Auditului conformității gestionării fondurilor publice pe anul 2014 de către Ministerul Tehnologiei Informației și Comunicațiilor

METODOLOGIA ȘI SFERA DE ABORDARE A AUDITULUI

Auditul conformității gestionării fondurilor publice în exercițiul bugetar 2014 de către Ministerul Tehnologiei Informației și Comunicațiilor a fost inițiat în temeiul art.28 şi art.31 din Legea Curții de Conturi nr.261-XVI din 05.12.2008 şi în conformitate cu Programele activității de audit a Curţii de Conturi pe anii 2014 și 2015².

Auditul a fost efectuat în conformitate cu Standardele de audit aplicate de Curtea de Conturi³ – ISSAI 100, ISSAI 400 şi ISSAI 4200, cu utilizarea bunelor practici în domeniul auditului conformității, abordarea fiind bazată pe evaluarea conformității proceselor din cadrul MTIC pe anul 2014.

Scopul misiunii de audit a constat în oferirea unei asigurări rezonabile că managementul financiar și controlul organizat de către aparatul central al MTIC menține conformitatea proceselor aferente gestionării fondurilor publice cu reglementările existente.

Pentru realizarea scopului propus, au fost auditate aspectele privind conformitatea: 1) implementării sistemului de management financiar şi control intern; 2) cadrului instituțional; 3) execuţiei alocaţiilor bugetare, inclusiv a cheltuielilor aferente: retribuirii muncii, întreţinerii mijloacelor de transport, deplasărilor în interes de serviciu; 4) achiziţiilor publice; 5) administrării patrimoniului public; 6) sistemului de evidenţă contabilă; 7) realizării Planului de acţiuni privind preschimbarea paşapoartelor de tip sovietic; 8) cheltuielilor executate la implementarea planului de acțiuni privind liberalizarea regimului de vize.

În cadrul misiunii de audit, criteriile de audit au fost prevederile legislaţiei aferente domeniului, care reglementează condiţiile de planificare, aprobare, monitorizare şi control al utilizării mijloacelor publice şi administrării patrimoniului public, inclusiv legislaţia muncii, cadrul normativ ce reglementează domeniul achiziţiilor publice, patrimoniul public, evidenţa contabilă, managementul financiar şi controlul intern etc.

Prin aplicarea pragului de semnificație, probele de audit au fost acumulate la aparatul central al MTIC şi la unele întreprinderi de stat în care ministerul exercită funcția de fondator. În vederea susținerii opiniei, constatărilor, formulării concluziilor şi recomandărilor, probele de audit au fost obținute în urma aplicării procedurilor de evaluare a sistemului de control intern şi celor de fond, cu folosirea diferitor tehnici şi metode (examinări, observări, confirmări, recalculări etc.), ţinîndu-se cont de semnificație, nivelul materialității şi riscurile identificate.

Concomitent, a fost verificată conformitatea înregistrărilor contabile în documentele primare şi în registrele contabile, fiind chestionate persoanele cu funcții de răspundere şi de execuție ale entității implicate în procesul de gestionare a finanțelor publice.

III. CONSTATĂRI, CONCLUZII ȘI RECOMANDĂRI

3.1. Etapa de implementare a controlului intern necesită îmbunătățiri

În temeiul prevederilor legale⁴, conducerea MTIC, la 17.02.2015, a emis Declaraţia privind buna guvernare. Deși, prin Declarația emisă, s-a afirmat faptul că managementul financiar şi controlul intern în cadrul MTIC, pe anul 2014, este organizat şi funcţionabil, și a cuprins mecanisme de autocontrol, iar măsurile privind creşterea eficacităţii au la bază evaluarea riscurilor, auditul constată că MTIC mai are rezerve la etapa de implementare şi este necesară dezvoltarea continuă a sistemului MFC. Această afirmaţie este susţinută prin constatările din prezentul Raport, MTIC urmînd să realizeze acţiuni în vederea:

• 
  ameliorării activităților de control existente;
  
• 
  evaluării şi monitorizării sistematice a riscurilor aferente proceselor operaționale ce țin de gestionarea patrimoniului public și executarea cheltuielilor;
  
• 
  elaborării codului de conduită;
  
• 
  elaborării documentelor de politici în domeniul tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor de către subdiviziunile MTIC, prin asigurarea concordanței acestora cu concepţiile, strategiile, programele şi planurile naţionale;
  
• 
  descrierii schematice/ narative a proceselor operaţionale.
  

Pentru identificarea, gestionarea şi monitorizarea riscurilor, a fost aprobat Programul de dezvoltare a managementului riscurilor⁵, care determină metodologia aferentă acestui compartiment. În scopul elaborării unui mecanism adecvat de management al riscurilor, în cadrul entității, a fost elaborat Registrul riscurilor, care presupune identificarea, înregistrarea, evaluarea, controlul, monitorizarea şi raportarea riscurilor. Evaluările auditului denotă că activităţile de control ale MTIC se realizează prin intermediul regulamentelor interne ale subdiviziunilor aparatului central al MTIC.

Auditul intern în cadrul MTIC, instituit conform prevederilor legale, este implementat şi funcţional. Pe parcursul anului 2014, Serviciul control intern şi audit a activat în baza Cartei de audit intern⁶ și planului anual. Planul strategic⁷, elaborat pentru anii 2013-2015, a fost aprobat în modul stabilit. Pe parcursul anului 2014, auditul intern a efectuat 3 misiuni de audit planificate și 2 neplanificate, planul anual fiind executat la nivel de 75%. În rezultatul misiunilor de audit efectuate, au fost înaintate 38 de recomandări responsabililor direcțiilor auditate, fiind executate 21 de recomandări. Recomandările înaintate în cadrul misiunilor de audit se iau în considerare de către conducerea MTIC. Totodată, evaluările auditului au relevat că Serviciul control intern şi audit efectuează activităţi suplimentare neprevăzute de cadrul regulator şi fişa postului angajatului. În general, asemenea acțiuni țin de raportarea situației patrimoniale la nivel central și de implementarea activităților anticorupție, evaluarea și monitorizarea planurilor de integritate, evaluarea indicatorilor și monitorizarea unor întreprinderi de stat.

Mai mult decît atît, contrar prevederilor legale⁸, șeful Serviciului control intern și audit are în subordine și alte servicii operaționale, astfel executînd funcția de președinte al Consiliului de administrație în cadrul unei întreprinderi de stat în care MTIC exercită funcția de fondator, iar în alte 2 întreprinderi de stat - funcția de membru al Consiliului de administrație. Totodată, pe parcursul anului 2014, a fost implicat în investigarea fraudelor și efectuarea unor revizii financiare.

Concluzii:

Auditul intern, deși este constituit conform cadrului legal, nu dispune de independență totală, fiind supus unor imixtiuni în ceea ce privește definirea ariei sale de aplicabilitate, realizarea activității și comunicarea rezultatelor. Cele menționate sînt condiționate de lipsa unor reglementări ce țin de conduita angajaților, dar și a procedurilor scrise de control intern pentru toate procesele, precum și de implicarea personalului în alte activități neprevăzute de cadrul regulator și fișa postului, fapt ce denotă necesitatea întreprinderii măsurilor corespunzătoare în vederea asigurării implementării conforme a auditului intern.

Recomandări conducerii MTIC :

1. 
   Să elimine practica de delegare a activităților ce nu revin Serviciului control intern și audit, în vederea asigurării activității în strictă conformitate cu Legea privind controlul financiar public intern nr.229 din 23.09.2010.