«MÜhasibat uçotu və audiT» (DƏrsliK)

Sənədləşdirmə - təsərrüfat əməliyyatının müəyyən sə­­nədlərlə əmə­liy­ya­tın ic­ra olunduğu yerdə rəsmiy­yətə salınmasıdır. Mühasibat uçotunda sənədləşmə ən vacib əməliyyatlardan biri olmaqla, icra olunan təsərrüfat əmə­­liyyatları üzə­rində müşahidəni təmin edir. Sənəd­ləş­mə müəssisədə icra olunan təsərrüfat əməliyyatlarının hü­quqi şəkildə yazılı icra olun­ma­sı­dır. İstehsalat, ma­liy­yə və tə­sərrüfat əməliyyatlarının sənədlərlə rəs­miy­yə­tə sa­lınması sənədləşdirmə adlanır.

Təsərrüfat əməliyyatlarının sənədləşdirilməsi mü­ha­sibat uçotunun əsas prinsiplərindən hesab olunmaqla, baş vermiş əməliyyatların sənədlər əsa­sında tərtibini tə­min etməklə, uçot obyektlərinin hərəkəti üzrə daimi in­formasiya əldə olunmasına şərait yaradır. Hər bir təsər­rü­fat əməliyyatı üz­rə tərtib olun­muş sənədlər əsasında məlumatlar sistemi yaranır və bu isə nəticə olaraq cəm­lən­miş informasiyaların tərtib olunmasına şərait ya­ra­dır. Hər bir mühasibat uçotu sənədində əks olunmuş gös­tə­ricilər sistemi onun rekvizitləri (sənədin nömrəsi, tarixi, əməliyyatın məzmunu və sair) ad­lanır. İlkin sənədlər tə­sə­rrüfat əməliyyatlarının və onların aparılmasını təs­diq edən yazılı şəhadətnamədir.

Tərtib olunmuş bütün ilkin sənədlər özündə aşa­ğı­dakı zəruri rek­vi­zit­lə­ri əks etdirməlidir: sənədin adı, nöm­rəsi, kodu, tərtib edilmə yeri və ta­ri­xi, sənəd tərtib edilən müəssisənin adı, təsərrüfat əməliyyatlarının məz­mu­­nu və ölçüləri (natural və pul ifadəsində), təsərrüfat əmə­liy­yat­la­rının baş verməsi, tamam­lan­ması və onun rəs­miləş­di­ril­mə­sinin düzgünlüyü üçün məsul şəxslərin və­zifələri, so­y­adı, adı, atasının adı, şəxsi imzaları və baş­qa göstəricilər əks olunmalıdır.

Əməliyyatların xarakterindən və uçot məlu­mat­la­rı­nın işlənməsi tex­no­logiyasında asılı olaraq ilkin sənədlər əlavə rekvizitlər də daxil edilə bi­lər. İlkin sənədlər əmə­liy­yatların baş verdiyi, bu mümkün olmadıqda isə əmə­liyyatlar bilavasitə qurtardıqdan sonra tərtib edilməlidir.

Sənədlərin keyfiyyətli tərtibatına, onların vaxtında mü­hasibat uço­tun­­da əks etdirilməsi üçün müəyyən edil­miş müddətlərdə təqdim edil­mə­si­nə, sənəd­lərdəki məlu­mat­ların doğruluğuna və etibarlılığına mə­suliy­yəti hə­min sənədləri hazırlamış və imza etmiş şəxslər daşıyırlar.

Ona görə də təsərrüfat əməliyyatlarının sənəd­ləş­di­ril­məsində hər bir vəzifəli şəxs tərtib etdiyi sənədin qa­nun­çuluqda müəyyən olunmuş norma və standartlara uy­ğun olmasını təmin etməyə borcludur.

İlkin sənədlərə əsasən məlumatları işləyib qaydaya salmaq və onlara nəzarət etmək üçün icmal sənədləri hazırlanmalıdır.

Pul və hesablaşma sənədlərini, maliyyə və kredit öhdəliklərini müəs­si­­sənin rəhbərinin təsdiq etdiyi si­ya­hı­ya əsasən imza etmək hüququ olan ən azı iki şəxs imza­la­malıdır. Birinci imza müəsisədə ümumi rəhbərlik funk­siyasını icra edən şəxsə mənsub olur.

Pul vəsaitlərinin, maddi sərvətlərin və başqa əm­la­k­la­rın qəbul-təhvili ilə əlaqədar əməliyyatlar ilkin sənədlər əsasında həyata keçirilən zaman iştirak edən hüquqi şəx­sin nümayəndələrinə və ya fiziki şəxslərə sənəd­ləş­mənin bir nüsxəsi verilir. Əməliyyatda iştirak edənləri sənəd­lə­rin surətləri ilə təmin etmək müəssisədə bu əməliyyatı rəs­miləşdirənin öhdəsinə düşür.

Mühasibat uçotunda əks etdirilməsi zəruri olan uço­t­da qəbul olun­muş ilkin sənədlərdəki məlumatlar Azər­baycan Respublikasının Maliyyə Nazirliyi tərə­fin­dən təklif edilmiş, yaxud nazirlik və baş idarələr tərə­fin­dən ümumi prinsiplərə riayət edilməklə işlənib hazır­lan­mış uçot re­gistrlərində yığılır və sistemləşdirilir. Müəssisə tərəfindən müəyyən dövr ərzində aparılmış təsərrüfat əməliyyatları haqqında məlumatlar uçot registrlərindən qruplaşdırılmış şəkildə mühasibat uçotu hesablarına kö­çü­rülür.

İlkin sənədlərdə və uçot registrlərində qeydsiz dü­zə­liş­lərə yol ve­ril­mir. Səhvlərin düzəlişi həmin sənədi imza etmiş şəxslərin imzası ilə dü­zəl­miş tarixi göstərilməklə təsdiq edilməlidir. Kassa və başqa sənədlərdə heç bir dü­zə­lişə yol verilmir.