İnsan Kaynakları Planlama Sürecinde Personeli İşe Almak ve Elde Tutmak

İnsan Kaynakları Planlama Sürecinde Personeli İşe Almak ve Elde Tutmak
İnsan kaynağının planlanması başlı başına bir süreçtir. Bu sü­recin temel özelliği adından da anlaşılacağı üzere planlara, ta­şanlara, öngörülere dayanmasıdır, insan kaynağının planlan­ması sürecinin sonunda kurumun insan kaynağına ilişkin gö­rüntüsü tespit edilmiş olur. Aynı zamanda eksiklikler ve sorun­lar da belirlenmiş olur. Kağıt üzerinde gerçekleştirilen bu plan­lama çalışmalarının uygulanmaya yansıdığı ilk aşama, işgücü ih­tiyacının karşılanmasına yönelik çalışmalardır.

Belirlenmiş olan eleman ihtiyacının giderilmesi, insan kaynakları merkezinin son derece önemli bir işlevidir. Çünkü, ha­zırlanmış olan insan kaynağı planı ne derecede mükemmel olursa olsun planın başarısını uygulamalar gösterecektir. Ayrıca işgücü ihtiyâcının karşılanmasına yönelik ilk somut adımın atılması söz konusudur.

Aday Araştırma ve Bulma: İnsan Kaynakları Planlaması sürecinde aday araştırma ve bulma (recruiting) aşaması yer almaktadır. İşgören seçimi faaliyeti bu aşama ile başlamaktadır. Aday temini olarak da adlandırılan bu aşama işler için içinden uygun adayların seçilebileceği bir havuz oluşturma aşamasıdır. İşgören eksikliğini gidermek bölüm sorumlularınca işgören talebinde bulunulması ve buna bağlı olarak niteliksel ve niceliksel planlamanın yapılması ile başlar. Çoğu örgütte aday teminin resmiyet kazanması ve sürecin başlaması için “personel talep formu” kullanılmaktadır. Bu form ihtiyaç sahibi bölüm sorumlusu tarafından doldurularak örgütün insan kaynakları departmanına iletilir. Bu formda hangi tarihte hangi işler için kaç kişiye ihtiyaç olduğu ihtiyacın nedenleri veya gerekçeleri adaylarda aranan niteliklerin neler olduğuna ilişkin bilgiler bulunmaktadır. Süreç örgüt içinden ve dışından adayların araştırılması ile devam eder ve adayların işletmeye yetkili organa başvurmaları ile sona erer.

Aday Araştırma ve Bulma Sorumluluğu: Örgütlerde aday araştırma ve bulma sorumluluğu, genellikle insan kaynakları (personel) birimine aittir. Özellikle büyük işletmelerde aday bulma işi daha fazla önem ve süreklilik gösterdiğinden, İK birimi içinde bazı uzmanlar sadece bu işle ilgilenebilmektedir. Küçük işletmelerde ise İKY’den sorumlu bir yönetici diğer işlevler yanında işgören sağlamadan da sorumlu olabilmektedir.

Aday araştırma ve bulma konusunda dış kaynaklardan (outsourching) gittikçe yaygınlaşan bir uygulamadır. Bu konuda işletmeler aday temini konusunda hizmet veren özel veya resmi aracı kuruluşlardan ve yönetim danışmalık şirketlerinden yararlanmaktadırlar. Bu durumda da, şirket adına hizmet sağlayan firmalarla olan ilişkilerin kurulması ve sürdürülmesi, İK birimlerinin görevidir.
Aday Bulmanın Önemi ve Amaçları: Aday bulma hem işgören seçimi hem de diğer İKY işlevleri açısından son derece önemlidir. Çünkü bir işletmenin insan kaynaklarının kalitesi büyük ölçüde aday bulma sürecinin başarısına bağlıdır. Başarı içinse doğru bir planlama şarttır.

Aday bulmada temel amaç, içinden, işletmenin ihtiyaç duyduğu sayıda ve boş işlerin gerektirdiği niteliklere sahip işgörenlerin seçilebileceği büyüklükte ve bileşimde bir insan kaynağı havuzuna sahip olmaktır. Bu ana amacın gerçekleşmesi için:

-İşgören ihtiyacı, mümkün olduğunca çok kişiye duyurulmalıdır.

-Bu duyurular iş arayanların işletmeye başvurmalarını özendirici bir biçimde yapılmalıdır.

-Daha fazla başvuru uygun kişileri seçme şansını arttıracaktır.

-İşin gerekleri, ve aranan çalışan nitelikleri konusunda yeterli bilgi verilmelidir. (böylece yetersiz adaylar yada başvuru kriterlerini sağlamayan adaylar kendi kendilerini elemiş olurlar).

-Hedef işgücü piyasasının belirlenmesi gerekir.
Aday bulma (temin) programının başarısı için, yarar ve maliyetler iyi analiz edilmeli, program uygun adayları cezbedici uygun olmayanları ise başvurudan caydırıcı, bu arada işletmenin piyasadaki imaj ve saygınlığını geliştirici bir biçimde tasarlanmalıdır.
Aday ve İşgören Sağlamayı Etkileyen Faktörler:

İnsan Kaynakları Planlaması sürecinde aday/işgören araştırma ve bulma faaliyetlerinin nasıl yerine getirilip ne sonuç vereceğini (başarısını) etkileyen, bu nedenle dikkate alınması gereken, işletme içi ve işletme dışı çok sayıda faktör bulunmaktadır. İşgören temin ve seçim faaliyetleri, bu faktörlerin olası etkileri göz önünde bulundurularak planlamalı ve gerçekleştirilmelidir. Bunlardan önemli görülen bazı örgütsel ve çevresel faktörlere değinirsek;

-Örgütsel Faktörler: Örgüt büyüklüğü, örgüt ve iş özellikleri, İnsan Kaynakları politikaları ve uygulamaları, işe alma alışkanlıkları, örgütün büyüme eğilimi, imajı, yönetim-işgören ilişkileri vb.. faktörler örgütsel faktörler olarak ifade edilebilir. Örgütün büyüklüğü bir yandan işe alma yükünü diğer yandan biçimsel İnsan Kaynakları Planlaması ve seçim sistemlerine olan ihtiyacı arttıran bir faktördür.
-Çevresel Faktörler: Genel ekonomik koşullar, doğrudan veya dolaylı olarak personel teminini etkilemektedir. Genel olarak, ekonomide büyüme, durgunluk veya kriz olması, işletmenin personel tedarik çabalarını etkileyecektir. Eğer ekonomik göstergeler, gelecek dönemde bir durgunluk veya darboğaz olacağını gösteriyorsa, doğru bir insan kaynakları planlaması yapılarak personel tedarik planları da bu duruma göre değiştirilmelidir.
-Yasal Düzenlemeler: Özellikle kamu işletmeleri yasal düzenlemeler ve hükümet politikalarından daha çok etkilenir. Asgari ücret, sosyal güvenlik, istihdamda eşitlik, iş güvencesi, ücret kesintileri ve vergiler vb… düzenlemeler genellikle örgütleri bağlayıcı bir özellik gösterir. Örneğin, ülkemizde de uygulanan özürlüleri, eski hükümlüleri ve terör mağdurlarını (gaziler, gazi ve şehit yakınları) çalıştırma zorunluluğu özellikle ABD ve birçok Avrupa ülkesinde “korunan gruplara” ayrımcılık (discrimination) yapılmasını önlemeye yönelik ve ihlal halinde belirli yaptırımlar içeren ve işgören sağlama ve seçim faaliyetlerini ve diğer insan kaynakları faaliyetlerini önemli ölçüde etkileyen düzenlemeler vardır.
Bunlar dışında, sosyokültürel, demografik faktörler, çevresel duyarlılık, teknolojik gelişmeler vb. çevresel faktörler, örgütün işgören bulma faaliyetlerini etkiyecektir. Örneğin, yakın çevre kamuoyunca kabul görmeyen bir alanda faaliyet gösteren bir işletme, sadece bu durumdan dolayı başka yörelerden işgören sağlamak durumunda kalabilir.
İşgören Adayı Temin Kaynakları ve Yöntemleri:

İşgören adayı temin kaynakları, aranılan niteliklerde kişilerin “nerede” bulunabileceğini ve kimler olduğunu ifade eder. Aday bulma yöntemleri ise muhtemel işgören adaylarına ulaşmaya ve onların işletmeye başvurmalarını sağlamaya ilişkin yolları ve araçları ifade etmektedir.

ADAY VE İŞGÖREN SAĞLAMAYI FTKİLEYEN FAKTÖRLER

Aday/İşgören araştırma ve bulma faaliyetlerinin nasıl yerine getirilip ne sonuç vereceğini etkileyen işletme içi ve işletme dışı çok sayıda faktör var­dır. İşgören te­min ve seçim faaliyetleri, bu faktörlerin olası etkileri, göz önünde bulunduru­larak planlanmalı ve gerçekleştirilmelidir.

1. Örgütün Büyüklüğü

Tüm işletmeler,doğal olarak, zaman zaman, İşgören temini ile yüz yüze kalır. Ancak, özellikle İşgören sayısı bakımından büyük işletmelerin personel sağlamaya daha fazla, daha sık ve daha çok zaman ve maddiyat ayıracakları söy­lenebilir.

2. Örgütün İnsan Kaynakları Politikaları

Örgütün özellikle insan kaynaklarına ilişkin politikaları, aday bulma faali­yetlerini etkiler. Bu konuda etkili belli başlı politikalar, şunlardır:

a. İçeriden Terfi Politikaları

İçten terfi politikaları, boşalan işler için mevcut personele öncelik verme­yi öngörür. Bu politika, mevcut personeli elde tutmak, işgören moral ve motivasyonunu artır­mak ve uzun süreli bir iş arayan adayları çekmek açısından uygundur. Ancak bu politika, özellikle üst yönetsel mevkilere dışarıdan yeni kişilerin, yeni ve farklı becerilerin gelmesi açısından engelleyici bir etkiye de sahiptir.

b. Ücret Politikaları

İşletmenin piyasaya göre yüksek, eşit ya da düşük ücret politikası uygulaması,hem işgören açığını hem de yeterli sayı ve nitelikte aday bulunmasını etkileyecektir.

c. Diğer İstihdam Politikaları

Geçici ve kısmi süreli personel istihdamı, gittikçe yaygınlaşan bir çalışma biçimidir. İşletmenin bu konudaki politikası da işgören teminini etkileyecek­tir. Örneğin eğer, işletme devamlı statüde çalıştıracağı elemanlar arıyorsa muhtemelen kısmi süreli çalışmak isteyen kişiler işletmeye başvurmayacak­tır.

Yaşanan küreselleşme (globalleşme) çerçevesinde yabancı ülkelerde iş yapan uluslararası, çokuluslu veya küresel işletmeler, buralarda boşalan veya ihdas edilen işlere kendi vatandaşlarını mı, o ülke uyruklularını mı yok­sa üçüncü ülkelerin vatandaşlarını mı, alacakları konusunda da bir politikaya sahiptir. Bu tür işletmeler,genelde,üst düzey yönetsel mevkiler için kendi va­tandaşlarını tercih etmektedirler. Tüm işgören grupları açısından bakıldığında,uluslararası piyasada iş yapan işletmelerin daha geniş ve heterojen bir emek piyasasından işgören sağlamak durumunda kalacakları söylenebilir.

İnsan Kaynakları Planları

İşgören temininde IKP'nın önemli bir yeri vardır. Öncelikle, İKP ile belir­lenen sayıda ve özelliklerde personelin işe alınması söz konusudur. Ayrıca İKP, bu ihtiyacın nerede, ne zaman ortaya çıkacağı ve ne ölçüde/nasıl iç kay­naklardan karşılanabileceği konusunda da yol gösterici bir rol oynar. Bu ne­denle İKPnın varlığı ve yeterliliği, personel sağlamada önemli etkiye sahip­tir. Genel olarak,sistemli bir İKP’na sahip işletmelerin işgören seçim kararla­rının daha isabetli ve yeterli olacağı ve böylece gereksiz işgören sağlama fa­aliyetlerine daha az zaman ve para ayıracakları söylenebilir.

Örgütün İşe Alma Uygulama ve Alışkanlıkları

İşletmenin daha önceki personel temin uygulamalarının ne ölçüde başarı­lı olduğu da, bu konudaki faaliyetleri etkileyecektir.

Örgütün Büyüme Eğilimi / İşgücü Devri

Büyümeyen veya küçülen bir işletmede büyük olasılıkla, aday araştırma ve işgören ihtiyacı çok az olacaktır. Oysa hızla büyüyen işletmelerin emek ta­lebi, dolayısıyla personel araştırma ve temin ihtiyacı daha fazla olacaktır. İş­letmede "işgücü değeri"nin yüksek veya düşük oluşu da önemlidir. İşgücü devri yüksek olan işletmelerde işgören sağlama faaliyetlerinin daha önemli olacağı açıktır.

Diğer Örgütsel Faktörler

Aday bulma ve personel temini başkaca faktörleri de etkilemektedir:

"Örgütün imajı", önemli faktörlerden biridir. İşletmenin gerileyen bir iş kolunda faaliyet göstermesi, mal ve hizmetlerinin kalitesinin düşük olması, çalışma koşullarının iyi olmaması, yönetimin kalitesinin iyi olmaması, çev­reyi kirletmesi, gibi nedenler örgütün ilgili piyasadaki imajını olumsuz etkileyen ve personel teminini kısıtlayan faktörler olarak rol oynar.Spesifik olarak, önceki işe alma uygulamalarında işletmenin işe alınan ve alınmayan adaylara nasıl davrandığı da, işletmenin imajı açısından önemlidir.

Eleman aranan "işin özellikleri" de önemlidir. Rutin, düşük ücretli, iler­leme olanağı olmayan, tehlikeli... işlere yeterince aday bulmak genellikle güçtür. Bu arada, işletmenin faaliyet gösterdiği çevrenin özellikleri de per­sonel teminini etkiler. Örneğin eğitim, ulaşım, sağlık vb. olanakların yeterin­ce bulunmadığı yörelerde kurulu işletmeler, genellikle nitelikli eleman bul­makta güçlük çekerler.
Yine işletmenin "maliyet"leri, satışları; özel veya kamuya ait olması da etkilidir. Örneğin, işgücü maliyetlerinin yüksekliği, işletmeyi ucuz işgücü kaynaklarına veya emek tasarrufu sağlayan üretim teknolojileri kullanmaya yöneltebilir. Yine,özel işletmeler; daha esnek ve fazla biçimsel olmayan yol ve yöntemlerle işgören sağlama olanağına sahiptir. Oysa kamu örgütleri, ya­sal düzenlemelere daha bağlı, fazlaca biçimsel şekilde, çoğu durumda resmi İİBK (İş ve îşgören Bulma Kuruluşu) aracılığıyla işgören sağlamak duru­mundadırlar. Kamu kuruluşlarının "korumalı" ve siyasi iktidara "bağımlı" statüsü, diğer konularda olduğu gibi, işgören sağlama ve seçiminde de pek akılcı ve ekonomik davranmamalarına yol açabilmektedir. Örnek olarak, çe­şitli etkiler sonucu kamu örgütlerine ihtiyaçtan fazla ve gerekli niteliklere sa­hip olmayan kişilerin işe alınması gösterilebilir.

İşçi-işveren ya da endüstri ilişkilerinin niteliği de, işgören sağlamada göz önüne alınmalıdır. Bireysel ilişkiler sisteminin geçerli olduğu(sendikasız) işyerlerinde işletme yönetimi, işgören temin ve seçiminde daha rahatça hare­ket edebilir. Güçlü sendikaların bulunduğu işletmelerde ise,işverenin hareket alanı daha kısıtlıdır. Sendikalar, iç kaynaklara ve kıdeme ağırlık ve öncelik verilmesi yönünde etkide bulunabilirler. Diğer yanda,bazı işverenler,işletme-de bireysel ilişkilerden toplu ilişkiler düzenine geçme veya sendikalaşma ola­sılığının güçlenmesi üzerine, işgücü devrini artırıcı bir tutum sergileyebilmektedirler. Bu ise, sık sık işgören alımına yol açmaktadır. Sendikalar, zaman zaman aday bulmada aracılık desteği de sağlamaktadırlar.