Editorul de documente Word
Yüklə 199,99 Kb.
|
- Bu səhifədəki naviqasiya:
- Lansarea în executie a editorului Word sub Windows 9x / NT / 2000
- Figura nr.1 - Pictograma corespunzatoare editorului Word Elementele ferestrei Word
- Figura nr.2 - Elementele ferestrei Word
- Figura nr.3 - Imaginea submeniului View
- Facilitati de Help în Word
- Figura nr.4 - Pictograma pentru activarea functiei Office Assistant Operatii de baza asupra documentelor Word
- Figura nr.5 - Imaginea fereastrei de dialog Open
- Figura nr.6 - Butoanele New, Open, Save
- Figura nr.7 - Imaginea ferestrei de dialog Save As
- Figura nr.8 - Imaginea ferestrei de dialog Print
- Figura nr.9 - Butonul de zoom si zona de sectionare
|
Capitolul III Editarea de documente cu MS Word Notiuni introductive Editorul de documente Word este scris pentru a fi executat sub Windows si face parte din grupul de programe Microsoft Office dedicate biroticii si gestiunii bazelor de date. În acest capitol, ne vom referi la versiunea 8 disponibila în Office '97. Mentionam însa ca diferentele între versiuni diferite ale acelorasi produse continute în mediile Windows (3.1, 3.11, '9x) nu sunt esentiale din punctul de vedere al functiilor de baza. Filosofia adoptata de creatorii lor s-a axat pe pastrarea vechilor facilitati (împreuna cu regulile de utilizare aferente) si pe extinderea acestora, urmarind aceleasi principii de baza, astfel încât sa existe o compatibilitate cât mai buna între versiunile mai vechi sau mai noi ale aceluiasi produs. Din punct de vedere practic aceasta se traduce prin faptul ca documentele si aplicatiile create de utilizatori în versiunile mai vechi sunt recunoscute si pot fi preluate în mod natural în versiunile ulterioare. Transferul invers, dinspre versiunile noi, este posibil în masura în care nu apar explicit facilitati inexistente în versiunile mai vechi. Unul dintre principalele avantaje ale editorului Word este interfata grafica extrem de prietenoasa cu utilizatorul ("user-friendly"), caracteristica aplicatiilor Windows. Aceasta include butoane cu simboluri grafice pentru executia rapida a unor actiuni, butoane constituite în bare de instrumente, meniuri contextuale accesibile atasate obiectelor, modalitati simple de editare a obiectelor de diverse tipuri si un sistem de help inteligent, care adauga la sistemul uzual de help din Windows facilitati de tutorial, sisteme avansate de asistare a utilizatorului în diverse actiuni (Wizards) si facilitati de formatare si corectare inteligente (AutoFormat, AutoCorrect). Dintre serviciile de editare avansate oferite de Word amintim: crearea si modificarea tabelelor, scrierea pe coloane, introducerea de imagini si diagrame în document, folosirea de stiluri si formate de document integrate (eventual cu imagini si desene existente), verificarea textelor din punctul de vedere al corectitudinii lexicale si sintactice (conform gramaticii limbii engleze), introducerea în documentele Word de foi de calcul sau diagrame din alte aplicatii Windows (Word suporta tehnica Object Linking and Embedding - OLE), asistentul Mail Merge pentru pregatirea corespondentei. Se permite personalizarea mediului Word prin crearea de bare de instrumente si butoane proprii si definirea de macro-uri (comenzi care sa grupeze anumite succesiuni de actiuni). Macro-urile simple pot fi create de catre toti utilizatorii editorului prin activarea unui mecanism de înregistrare a actiunilor executate; se va genera automat un modul de program în Visual Basic - un limbaj de programare vizual si obiectual care sta la baza tuturor produselor Microsoft Office. Utilizatorii care cunosc limbajul Visual Basic pot crea direct aceste module, folosind mediul de programare pus la dispozitie în acest scop.
Sub Windows '9x, lansarea editorului se realizeaza, în general, prin efectuarea unui dublu clic cu mouse-ul pe pictograma corespunzatoare (figura nr.1), daca aceasta este creata, sau prin apasarea butonului Start urmata de activarea optiunii Programs sau Programs -> Microsoft Office (daca optiunea corespunzatoare editorului este inclusa într-un grup special dedicat tuturor produselor MicroSoft Office) si urmata de selectarea optiunii MicroSoft Word. 
Figura nr.1 - Pictograma corespunzatoare editorului Word Elementele ferestrei Word Fereastra corespunzatoare editorului Word are o structura tipica ferestrelor de aplicatie Windows si prezinta urmatoarele elemente constitutive (numerotarea elementelor prezentate în continuare corespunde cu cea din figura nr.2): 
Figura nr.2 - Elementele ferestrei Word 1. Butonul meniului System - Meniul System permite, prin intermediul optiunilor sale, redimensionarea, deplasarea, închiderea ferestrei si schimbarea ferestrei active (aceste optiuni sunt utile în special atunci când se utilizeaza tastatura). 2. Linia de titlu - contine numele aplicatiei (Microsoft Word) si a documentului deschis în fereastra (W1.DOC - în figura nr.2), daca fereastra documentului este maximizata. 3. Butoanele de minimizare/maximizare - realizarea unui clic cu mouse-ul pe butonul de minimizare permite reducerea ferestrei la un buton pe bara de task-uri Start. Butonul de maximizare permite redimensionarea ferestrei astfel încât sa ocupe întregul ecran. În cazul în care fereastra este deja maximizata, acest buton se transforma în butonul Restore, care permite readucerea ferestrei Word la dimensiunile anterioare. 4. Butonul Close - un clic cu mouse-ul pe acest buton realizeaza închiderea imediata a ferestrei Word. (Cele trei butoane de minimizare, maximizare si Close de pe linia meniului orizontal au acelasi rol, dar se refera la documentul curent si nu la întreaga fereastra Word. Daca documentul nu apare într-o fereastra maximizata, ci într-o fereastra document separata, atunci butoanele de minimizare, maximizare, butonul Close si cel al meniului System se gasesc în pozitiile uzuale (colturile dreapta/stânga sus)). 5. Meniul Word, cu optiunile:
Dupa cum se poate remarca din figura nr.3, optiunile meniului principal contin la rândul lor meniuri, în care optiunile apar pe verticala (meniuri "pull-down") si de aceea se mai numesc submeniuri. Optiunile acestor submeniuri pot:
Unele optiuni au asociat un simbol grafic (pictograma) care evidentiaza faptul ca au un buton asociat cu acelasi simbol. Aceste optiuni pot fi selectate si cu clic pe simbol respectiv (vezi figura nr.3). 6. Bare de instrumente (Toolbars), care permit realizarea rapida a unor operatii, cu un clic cu mouse-ul pe butonul dorit. O bara de instrumente contine un set de instrumente predefinit sau stabilit de catre utilizator, reprezentate de butoane cu simboluri sugestive. La pozitionarea mouse-ului deasupra fiecarui buton se afiseaza numele operatiei careia îi este acesta asociat ("floating help"). Exista o bara de instrumente Standard, care contine butoane pentru operatiile cel mai des folosite si bare de instrumente organizate pe tipuri de activitati: Formatting pentru formatare, Drawing pentru desenare, Mail Merge pentru corespondenta etc. Barele de instrumente Standard si Formatting se afiseaza implicit; alte bare de instrumente pot fi afisate folosind optiunea Toolbars a meniului View (se aleg barele dorite). 
Figura nr.3 - Imaginea submeniului View Bara de instrumente Standard (prima afisata) contine butoane pentru:
În versiunile noi ale editorului, tinând cont de dezvoltarea fara precedent a schimbului de informatii prin intermediul paginilor Web, pe bara Standard s-a introdus si un buton care permite introducerea în document a unei legaturi catre o pagina Web - Insert Hyperlink; acesta este însotit de butonul care determina afisarea barei de instrumente pentru navigare - Web Toolbar. Facilitatile de integrare în web sunt descrise în paragraful Facilitati Web în Word În bara de instrumente de formatare Formatting (vezi figura nr.13) exista butoane care permit:
Majoritatea barelor de instrumente care nu se afiseaza implicit pe ecran vor aparea automat la initierea activitatilor carora le corespund. Barele de instrumente sunt mobile si pot fi deplasate cu mouse-ul sau pot fi activate explicit din View-Toolbars (de exemplu, în partea de jos a figurii nr.2 apare bara Drawing) sau din meniul contextual al oricarei bare afisate. 7. Zona de lucru sau fereastra documentului - zona activa a ecranului unde se creeaza documentul; aici se gaseste prompterul de inserare (o bara verticala) care indica pozitia curenta în document (locul în care se pot insera text, desene, imagini etc). 8. Bare de defilare - permit derularea întregului continut al documentelor de dimensiuni mari, care nu încap în întregime în fereastra. Derularea se poate realiza atât orizontal cât si vertical, operând cu mouse-ul asupra butoanelor si cursorului din bara de defilare. Deplasarile folosind bara verticala se pot face cu:
Deplasarile cu ajutorul barei orizontale sunt analoage. 9. Bara de selectie - aflata în stânga zonei documentului permite selectarea unei linii printr-un clic cu mouse-ul sau a unui paragraf - printr-un clic dublu, efectuat în dreptul zonei de text care se doreste marcata (vezi figura nr.2). 10. Butoanele de vizualizare corespund optiunilor anterior prezentate în cadrul meniul View. 11. Linia de stare - linia în care se afiseaza informatii legate de starea aplicatiei. Ea este împartita în patru zone. Prima zona afiseaza informatii despre textul vizibil în fereastra (numarul paginii din document în care se afla cursorul de inserare - Page, sectiunea curenta (Împartirea unui document în sectiuni se realizeaza prin comanda Break din meniul Insert.) a documentului - Sec, numarul paginii curente/numarul de pagini din document). Cea de a doua zona specifica pozitia cursorului de inserare în pagina (distanta fata de marginea superioara de text a paginii - At, linia în care se afla cursorul - Ln si coloana cursorului - Col). Cea de a treia sectiune indica data si ora curente (pentru versiunile anterioare Word '97), iar cea de a patra contine cinci indicatori de mod de lucru (REC, MRK, EXT, OVR, WPH). 12. Bordura ferestrei - banda care delimiteaza fereastra. Ea permite redimensionarea ferestrei atunci când aceasta nu este maximizata. Cel mai simplu mod de folosire a facilitatilor editorului Word este cu ajutorul mouse-ului. Forma cursorului sau se va modifica în mod sugestiv în functie de actiunea executata de utilizator. Interactiunea utilizatorului cu programul Word se realizeaza prin intermediul ferestrelor de dialog, care contin elemente de control de tipurile cunoscute, prin intermediul carora se pot specifica parametrii doriti.
Help-ul este structurat pe: cuprins de teme (Contents), index de subiecte (Index) si cautarea informatiilor despre un anumit subiect (Find), putându-se trece usor de la o forma la alta din fereastra Help, unde aceste optiuni apar ca pagini. Versiunile superioare de Word pun la dispozitia utilizatorilor alte doua posibilitati de obtinere de informatii utile. Instrumentul What's this permite afisarea de informatii scurte referitoare la utilitatea unor elemente aflate la un moment dat în fereastra Word. În urma selectarii optiunii cu acelasi nume din meniul Help, prompter-ului de mouse i se va adauga un semn de întrebare. Prin efectuarea unui clic cu mouse-ul pe un anumit element al ferestrei Word, se va afisa o scurta descriere a functionalitatii elementului sau a tipului de formatare a paragrafului curent, daca s-a efectuat clic pe textul din zona de lucru a ferestrei. Cel de al doilea instrument important este Office Assistant care poate raspunde întrebarilor utilizatorului, poate oferi sfaturi utile (tips) si informatii ajutatoare. Activarea acestui instrument se poate realiza prin apasarea tastei functionale F1, prin selectarea optiunii Help - Microsoft Word Help sau prin efectuarea unui clic cu mouse-ul pe pictograma corespunzatoare (vezi figura nr.4).
La intrarea in Word, pe ecran apare o fereastra cu un document nou, vid. Editarea acestuia se poate face in mod uzual, iar in document va aparea tot ceea ce se scrie. In cele ce urmeaza vom prezenta pe scurt operatiile de baza care se pot executa asupra documentelor Word: crearea unui nou document, deschiderea unui document existent, salvarea si inchiderea documentului curent, modalitatile de tiparire a acestuia, precum si de vizualizare a formei tiparibile. 1) Deschiderea unui document nou intr-un format uzual se poate face in orice moment folosind butonul New de pe bara de instrumente (figura nr.6), dar daca se doreste deschiderea de documente de tipuri mai speciale, se va folosi optiunea New a meniului File, care permite alegerea unui sablon predefinit (ca alegere implicita apare Blank Document, caruia ii corespunde fisierul sablon uzual normal.dot). Un sablon (template) este un cadru sau un "schelet" existent, pe care se poate construi mai simplu un document prin pastrarea informatiilor, a stilurilor de scriere si modului de aranjare a informatiilor oferite de cadrul initial. Un sablon poate avea locuri rezervate in care sa se introduca informatii noi si eventual sa pastreze anumite informatii initiale, ceea ce face crearea unor documente mult mai simpla. Daca sablonul este protejat, nu se vor putea face direct modificari in el, ci va trebui salvat cu un alt nume si deprotejat cu optiunea Unprotect Document din meniul Tools (aceasta optiune se activeaza dupa protejarea documentului cu Tools - Protect Document). Utilizatorul poate folosi sabloanele predefinite (Letters and Faxes, Memos, Reports etc.) sau, la un nivel mai avansat de utilizare a editorului, poate sa isi creeze sabloane proprii. Acestea se salveaza cu tipul template, sub forma de fisiere care au extensia .dot intr-un subdirector propriu al folderului Templates sau intr-unul dintre subdirectoarele existente. De aici, sablonul poate fi deschis cu File - New, alegand sablonul dorit din fereastra de dialog care apare. Sablonul deschis poate fi folosit la crearea unui document nou (uzual) sau a unui sablon nou, in functie de optiunea activa: Create New Document sau Create New Template. Lista de sabloane predefinite mai ofera posibilitatea de a opta pentru anumiti "asistenti" (Agenda Wizard, Letter Wizard, Fax Wizard etc.). Acestia asista utilizatorul in crearea documentului, punandu-i o serie de intrebari asupra elementelor pe care doreste sa le introduca in document. Deplasarea intre ferestrele de dialog care apar se poate realiza prin intermediul butoanele Next si Back iar terminarea specificatiilor se marcheaza prin Finish. 2) Deschiderea unui document existent se realizeaza prin intermediul comenzii Open a meniului File sau printr-un clic cu mouse-ul pe butonul corespunzator din bara de instrumente standard (figura nr.6). Se va deschide o fereastra de dialog care va permite utilizatorului alegerea fisierului pe care doreste sa il deschida. In fereastra (vezi figura nr.5) vor fi afisate:
Dupa selectarea fisierului dorit, se apasa butonul Open (echivalent, se poate da un clic dublu pe numele fisierului din lista). 
Figura nr.5 - Imaginea fereastrei de dialog Open Se pot deschide simultan mai multe documente dar nu este recomandabil sa se abuzeze de aceasta facilitate din motive de utilizare eficienta a memoriei. Pentru deschiderea mai multor documente simultan se pot selecta deodata fisierele respective din lista directorului curent, mentinand tasta CTRL apasata si efectuand clic cu mouse-ul pe fiecare fisier in parte in fereastra Open (pentru fisiere afisate consecutiv, marcajul se mai poate realiza cu clic pe primul si SHIFT+clic pe ultimul). Deschiderea unui fisier se mai poate face din lista ultimelor fisiere prelucrate aflata in meniul File. Comutarea intre fisierele deschise la un moment dat se poate realiza din meniul Window, care afiseaza, in zona inferioara, lista de ferestre deschise.
3) Salvarea documentului curent (deschis in fereastra activa) pe suport magnetic, in scopul utilizarii lui ulterioare, se realizeaza prin intermediul comenzilor Save sau Save As din meniul File sau prin realizarea unui clic cu mouse-ul pe pictograma corespunzatoare din bara de instrumente (figura nr.6). Daca fisierul fusese salvat in prealabil si se doreste doar actualizarea lui (acelasi nume si locatie pe disc) este suficienta utilizarea comenzii Save. Daca se doreste salvarea fisierului sub un alt nume, alt tip sau in alt director pe disc, se va folosi comanda Save As care permite, prin intermediul unei ferestre de dialog, specificarea noului nume si/sau a noii localizari a fisierului. Componenta ferestrei Save As este asemanatoare cu cea a ferestrei Open; lipsesc, in mod evident, listele ascunse Text or Property, Last modified si butoanele de cautare, dar apar in schimb butoanele pentru specificarea unor optiuni de salvare (Options si Save version, care precizeaza modul de creare a unor copii de siguranta, de salvare automata in fisiere temporare, asocierea de parole etc.). In bara de instrumente apare un buton pentru crearea unui nou folder (astfel, documentele se pot salva si in foldere care nu existau pe disc inainte de activarea optiunii de salvare). 
Figura nr.7 - Imaginea ferestrei de dialog Save As 4) Inchiderea documentului curent se realizeaza prin intermediul comenzii Close a meniului File. Daca ultimele modificari din fisier nu au fost salvate inainte de lansarea comenzii Close, utilizatorul va fi intrebat daca doreste sau nu sa realizeze aceasta operatie. 5) Tiparirea documentului curent se poate realiza cu setarile implicite, folosind butonul Print sau cu specificarile dorite, prin intermediul comenzii Print din meniul File. Fereastra de dialog corespunzatoare (vezi figura nr.8) permite specificarea paginilor care se tiparesc din documentul curent si a numarului de copii. Pentru a tipari doar pagina curenta se va selecta optiunea Current Page din cadrul campului Page Range. Atunci cand se doreste tiparirea anumitor pagini din document, aceste pagini vor fi specificate in cadrul campului Pages, fiind separate cu caracterul virgula (,). Daca respectivele pagini sunt consecutive si deci formeaza un interval, acest interval se poate specifica prin semnul minus (-). Daca se omite limita dreapta a intervalului, atunci tiparirea se va face pana la sfarsitul documentului. Exemple: 1, 3, 6, 9-12 specifica paginile 1, 3, 6, 9, 10, 11 si 12. In plus, tiparirea tuturor paginilor pare sau impare se poate realiza prin selectarea in cadrul campului Print a optiunii Even Pages, respectiv Odd Pages.
Inainte de a realiza tiparirea unui document, se recomanda vizualizarea formei in care va aparea acesta la imprimanta prin intermediul optiunii Print Preview a meniului File sau a butonului corespunzator din bara de instrumente Standard. In fereastra Print Preview, se poate opta pentru: afisarea documentului la diverse dimensiuni, micsorarea scrisului astfel incat sa incapa intr-un spatiu mai mic, afisarea uneia sau mai multor pagini, tiparirea sau inchiderea ferestrei. Optiuni suplimentare se pot preciza in fereastra de dialog asociata butonului Options. Se mai pot modifica setarile curente ale imprimantei folosite la tiparire cu ajutorul butonului Properties, care deschide o fereastra de dialog complexa. Modificarea dimensiunilor de afisare a documentului se poate realiza prin intermediul comenzii Zoom din meniul View sau a butonului de zoom din Toolbar (figura nr.9). In plus, zona de lucru Word poate fi impartita in subferestre care sa afiseze diferite sectiuni ale documentului. Acest lucru se realizeaza prin intermediul comenzii Split din meniul Window sau printr-un dublu clic cu mouse-ul pe zona destinata acestei sectionari (figura nr.9). 
Figura nr.9 - Butonul de zoom si zona de sectionare 6) Parasirea editorului Word se poate realiza prin intermediul comenzii Exit a meniului File, a comenzii Close a meniului System, printr-un dublu clic cu mouse-ul pe butonul meniului System sau utilizand butonul de inchidere al ferestrei Word. Inainte de parasirea definitiva a editorului se recomanda salvarea si inchiderea tuturor documentelor utilizate in sesiunea respectiva de lucru. In cazul in care exista fisiere nesalvate, utilizatorul va fi intrebat daca doreste salvarea lor. O intrebare asemanatoare se pune daca in zona Clipboard ramane o cantitate mare de informatie care ar putea fi eventual utilizata intr-o alta aplicatie, dupa inchiderea editorului Word. Teme propuse 1) Sa se editeze urmatorul text intr-un document cu numele marga.doc: << Europa Occidentala a constientizat lacunele paradigmei nationale, care a dominat-o o lunga vreme, si a trecut, economic, politic, dar si cultural, la o noua paradigma, care integreaza interogatiile, chiar pe cele "nationale", prin originea, sfera si semnificatiile lor, intr-o abordare europeana. Orizontul national este inscris in orizontul mai cuprinzator, dar tot mai putin abstract, al continentului nostru. In factualitatea vietii, cetatenia europeana creste astazi natural pe soclul cetateniei statelor nationale si capata incet primatul in raport cu ea. Si pentru Europa Rasariteana asumarea paradigmei europene este astazi o conditie de relevanta culturala si, poate mai acut, de supravietuire. Numai iluzoriu relevanta culturala se atinge relansand paradigma nationala de acum un secol sau mai mult. Oricat ar fi reconditionata, pur si simplu ea este in contratimp cu experientele acceptate de lumea civilizata de azi, iar cultivarea ei este definit contraproductiva. Si aici, inclusiv in Romania, schimbarea de paradigma, de la cea nationala, la cea europeana, este o chestiune de luciditate si, in definitiv, de responsabilitate. >> ( Andrei MARGA - "Filosofia Unificarii Europene") 2) Se va edita urmatorul text, in documentul cu numele fse.doc: Romania, like other Central and Eastern European countries, is seeking to move quickly towards european economic, legal, political and military structures. Understanding this process and its implications is of great importance, not only for policy makers, but for the Romanian people as well. Thus, the reform of the education system must offer opportunities for the training of specialists qualified to analyse the european process, for implementing Romanian commitments, and for developing a European conscience. Research activities focus upon the strategy of transition to a market economy - a precondition for European integration. Founded in 1994, the Faculty of European Studies is the first faculty in Romania which provides teaching and research on european integration from historical, economic, juridical, cultural, sociological and philosophical points of view. Therefore, the Faculty has a general, but interdisciplinary and multi-disciplinary European profile. Sa se vizualizeze forma in care se va tipari documentul. 3) Sa se editeze o scrisoare si un mesaj de fax in limba engleza folosind sabloanele corespunzatoare puse la dispozitie de editorul Word. Sa se salveze documentele in directorul personal. 4) Creati un sablon personal de scrisoare, in limba romana, folosind formatul Landscape, care sa se utilizeze ulterior pentru crearea a doua documente, destinate unor firme diferite. Sa se vizualizeze forma de tiparire a documentelor.
Reguli elementare pentru introducerea textului Pozitionarea cursorului de editare - reguli de baza Operatii cu blocuri de text Cautari si înlocuiri automate de text. Pozitionari automate Intrari AutoText si intrari AutoCorrect Corectarea lexicala si sintactica a textului Dictionarul de sinonime si antonime Thesaurus Teme propuse Yüklə 199,99 Kb. Dostları ilə paylaş:
|
