Universitatea „babeş-bolyai” cluj-napoca

UNITATEA 1. Contabilitatea cheltuielilor

OBIECTIVE	a) Definirea cheltuielilor, recunoaşterea cheltuielilor în situaţiile financiare, structurarea cheltuielilor în contabilitatea agenţilor economici; b) Contabilizarea operaţiilor privind cheltuielile unităţii
NOŢIUNI CHEIE	Cheltuieli de exploatare, Cheltuieli financiare, Cheltuieli extraordinare

CONŢINUTUL UNITĂŢII

Realizarea obiectului de activitatea al oricărei întreprindere, în esenţă generator de venituri, reclamă importante eforturi materiale, de muncă şi băneşti concretizate, de regulă, în cheltuieli.

Cheltuielile constituie diminuări ale beneficiilor economice înregistrate pe parcursul perioadei contabile sub formă de ieşiri sau scăderi ale valorii activelor, ori creşteri ale datoriilor care se concretizează în reduceri ale capitalurilor proprii, altele decât cele rezultate din distribuirea acestora către acţionari.

În general cheltuielile reprezintă expresia valorică a operaţiilor economice referitoare la cumpărarea şi utilizarea bunurilor economice. Structura analitică a cheltuielilor este deosebit de diversificată, dar pot fi identificate cel puţin patru modalităţi principale de formare (apariţie) a acestora:

1. 
   Consumul de bunuri stocabile în activitatea curentă de exploatare, cum ar fi de exemplu consumul de materii prime, consumul de materiale auxiliare etc..
   
2. 
   Angajarea unei cheltuieli care intervine în momentul cumpărării de elemente nestocabile, lucrări, utilităţi şi servicii destinate producţiei, cu ocazia naşterii datoriei faţă de furnizori.
   
3. 
   Plata unei sume de bani destinată satisfacerii unei nevoi curente a întreprinderii, pentru care anterior plăţii nu a fost înregistrat angajamentul (obligaţia) de plată.
   
4. 
   Încorporarea (includerea) în cheltuielile curente ale exerciţiului financiar expirabil a unor sume reprezentând deprecieri economice ireversibile (amortizările imobilizărilor), deprecierile economice probabil reversibile (provizioanele pentru deprecierea activelor) sau rezerve pentru acoperirea riscurilor, pierderilor şi/sau cheltuielilor estimate viitoare (provizioanele pentru riscuri şi cheltuieli).
   

Structura reglementată a cheltuielilor vizează²⁶:

1. 
   Cheltuielile unităţii, care reprezintă valorile plătite pentru:
   

• 
  consumuri de stocuri, lucrări executate şi servicii prestate da care beneficiază întreprinderea;
  
• 
  cheltuieli cu personalul;
  
• 
  executarea unor obligaţii legale sau contractuale etc..
  

2. 
   Pierderile, care reprezintă reduceri ale beneficiilor economice şi pot rezulta sau nu ca urmare a desfăşurării activităţii curente a persoanei juridice. Ele nu diferă ca natură de alte tipuri de cheltuieli.
   
3. 
   Amortizările şi provizioanele constituite.
   

Contabilitatea cheltuielilor se ţine pe feluri de cheltuieli, după natura lor astfel:

1. 
   Cheltuieli de exploatare care cuprind:
   
   • 
     Cheltuieli cu materiile prime, materialele consumabile şi materialele de natura obiectelor de inventar; costul de achiziţie al materialelor nestocate, trecute direct asupra cheltuielilor; contravaloarea energiei şi apei consumate; valoarea animalelor şi păsărilor vândute vii sau sacrificate, costul mărfurilor şi al ambalajelor vândute.
     
   • 
     Cheltuieli cu lucrările şi serviciile executate de terţi: cheltuieli de întreţinere şi reparaţii, cheltuieli cu redevenţele, locaţiile de gestiune şi chiriile, cheltuieli cu primele de asigurare, cheltuieli cu studiile şi cercetările; cheltuieli cu alte servicii executate de terţi (colaboratori): comisioane şi onorarii, cheltuieli de protocol, reclamă şi publicitate, cheltuieli cu transportul de bunuri şi persoane, cheltuieli cu deplasări detaşări şi transferuri, cheltuieli poştale şi taxe de telecomunicaţii, cheltuieli cu serviciile bancare şi altele.
     
   • 
     Cheltuieli cu personalul: cheltuieli cu salariile, cheltuieli cu asigurările şi protecţia socială precum şi alte cheltuieli cu personalul suportate de persoana juridică.
     
   • 
     Alte cheltuieli de exploatare: pierderi din creanţe şi debitori diverşi, cheltuieli cu despăgubirile, amenzile şi penalităţile suportate de persoana juridică, donaţii şi alte cheltuieli similare precum şi cheltuielile privind activele cedate şi alte operaţii de capital etc..
     
2. 
   Cheltuieli financiare care cuprind:
   
   • 
     cheltuieli reprezentând pierderi din creanţe legate de participaţii;
     
   • 
     cheltuieli privind investiţiile financiare cedate;
     
   • 
     cheltuieli cu diferenţele de curs valutar nefavorabile;
     
   • 
     cheltuieli cu dobânzile privind exerciţiul financiar în curs;
     
   • 
     cheltuieli cu sconturile acordate clienţilor;
     
   • 
     cheltuieli reprezentând pierderi din creanţe de natură financiară şi altele.
     
3. 
   Cheltuieli extraordinare care sunt reprezentate de pierderile din calamităţi şi alte evenimente extraordinare.
   
4. 
   Cheltuielile cu amortizările şi provizioanele care se referă la cheltuielile de exploatare cu amortizările, cheltuielile de exploatare cu provizioanele pentru riscuri şi cheltuieli, respectiv cheltuielile de exploatare şi financiare cu provizioanele pentru deprecieri şi cheltuielile financiare referitoare la amortizarea primelor privind rambursarea obligaţiunilor.
   

Contabilitatea cheltuielilor se realizează în cadrul unei contabilităţi de angajamente, înregistrându-se cheltuialile în momentul consumului sau al ieşirii din patrimoniu, indiferent de momentul plăţii. În cazul în care organizarea contabilităţii sintetice a stocurilor se face prin metoda inventarului intermitent, cheltuielile sunt recunoscute în contabilitate în momentul achiziţiei bunurilor şi nu în momentul consumului, urmând ca la sfârşitul lunii să se rectifice mărimea cheltuielilor înregistrate în funcţie de mărimea stocurilor constatată la inventariere.
Contabilitatea cheltuielilor se conduce cu clasa a 6 – a de conturi „Conturi de cheltuieli”, în cadrul căreia sau nominalizat următoarele grupe de conturi:

• 
  60 „Cheltuieli privind stocurile”;
  
• 
  61 „Cheltuieli cu lucrările şi serviciile executate de terţi”;
  
• 
  62 „Cheltuieli cu alte servicii executate de terţi”;
  
• 
  63 „Cheltuieli cu impozitele, taxele şi vărsămintele asimilate”;
  
• 
  64 „Cheltuieli cu personalul”;
  
• 
  65 „Alte cheltuieli de exploatare”;
  
• 
  66 „Cheltuieli financiare”;
  
• 
  67 „Cheltuieli extraordinare”;
  
• 
  68 „Cheltuieli cu amortizările şi provizioanele”;
  
• 
  69 „Cheltuieli cu impozitul pe profit şi alte impozite”.
  

Toate conturile operaţionale de cheltuieli din clasa a 6 – a, din cadrul grupelor menţionate, debitându-se cu cheltuielile ocazionate şi se creditează, de regulă, la sfârşitul perioadei, prin încorporarea lor în rezultat. Conturile de cheltuieli nu prezintă sold la sfârşitul unei perioade de gestiune.

Redăm funcţionarea unora din conturile de cheltuieli prin următoarele exemple (trebuie revăzute şi modulele anterioare deoarece, indirect, au fost abordate şi cheltuielile):

1. Se înregistrează în contabilitate următoarele operaţii:

• 
  Prime de asigurare achitate în numerar: 2.000.000 lei;
  
• 
  Cheltuieli de protocol achitate în numerar: 150.000 lei şi TVA 19%;
  
• 
  Valoarea facturii telefonice: 1.400.000 lei şi TVA 19%;
  
• 
  Comisioane bancare plătite: 200.000 lei;
  
• 
  Impozit pe clădiri datorat: 600.000 lei;
  
• 
  Cheltuieli cu dobânzile achitate prin bancă: 900.000 lei;
  
• 
  Închiderea conturilor de cheltuieli la sfârşitul lunii.
  

Prime de asigurare achitate în numerar	613	=	5311	2.000.000
Înregistrarea cheltuielilor de protocol Plata în numerar	% 623 4426 401	= =	401 5311	178.500 150.000 28.500 178.500
Factura telefonică	% 626 4426	=	401	1.666.000 1.400.000 266.000
Comisioane bancare	627	=	5121	200.000
Impozit pe clădiri datorat	635	=	446	600.000
Cheltuieli cu dobânzile achitate prin bancă	666	=	5121	900.000
Închiderea conturilor de cheltuieli la sfârşitul perioadei (în practică se închid,de regulă, lunar chiar dacă reglementările în vigoare permit închiderea conturilor de cheltuieli şi venituri anual sau semestrial)	121	=	% 613 623 626 627 635 666	5.250.000 2.000.000 150.000 1.400.000 200.000 600.000 900.000

2. Se achiziţionează materii prime în valoare de 1.000.000 lei şi TVA 19%. Evidenţa materiilor prime se ţine la cost efectiv. Se dau în consum materii prime în valoare de 600.000 lei. La sfârşitul lunii valoarea materiilor prime existente în stoc este de 400.000 lei. La sfârşitul lunii se închid conturile de cheltuieli.

Să se înregistreze în contabilitate aceste operaţii în următoarele situaţii: a) unitatea aplică metoda inventarului permanent; b) unitatea aplică metoda inventarului intermitent.

1. 
   unitatea aplică metoda inventarului permanent
   

Achiziţionarea de materii prime	% 301 4426	=	401	1.190.000 1.000.000 190.000
Consumul de materii prime	601	=	301	600.000
Închiderea contului de cheltuieli	121	=	601	600.000

b) unitatea aplică metoda inventarului intermitent

Achiziţionarea de materii prime	% 601 4426	=	401	1.190.000 1.000.000 190.000
Consumul de materii prime	-		-	-
Înregistrarea stocului de materii prime stabilit la inventarierea de la sfârşitul lunii	301	=	601	400.000
Închiderea contului de cheltuieli	121	=	601	600.000

Notă: La începutul lunii următoare, stocul de materii prime de la sfârşitul lunii precedente se trece din nou asupra cheltuielilor printr-o formulă contabilă inversă.