Komunikasi lisan: pengendalian mesyuarat

PELAJARAN 12
KOMUNIKASI LISAN: PENGENDALIAN MESYUARAT

1. 
   Pengenalan
   

Dalam tajuk ini, pelajar akan diperkenalkan dengan satu daripada aspek komunikasi lisan iaitu pengendalian mesyuarat.

2. 
   Hasil Pembelajaran
   

Pada akhir pengajian ini, pelajar akan:

1. 
   Memahami maksud mesyuarat.
   
2. 
   Mampu mengendalikan mesyuarat.
   
3. 
   Boleh menyediakan minit mesyuarat dalam mana-mana mesyuarat.
   

3. 
   Senarai Tajuk
   
   1. 
      Pengendalian mesyuarat
      

4. 
   Istilah
   
   1. 
      Mesyuarat
      

Mesyuarat ialah perundingan untuk membincangkan sesuatu, atau mencapai sesuatu keputusan.

2. 
   Kuorum
   

Kuorum ialah bilangan paling kecil ahli mesyuarat yang mesti hadir bagi membolehkan mesyuarat diadakan secara rasmi dan sah.

3. 
   Minit mesyuarat
   

Segala catatan perjalanan mesyuarat. Minit mesyuarat dicatatkan oleh setiausaha mesyuarat.

5. 
   Tajuk
   

1. 
   Pengendalian Mesyuarat
   

1. 
   Persembahan
   

Mesyuarat ialah perundingan untuk membincangkan sesuatu, atau mencapai sesuatu keputusan. Mesyuarat agung ialah perundingan besar oleh sesuatu badan, persatuan, syarikat atau organisasi. Permesyuaratan ialah perihal bermesyuarat. Minit mesyuarat ialah catatan berkenaan apa yang telah dibincangkan atau dipersetujui dalam mesyuarat.
Tujuan asas mesyuarat adalah untuk mendapatkan maklumat tentang sesuatu, bertukar-tukar pandangan atau pendapat, dan memutuskan langkah-langkah susulan yang perlu diambil.
Perkara paling asas dalam mesyuarat adalah sekumpulan orang. Dalam erti kata lain, mesyuarat tidak boleh dikendalikan oleh seorang individu sahaja. Mesyuarat dikendalikan oleh pengerusi. Segala perjalanan mesyuarat akan dicatatkan oleh setiausaha mesyuarat. Pihak ketiga dalam mesyuarat adalah anggota mesyuarat.
Sesetengah organisasi menentukan kuorum mesyuarat. Kuorum ialah bilangan paling kecil ahli mesyuarat yang mesti hadir bagi membolehkan mesyuarat diadakan secara rasmi dan sah.

Peranan Pengerusi

1. 
   Pengerusi mesyuarat ialah orang yang mengendalikan sesuatu mesyuarat. Biasanya, pengerusi ialah orang yang paling tinggi pangkatnya dalam sesuatu organisasi. Namun ini bukanlah suatu kemestian.
   

2. 
   Kuasa pengerusi adalah mengatasi kuasa semua orang lain yang hadir dalam sesuatu mesyuarat. Keputusan pengerusi tentang tatacara mesyuarat adalah muktamad. Pengerusi mempunyai undi pemutus apabila jumlah yang menyokong dengan jumlah yang membangkang adalah sama.
   

3. 
   Pengerusi akan memulakan mesyuarat dengan mengalu-alukan kedatangan semua orang. Pengerusi akan mengarahkan seorang setiausaha untuk mencatat segala perjalanan mesyuarat. Pada akhir mesyuarat, pengerusi akan menangguhkan mesyuarat ke suatu masa yang ditentukan.
   

Peranan Setiausaha

1. 
   Setiausaha memainkan peranan sebelum mesyuarat bermula, semasa mesyuarat dijalankan, dan selepas mesyuarat tamat.
   

2. 
   Sebelum mesyuarat dimulakan, setiausaha akan memanggil semua anggota mesyuarat melalui surat atau memo.
   

3. 
   Setiausaha akan menyediakan agenda-agenda mesyuarat bersama-sama pengerusi.
   

4. 
   Setiausaha juga perlu menyediakan minit mesyuarat sebelumnya untuk dibentangkan dan diluluskan oleh anggota mesyuarat.
   

5. 
   Semasa mesyuarat sedang dijalankan, setiausaha mencatatkan segala perjalanan mesyuarat.
   

6. 
   Setiausaha perlu mencatat minit mesyuarat dengan ringkas tetapi tepat.
   

Perjalanan Mesyuarat

1. 
   Pengerusi akan mengalu-alukan kedatangan semua ahli mesyuarat.
   

2. 
   Pengerusi akan membacakan agenda mesyuarat.
   

3. 
   Ahli mesyuarat akan meneliti minit mesyuarat sebelumnya satu halaman demi satu halaman.
   

4. 
   Pengerusi akan meminta salah seorang daripada ahli mesyuarat mencadangkan agar minit mesyuarat tersebut diluluskan. Lalu, seorang ahli mesyuarat akan mencadangkan agar minit mesyuarat tersebut diluluskan. Kemudian, seorang lagi ahli mesyuarat akan menyokong cadangan tersebut. Sekiranya tiada bangkangan, pengerusi akan mengisytiharkan yang minit mesyuarat tersebut diluluskan.
   

5. 
   Pengerusi akan memulakan mesyuarat mengikut agenda yang telah ditetapkan, dari agenda pertama hinggalah ke agenda yang terakhir.
   

6. 
   Setiausaha mesyuarat akan mencatatkan segala butiran mesyuarat.
   

7. 
   Bahagian akhir mesyuarat adalah hal-hal berbangkit.
   

8. 
   Pengerusi akan menangguhkan mesyuarat hingga ke suatu masa lain yang ditentukan.
   

Minit Mesyuarat
Minit mesyuarat ialah catatan segala butiran mesyuarat. Tugas mencatat ini dilakukan oleh setiausaha mesyuarat. Secara amnya, apa yang menjadi minit mesyuarat ialah segala butiran perbincangan dan keputusan yang diambil. Minit mesyuarat mestilah lengkap, jelas dan menepati apa yang dimesyuaratkan.
Untuk menghasilkan minit mesyuarat yang sempurna, setiausaha perlu:

1. 
   Berada dalam mesyuarat pada sepanjang masa.
   
2. 
   Mencatat rekod kedatangan mesyuarat.
   
3. 
   Mencatatkan butiran perjalanan mesyuarat.
   

Ada dua peringkat tugasan seseorang setiausaha mesyuarat. Pertama ialah mencatat, dan yang kedua ialah menulis minit mesyuarat. Semasa mesyuarat sedang dijalankan, setiausaha akan mencatat minit. Selepas mesyuarat tamat, barulah minit mesyuarat itu ditulis semua dalam bentuk laporan. Minit mesyuarat yang telah siap akan diserahkan kepada pengerusi untuk ditandatangani.

Penulisan Minit Mesyuarat
Catatan minit mesyuarat adalah penting kepada mesyuarat itu sendiri dan ia merupakan catatan tentang sesuatu yang penting yang dimesyuaratkan. Perkara yang tidak penting tidak akan dimesyuaratkan. Segala minit mesyuarat akan dijadikan sumber rujukan pada masa akan datang.

1. 
   Butiran tentang mesyuarat
   

Antara butiran penting dalam minit mesyuarat ialah nama mesyuarat tersebut, bilangan kali mesyuarat itu diadakan, tarikh mesyuarat, masa mesyuarat dan tempat diadakan mesyuarat.

2. 
   Dokumen
   

Dokumen ialah bahan-bahan yang perlu disediakan untuk perbincangan utama. Namun tidak semua mesyuarat memerlukan dokumen.

3. 
   Senarai kehadiran
   

Senarai ahli mesyuarat yang hadir, berserta dengan jawatan mereka dalam organisasi. Senarai yang tidak hadir juga dicatatkan berserta alasan ketidakhadiran mereka.

4. 
   Agenda
   

Agenda ialah perkara-perkara yang ingin dibincangkan dalam mesyuarat.

5. 
   Isi minit mesyuarat
   

Isi minit mesyuarat terdiri dari kehadiran ahli mesyuarat. Senarai yang tidak hadir juga dicatatkan. Mereka ialah ahli yang sepatutnya hadir dalam mesyuarat tersebut tetapi tidak dapat menghadirkan diri di atas sebab-sebab tertentu. Alasan ketidakhadiran mereka akan dicatatkan.
Isi kedua ialah kata-kata aluan pengerusi mesyuarat. Ini disusuli dengan pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lalu. Pindaan minit, jika ada, akan dilakukan juga.
Selepas itu, mesyuarat akan membincangkan tentang perkara-perkara berbangkit. Ini disusuli dengan perbincangan dari satu agenda ke satu agenda yang lain. Bahagian perbincangan akhir ialah hal-hal lain. Selepas itu, pengerusi akan memberikan ucapan penutup atau penangguhan mesyuarat.

2. 
   Aktiviti
   

Sila layari laman-laman web berikut untuk melihat contoh minit mesyuarat:

1. 
   http://www.gengterengganu.com/v2/penulisan/737-contoh-minit-mesyuarat-ahli-jawatankuasa
   
2. 
   http://www.saaid.org.my/v2/editorial/MinitMesyuarat(290603).htm
   

6. 
   Ringkasan
   

1. 
   Mesyuarat ialah perundingan untuk membincangkan sesuatu atau mencapai sesuatu keputusan.
   

2. 
   Mesyuarat agung ialah perundingan besar oleh sesuatu badan, persatuan, syarikat atau organisasi.
   

3. 
   Minit mesyuarat ialah catatan berkenaan apa yang telah dibincangkan atau dipersetujui dalam mesyuarat.
   

4. 
   Tujuan asas mesyuarat ialah untuk mendapatkan maklumat tentang sesuatu, bertukar-tukar pandangan atau pendapat, dan memutuskan langkah-langkah susulan yang perlu diambil.
   

5. 
   Perkara paling asas dalam mesyuarat ialah sekumpulan orang. Mesyuarat tidak boleh dikendalikan oleh seorang individu sahaja.
   

6. 
   Mesyuarat dikendalikan oleh pengerusi.
   

7. 
   Segala perjalanan mesyuarat akan dicatatkan oleh setiausaha mesyuarat.
   

8. 
   Pihak ketiga dalam mesyuarat ialah anggota mesyuarat.
   

9. 
   Kuorum ialah bilangan paling kecil ahli mesyuarat yang mesti hadir bagi membolehkan mesyuarat diadakan secara rasmi dan sah.
   

10. 
    Pengerusi mesyuarat ialah orang yang mengendalikan sesuatu mesyuarat. Biasanya, pengerusi mesyuarat ialah orang yang paling tinggi pangkatnya dalam sesebuah organisasi.
    

11. 
    Setiausaha mesyuarat mencatatkan minit mesyuarat. Setiausaha mesyuarat juga akan memanggil semua anggota mesyuarat melalui surat atau memo.
    

12. 
    Perkara penting dalam minit mesyuarat ialah butiran tentang mesyuarat, kehadiran anggota mesyuarat, agenda mesyuarat, dan isi perbincangan dalam mesyuarat.
    

Contoh minit mesyuarat
MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PROTEM

 PERSATUAN KELUARGA HJ. MOHD. SAAID MUFTI

BILANGAN  : 6/ 2003

 

TARIKH  :     29 JUN 2003

TEMPAT :     TINGKAT 11, MENARA UBSA, SEKSYEN 11, SHAH ALAM

MASA      :     10.00 PAGI

HADIR    :     

 

            1.         Dato’ Md Taib Abd Hamid                                          -           Penaung

            2.         Brig Gen (B) Dato’Mohd Radzi Ahmad                        -           Pengerusi

            3.         En. Mohd Hassan Mansor                                            -           Setiausaha

            4.         Pn. Sudani Md Taib                                                      -           Bendahari

5.         Pn.Faridah Hj Omar

6.         En. Mohd Badruddin  Hj Othman

7.         En. Mohd Bashir Hj Othman

8.         Pn. Rozita Yaacob      

9.         Pn. Shehah Mansor      

10.       Pn. Siti Hajar Harun        

11        Kol (B) Zulkifli Yusoff

 

TIDAK HADIR :

 

1.                  Dato’ Dr  Md.Khir Abd Rahman

2.                  Dato Abu Bakar Abd Hamid

3.                  Datin Rehana Hj Kassim

4.                  Cik Raihan Mohd Ghazi

 

 

 

Kandungan Minit	Tindakan
Mesyuarat bermula pada pukul 10.15 pagi dan dipengerusikan oleh Brig Gen (B) Dato’ Mohd Radzi Ahmad.     1.      Ucapan alu – aluan oleh pengerusi. -         Bacaan Al – Fatihah           Pengerusi mengesahkan minit mesyuarat 25 Mei 2003.
2.      Perkara berbangkit dari mesyuarat 25 Mei 2003     i.        Pendaftaran persatuan           Mesyuarat dimaklumkan bahawa permohonan persatuan telah dihantar dari Pejabat Pendaftaran Wilayah ke ibu pejabat di Putrajaya untuk kelulusan.         Kol Zulkifli memaklumkan bahawa Jawatankuasa kecil Kedah telah bersidang pada 27 Jun 2003 di Tapian Gelanggang, Alor Star dimana ahli telah memohon salinan undang undang persatuan.         En.Mohd Hassan menyerahkan satu salinan undang undang persatuan kepada Kol Zulkifli.      ii.   Laman Web           Mesyuarat bersetuju maintenance laman web akan di pindah ke pejabat Datin Rehana dengan bayaran sebanyak RM50.00 sebulan untuk khidmat tersebut.   iii   Khairat Kematian           Mesyuarat membuat keputusan dan bersetuju untuk mengadakan Khairat Kematian dan ianya akan dikelolakan oleh Jawatankuasa Induk.         Mesyuarat bersetuju yuran Khiarat Kematian adalah sebanyak RM50.00 sebulan bagi setiap keluarga dan wang Khairat sebanyak RM300.00 akan di bayar kepada keluarga ahli yang meninggal, (contoh: wakil keluarga Hj Mahmud akan mengutip dan membayar kepada bendahari RM50.00 sebulan dan jika ada kematian dari mana mana ahli keluarga Hj Mahmud, bendahari akan membayar RM300.00 kepada ahli keluarga yang meninggal).         Mesyuarat bersetuju bahawa kelayakan dan definasi ahli keluarga adalah seperti tertakluk dalam undang undang persatuan.         Mesyuarat bersetuju Khairat Kematian Persatuan akan bermula  pada 1 Ogos 2003.   iv    Memperingati Tarikh Kematian Tuan Hj Mohd Saaid-19 Mac           Pn. Sudani membayar RM170.00 kepada Kol Zulkifli iaitu baki perbelanjaan majlis tahlil di Alor Star.               Dato’ Md Taib mencadangkan supaya persatuan mengadakan hadiah khas Tuan Hj Mohd Saaid di pertandingan bacaan Al Quran di peringkat negeri.    v.  Laporan Jawatankuasa Jawatankuasa Kecil           Sessi latihan volleyball/netball telah diadakan pada 1 Jun 2003 jam 5.00 petang di Kompleks Sukan FAMA, Kelana Jaya dan dihadiri oleh 10 ahli keluarga.         Sessi latihan ini akan diadakan dua kali sebulan di tempat dan waktu yang sama. Latihan bulan Julai ialah pada 6 Julai dan 20 Julai 2003.         Ahli ahli keluarga digalakkan mengambil bahagian dalam sessi sessi latihan ini.     vi.  Sessi Taklimat Khas/Career Guidance           Jawatankuasa kecil Sessi Taklimat Khas/Career Guidance telah bersidang pada  12 Jun 2003 di rumah Datin Azizah dan bersetuju untuk mengadakan sessi tersebut pada 6 Sept 2003 di Alor Star.         Jawatankuasa kecil akan  berjumpa pada 12 Julai 2003 untuk berbincang berkenaan logistics/costing dan tetapkan skop/penceramah penceramah yang akan mengambil bahagian.         Dato’ Bakar akan menyediakan questionnaire/survey bertujuan untuk mendapat maklumat dan menyenaraikan/mengenal pasti ahli ahli keluarga yang memerlukan perhatian persatuan.     vii. Fundraising           Mesyuarat bersetuju  dengan cadangan untuk meningkatkan tabungan persatuan melalui sumbangan keluarga, iaitu satu keluarga (16 keluarga) akan menyumbangkan  RM500.00 setahun.         Surat sumbangan akan diedarkan kepada ahli ahli keluarga dan akan disebarkan melalui newsletter.   viii. Kitab Tafsir Nurul Ehsan           En. Badruddin memaklumkan bahawa  Jawatankuasa Agama akan berjumpa dengan Ustaz Wan Mohamed Aziz, Pengarah Jakim, Putrajaya untuk meneruskan usaha projek Romanise Kitab Tafsir Nurul Ehsan/Fatwa Kedah.           En.Mohd Bashir mencadangkan untuk mengadakan kelas tafsir  Kitab Nurul Ehsan dengan menjemput Ustaz Hj Shahar atau Ustaz Hj Zakaria  yang masing masing mengajar kitab tafsir tersebut.     ix.  Pembentangan Akaun                  Pn.Sudani membentangkan akaun persatuan yang berjumlah RM1,679.00 dan mengedarkan penyata pendapatan dan perbelanjaan.	Mohd Hassan                       Syed Osman Raihan Rozita                                                                                           Datin Azizah Abbas Shehah Mansor Faridah Hj Omar Siti Hajar Harun                                         Mohd Badruddin Azhar Hj Hanafi Anwar Hj Nawawi
3.  Hal hal lain   i.        Kad Hari Raya           Pn.Sudani akan mendapatkan contoh dari Memory Lane dan mesyuarat akan membuat keputusan untuk meneruskan dengan projek kad hari raya akan datang.   ii.      OBS (Outward Bound) Training           Oleh kerana Pn. Husna tidak hadir, beliau akan membentangkan cadangan tersebut pada mesyuarat akan datang.   iii   Perjumpaan Hari Raya           Kol Zulkifli memaklumkan bahawa Jawatankuasa Kecil Perjumpaan Hari Raya telah dilantik untuk mengelolakan acara tersebut.         Beliau akan memberi laporan berkenaan tempat dan atur cara pada mesyuarat akan datang.     4.   Derma Ikhlas           Derma ikhlas dari semua yang hadir telah dikutip sebanyak RM170.00 dan diserahkan kepada Pn. Sudani (Bendahari).         Pengurusi mengucapkan terima kasih kepada ahli ahli yang menghulurkan derma.                  5.   Penutup           Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada Kol Zulkifli kerana datang dari Sungai Petani dan En.Badruddin  kerana menyediakan tempat.           Pengerusi juga mengucapkan terima kasih kepada ahli ahli yang hadir dan menutup majlis pada jam 12.30 tengah hari.             Mesyuarat ditangguhkan pada 27 Julai 2003 jam 3.00 petang di Tingkat 3, Menara UBSA, Seksyen 11,ShahAlam,Selangor.     Disediakan oleh : En. Mohd Hassan Mansor Disahkan oleh    : Brig Gen (B) Dato’ Mohd Radzi Ahmad

Dari http://www.saaid.org.my/v2/editorial/MinitMesyuarat (290603).htm

7. 
   Latihan Kendiri
   

Sediakan sebuah minit mesyuarat hasil dari mesyuarat AJK PIBG sebuah sekolah.
Contoh Jawapan:
Minit Meyuarat AJK PIBG SMASKP Kali ke 1

Sessi 2008

 

Tarikh  :           18 Mei 2008

Masa   :           10.00 pagi

Tempat:           Bilik Gerakan SMASKP

 

Agenda Perbincangan:

 

1.    Ucapan Pengerusi/YDP

2.    Laporan Penasihat

3.    Pengesahan Minit Mesyuarat Lalu

4.    Laporan Kewangan

5.    Perlantikan Biro

6.    Perbincangan Usul

7.    Hal-hal lain

 

Agenda	Perkara	Tindakan
1.0 Ucapan Pengerusi / YDP	1.1   Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua AJK dan guru yang sempat hadir. 1.2   Pengerusi memohon maaf atas kelewatan kerana ada aral semasa dalam perjalanan. 1.3   Pengerusi meminta semua AJK dan guru memperkenalkan diri masing masing. 1.4   Pengerusi meminta salinan perlembagaan PIBG untuk mempastikan bidang tugas AJK PIBG tidak bertindan dengan tugas guru.
2.0 Laporan Penasihat	2.1   En. Nazri b Norawi mewakili pengetua      membentangkan aktiviti akademik yang dirancang. -    Perkampungan Akademik pada 26 Mei hingga 7 Jun 2008 -    pihak sekolah akan memanggil guru pakar bagi setiap subjek -    bayaran yang disediakan ialah RM 500  sehari -    Pelajar akan dikenakan bayaran sebanyak       RM 40.00 seorang. -          Pihak sekolah akan memohon sumbangan dari Majlis Agama Islam Negeri Sembilan.    2.2   Laporan HEM       En Ramlan b Md Din melaporkan -          seorang pelajar diminta berpindah kerana gagal menyesuaikan diri dengan cara hidup asrama. -          Pelajar asrama meminta perkhidmatan dobi dihentikan kerana perkhidmatan yang tidak memuaskan. -          Terdapat syarikat menawarkan perkhidmatan ’mesin basuh layan diri’.   2.3   Laporan Ko-ko             En. Azhar b Ibrahim melaporkan -          Aktiviti perkhemahan telah diadakan pada 11 dan 12 April lalu -          Beberapa orang pelajar telah berjaya memenangi beberapa pertandingan di peringkat daerah	Makluman semua AJK
3.0 Pengesahan Minit Mesyuarat Lalu	Pengerusi mencadangkan pengesahan minit mesyuarat lalu di tangguhkan memandangkan hampir semua AJK yang dilantik merupakan muka baru dan tidak begitu arif dengan perkembangan aktiviti jawatankuasa yang sebelumnya.	Makluman semua AJK
4.0 Laporan Kewangan	Pengerusi memaklumkan terdapat kesalahan di dalam penyata kewangan yang disediakan oleh bendahari. Beliau meminta bendahari merujuk kepada juruaudit untuk membuat penyata kewangan yang betul.	Bendahari
5.0 Perlantikan Biro	AJK bersetuju dengan 5 biro utama, iaitu: Biro Akademik, Biro Pembangunan Modal Insan, Biro Kebajikan dan Sukan, Biro Kebersihan dan Keindahan Sekolah dan Biro Ekonomi   5.1 Biro Akademik Pengerusi        :  En Mohamad b Aspari N / Pengerusi  :  Pn Fariha bt Ahmad Setiausaha       :  En Baharudin b Mohd Ali   5.2 Biro Pembangunan Modal Insan Pengerusi        :  Pn Maria bt Marzuki N / Pengerusi  :  Setiausaha       :  Cik Hariyati bt Yusuf   5.3 Biro Kebajikan dan Sukan Pengerusi        :  Pn Rabiah Puteh bt Zainuddin N / Pengerusi  :  Pn Syarifah Intan bt Syed   Aziz Setiausaha       :  Cik Junainah bt Abdullah   5.4 Biro Kebersihan dan Keindahan Sekolah Pengerusi        :  En Besar b Omar N / Pengerusi  :  En Mustafar b Dollah Setiausaha       :  Azhan b Othman   5.5 Biro Ekonomi Pengerusi        :  En Safiee b Mohd Yusof N / Pengerusi  :  En Imran b Omar Setiausaha       :  En Mubarak b Mohd Kahar
6.0 Perbincangan Usul	Akademik / Pembelajaran 1.    Pihak sekolah dapat menambah bilangan komputer yang secukupnya supaya anak-anak pelajar dapat memanafaatkan semaksima yang mungkin dan menyediakan juga perkhidmatan internet. 2.    Membuat kelas tambahan bagi pelajar Tingkatan 4 dan 5 dan subjek Sains, Matematik serta Bahasa Arab bagi pelajar Tingkatan 3. 3.    Menjemput guru cemerlang subjek Sains Tulin untuk membimbing pelajar Tingkatan 4 dan 5 yang akan mengambil SPM. 4.    Memberi ruang kepada ibubapa golongan pendidikan sekolah menengah membantu para pelajar mengikut subjek yang di ajar bagi mengingkatkan prestasi subjek tersebut. 5.    Menambah tenaga pengajar ‘idadi. 6.    Membatalkan prep pada hari sabtu untuk memberi pelajar rehat dan outing bersama ibubapa. 7.    Mengadakan waktu khas untuk menghafaz Al Quran. Dicadangkan 10minit sebelum Maghrib, 20 minit selepas Maghrib dan 10 minit selepas subuh setiap hari. 8.    Prep malam patut dikurangkan daripaada pukul 11.20 kepada 10.30 malam kerana pelajar akan mengambil masa untuk minum, balik ke asrama dan mengemas diri sebelum tidur. 9.    Naik taraf makmal sains dan komputer. 10. Menjemput guru2 “marking paper PMR dan SPM” untuk memberi short course kepada pelajar di dalam teknik menjawab soalan. Aktiviti Sekolah 1.Mewujudkan program ibubapa angkat kepada dorm asrama dan/atau kelas anak-anak demi membantu mewujudkan suasana bilik yang kondusif atau iklim pembelajaran yang menyeronokkan secara tidak formal. 2.Menggalakkan ibubapa professional menyampaikan ceramah motivasi/kerjaya/kerohanian untuk para pelajar atau program perkembangan staff secara berkala. 3.Karnival Bahasa Malaysia/Bahasa Inggeris peringkat negeri antara tiga sekolah yang masih di bawah pengurusan kerajaan negeri iaitu SMASKP, ITQAN dan MAAHAD AHMADI 4.Penyertaan pelajar untuk sebarang pertandingan wajar di umumkan pada ibubapa agar mereka dapat memberi sokongan. Bagi pasukan-pasukan tertentu, mungkin harus wujud ahli tetap (mungkin melalui kelab) agar mereka dapat latihan yang secukupnya dan cukup “preparation” untuk bertanding. 5.Demi memperkasakan penguasaan bahasa di kalangan pelajar, pihak sekolah boleh memastikan aktiviti yang dijalankan mengikut ratio bahasa BM:BI:Arab adalah 40%:40%:20%. Ini juga dapat dilaksanakan jika disusun di dalam taqwim, period khas untuk penggunaan setiap bahasa ini. Contoh “English Month” di mana pada bulan itu pelajar harus bertutur di dalam bahasa inggeris di sekolah maupun asrama. Begitu juga untuk “Minggu BM” maupun Bahasa Arab.   6.PTC atau Parent-Teacher Conference, iaitu sesi perjumpaan ibubapa dengan guru kelas atau guru subjek untuk ibubapa mendapatkan maklumat lanjut berkaitan kemajuan anak-anak mereka. Sesi ini boleh diadakan secara open di mana ianya tidak wajib tetapi amat digalakkan bagi ibubapa yang dapat meluangkan masa hadir ke sekolah. 7.PIBG boleh membantu guru-guru untuk merancang program yang dapat memberi “exposure” kepada para pelajar agar mempunyai daya saing yang tinggi.    Kelengkapan Asrama/Keperluan Peribadi Pelajar 1. Menambahkan telefon awam TM memandangkan bilangan telefon pelajar lelaki adalah terhad dan mudah rosak. 2.Memperbanyakkan jualan di Kedai Koperasi supaya pelajar tidak perlu keluar dari kawasan asrama untuk mendapatkan keperluan tersebut. 3.Memasang ASTRO di Aspura.   Kemudahan Sekolah 1.Menyediakan bas untuk pelajar di hari-hari tertentu dan sewaktu balik ke tempat kediaman. 2.Mengurangkan harga makanan di kantin. 3.Menambah kemudahan wakaf untuk ibu bapa melawat anak-anak 4.Membatalkan perkhidmatan dobi sedia ada dan diganti dengan mesin basuh (self service) di setiap aras asrama. 5.Keceriaan sekolah dan landskap perlu diberi perhatian serius supaya anak-anak dapat belajar dalam suasana yang nyaman dan ceria. 6.Menyediakan satu lagi bangunan khusus untuk pelajar ‘idadi. 7.Besarkan lagi kawasan musolla serta tambah bilangan bilik air dan tempat wuduk. 8.Mengadakan PA sistem untuk memanggil pelajar, contoh di tempat jaga/pengawal keselamatan seperti yang terdapat di sekolah lain. 9.Tukar pengusaha kantin kerana perkhidmatan yang sedia ada tidak memuaskan. Peraturan Sekolah 1.               Balik ke rumah setiap bulan 2 kali. 2.               Kaedah tertentu bagi mengelakkan kesesakan di pintu pagar sekolah sewaktu pelajar balik dari rumah. 3.               Adakan waktu senggang untuk pelajar bebas lakukan aktiviti sendiri yang tidak bertentangan dengan peraturan sekolah untuk pelajar tersebut berehat. Dicadangkan lebih kurang 30minit sehari dengan memendekkan waktu riadah daripada 5.30pm – 6pm.    Lain-lain 1.Baju sekolah dan outing yang ditempah pada hari pendaftaran lambat – masih ada pelajar yang belum mendapat tempahan walaupun telah membuat bayaran. 2.PIBG Blog sebagai wadah untuk komunikasi, juga untuk merekodkan sebarang maklumat penting PIBG secara online agar mudah di akses.  3.Sebaiknya, barisan guru2 diperkenalkan dari awal semasa pendaftaran, atau semasa mesyuarat agung secara formal kepada ibubapa. 4.Menggalakkan sekolah mengumumkan kejayaan pelajar2 di dalam sebarang aktiviti di sekolah dan juga kepada ibubapa (boleh melalui PIBG) agar semua maklum dan dapat memikirkan sumbangan yang dapat diberikan pada masa hadapan (samada kewangan atau skills). Sebagai contoh, pelajar smaskp di katakan juara debat di peringkat negeri baru2 ini tetapi ramai ibubapa tidak tahu. Mungkin elok di wujudkan Newsletter bi-monthly untuk mewar-warkan berita-berita baik sebegini. Atau juga boleh menggunakan PIBG blog.	Biro Akademik      Pihak sekolah   Pihak sekolah   Pihak sekolah   Pihak sekolah Biro Kebajikan dan Sukan  Pihak sekolah   Pihak sekolah   Pihak sekolah Pihak sekolah     Biro Kebajikan dan Sukan   Biro Pembangunan Modal Insan Pihak sekolah   Pihak sekolah       Pihak sekolah       Pihak sekolah telah merancang Perjumpaan 3-Penjuru   Biro Pembangunan Modal Insan     Pihak sekolah     Koperasi sekolah Usul Ditolak untuk tujuan mengawal disiplin/jadual   Pihak sekolah Pihak sekolah Biro Keindahan Sekolah Biro Kebajikan dan Sukan Biro Keindahan Sekolah  Pihak sekolah   Pihak sekolah Telah diambil tindakan   Pihak sekolah Usul ditolak kerana dirasakan terlalu kerap Pihak sekolah Usul ditolak kerana waktu riadah sememangnya sudah pendek     Semua pelajar sudah mendapat baju masing-masing. Sudah diwujudkan  Pihak sekolah   Pihak sekolah
7.0 Hal-hal lain	7.1  Pengerusi meminta disediakan analisa keputusan peperiksaan untuk perbincangan pada mesyuarat akan datang 7.2  En. Baharuddin memohon sumbangan sebanyak RM 200 bagi Program MUST IN. 7.3  En. Azhan Memohon sumbangan bagi program Kelab Falak. 7.4  En. Azhar memohon sumbangan untuk membeli peralatan bagi pertandingan kawat KRS 7.5  Hadiah wang tunai bagi peserta yang memenangi pertandingan peringkat Daerah / Negeri 7.6  Pengerusi meminta setiausaha bagi biro-biro menghubungi pengerusi masing-masing. 7.7  Pn Fariha cadangkan yuran PIBG dinaikkan kepada RM 50.00   7.8  Pengerusi mencadangkan mesyuarat diadakan tidak kurang dari 4 kali setahun 7.9  Mesyuarat seterusnya pada 29 Jun 2008.	Pihak Sekolah   Diluluskan Ditolak kerana program telah selesai Biro Kebajikan dan Sukan GPK Ko-ko Setiausaha biro Dibawa ke mesyuarat agong akan datang Makluman Semua AJK
8.0  Penutup	-          Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 2.26 petang