C
   

1. 
   Panitia mengecek apakah aula gedung C digunakan untuk kegiatan lain pada acara SKI dilaksanakan
   
2. 
   Bila Aula Gedung C sedang tidak digunakan maka panitia membuat surat peminjaman tempat yang ditujukan dan di TTD Kajur P.IPS
   
3. 
   Setelah di ACC surat difotokopi dan dicap kemudian diserahkan ke satpam gedung C
   

2. 
   PEMBUATAN PROPOSAL
   

MEKANISME PEMBUATAN PROPOSAL KEGIATAN SKI FKIP UNS

Proposal kegiatan dibuat oleh panitia, sedangkan konsep arahan kegiatan secara umum dibuat oleh departemen/bidang

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

SENTRA KEGIATAN ISLAM

Sekretariat: Gedung UKM Lantai 1

Jl. Ir Sutami No. 36 A Kentingan Surakarta 57126

Website: ski.fkip.uns.ac.id, email: [e-mail]

PROPOSAL KEGIATAN

(NAMA KEGIATAN)

1. 
   MUQODDIMAH
   

Latar belakang pengadaan kegiatan tersbut. Berisi tentang ayat-ayat Al-Quran atau hadis tentang nilai-nilai yang akan didakwahkan melaluikegiatan yang akan dilaksanakan.

2. 
   NAMA KEGIATAN
   
3. 
   TEMA KEGIATAN
   
4. 
   LANDASAN KEGIATAN
   

Berisi tentang:

1. 
   Ayat-ayat alquran yang berkaitan atau menjadi landasan kegiatan
   
2. 
   Hadist-hadist Nabi yang berkaitan atau menjadi landasan kegiatan.
   
3. 
   Aturan kelembagaan atau kesepakatan lembaga (organisasi) yang menjadi landasan kegiatan
   

5. 
   TUJUAN KEGIATAN
   
6. 
   SASARAN KEGIATAN
   

Berisi tentang:

1. 
   Lingkup yang akan dijadikan obyek kegiatan
   
2. 
   Target idealita yang diharapkan
   

7. 
   WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN
   
8. 
   SUSUNAN PANITIA
   

(Terlampir)

Pelindung : Pembantu Dekan III FKIP UNS

Drs. H. Amir Fuady, M.Hum

Penasehat : Pembina SKI FKIP UNS

Moh. Muchtarom,S.Ag.M.SI

Penangungjawab : Ketua Umum SKI FKIP UNS

Septian Bayu Nugraha

SC : Ikhwan:

Akhwat:

Ketua Panitia

Sekretaris

Bendahara

Dan seksi-seksi yang diperlukan

9. 
   SUSUNAN ACARA
   

(terlampir)

Berisi tentang susunan acara atau jadwal kegiatan

10. 
    ESTIMASI DANA
    

(Terlampir)

Berisi tentang

1. 
   Rencana sumber pemasukan
   
2. 
   Rencana pengeluaran
   

11. 
    KHOTIMAH
    

Berisi tentang:

1. 
   Ucapan, penutup, doa
   
2. 
   Lembar pengesahan (tanda tangan)
   

Ketua panitia

Sekretaris panitia

PD III FKIP : Drs.Amir Fuady, M. Hum ( NIP 19520729198010 1001)

Pembina SKI SKIP UNS : Moh Muhtarom, S.Ag, M.Si (NIP 19740724 200501 1002)

Ketua Umum SKI FKIP : Septian Bayu Nugraha (NIM K2309071)

Presiden BEM FKIP : Alqaan maqbullah Ilmi (NIM K2309006)

PENGESAHAN

Ketua Panitia Sekretaris

NAMA NAMA

NIM NIM
Presiden BEM FKIP UNS Ketua umum SKI FKIP UNS

Stempel

Stempel



NAMA NAMA

NIM NIM

Stempel
Pembantu Dekan III FKP UNS Pembina SKI FKIP UNS

NAMA NAMA

NIP NIP
Lampirkan:

1. 
   Susunan panitia
   
2. 
   Susunan acara
   
3. 
   Estimasi dana
   

Mekanisme Pembuatan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan SKI FKIP UNS

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

SENTRA KEGIATAN ISLAM

Sekretariat: Gedung UKM FKIP Lantai 1

Jl. Ir Sutami No. 36 A Kentingan Surakarta 57126

Website: ski.fkip.uns.ac.id, email: [e-mail]

Laporan Pertanggungjawaban

(NAMA KEGIATAN)

1. 
   MUQODDIMAH
   

Latar belakang pengadaan kegiatan tersbut. Berisi tentang ayat-ayat Al-Quran atau hadis tentang nilai-nilai yang akan didakwahkan melaluikegiatan yang akan dilaksanakan.

2. 
   NAMA KEGIATAN
   
3. 
   TEMA KEGIATAN
   
4. 
   LANDASAN KEGIATAN
   

Berisi tentang:

1. 
   Ayat-ayat alquran yang berkaitan atau menjadi landasan kegiatan
   
2. 
   Hadist-hadist Nabi yang berkaitan atau menjadi landasan kegiatan.
   
3. 
   Aturan kelembagaan atau kesepakatan lembaga (organisasi) yang menjadi landasan kegiatan
   

5. 
   TUJUAN KEGIATAN
   
6. 
   SASARAN KEGIATAN
   

Berisi tentang:

1. 
   Lingkup yang akan dijadikan obyek kegiatan
   
2. 
   Target idealita yang diharapkan
   

7. 
   WAKTU DAN TEMPAT
   
8. 
   SUSUNAN PANITIA
   

(Terlampir)

Pelindung : Pembantu Dekan III FKIP UNS

Drs. H. Amir Fuady, M.Hum

Penasehat : Pembina SKI FKIP UNS

Moh. Muchtarom,S.Ag.M.SI

Penangungjawab : Ketua Umum SKI FKIP UNS

Septian Bayu Nugraha

SC : Ikhwan:

Akhwat:

Ketua Panitia

Sekretaris

Bendahara

Dan seksi-seksi yang diperlukan

9. 
   SUSUNAN ACARA
   

(terlampir)

Berisi tentang susunan acara atau jadwal kegiatan

10. 
    REALISASI DANA
    

(Terlampir)

Berisi tentang

1. 
   Rencana pengeluaran
   
2. 
   Rencana sumber pengeluaran
   

11. 
    DESKRIPSI KEGIATAN
    
12. 
    EVALUASI KEGIATAN
    

1. 
   Hambatan
   
2. 
   Solusi perbaikan
   

13. 
    HASIL KEGIATAN
    

(Dilampirkan)

• 
  Dokumentasi
  
• 
  Notulen
  
• 
  Daftar peserta
  
• 
  Materi pembicara, dll
  

14. 
    KHOTIMAH
    

Berisi tentang:

1. 
   Ucapan, penutup, doa
   
2. 
   Lembar pengesahan (tanda tangan)
   

Ketua panitia

Sekretaris panitia

PD III FKIP : Drs.Amir Fuady,m. Hum ( NIP 19520729198010 1001)

Pembina SKI SKIP UNS : Moh Muhtarom, S.Ag, M.Si (NIP 19740724 200501 1002)

Ketua Umum SKI FKIP : Septian Bayu Nugraha (NIM K2309071)

Presiden BEM FKIP : Alqaan maqbullah Ilmi (NIM K2309006)

PENGESAHAN

Ketua Panitia Sekretaris

NAMA NAMA

NIM NIM

Presiden BEM FKIP UNS Ketua umum SKI FKIP UNS


Stempel

Stempel



NAMA NAMA

NIM NIM

Stempel
Pembantu Dekan III FKP UNS Pembina SKI FKIP UNS

NAMA NAMA

NIP NIP

Lampirkan:

1. 
   Susunan panitia
   
2. 
   Susunan acara
   
3. 
   Realisasi dana
   
4. 
   Hasil Kegiatan
   

1. 
   Presensi peserta
   
2. 
   Dokumentasi (min 4 foto)
   
3. 
   Materi, notulensi dll
   

Catatan:

1. 
   Setiap proposal, surat serta SPJ yang dikeluarkan dalam kegiatan wajib untuk diarsipkan dan diserahkan ke Kabid atau Sekbid Kesekretariatan di setiap akhir kegiatan
   
2. 
   Setiap dokumentasi kegiatan wajib dikumpulkan ke bidang dakwah untuk dipublikasikan.
   

ALUR PENCAIRAN DANA KEGIATAN

1. 
   DEKANAT
   

1. 
   Mengajukan pencairan dana ke PD III menggunakan surat permohonan pencairan dana dan proposal.
   
2. 
   Meminta memo ke PD III untuk mencairkan dana
   
3. 
   Mengajukan pencairan dana ke Bagian Keuangan Gedung F
   
4. 
   Dana cair 50 %, sisanya akan cair setelah SPJ selesai dibuat
   
5. 
   Terkadang dana tidak sepenuhnya cair karena adanya potongan-potongan atau pajak. Namun bila dana 100% cair dan jumlahnya besar tetap harus diperhatikan bila terdapat pajak-pajak yang nantinya harus dibayarkan. Jadi dana hendaknya tidak sepenuhnya dihabiskan.
   
6. 
   Sebagai jaminan panitia menyerahkan Karmas ke bagian keuangan.
   

2. 
   IOM
   

1. 
   mengajukan surat permohonan dana ke Pak Marzuki dan mengadakan janji untuk bertemu
   
2. 
   Bila disetujui Beliau akan meminta surat disposisi yang dirangkap 3
   
3. 
   Bila telah ada surat disposisi maka dana dapat dicairkan 50 %, sisanya cair setelah SPJ
   
4. 
   Panitia yang menerima dana meninggalkan karmas sebagai jaminan, dan ketika SPJ telah selesai dan akan mencairkan dana maka yang mengambil dana adalah panitia yang meninggalkan karmasnya tersebut.
   

3. 
   SPJ
   

1. 
   Panitia menyerahkan proposal dan laporan pertanggungjawaban, kuitansi pengeluaran beserta presensi panitia dan peserta yang hadir dalam acara, masing-masing rangkap 3. Kuitansi pengeluaran harus print asli bukan fotokopian.. Presensi harus rapi dan bersih dan tidak menggunakan tinta biru dalam pengisian presensi. Presensi ditandatangani oleh Ketua Umum dan dirangkap tiga, satu asli dua fotokopian.
   
2. 
   Kuitansi di tandatangani dan di cap oleh pemilik toko.
   
3. 
   Kuitansi di cek oleh Bagian Keuangan Gedung F. Bila sudah memenuhi syarat, maka panitia mengajukan memo pencairan dana ke Pembantu dekan III.
   
4. 
   PD III memberikan memo yang harus diserahkan ke bagian keuangan gedung F untuk mengambil sisa dana yang belum cair.
   
5. 
   Panitia yang mengambil sisa dana adalah panitia yang meninggalkan karmasnya sebagai jaminan.