| Yapılandırılmamış bilgi kümeleri ise E-Posta mesajları, notlar, dökümanlar gibi ortak çalışma gruplarınca yaratılan, işlenen ve saklanan bilgi kümelerini içerir. Bu tip bilgi kümelerinin bir kısmı elektronik olarak bir kısmı ise kâğıt üzerinde saklanırlar.
Özellikle yapılandırılmamış bilgi kümelerinde yer alan bilgiler, dağınık ve genellikle kendini tekrarlar biçimde birikir. Bununla birlikte bunların büyük bir bölümü geçerliliğini yitirmiş, güncel olarak kullanılmayan bilgilerden oluşur. Çalışanların aradıkları bir bilgiye erişimleri güçtür ve bu durum iş süreçleri için gereken sentezlerin kısa sürede ve kolaylıkla yapılmasının önünde bir engeldir.
Doküman yönetimi ve takibinin amacı, öncelikle yapılandırılmamış bilgilerin ve dokümanların çoklu kullanıma imkan veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erişilebilir bir biçimde kullanılmasını sağlamaktır. Birikim yönetimi felsefesi altında öncelik, şirket içi iletişim ortamında bilginin en etkin şekilde kullanımına imkan vermek, verimli bir ofis yaratmaktır. Amaç ortak çalışmalarda kullanılan tüm dokümanların kolay bulunur, kolaylıkla güncellenebilir, hızla erişilerek paylaşılabilir halde bulunmasıdır.
Bununla birlikte birçok kurum basılı kâğıdı en yaygın doküman aracı olarak kullanmaktadır. Bu noktada verimlilik, dokümanların kâğıda basılması, kopyalanması, dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan emek, zaman ve masrafların en aza indirgenmesi ile elde edilmiş olmaktadır. Verimliliği ve etkinliği arttırmanın bir sonraki aşaması, doküman yönetiminin ana iş uygulamaları ile bütünleşmesidir. Yapılandırılmış bilgi kümelerinin devreye gireceği bu aşamada, artık bilgi statik bir biçimde birikmenin ötesine geçerek, akan süreçler halinde sisteme gireceklerdir.
Doküman Yönetim ve Takibini bünyelerine yerleştirmiş olan kurumların beklenen/elde ettikleri getiriler aşağıdaki şekilde sıralanmaktadır.
-
Doküman hazırlama maliyetinin azaltılması,
-
Veri tekrarlarının önlenmesi,
-
Dokümanlara erişimin yaygınlaşması ve kolaylaşması,
-
Dokümanların tekrar kullanım olanağı ile yeni doküman yaratma/bilgi türetme maliyetinin düşürülmesi,
-
Kurumsal açıdan doküman kalitesinde artış,
-
İçerik açısından doküman kalitesinde artış,
Dostları ilə paylaş: |
