İkg op öncelik 1’e ilişkin Değerlendirme (İstihdam) Ankara, Ekim 2013

Başvuru Hazırlığında Dışarıdan Danışman Kullanımı

Hibe faydalanıcıları ya da Operasyon faydalanıcılarıyla yapılan odak grup toplantıları ve görüşmelerde, proje sahiplerinin genellikle profesyonel proje geliştirme uzmanları ile çalıştıkları doğrulanmıştır. Bu davranış (ki yasaklanması mümkün değildir) proje başvuru ve uygulamalarında bir sorun oluşturmaktadır. Profesyoneller tarafından yazılmış projeler bölgesel ihtiyaçlara odaklanmamakta ve birçok durumda aynı projenin farklı proje sahipleri tarafından farklı bir bölgede sunulmasına yol açmaktadır. Öte yandan profesyoneller tarafından yazılmış projelerde hibe faydalanıcısının kapasitesinin geliştirilmesi mümkün değildir ve hibe yararlanıcısı hazırlık sürecine katılmadığı için yaşayacağı zorluklar artmaktadır. Bu tür projeler, hibe yararlanıcısında sahiplenmenin gelişmesini engeller. Çünkü faaliyetlerin tanımından uygulamaya kadar her şey profesyoneller tarafından yapılmaktadır.

Bu nedenle hibe faydalanıcıları tarafından geliştirilen projeler, kurumsal ve proje sonuçlarının sürdürülebilirliği açısından daha değerlidir. Hibe kullanıcıları arasında sahiplenme duygusunu geliştirmek için potansiyel başvuru sahipleri, kendi tekliflerini yazmaya teşvik edilmeli ve kapasite gelişimi yönünde istikrarlı bir biçimde desteklenmelidirler.

Bir öneri de puanlama metodolojisine bunu yansıtarak zaten mevcut başvuru rehberinde de olduğu gibi projeyi sahiplenme gerekliliğinin altının çizilmesidir.

6. 
   Başvuruların Değerlendirilmesi
   

Başvuru değerlendirmeleri hibe faydalanıcıları tarafından şeffaflık açısından eleştirilmektedir. Başvuru değerlendirmeleriyle ilgili başka bir eleştiri de temsilci personel olarak değerlendirme komitesine üye olarak atanan ancak söz hakları olmayan Operasyon Faydalanıcılarından gelmektedir:

Değerlendirme ekibine, OF komite üyelerinin başvuruların seçimi esnasında daha yenilikçi başvuruları destekleme çabası gösterdikleri ama bunun PO ve AB Delegasyonu tarafından reddedildiği durumlar bildirilmiştir. Bu, OF personelinin beklentileri ve profesyonel bilgilerinin değerlendirme komitesine yeterince yansımadığını ve bu nedenle hibe programının kalitesini arttırma potansiyeline sahip yenilikçi başvuruların reddedildiğine işaret etmektedir.

Bu tür durumlardan kaçınmak için, OF personeli hibe projelerinin son seçiminde daha güçlü bir konuma sahip olmalı ve Sözleşme Makamı, nihai kararları OF’ler ile paylaşmalı ve OF’lerin profesyonel fikirlerine daha fazla saygı göstermelidir. Alışkanlıklardaki böylesi bir değişim OF personelinin hibe programının kalitesi üzerindeki etkisini artıracak ve ayrıca PO’nin bazı sorumluluklarını, projenin içeriğiyle daha doğrudan ilgili olan kurumlara devredecektir.
4.1.7 Sözleşme Yapma ve Tavsiye

Hibe Programı ve TD projelerinin tüm sorumluluğu kural ve düzenlemeler gereği MFİB’deydi. 31 Ocak 2012 itibariyle Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı AB Koordinasyon Dairesi Başkanlığı, IPA İKG Bileşeni ile ilgili ihale, sözleşme ve mali yönetim yetkilerini MFİB’den devraldı. Bu nedenle bu bölümde ağırlıklı olarak MFİB tarafından yürütülen çalışmalardan söz edilmektedir.¹¹³

Online hibe programı araştırma çalışmasında, hibe faydalanıcılarının MFİB ile ilişkileri hakkındaki algılarını ortaya çıkarmak için sorular yöneltilmiştir.

Öncelikle MFİB, hibe programları çağrısıyla ilgili bilgileri yayınlayan kuruluşlardan birisidir. Hibe faydalanıcılarının çok büyük bir kısmı, çağrılardan SGK, İŞKUR, ÇSGB ya da MFİB’nin web siteleri yoluyla haberdar olduklarını söylemişlerdir.

Tablo 153: Hibe çağrılarına dair SGK, İŞKUR, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı ve MFİB’nin web sitelerinden edinilen bilgi

Hibe Programı	HF Yüzdesi	Bilgi kaynağı sıralamasında derece
KİD	%87.7	1
GİD	%100.0	1
KİTUP	%96.3	1

Bilgilendirme günlerine dair şu söylenebilir; bilgilendirme günleri PO tarafından düzenlenmiş, MFİB etkinliğe sorulara yanıt vermek üzere katılmıştır. Bilgilendirme günleri yoluyla sağlanan bilginin kalitesi, bir sonraki tabloda görüleceği üzere hibe faydalanıcıları tarafından büyük ölçüde tatmin edici bulunmuştur.

Tablo 154: Hibe faydalanıcılarının Bilgi Günlerine dair niteliksel değerlendirmeleri

Hibe Programı	“Bilgilendirici ve faydalı”	“Bilgilendirici fakat çok geç”	“Kapsamlı değil”
KİD	%47.7	%40.4	%12.3
GİD	%51.9	%40.4	%7.7
KİTUP	%75.0	%20.0	%5.0

MFİB de proje uygulama konularında PO ve TDE ile birlikte destek veren bu kurumların arasında yer almıştır. Bu desteğin içerik ve kalitesi konusundaki cevaplar genel olarak olumludur (kurumlar arasında bir ayrım söz konusu değildir) ve bu bir sonraki, alt başlıkta ele alınacaktır.

Hibe faydalanıcıları ve MFİB arasındaki ilişkileri tartışmak için bir başka kaynak da odak grup toplantılarıdır. Genel olarak, yorumlar aşağıdaki gibi özetlenebilir:

• 
  Bazı proje temsilcileri, proje bitiminden sonra bir buçuk yıl geçmiş olmasına rağmen uygun harcamaların onayına ilişkin bazı kararların hala verilmemiş olduğunu belirtmişlerdir. Bazı projeler ise zamanında gerekli dokümanları MFİB’ye sunmuş olmalarına rağmen kendilerinden geri ödeme talep edildiğini belirtmiştir. Yeniden sundukları her belge sonrasında geri ödenmesi talep edilen miktar düşürülmüştür. Bu tarz bir uygulama, faydalanıcıları, İKG OP altında yürütülen hibe programına tekrar başvurmaktan alıkoymaktadır.
  
• 
  Bazı projeler, projeye eş finansman olarak kendileri sağlamak durumunda oldukları %10’luk katkı nedeniyle sıkıntı yaşamaktadır. Bu gerekliliğin kaldırılmasını istiyorlar.
  
• 
  Başkalarına göre tüm hibe sadece faydalanıcıya verilmeli.
  

Genel anlamda bu yorumların haksız olduğu söylenebilir. Geçerli belgelerle kanıtlanamayan harcamaların MFİB tarafından kabul edilmesi mümkün değildir. Aslında ödeme planında proje katkı payı istenmesi olumlu bir faktör olarak görülmelidir: projeler % 100 finanse edilseydi, çok muhtemeldir ki proje uygulamalarında çok daha düşük bir çaba harcanırdı. Başka ülkeler hibe faydalanıcılarının, proje harcamalarının % 10’undan çok daha fazla oranını paylaşmalarını şart koşuyorlar. Ayrıca fonlamanın proje ortakları arasında paylaşılması da eleştirilemez çünkü ortaklık yaklaşımı olumlu olarak görülmektedir.

Bununla birlikte, ödemelerin proje uygulamasının sona ermesinden sonra hala bu kadar uzun bir süre tamamlanmaması hayal kırıklığı yaratan bir konudur. Harcamaların uygunluğu ile ilgili denetimin, nihai raporların sunumu sonrası yapılması yerine İzleme Ekiplerinin ziyaretleri sırasında yapılıp yapılamayacağının araştırılması gerekir. .

Odak gruplardaki diğer yorumlar MFİB’in günlük işleyişine ilişkindir. Bölgesel izleme ekibinin kurulmasından önce birçok proje çok fazla sayıda soruyla MFİB’e başvuruyor ve yanıt alamıyordu. Telefonlara dönülmediği, yazılı soruların ise asla yanıtlanmadığı rapor edilmiştir. Bununla birlikte, MFİB bunu “telefonlar susmak bilmedi” diye açıklamaktadır. Bu sorular, oldukça önemsiz konularda örneğin MFİB’in web sitesinde sık sorulan sorular bölümünün ziyaretiyle bile yanıtlanabilecek nitelikteydi. MFİB personeli kendi kapasitelerini sonuna kadar kullandıkları halde bu kadar büyük bir yığılma karşısında görevi yerine getirmek mümkün olmamıştır. Hatta bölgesel izleme ekipleri faaliyete geçtikten sonra bile projeler denetim ziyaretlerini beklemek yerine (bölgesel izleme ekiplerinden daha çok MFİB’ye güvendikleri için) MFİB ile irtibat kurma eğiliminde olmuştur. Yine de genel olarak MFİB uygulamanın ilk iki ayından sonra soru sayısında ciddi bir düşüş olduğunu bildirmiştir. Soruları yanıtlanan faydalanıcılar genellikle aldıkları destekten duydukları memnuniyeti dile getirmişlerdir. Bu bağlamda MFİB’in performansının çok iyi olduğu söylenebilir.

Her seferinde tekrar tekrar dile getirilen bir eleştiri de hibe programının ilan edilmesi ile projenin başlaması için gerekli sözleşmenin imzalanması arasındaki sürenin uzunluğudur.

Hibe kazandıkları halde başvurduklarını unutmuş (!) olan bazı projeler bile rapor edilmiştir. Bu sorunun bir kısmı başvuru sahiplerinin proje hazırlamaması, bu konuda dış destek alması ve projeyi sahiplenme duygusu gelişmemesiyle ilgilidir. Bununla birlikte ön teklif ve nihai tekliften oluşan iki aşamalı başvuru süreci değerlendirme süresini kesin bir biçimde uzatmış ve adayların neler olup bittiğini izlemelerini zorlaştırmıştır. Bazı durumlarda prosedürün uzunluğu, proje fikrinin temelini oluşturan güncel ihtiyaçların artık ortadan kalktığı koşullara yol açmıştır. Özellikle değerlendirme sürecinin uzun olması sorunu üzerinde durmak ve mümkün olduğunca süreci hızlandırmak adil olacaktır.

PO tarafından yürütülen sözleşme yönetimleri konusunda ise değerlendirme ekibi herhangi bir olumsuz yorumla karşılaşmamıştır. OKB ve TDE ve yükleniciler, genel olarak ihale yönetiminin uygulama sorunlarını çözmede gösterdiği pratik yaklaşımdan duydukları memnuniyeti ifade etmişlerdir. İhale yöneticilerinin sorumluluğundan kaynaklanan herhangi bir anlaşmazlık dile getirilmemiştir. Sadece az sayıda kolayca çözülebilecek düzeyde fikir farklılıkları rapor edilmiştir. Bu saptamalar PO’nun sözleşme yönetimi görevlerini hakkıyla yerine getirdiğinin iyi bir işaretidir.

4.3 Uygulama Desteği

4.3.1 MFİB – Sözleşme Makamı

Uygulamanın başlangıcıyla birlikte MFİB hibe faydalanıcılarına sözleşme makamı olarak destek oldu. Ancak MFİB’nin kapasitesi düşünüldüğünde üç programdaki hibe yararlanıcılarının her talebini yanıtlamak (İKG OP hibe programının da başlamış olduğu gerçeğini bir kenara bırakalım) oldukça zordu. Üç hibe programı da yaklaşık olarak 2010 yılının aynı döneminde başladı ve MFİB’nin sorulara zamanında yanıt vermesi mümkün değildi.

Değerlendirme ekibinin Ankara, Samsun ve Van’da gerçekleştirdiği odak grup toplantılarında bir grup hibe faydalanıcısı, MFİB’nin geç yanıt verme sorununun, projelerin uygulama aşamasında aşıldığına işaret ettiler.

Gelecek hibe programlarının uygulanması aşamasında bu sorunları önlemek için, sözleşme yönetimi bölümünün kapasitesi dikkate alınmalıdır ve gerekirse artırılmalıdır. Ayrıca, standart sorular bir önceki deneyimlerine dayanarak önceden cevaplanmalıdır.

4.3.2 PO’ya yönelik Teknik Destek

PO, ilgili TD projesini kullanarak hibe faydalanıcılarına ek destek sağlamaya çalışmıştır.

Böylece 2010 ve 2011’de Muhtemel Operasyonlar ve Hibe Faydalanıcıları (5.2) ve Bilgilendirme & Tanıtım (5.3) TD Projesi, HF’lere proje uygulaması konusunda eğitim vermiş ve ayrıca BİTDE ve MHİE’lere izleme ve raporlama eğitimi sağlamıştır. Aşağıdaki tablolar hibe faydalanıcılarına ve izleme ekiplerine verilen eğitimleri göstermektedir.

Tablo 155: TDE tarafından hibe faydalanıcılarına verilen eğitimler

No.	Tarihler	Eğitim başlıkları/Yer
1	08-09 Aralık 2010	KİD ve KİTUP Proje Yönetimi Eğitimi/ Ankara
2	13-14 Aralık 2010	GİD Proje Yönetimi Eğitimi/ Ankara
3	31 Mayıs-02 Haziran 2011	KİTUP Raporlama Eğitimi/ Kayseri
4	08-10 Haziran 2011	KİD Raporlama Eğitimi / Kayseri
5	08-10 Haziran 2011	KİD Raporlama Eğitimi / Amasya
6	08-10 Haziran 2011	KİD Raporlama Eğitimi / Hatay
7	23-26 Ağustos 2011	KİTUP ve KİD Raporlama Çalıştayı
8	06-09 Eylül 2011	KİD Raporlama Çalıştayı
9	10-12 Ekim 2011	GID Raporlama Eğitimi ve Çalıştayı / Şanlıurfa

Tablo 156: Bölgesel İzleme ve Teknik Destek Ekiplerine TDE tarafından verilen eğitimler

No.	Tarihler	Eğitim Başlıkları / Yer
1	15-18 Mart 2011	BİTDE Eğitimi / Ankara
2	03-05 Mayıs 2011	BİTDE Raporlama Eğitimi / Samsun
3	03-05 Mayıs 2011	BİTDE Raporlama Eğitimi / Şanlıurfa

Tablo 157: Merkezi Hibe İzleme Ekiplerine TDE tarafından verilen eğitimler

No.	Tarihler	Eğitim Başlıkları /Yer
1	14-16 Şubat 2011	MHİE Eğitimi: Temel/ Ankara
2	21-23 Şubat 2011	MHİE Eğitimi: Ara ve final raporları/ Ankara
3	16 Haziran 2011	İŞKUR MHİE Finansal Rapor Değerlendirme (gözden geçirme) Eğitimi / Ankara
4	21 Haziran 2011	SGK MHİE Finansal Rapor Değerlendirme Eğitimi/ Ankara
5	23 Eylül 2011	İŞKUR MHİE Finansal Rapor Değerlendirme Eğitimi 2. Oturum / Ankara

Hibe faydalanıcılarına yönelik TD desteği eğitim sonrası değerlendirme kayıtlarından elde edilen analize göre çok yararlı olmuştur. Ancak, uygulama sürecinde bu geç bir aşamada sağlanmıştır. Uygulama kalitesi ve verimliliğinin arttırılması için hibe faydalanıcılarına zamanında destek sağlanmalıdır.

4.3.3 İŞKUR, SGK, MFİB ve ÇSGB tarafından sağlanan Destek Hizmetlerine ilişkin Algı

Hibe projelerinin uygulama aşamasında, İŞKUR, SGK, MFİB ve ÇSGB (TD ile) tarafından hibe faydalanıcılarına sağlanan destek “olumlu” olarak ifade edilmiştir. Aşağıdaki grafik üç hibe programında uygulama aşamasında destek almış projelerin yüzdesini göstermektedir.

Grafik 102: Hibe programlarından uygulama desteği alan projelerin yüzdesi

Soru: İŞKUR/SGK, MFİB ve/veya ÇSGB’den proje uygulaması konusunda destek aldınız mı?

Yukarıda görüldüğü gibi, üç hibe programı altında KİD ve GİD en yüksek uygulama desteğini almıştır. Odak grup toplantıları esnasında KİD ve GİD hibe faydalanıcıları, İŞKUR il müdürlüklerinden farklı konularda destek aldıklarını ifade etmişlerdir.

Takip eden grafiklerde, her bir hibe program altındaki hibe faydalanıcılarının destek aldıkları alanlar görülmektedir.

Grafik 103: KİD altındaki hibe faydalanıcıları için verilen uygulama desteğinin kapsadığı alanlar

(sırasıyla soldan sağa) Satın alma; MIS, nihai rapor hazırlama; görünürlük

Grafik 104: GİD altındaki hibe faydalanıcıları için verilen uygulama desteğinin kapsadığı alanlar

(sırasıyla soldan sağa) Satın alma; MIS, nihai rapor hazırlama; görünürlük

Grafik 105 KİTUP altındaki hibe faydalanıcıları için verilen uygulama desteğinin kapsadığı alanlar

(sırasıyla soldan sağa) Satın alma; MIS, nihai rapor hazırlama; görünürlük

Hibe Faydalanıcıları için KİD ve GİD altında ağırlıklı olarak G-MIS kullanım danışmanlığı sağlanmıştır. Sistemin kullanımı zorunlu olmamasına rağmen, bu sistem projeler için açıkça ilgi çekici bir konu olmuştur. Proje yönetimi, raporlama ve raporlandırma yüzdeleri (KİD proje yönetimin oldukça yüksek değerlerinin yanı sıra) birbirine son derece yakındır. Görünürlük meselesi iki programda da önemsiz bir role sahiptir.

Öte yandan görünürlük danışmanlığı KİTUP hibe faydalanıcısı kurumlar için en çok tercih edilen alandır. Bu şaşırtıcı değildir. Kayıtlı istihdam ve sosyal güvenliğin yararları hakkındaki farkındalığın artması KİTUP’un en önemli ve başarılı etkinliğidir. Bu sonuç KİTUP hibe faydalanıcılarının yanıtlarından elde edilmiştir. Odak grup toplantılarında G-MIS sisteminin kullanıcı dostu olmadığını, nasıl kullanılacağı, öğrenme zorlukları yaşadıklarını belirtmişlerdir. Ek olarak hibe programı uygulamaları başladıktan sonra G-MIS’in kurulması ve hibe faydalanıcılarının detaylı bilgilerini doldurmak için ciddi ölçüde zaman ve kaynak gerektirmesi etkili olmuştur. Sisteme aşina olmadıkları için, hibe faydalanıcılarının sık sık G-MIS için danışmanlık aldıklarını söylemek yanlış olmayacaktır.

4.3.4 Bölgesel Aktörler Tarafından Sağlanan Destek Hizmetleri

Valilikler bünyesindeki AB Koordinasyon Ofisleri veya Bölgesel Kalkınma Ajansları ile ilişkiler konusunda değerlendirme ekibi, bu kurumlarla bağlantıların daha sınırlı olduğu sonucuna ulaşmıştır:

Tablo 158: KA ya da Valiliklerle bağlantı kuran HF Oranları

Hibe Programı	Cevap Seçeneği: Evet
KİD	%31
GİD	%30
KİTUP	%41

Hibe Faydalanıcılarının bu bölgesel aktörlerle bir ilişki kurma eğilimleri ulusal bir aktörle ilişki kurma eğilimlerine göre daha düşük görünmektedir. Bu bölgesel kuruluşların proje uygulama alanında önemli miktarda deneyim sahibi olduğu açıktır. Ancak, aynı zamanda kendi alanlarında destek projeleri söz konusu olduğunda bunların hepsinin olmasa da bazılarının pro-aktif oldukları görülmüştür. Bu nedenle yüzdelerin önceki tablolara göre daha düşük olması şaşırtıcı değildir. KİTUP faydalanıcılarının bölgesel aktörlerle ilişki kurmak için daha istekli olmasının nedeni, KİTUP faydalanıcılarının öncesinde bildikleri bir çerçevenin olmaması ve deneyimli ortaklar bulma konusundaki çok sınırlı deneyimleri olmasıdır.

Değerlendirme ekibi, il bazındaki aktörlerin proje uygulama teknik bilgi transferi yoluyla proje uygulama kalitesini arttırabileceklerini açıkça görmüştür. İl bazındaki aktörlerle bu tarz ilişkiler düzenli olarak desteklenmelidir. PO, bölgesel aktörleri, kendi bölgelerinin hazmetme kapasitesinin artması doğrultusunda desteğin çok yararlı olacağı hakkındaki farkındalığını arttırmalıdır.

4.3.5 MHİE ve BİTDE tarafından sağlanan Destek Hizmetleri

Aşağıdaki tablolarda hibe faydalanıcılarının, istihdam ile ilgili üç hibe programı kapsamında altında BİTDE, MHİE ve ÇSGB tarafından sağlanan uygulama desteğine ilişkin değerlendirmeleri gösterilmektedir (ekipler hakkında daha fazla bilgi için sonraki alt bölüme bakınız)

Grafik 106: KİD kapsamında BİTDE, MHİE ve ÇSGB’nin HF’lere sağladığı uygulama desteğinin katkısı

Soru: Bölgesel ve merkezi izleme ekibi ve Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı (TDE vasıtasıyla) tarafından sağlanan uygulama desteğinin, projenizin uygulama sürecine herhangi bir katkısı oldu mu?



Yukarıdan aşağı: kesinlikle faydalıydı; kısmen faydalıydı; faydalı olmadı

Grafik 107: GİD kapsamında BİTDE, MHİE ve ÇSGB’nin HF’lere sağladığı uygulama desteğinin katkısı

Soru: Bölgesel ve merkezi izleme ekibi ve Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı (TDE vasıtasıyla) tarafından sağlanan uygulama desteğinin, projenizin uygulama sürecine herhangi bir katkısı oldu mu?