Takım çalışması temelinde yapıldığı için başkanlığımızın veya birimimizin değişik düzeylerdeki çalışanlarının birbirlerinin başkanlığımıza ait düşüncelerini net olarak bilmelerine ve mevcut iletişimin güçlenmesine katkısı olur.
Kurum kendisini değerlendirir.
Çalışanlar mevcut sıkıntılarını amirine direkt olarak iletme imkanına sahip olur
Ekip ruhu oluşturularak çalışanların birbirleriyle olan diyaloğu artar
Hiyerarşik kademenin her aşamasında yapılır.
Hiyerarşik kademenin her aşamasında yapılır.
Beyin fırtınası ile teknik raporlar ve bilgiler desteğinde yapılır.
1 moderatör, üyeler ve 1 raportör ile yürütülür.
Birimimiz içerisinde çözebileceğimiz sorunlar üzerinde çalışılır.
İYİLEŞTİRME TAKIMI ÜYELERİ; Nihat ÇETİNOĞLU, Erkan KULAKSIZ, Lütfi EKİN, Ali İLBEY, Eslin AŞLAKÇI, Öznur ÜLGER
1. İyileştirme takım rehberi tarafından, iyileştirme takımının ne yapması gerektiği, izleyeceği çalışma yöntemi konusunda genel bir bilgilendirmede bulundu.
2. İyileştirme Takımı gönüllülük esasına göre çalışmaktadır. İlk iş olarak takıma oybirliği ile Öznur ÜLGER’in teklifi üzerine GELİŞİM ismi verildi.
3. Yine oylama sonucu GELİŞİM İyileştirme Takımı liderliğine Nihat ÇETİNOĞLU seçildi.
4. GELİŞİM İyileştirme Takımı raportörlüğüne Öznur ÜLGER seçildi.
5. Yapılan Çalışma: İlk toplantıda tüm katılımcılar ile problem havuzu oluşturuldu ve 15 adet problem tespit edildi.
PROBLEM HAVUZU
PROBLEM HAVUZU
TUSAGA-Aktif internet sitesinde kurulduğu günden beri çeşitli sıkıntıların ( Üyelerin sistem üzerinden sözleşmeyi indirememesi, İdari kayıttan onaylanan üyelerin sistemde onaylanmamış olarak gözükmesi vs) artarak devam etmesi ve karşılaşılan sorunların hemen çözülmesi için gerekli olan muhatabın bulunamaması.
444 46 77 numaralı telefon hizmetimizi arayan abonelerin TUSAGA-Aktif sistemi için hazırlanan internet sitesini yeterince incelememesi ve bunun sonucunda siteden elde edeceği bilgileri ilgili memura sorması ve bunun personelimizin verimini düşürmesi.
TUSAGA-Aktif sisteminin kurulduğu günden beri üyelerle kurumu buluşturacak bir organizasyonun yapılmaması. Üyelere bu sistemin nasıl kullanılacağına dair gerekli eğitimin verilmemesi
TUSAGA-Aktif sistemiyle ilgili üyelerinin bilgilerinin yer aldığı dosyaları, evrakları saklayacak gerekli fiziki şartların bulunmaması
TUSAGA-Aktif sisteminde vatandaşların sorunlarını çözmek için kurulan 444 46 77 numaralı telefon danışma hattına cevap verecek personelin yeterli sayıda olmaması
TUSAGA-Aktif Genel Müdürlük ve Taşra Teşkilatı personellerimize eğitimin verilmemesi.
TUSAGA-Aktif sisteminin tanıtımının yeterince yapılmaması.
Puanlama sonucu en çok puanı alanı 3 problem aşağıda sıralanmıştır:
Puanlama sonucu en çok puanı alanı 3 problem aşağıda sıralanmıştır:
1) TUSAGA-Aktif sisteminin kurulduğu günden beri kullanıcılarla idarecileri buluşturacak bir organizasyonun yapılmaması. Kullanıcılara bu sistemin nasıl kullanılacağına dair gerekli eğitimin verilmemesi
2) TUSAGA-Aktif internet sitesinde kurulduğu günden beri çeşitli sıkıntıların ( Kullanıcıların sistem üzerinden sözleşmeyi indirememesi, İdari kayıttan onaylanan üyelerin sistemde onaylanmamış olarak gözükmesi vs) artarak devam etmesi ve karşılaşılan sorunların hemen çözülmesi için gerekli olan muhatabın bulunamaması.
3) 444 46 77 numaralı telefon hizmetimizi arayan kullanıcıların TUSAGA-Aktif sistemi için hazırlanan internet sitesini yeterince incelememesi ve bunun sonucunda siteden elde edeceği bilgileri ilgili memura sorması ve bunun personelimizin verimini düşürmesi.
Birinci toplantıda beyin fırtınası yöntemi ile problem havuzu oluşturularak tespit edilen 10 adet problemden, puanlama sonucunda 3. sırada yer alan ‘‘TUSAGA-Aktif sisteminin kurulduğu günden beri üyelerle kurumu buluşturacak bir organizasyonun yapılmaması. Üyelere bu sistemin nasıl kullanılacağına dair gerekli eğitimin verilmemesi’’ konusu iyileştirilmesi gereken ana problem olarak seçilmiş ve sorunun nedenleri ile çözüm önerileri hakkında analiz yapılmış ve daha sonraki toplantıda da sorunun çözümüne devam edilerek çalışma tamamlanmıştır.
Problem : TUSAGA-Aktif sisteminin kurulduğu günden beri kullanıcılarla kurumu buluşturacak bir organizasyonun yapılmaması. Kullanıcılara bu sistemin nasıl kullanılacağına dair gerekli eğitimin verilmemesi
NEDENLER VE ALT NEDENLER
Personel ve kullanıcılar arası iletişim eksikliği olması
Kullanıcıların TUSAGA-Aktif sisteminde işlem yapmadan önce kendilerine gönderilen bilgilendirme maillerini okumamaları
Kullanıcıların işyerlerinde çalıştırdıkları personellerin yeterli vasıflara sahip olamaması
Bilgisayar, internet ve GPS kullanmada yaşanan sıkıntılar
TUSAGA-Aktif sisteminin kullanılması için kullanıcılardan istenen evrakların eksiksiz gönderilememesi
TUSAGA-Aktif sistemi idarecileri ile TUSAGA-Aktif sistemi üyelerini senede 2 defa buluşturacak düzenli bir organizasyonun yapılması uygun görülmüştür.
Üyelerin yaşadıkları sıkıntıları idarecilere iletmesi için kullanılan 444 46 77 numaralı telefon hizmetine bakacak personel sayısının arttırılması ve bu personelin gerekli eğitimi almalıdır.
TUSAGA-Aktif sistemine üye olan kullanıcılara gerekli eğitimi verecek TUSAGA-Aktif sistemi eğitim ve danışma biriminin kurulmalıdır.
TUSAGA-Aktif sistemini içeren internet sitesi geliştirilerek ( eğitim videoları, uygulama örnekleri vs) daha aktif bir şekilde kullanılmalıdır.
